Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox





Скачать 66.57 Kb.
НазваниеЭкономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox
Дата публикации04.04.2015
Размер66.57 Kb.
ТипДокументы
100-bal.ru > Экономика > Документы

Система управления документами и бизнес-процессами PayDox www.paydox.ru



Paybot LLC

Business Success Solutions




Корпоративная система управления документами

и бизнес-процессами


Экономическая эффективность
внедрения системы электронного документооборота
PayDox




© 2010 Paybot LLC


© Paybot LLC


Реальная экономия управленческих расходов
Контроль исполнения договоров и платежных документов

Контроль сроков исполнения договоров, исполнения платежей по договорам, других платежных документов, бюджетных статей расходов позволяет экономить реальные финансовые средства предприятия. СЭД PayDox позволяет контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия, управляя сбором и согласованием бюджетных заявок от подразделений предприятия. В дальнейшем система дает возможность контролировать соответствие исполняемых платежных документов лимитам по соответствующим бюджетным статьям доходов и расходов, не допускать перерасходов и эскалировать платежные документы, не вписывающиеся в бюджет, на уровень руководства для принятия по ним решения руководителя, имеющего такие права. Информация об исполняемых платежных документах с нарушенными сроками исполнения или с превышенными значениями соответствующих бюджетных статей немедленно поступает ответственным сотрудникам – контролерам и руководителям.
Эффективная система бюджетирования предприятия невозможна без эффективной системы электронного документооборота, позволяющей контролировать все документы, участвующие в процессе бюджетирования предприятия. Ведь бюджетирование предприятия – это непрерывный процесс движения множества документов, сопровождающих процедуры формирования и исполнения бюджета предприятия. Формирование любой статьи бюджета предприятия в разрезе подразделений и плановых периодов сопровождается подготовкой и согласованием документов – заявок от подразделений. Исполнение любой статьи бюджета связано с обработкой множества платежных документов, которые наиболее эффективно могут согласовываться, проверяться на соответствие лимитам по соответствующим бюджетным статьям и утверждаться в системе электронного документооборота.
Только система электронного документооборота способна обеспечить руководителей актуальной информацией для принятия оперативных управленческих решений, так как только система электронного документооборота формирует такие данные в электронном виде, как на стадии подготовки документов, так и на стадии их исполнения.
Бюджетирование «на бумаге» неэффективно и ресурсоемко, контроль платежных документов на соответствие лимитам по бюджетным статьям на стадии согласования таких документов без использования системы электронного документооборота требует существенных усилий и ручной работы. Поэтому система бюджетирования предприятия, не использующая систему электронного документооборота, не сможет эффективно контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия.
Отчетность в режиме реального времени

Настраиваемые отчеты СЭД PayDox позволяют в режиме реального времени контролировать сроки исполнения документов, загрузку сотрудников, текущие значения финансовых показателей предприятия, рассчитываемых в процессе непосредственного исполнения документов, что позволяет принимать оперативные управленческие решения по недопущению непроизводительных расходов.
Данная функциональность позволяет осуществлять реальную экономию управленческих расходов.

Экономия рабочего времени сотрудников



Эффективность использования системы электронного документооборота достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.
По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:


  • на поиск и ожидание поступления документов

20%

  • на согласование и утверждение документов

20%

  • на передачу документов между подразделениями

10%

  • на подготовку стандартных отчетов о движении документов

10%


Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.
Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратят на эти операции.
При использовании PayDox:

  • на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

  • процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени

  • время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

  • подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

  • Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - PayDox обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.


Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании PayDox – 80%.
Соответственно, использование PayDox может экономить 80%*60%=48% рабочего времени
При этом надо учесть, что остальные 52% рабочего времени не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы на кофе, разговоры и т.п.
Т.е. если считать чистое рабочее время, то:

PayDox может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, PayDox позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Учитывая простоту обслуживания системы, низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро. Обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Низкая стоимость владения достигается за счет того, что система устанавливается только на центральный сервер установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется.

Качественные оценки эффективности



Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.
Повышение прозрачности движения документов

Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.
Организация единого корпоративного информационного пространства

Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации


Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.
Повышение управляемости компании в целом

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.




Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconСвязана с актуальной проблематикой обеспечения информатизации документооборота...
Разработка проектного решения информационной системы электронного документооборота на предприятиях апк с использованием методов имитационного...
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconТ. Е. Сергеева Техническое задание на закупку услуг для внедрения...
Техническое задание на закупку услуг для внедрения модулей «Организационно-распорядительная документация» и «Учет хозяйственных договор»...
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconРеферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы...
Понятие экономической системы, её структура, состав и классификация функций управления и бизнес-процессов 4
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconКритерий «Организация электронного обучения, школьного электронного документооборота»

Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconМетодика тестирования пользователей системы электронного документооборота Минобрнауки России
Рабочая программа составлена в соответствии со следующими нормативно-правовыми и инструктивно-методическими документами
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconРеферат по дисциплине "Компьютерные и информационные технологии в...
Реферат раскрывает тему «Стандарты в области работы с документами и систем электронного документооборота». Предмет рассмотрения в...
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconДанная дипломная работа посвящена разработке системы электронного журнала/дневника для школ
Разработанное программное обеспечение позволяет автоматизировать контроль качества и документооборота
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconРеферат на тему: «Разработка рекомендаций выбора программных продуктов...
...
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconТемы рефератов по дисциплине
Возможности использования технологий Internet для организации электронного документооборота
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconРеферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота
Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconРешение представляет собой не просто набор разрозненных устройств,...
Эффективность создания и внедрения электронного учебного пособия по изучению Visual Basic должна определяться на основе сравнения...
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconМетодические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного...
Формирование материально-технической базы электронного дистанционного обучения 10
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconМетодические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного...
Концепция внедрения систем электронного дистанционного обучения в деятельность образовательных учреждений Российской Федерации 5
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox iconРеферат по основам предпринимательской деятельности экономическая...
Экономическая целесообразность и эффективность функционирования выставок легкой промышленности
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox icon«Работа в системе электронного документооборота» (далее Услуги)
Дмитриева И. М., доктор экономических наук, профессор кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита
Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox icon9. экспорт/импорт документооборота 26 >10. Новости оператора и принимающих органов 28
Процедура проведения электронного тестирования 1 и 2 туров Всероссийского Конкурса на звания «Лучший бухгалтер России»


Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
100-bal.ru
Поиск