Содержание Содержание Введение Анализ проблемы (основная часть) Пути совершенствования (рационализации или развития) исследуемой проблемы
Скачать 333.19 Kb.
|
Анализ проблемыЗачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее спецификаВ настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения. Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях. Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру. С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства. Современная информационная система более или менее крупной организации может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:
Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:
Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:
Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:
Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота, является попытка автоматизировать отдельные задачи, не учитывая возможной перспективы развития системы. Давайте кратко остановимся на задачах, которые должна решать система автоматизации документооборота компании. Точка зрения на функции системы может существенно отличаться в зависимости от того, какой специалист будет формулировать требования к системе. Так например, руководитель воспитанный в рамках советской системы директивного управления будет требовать реализации таких функций как, регистрация корреспонденции, контроль исполнения резолюций и распоряжений, получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизации традиционного делопроизводства. Руководитель проектов захочет видеть в системе функции управления проектной документацией и созданию ее архивов, маршрутизацию проектных заданий и документов и средства отслеживания их состояния, интеграцию процесса обработки документов с системой управления проектами. Начальник конструкторско-технологического подразделения потребует от системы средств ведения конструкторских и технологических документов, интегрированный с CAD системой, средств управления иерархиями документов и их версий, средства поддержки жизненного цикла документации на изделия и пр. Юрист захочет видеть в системе функции поддержки архива нормативных документов, средства согласования и ведения архива договоров, средства управления доверенностями и пр. Сотрудник отдела качества наверняка вспомнит о таких задачах как ведения библиотеки регламента управленческих процедур, наличие средств автоматизации подобных регламентов, средства автоматизированного сбора метрик качества исполнения процессов, автоматической генерации отчетов поля аудита и пр. И это далеко не все специалист по маркетингу предложит внедрить в организации средств автоматизации публикации информации на WEB сайте компании, продавец - средства ведения истории переписки с компанией покупателем, сотрудник отдела кадров попросит автоматизировать кадровый документооборот, а финансист - средства утверждения бюджетных документов и заданий на платеж и так далее и тому подобное. Более того, в каждой конкретной компании каждый отдельный контур автоматизации документооборота будет иметь ярко выраженную специфику. При этом, очень часто функции обработки документов являются частью бизнес процессов, уже автоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколько примеров подобных задач:
В принципе можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно: Множество приложений на одном рабочем месте В обычных приложениях (бухгалтерская программа, систем складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения. Не регулярное использование приложений Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов. Необходимость организации общего информационного пространства Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации. Необходимость гибких инструментов модификации приложений Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест, и требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации. Необходимость последовательной автоматизации Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений. Сложность управления комплексом приложений При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения. Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и создания единой инфраструктуры для реализации данных задач. Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной реализации системы. При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений. Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов. При покупке системы может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему «Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для внедрения комплекса приложений. И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота. Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.  Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при использовании различных стратегий. Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются риски неудачного внедрения. Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде. Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод, если перед организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных задач, например, создание архива документов и автоматизации делопроизводства, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. Ее внедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала. Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:
|
Похожие:
 | Реферат краткое изложение научной проблемы, результатов научного... Это самостоятельная научно-исследовательская работа студента, где автор раскрывает суть исследуемой проблемы; приводит различные... |  | Решение экологической проблемы 14 -методы устранения существующей... От куда же понятие «голубая планета» ? Именно это понятие связано с моей работой, так как «Гидросфера на нашей планете – это основная... |
| 5. реферат обязательно должен иметь содержание, введение, основная... Целью работы над рефератом является углубленное изучение избранной философской проблемы, предполагающее творческое освоение современной... | | Рефератов по дисциплине «рынки икт и организация продаж» Основная (теоретическая) часть. Содержит постановку и основные пути решения рассматриваемой проблемы |
| Законодательное обеспечение развития банковского дела в России: состояние,... Денежная политика российских властей на современном этапе: сущность и основные инструменты | | Содержание введение 2 Глобальные экологические проблемы и международное сотрудничество в сфере их решения |
| Содержание Введение Сравнительный анализ между моделями традиционного... Она стала популярной как средство финансирования международной торговли, чтобы сокращать риски и преодолевать проблемы связанные... | | Реферат должен включать в себя следующие элементы Это самостоятельная учебно-исследовательская работа, где автор раскрывает суть исследуемой проблемы, приводит различные точки зрения,... |
| Рекомендации «Как написать реферат» Общая информация Реферат – это самостоятельная исследовательская работа, в которой автор раскрывает суть исследуемой проблемы; приводит различные... | | Памятка юному исследователю Учимся писать реферат реферат Реферат – краткое изложение сути исследуемой проблемы, где автор приводит различные точки зрения, а также собственные взгляды на... |
| Проблемы и перспективы участия россии в международном олимпийском... Специальность 23. 00. 04 – политические проблемы международных отношений, глобального и регионального развития | | Курс 5 Форма обучения очная дипломный проект студентка Сизикова Екатерина... Содержание дипломного проекта: Титульный лист, Задание по дипломному проекту, Содержание, Введение, Аналитическая часть, Проектная... |
| План лекции. Введение. История развития трансплантации. Проблема... Тема 11: Этические проблемы трансплантации органов и тканей человека. Этические проблемы ксенотрансплантации | | Дисциплина: «Психология общения» (зачет) Группа: 2зэ темы рефератов Структура: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список литературы, словарь терминов, персоналии |
| Дисциплина: «Социальная психология» (зачет) Группа: 4зупп темы рефератов Структура: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список литературы, словарь терминов, персоналии | | Дисциплина: «Психология общения» (зачет) Группа: 2зэ темы рефератов Структура: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список литературы, словарь терминов, персоналии |
