Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum»





НазваниеРеферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum»
страница7/9
Дата публикации28.04.2015
Размер0.61 Mb.
ТипРеферат
100-bal.ru > Экономика > Реферат
1   2   3   4   5   6   7   8   9

6. Назначение ЭСУД, принципы построения, состав модулей


Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:

  • Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

  • Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

  • Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

  • Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление « горячих точек » в деятельности).

  • Оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

  • Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

  • Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации следующих целей:

  • интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;

  • интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;

  • коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;

  • оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Вот основные из них:

  • Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

  • Фактор директора "советского типа " - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

  • Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес -процессов.

  • Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

  • Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным " миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

  • Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально -распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Основные принципы построения ЭСУД.

Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

  • централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

  • хранение документов в электронном виде в различных форматах;

  • ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

  • хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

  • надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

  • возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

  • систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

  • систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за

  • своевременной их обработкой и т.д.;

  • набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

  • систему экспорта /импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести (табл. 2):

  • подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);

  • подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ);

  • подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУД);

  • подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО).


Таблица 2


СИСТЕМА СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ



СИСТЕМА ПРЕОБРАЗОВАНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В

ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД



СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА

ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ


СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС - ПРОЦЕССАМ



Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного " программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

  • обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

  • до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

  • доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

  • выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

  • обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

Третий принцип создания ЭСУД - программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

  • методом компонентного проектирования,

  • с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

  • Построение модели существующей в организации технологии работы – формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения.

  • На основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования.

  • Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации.



1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconРеферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота...
Государственное образовательное учреждение «Российский Государственный Университет Инновационных Технологий и Предпринимательства»...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconТемы рефератов по курсу История развития информационных систем в экономике
Системы управления документооборотом: общие возможности, технические характеристики, примеры программ и опыт внедрения
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconСвязана с актуальной проблематикой обеспечения информатизации документооборота...
Разработка проектного решения информационной системы электронного документооборота на предприятиях апк с использованием методов имитационного...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconРеферат по дисциплине "Компьютерные и информационные технологии в...
Реферат раскрывает тему «Стандарты в области работы с документами и систем электронного документооборота». Предмет рассмотрения в...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconМетодика тестирования пользователей системы электронного документооборота Минобрнауки России
Рабочая программа составлена в соответствии со следующими нормативно-правовыми и инструктивно-методическими документами
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconДанная дипломная работа посвящена разработке системы электронного журнала/дневника для школ
Разработанное программное обеспечение позволяет автоматизировать контроль качества и документооборота
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconТеоретические основы проектирования ппп
Ппп (Пакет прикладных программ)— это совокупность совместимых программ для решения определенного класса задач
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconЭкономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox
Информация об исполняемых платежных документах с нарушенными сроками исполнения или с превышенными значениями соответствующих бюджетных...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» icon«Учебно-методический комплекс дисциплины «Автоматические электронные системы»
Умк составлен на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и типовой (примерной)...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconЛекция Методологические организационно-правовые основы системы управления...
Охватывает систему 17 соглашений, составляющих "пакет вто" (перечень этих соглашений приводится в приложениях 1, 2 и 3 к Соглашению...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconЭлектронные системы отображения навигационных карт второе издание, переработанное и дополненное
Ватущенко Л. Л, Лдипевич В. А., Кошевой А. А. Электронные системы отображения навигационных карт. 2-е изд., перераб и доп. Одесса,...
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconРеферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота
Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconКритерий «Организация электронного обучения, школьного электронного документооборота»

Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconУрок изучение нового материала по теме «Озера»
Технологии: пакет прикладных программ Microsoft Office: текстовый редактор Word, презентация в программе PowerPoint
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconИсследование систем управления процесс определения организационной...
Место исследований систем управления в комплексе дисциплин по теории и практке управления
Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum» iconРеферат на тему: «Разработка рекомендаций выбора программных продуктов...
...


Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
100-bal.ru
Поиск