Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом







Скачать 102.75 Kb.
НазваниеРеферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом
Дата публикации04.04.2015
Размер102.75 Kb.
ТипРеферат
100-bal.ru > Информатика > Реферат


Государственное образовательное учреждение «Российский Государственный Университет Инновационных Технологий и Предпринимательства» (РГУИТиП)

Кафедра прикладной информатики в экономике

Реферат


Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота

Система автоматизации управления документооборотом


Выполнил: студент

5 курса группы ПИ-51

Козлова Марина

Проверил: преподаватель

Михайловский В.В.


Москва 2009

Содержание


Содержание 2

1. Задачи, на решение которых направлена технология 3

2. Основные характеристики и особенности технологии 4

3. Основные функциональные возможности систем 5

4. Системы, реализующие технологию автоматизации документооборота 6

5. Принципы работы системы DocsVision 7

6. Список литературы 8


1. Задачи, на решение которых направлена технология


Документооборот является информационной основой деятельности предприятия. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом. По оценкам аналитиков, 80% формализованной информации современных компаний составляют документы. Объем документов постоянно растет – в среднем, на 60-70% в год. Работа с документами всегда коллективная. Трудно представить процесс, при котором пользователь один создает документ и после этого никому его не показывает. Всем этим объемом информации нужно управлять и сделать удобным процесс совместной работы над документами.

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.

Современная система управления документооборотом решает следующие задачи:

  1. Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс.

  2. Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций, сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников.

  3. Минимизация финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

  4. Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами (регистрация, учет, обработка, хранение электронных документов).

  5. Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов).

  6. Сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений (отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение; представление массы документов в наиболее удобном виде).

  7. Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов (эффективное управление процессами движения документов).

  8. Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением).

  9. Аутентификация пользователей и разделение прав доступа, защита корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа (использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты).

  10. Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия.

  11. Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (интеграция с внешними системами электронной почты).

  12. Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.

  13. Организация защиты архива электронных документов (широкое применение современных методов защиты электронных данных).

2. Основные характеристики и особенности технологии


Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Основные характеристики автоматизации документооборота:

  1. Единое информационное пространство, автоматизированные корпоративные справочники.

  2. Глобальная система классификаторов, а также словарей и нормативов.

  3. Автоматизированная регистрация документов без их дублирования в каждом структурном подразделении.

  4. Автоматизированная маршрутизация документов.

  5. Контроль за своевременным исполнением документа.

  6. Автоматизированный поиск документов.

Полномасштабное внедрение системы электронного документооборота в крупной организации – вопрос не одного дня. Переход на новые технологии работы требует от сотрудников предприятия значительных усилий, проект внедрения выстраивается по этапам, иногда достаточно продолжительным.

Внедрение системы осуществляется совместной командой проекта. Для успешного внедрения СЭД рекомендуется следующий состав команды:

    • от организации-исполнителя:

      1. руководитель проекта;

      2. персонал группы внедрения, работающий на территории Заказчика;

      3. персонал группы обеспечения, решающий вопросы координации технической поддержки и управления документацией проекта

        • от организации-заказчика:

          1. ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе по организации право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта;

          2. рабочая группа заказчика, в которую включаются, как правило, специалисты по сопровождению прикладного ПО, поддержке ОС, СУБД, электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте персонал функциональных подразделений

Типовая схема при внедрении включает этапы:

            1. Подготовительный (создание рабочей группы по ведению проекта автоматизации, передача прав на использование программы электронного документооборота).

            2. Обследование состояния документационного обеспечения управления (анализ документооборота заказчика, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации, в том числе организации электронного документооборота).

            3. Запуск пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест) (конфигурирование системы автоматизации документооборота и делопроизводства; установка и настройка программы ЭДО на сервер и рабочие места пользователей; обучение технических специалистов и пользователей работе с СЭД).

            4. Передача системы в опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение регламентов функционирования системы по результатам опытной эксплуатации.

            5. Промышленная эксплуатация системы (полномасштабное внедрение).

            6. Гарантийное и послегарантийное сопровождение.



3. Основные функциональные возможности систем


Системы электронного документооборота могут обслуживать как небольшие организации, имеющие несколько компьютеров, объединенных в локальную сеть, так и крупные, территориально-распределенные компании, имеющие офисы не только в разных зданиях, но и в разных городах и даже странах и ведущие сквозной корпоративный документооборот между всеми своими офисами и предприятиями. Возможности систем:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

  • создание документов («с нуля», из шаблона, импорт документов);

  • коллективная разработка, рецензирование;

  • проверка оформления;

  • согласование/утверждение/подписание;

  • регистрация документов;

  • рассылка документов;

  • наложение резолюций, формирование поручений, связанных с документом;

  • контроль исполнения резолюций и поручений; отчеты об исполнении;

  • архивное хранение документов в соответствии с регламентом.

Сервисные функции:

  • атрибутивный и полнотекстовый поиск документов;

  • поддержка связанных документов;

  • версионирование документов;

  • поддержка механизма заместителей;

  • формирование пользователем «личных папок»;

  • настройка «окон» в соответствии с предпочтениями пользователя;

  • формирование задач и уведомлений;

  • формирование статистических отчетов;

  • аудит работы с документами;

  • журнализация действий в системе.

Технологические возможности:

  • защита информации, строгое разграничение прав доступа;

  • гибкая настройка бизнес-процессов обработки документов и прав доступа;

  • интеграция и обмен документами с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов;

  • поддержка многофилиальной работы;

  • поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы;

  • «мобильный офис» для удаленной работы мобильных пользователей.

Преимущества использования системы управления документооборотом:

  • Рост производительности труда персонала.

  • Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами.

  • Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ.

  • Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.

  • Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

  • Рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе.

  • Повышение уровня коммуникаций и совместной работы.

4. Системы, реализующие технологию автоматизации документооборота


  1. Платформа Microsoft SharePoint – инструмент для автоматизации процессов документооборота.

  2. Система электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia.

  3. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот».

  4. Технологическая платформа LanDocs.

  5. Автоматизированная система управленческого документооборота на платформе EMC Documentum.

  6. Система электронного документооборота PayDox.

  7. DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием.

  8. Система электронного документооборота «Канцлер».

  9. Система электронного документооборота NauDoc.

  10. Система управления документами и бизнес-процессами DocsVision.


5. Принципы работы системы DocsVision


Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

1. Электронные архивы документов — для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.

2. Делопроизводство — для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий.

3. Автоматизация бизнес-процессов — широкий класс задач, включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Система DocsVision не является узкоспециализированным приложением и может использоваться для решения широкого круга задач разнообразных предметных областей: общее делопроизводство; процессы обслуживания запросов клиентов; продажи, закупки, договорная деятельность; процессы и информация жизненного цикла промышленных изделий; финансово-кредитная и страховая деятельность; управление ИТ-услугами и т.д.

Принцип работы системы.

Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес-процессов, которые могут иметь довольно сложную структуру и бизнес-логику. Карточка хранит структурированную информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде.

Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях.

Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения — Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав.

Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т. д.).

Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. Эти задания формируются в системе другими пользователями, а также в автоматическом режиме бизнес-логикой карточки или соответствующим бизнес-процессом.

При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем.

Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес-логикой карточки или схемой бизнес-процесса.

6. Список литературы


  1. http://www.microtest.ru/software/portal-doc/

  2. http://www.intertrust.ru/main/products/intro/

  3. http://www.evfrat.ru/

  4. http://www.piter-soft.ru/

  5. http://www.landocs.ru/system/index.php

  6. http://www.topsbi.ru/?trID=145

  7. http://www.paydox.ru/

  8. http://www.directum.ru/314838.shtml

  9. http://www.kancler.by/

  10. http://www.systematic.ru/sistemy_upravleniya_dokumentooborotom.html

  11. http://www.naudoc.ru/

  12. http://www.docsvision.com/



Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота
Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы...
Понятие экономической системы, её структура, состав и классификация функций управления и бизнес-процессов 4
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат по дисциплине "Компьютерные и информационные технологии в...
Реферат раскрывает тему «Стандарты в области работы с документами и систем электронного документооборота». Предмет рассмотрения в...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат по дисциплине «Микропроцессорные средства систем автоматизации и управления»
Классификация свободных программных средств разработки по для микроконтроллеров 5
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат по дисциплине «Микропроцессорные средства систем автоматизации и управления»
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРабочая программа учебной дисциплины диагностика и надежность автоматизированных систем
В настоящее время растет сложность систем автоматизации и управления технологическими процессами. К надежности этих систем предъявляются...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconКритерий «Организация электронного обучения, школьного электронного документооборота»

Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconТемы рефератов по курсу История развития информационных систем в экономике
Системы управления документооборотом: общие возможности, технические характеристики, примеры программ и опыт внедрения
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат по дисциплине: «Микропроцессорные средства систем автоматизации и управления»
И сегодня, аналогично тому, как из класса микропроцессоров выделились микроконтроллеры, сформировался новый класс цифровых микросхем...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат по дисциплине: «Микропроцессорные средства систем автоматизации и управления»
Основные варианты представления данных об оборудовании, основанные на опыте общения с клиентами. Идеальный Web-ресурс должен давать...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат на тему: «Разработка рекомендаций выбора программных продуктов...
...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconСвязана с актуальной проблематикой обеспечения информатизации документооборота...
Разработка проектного решения информационной системы электронного документооборота на предприятиях апк с использованием методов имитационного...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат по дисциплине «Проектирование информационных систем» на тему:...
Для того, чтобы реализовать составные компоненты системы, на рынке закупаются типовые проектные решения и затем настраиваются под...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconРеферат на тему эссе на тему d. Дисциплина «Методика преподавания классического танца»
Дисциплины: «Теория управления», «Исследование систем управления», «Теория организации», «Методология науки, системный подход и системный...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconОсновные принципы проектирования информационных систем (ИС)
Для этого были созданы страницы-ссылки на содержимое документов, включающие в себя все материалы по изучаемой дисциплине. Данный...
Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота Система автоматизации управления документооборотом iconПрограмма дисциплины «Проектирование информационных систем»
«Проектирование информационных систем» для направления 080700. 62 Бизнес-информатика подготовки бакалавра
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
100-bal.ru
Поиск