Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
Реферат
на тему:
«Разработка рекомендаций выбора программных продуктов формирования электронного документооборота в Учебном центре компании «Xerox»-Москва»
Выполнил:
_________________________
Шестовец М.А.
Руководитель:
_________________________
Дадян Э.Г.
Москва 2014
Содержание
Введение 3
1. Определение программно-технологической платформы 8
2. Методики проведения анализа 9
3. Классификация существующих систем на основе разработанных параметров 11
ВВЕДЕНИЕ
Корпорация Xerox – мировой лидер услуг в сфере обработки, управления информацией и документами. Компания предлагает широкий спектр решений в области офисной инфраструктуры и коммуникаций, а также специализированные услуги по аутсорсингу документоёмких бизнес процессов и комплексных информационных проектов. Независимо от размера и сферы деятельности предприятия решения XEROX помогают значительно сократить затраты, способствуют расширению и скорейшему развитию бизнеса с помощью новейших технических разработок.
Московский Training Center ООО «Ксерокс (СНГ)» является частью всемирной единой сети
Training Center 'ов Xerox.
Одним из главных направлений работы Training Center ООО «Ксерокс (СНГ)» является оказание консультационных услуг сервисным инженерам Авторизованных Сервисных Партнёров России, сотрудникам и Партнёрам Xerox Eurasia для обслуживания моделей оборудования Xerox. Поэтапная система участия технических специалистов Партнёров в тренингах и семинарах, предварительное тестирование, обязательная сертификация инженеров на право обслуживания каждой модели, индивидуальные программы подготовки, позволяют обеспечить высокое качество сервисного обслуживания оборудования.
Одновременно Training Center ООО «Ксерокс (СНГ)» оказывает консультационные услуги для операторов Заказчиков. Это позволяет Заказчикам наиболее полно использовать возможности и обеспечивать оптимальный режим работы оборудования, что, в конечном счете, положительно влияет как на качество и оперативность выпускаемых документов, так и на общий стиль работы организации.
Поэтапное оформление документов при обучении сервисного партнера/оператора:
1. Для участия в тренинге/семинаре Партнер заполняет Заявку на участие технического специалиста/оператора и направляет по электронной почте соответствующему Региональному менеджеру по технической поддержке.
Для всех тренингов/семинаров обязательным условием при оформлении Заявки является заочное тестирование с получением кода.
Тест с получением кода тестирования разработан в виде откомпилированного программного модуля. Вопросы теста охватывают все разделы материалов предварительного изучения по соответствующим Продуктам и разбиты на логические темы.
При инициализации теста технический специалист Партнера должен ввести свой идентификационный номер (ID инженера).
Участник тестирования может возвращаться к изучению материалов и любое количество раз проходить тестирование до достижения уровня предварительной подготовки, обеспечивающей получение не ниже 80% правильных ответов.
2. В случае удовлетворительного прохождения теста, программой генерируется уникальный код, который сервисный менеджер Партнера включает в Заявку на участие технического специалиста – данное соответствие проверочных кодов и ID инженера проверяется в ручную Администратором ТС Ксерокс, после того как партнёр пришлет по электронной почте заполненную заявку.
2.1. В случаи несовпадения кодов тестирования и ID инженера, заявка не принимается и Администратор ТС Ксерокс уведомляет об этом менеджера Партнера по электронной почте.
2.2. Если Заявка заполнена не полностью, ТС Ксерокс вправе не принимать ее к рассмотрению, о чем Администратор ТС Ксерокс уведомляет Регионального менеджера по технической поддержке по электронной почте.
2.3. Если запрос Партнёра на участие технического специалиста/оператора одобрен, то Администратор ТС Ксерокс при наличии свободных мест принимает Заявку в соответствие с датой, указанной в Заявке и в течение 3-х рабочих дней регистрирует её в базе данных SAP - Проверка наличия свободных мест производиться вручную.
3. При отсутствии свободных мест на тренинге/семинаре на запрашиваемую дату, Заявка регистрируется в список ожидания и Администратор ТС Ксерокс уведомляет Партнера об этом по электронной почте.
4. При появлении свободного места на ближайшем тренинге/семинаре, проводится перерегистрация Заявки из списка ожидания на тренинг/семинар с запланированной датой. По факту изменения статуса регистрации Заявки Администратор ТС Ксерокс направляет Уведомление на тренинг/семинар Партнёру и Региональному менеджеру по технической поддержке по электронной почте.
4.1. Администратор ТС Ксерокс формирует группы участников на основании утвержденных Региональным менеджером по технической поддержке Заявок.
4.2. Тренинги/семинары проводятся при условии наличия минимально необходимого количества подтверждённых Заявок.
5. Не позднее, чем за 3 недели до начала тренинга/семинара, Администратор ТС Ксерокс направляет Партнёру по электронной почте Уведомление стандартного образца на участие в тренинге/семинаре.
6. Партнёр в срок, указанный в Уведомлении, должен прислать по электронной почте в ТС Ксерокс Подтверждение участия в тренинге/семинаре. Подтверждением служит Уведомление, заверенное подписью руководителя партнерской организации и печатью организации.
6.1. В случае, если в указанный в Уведомлении срок Партнер не подтвердит свое участие, резервирование места на указанном тренинге/семинаре для данной организации автоматически снимается. Администратор ТС Ксерокс информирует об этом Регионального менеджера по технической поддержке и Партнёра по электронной почте.
7. На основании полученного Подтверждения:
Администратор ТС Ксерокс:
бронирует гостиницу(если нужно);
оформляет договор на оказания услуг;
направляет по электронной почте в финансовый отдел ООО «Ксерокс (СНГ)» Администратору по выставлению счетов данные для оформления счета на оплату консультационных услуг;
оформляет акт сдачи-приемки оказанных услуг.
Администратор по выставлению счетов ООО «Ксерокс (СНГ)»:
оформляет счет на оплату консультационных услуг;
направляет его Партнеру, по электронному адресу, зарегистрированному в базе данных SAP с копией соответствующему Региональному менеджеру по технической поддержке.
На данный момент в Training Center ООО «Ксерокс (СНГ)» работает «Ручной» документооборот. Вся ручная работа связанная с приемом заявок на участие в тренингах и семинарах, уведомления, оформление договоров на оказания услуг, выставление счетов, оформление актов сдачи-приемки оказанных услуг, а так же обработка, проверка и сортировка документов, занимает огромное количество времени.
В среднем за 247 рабочих дней (2013 год) в учебный центр пришло 3970 заявок и соответственно было оформлено 19850 сопровождающих документов. Таким образом на 1 рабочий день приходится в среднем 16 заявок, что соответствует 80 сопровождающим документов, которые необходимо подготовить сотрудником до конца рабочего времени.
Кроме того немаловажным фактором в процессе налаживания делопроизводства является неизбежное наличие ошибок совершаемых работником. В первую очередь это связанно с человеческим фактором, определяющим субъективную отвлекаемость, забывчивость, а также фрагментарность восприятия сотрудника при работе с документами.
Таким образом, вышеизложенные факты актуализируют необходимость разработки проекта по внедрению электронного документооборота в Training Center ООО «Ксерокс (СНГ)», что позволит увеличить количество обучаемых сервисных инженеров/операторов и значительно снизить количество ошибок совершаемых работниками при оформлении всех документов на всем протяжении обучения специалистов. В результате чего, работа сотрудников будет переведена на качественно новый уровень, а клиенты получат более продуктивный уровень обслуживания.
Однако, помимо внедрения электронного документооборота в программный продукт необходимо будет заложить решение по организации поисковой подсистемы. Это даст широкие возможности ранжирования и кластеризации результатов, поддержки популярных форматов документов, автоматического распознавания языков и распределенного поиска и XML-представления его результатов, что крайне необходимо данной организации.
Приоритетным направлением работы является анализ по разрабатываемым критериям программных продуктов, с целью организации электронного документооборота в Учебном центре компании «Xerox»-Москва.
1.Определение программно-технологической платформы.
Программно-технологической платформой для построения и поддержки электронного документооборота является программно-аппаратный комплекс, позволяющий обеспечить выполнение следующего набора функций:
выполнение приложений;
возможность совместной работы;
управление содержимым;
управление пользователями;
контроль и управление производительностью;
поддержка коммуникаций;
персонификация;
профилирование;
поиск;
обеспечение безопасности;
стандартный www-доступ к системе;
возможность распознавание текста.
2. Методики проведения анализа.
Для сравнительного анализа различных платформ будут использованы следующие подходы:
анкетирование фирм-разработчиков электронного документооборота;
экспертные оценки независимых агентств;
экспериментальная инсталляция ПО для электронного документооборота и реализация отдельных функций на ее базе.
Анкетирование фирм-разработчиков будут выполняться по следующей схеме:
разработка специального перечня вопросов, основанного на выработанном комплексе требований;
выбор ведущих разработчиков, имеющих представительства в России;
рассылка перечня вопросов в адрес выбранных фирм;
сбор и анализ полученных ответов;
дополнительные контакты с разработчиками, включая совместные семинары, презентации и прочее;
экспертные оценки полученной информации и формулирование выводов по результатам анализа.
Сравнительный анализ на основе экспертных оценок независимых агентств будет производиться по следующей схеме:
сбор и изучение официальных отчетов агентств по результатам исследований рынка в области электронного документооборота;
проведение совокупного анализа;
формулирование выводов применительно к области электронного документооборота.
Экспериментальная инсталляция электронного документооборота и реализация отдельных функции на их базе будет осуществляться в Training Center ООО «Ксерокс (СНГ)». Следует оценить следующее:
временные затраты на затраты инсталляцию и освоение инструментальных средств создания прикладных модулей;
потребности электронного документооборота в аппаратных ресурсах;
трудоемкость создания приложений;
изучить использование технологий служб и сервисов;
качество документации.
3. Классификация существующих систем на основе разработанных параметров.
Перечень вопросов включает в себя следующие разделы и пункты.
Доступ к данным:
поддержка неструктурированных данных;
поддержка структурированных данных.
Объединение и подготовка содержания СЭД:
система автоматического накопления содержимого сэд;
обработка накопленного содержимого сэд;
создание содержимого непосредственно из сэд.
Поиск, предметный указатель и систематика:
каталогизация;
внешний источники;
поддержка внешних поисковых систем;
систематика
поддержка языков.
Персонализация:
возможность ограничивать информацию;
возможность подписки на информацию;
возможность электронной подписи.
Общие характеристики:
интернационализация(меню на различных языках);
администрирование;
механизм автоматизации;
инструменты анализа;
маршрутизация;
уведомления;
аудит;
интеграция с почтовыми службами.
Технические функции:
поддержка серверных платформ;
поддержка взаимодействия платформ;
рабочие характеристики(max количество пользователей);
установка и документирование;
средства создания сэд;
требование к аппаратным средствам;
масштабируемость/надежность;
безопасность;
контроль работы/генерация отчетов.
Поддержка:
имеется ли поддержка продукта производителем на территории РФ.
Стоимость:
состав и стоимость минимального пакета для построения СЭД.
|
