АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива
I. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги
Административный регламент архивного отдела Администрации муниципального образования «Онгудайский район» по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» на основе документов Архивного фонда Республики Алтай, методических пособий, рекомендаций, инструкций и других архивных документов (далее административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации муниципального образования «Онгудайский район» (далее - Архив), а также порядок взаимодействия Архива с Комитетом по делам архивов Республики Алтай, государственными архивными учреждениями, архивными отделами муниципальных образований республики, органами местного самоуправления, гражданами, организациями при предоставлении муниципальной услуги.
1.1.2. Предоставление муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива (далее – муниципальная услуга) заключается в организации:
- информирования на основе методических документов;
- взаимодействия архивов с источниками комплектования;
-проведение тематических и комплексных проверок;
-приема - передачи архивных документов.
1.2. Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу
1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации муниципального образования «Онгудайский район».
Предоставление муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела.
1.2.2. В процессе предоставления муниципальной услуги Архив взаимодействует с:
-органами государственной власти;
- органами местного самоуправления;
- Комитетом по делам архивов Республики Алтай;
-ведомственными архивами и организациями муниципального образования «Онгудайский район» при наличии у них архивных документов.
1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
-Конституцией Российской Федерации, («Российская газета», 25 декабря 1993 года № 237);
- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 « О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997 № 41, ст.8220-8235);
- Федеральным законом от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федедерации, 2004 год, № 43 ст.24-26);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,(Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 года, №3 ч.1, ст.3448);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (Зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный № 9059);
- Законом от 24.12.2007 № 103-РЗ «Об архивном деле в Республике Алтай»;
Положение об архивном отделе, утвержденному Главой района (аймака) от 02.02.2010 № 44.
- «Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами» (М.2007);
1.4. Результат предоставления муниципальной услуги
Конечными результатами муниципальной услуги является:
-заключение договора о сотрудничестве в сфере архивного дела между архивным отделом и организацией, расположенной на территории муниципального района или заключение договора между архивом и ликвидационной комиссией (ликвидатором);
-семинар по вопросам формирования архива и делопроизводства
-консультация - предоставление устной информации по вопросам органи зации архива и делопроизводства, места хранения архивных документов и их состава);
-лекция - устное систематическое и последовательное изложение материала по вопросам организации архива и делопроизводства, осуществляемое сотруд ником архивного отдела.
-определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивы;
-прием-передачу архивных документов в архивы;
-справка о проведении комплексной (тематической) проверки.
1.5. Описание заявителей.
1.5.1. Заявителями муниципальной услуги являются органы власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, обратившиеся в Архив в целях получения информации на основе документов муниципальных архивных фондов и (или) о процедуре предоставления указанной информации (далее- заявители).
1.5.2. От имени индивидуальных предпринимателей могут действовать любые заинтересованные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.5.3. От имени юридических лиц могут действовать лица, действующие в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами и учредительными документами, без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лица могут действовать его участники.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.1.Место нахождения Архива и почтовый адрес: ул. Советская, д.78, с. Онгудай Республики Алтай, 649440
2.1.2.График (режим) приема заинтересованных лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги должностным лицом Архива
Понедельник-пятница с 9.00-17.00, перерыв с 13.00-14.00
Суббота, воскресенье выходной
2.1.3. Справочные телефоны:
Телефон (838845) 2-24-63
2.1.4.Адрес электронной почты: onguday.arhiv@mail.ru
2.1.5.Информация о порядке предоставления муниципальной услуги представляется:
- непосредственно в Архиве администрации района;
- по письменным обращениям;
- с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
2.1.6. Основными требованиями к информированию заявителей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость изложения информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации;
2.2. Основанием для рассмотрения предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, является письменное или устное обращение заявителя в адрес Архива.
2.3.Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.3.1. Срок предоставления муниципальной функции устанавливается Архивом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.
2.4. Перечень оснований для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основаниями для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива являются:
-обращения (запросы) заявителя, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания;
- обращения, не входящие в компетенцию архивного отдела.
2.5.Требования к местам предоставления муниципальной услуги
2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебном кабинете Архива, либо в ведомственных архивах по согласованию сторон. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием названия кабинета, фамилии имени, отчества должностного лица, ответственного за исполнение муниципальной услуги.
2.5.2. Рабочие места лиц, ответственных за исполнение муниципальной услуги, снабжаются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.
2.5.3. Исполнение муниципальной услуги может осуществляться в помещениях ведомственных архивов, по желанию заявителя.
2.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
2.6.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
2.7. Подготовка и проведение лекций, семинаров, консультаций по вопросам организации архива и делопроизводства
Тема, продолжительность, количество слушателей, время и место проведе ния лекции, семинара, консультации согласовывается Архивом и Заказчиком и прописывается в договоре на оказание услуги.
Для подготовки лекции, семинара разрабатывается конспект. Конспект лекции содержит краткое описание речи лектора. Конспект семинара содержит перечень заданий и вопросов для участников семинара. Лекции носят теоретический характер и предполагают лишь краткое обсу ждение темы со слушателями.
Семинар включает практические задания или вопросы для обсуждения с участниками семинара.
Консультация по вопросам организации архива и делопроизводства пре доставляется после обращения посетителя незамедлительно, если ответ не тре бует подготовки, либо в течении 7 дней, если ответ требует подготовки.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
о порядке оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;
об организации экспертизы ценности документов;
о составлении описей дел и исторической справки;
по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги;
консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты;
консультации и прием работником Архива осуществляются в соответствии с режимом работы Архива, указанным в пункте 2.1.2. настоящего Административного регламента
Время консультирования не должно превышать 20 (двадцати) минут (за исключением тематических семинаров).
В оказании услуги подготовки и проведения лекции, семинара, консульта ции может быть отказано в случаях:
- требуемая тематика не относится к вопросам ведения Архива;
- тема и хронологические рамки темы не представлены в архивных доку ментах Комитета;
- если услуга не может быть исполнена в требуемые сроки, установленные нормами времени для государственных архивов (Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД; сост.: З.В. Бушмелева (ответственный исполнитель), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина. М, 2007).
В случае, если услуга не может быть исполнена, Заказчику направляется письмо с объяснением причин. При этом Заказчику могут быть даны рекомен дации об альтернативах требуемой услуги.
2.8.Условия обращения за консультацией:
2.8.1.Документ, подтверждающий факт ликвидации (прекращения предпринимательской деятельности). Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства.
Документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия «Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя», решения суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.
2.8.2. Смена работника, отвечающего за делопроизводство и /или архив организации.
2.8.3. Истечение сроков ведомственного хранения документов действующих организаций.
III.Административные процедуры
3.1.Последовательность административных действий процедур.
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- составление плана-графика посещения организаций-источников комплектования архивного отдела (1 раз в три года)
-список организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела;
- заключение договора о сотрудничестве в сфере архивного дела между Архивом и организацией, находящейся в государственной собственности и расположенной на территории муниципального района, или заключение договора между Архивом и негосударственной организацией или физическим лицом;
3.1.2.Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в Приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела.
4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений в организации хранения документов в ведомственных архивах.
4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании проверки исполнения положений настоящего Административного регламента.
4.4. Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного Главой района (аймака) Графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).
Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1. Действия (бездействие) и решения Архива администрации муниципального образования «Онгудайский район», осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Контроль деятельности Архива осуществляет администрация района (аймака) муниципального образования «Онгудайский район».
Заявители также могут обжаловать действия (бездействие):
- работников Архива в судебном порядке;
5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) (Приложение № 2 к настоящему Административному регламенту).
При обращении заявителей в письменной форме рассмотрение обращений граждан и организаций осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Алтай.
Обращения иных заинтересованных лиц рассматриваются в течение 30 (тридцати) дней со дня их поступления в Администрацию муниципального образования «Онгудайский район».
5.4. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение об устранении нарушений и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.5.Личный прием к начальнику архивного отдела проводится по предварительной записи с использованием средств телефонной связи по номеру телефона (838845) 22-4-63.
Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием с жалобой, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.
5.6. При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 (тридцати) дней с момента регистрации такого обращения.
5.7. Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего ответственного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
5.8. По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы (Приложение № 3) к настоящему Административному регламенту).
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения направляется заявителю.
5.9. Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.10. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.11. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.12. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом, в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.13. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.14. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
Приложение № 1
к Административному регламенту
(название архивного учреждения)
______________________________________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
ОТ_____________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество физического или должностного лица
____________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
(краткое изложение вопроса)
_______________________________________________________________
________________________________________________________________
(перечень прилагаемой документации)
___________________________
(Дата) _________________________________
(подпись)
Приложение № 2
к Административному регламенту
Жалоба
на ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ)
в Администрацию района (аймака) муниципального образования «Онгудайский район»
Исх. от _____________ N ____ Наименование архива
* Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица_________________________________________________________________________
* Местонахождение юридического лица, физического лица _____________________________________________________________________________
(фактический адрес)
Телефон: _____________________________________________________________________
Адрес электронной почты: ______________________________________________________
Код учета: ИНН _______________________________________________________________
* Ф.И.О. руководителя юридического лица ________________________________________
* на действия (бездействие):
_____________________________________________________________________________
(наименование органа или должность, ФИО должностного лица органа)
* существо жалобы:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
(краткое изложение обжалуемых действий (бездействия), указать основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с действием (бездействием) со ссылками на пункты регламента)
поля, отмеченные звездочкой (*), обязательны для заполнения.
Перечень прилагаемой документации
МП
(подпись руководителя юридического лица, физического лица)
Приложение № 3
к Административному регламенту
РЕШЕНИЕ
Администрации района (аймака) муниципального образования «Онгудайский район»
ПО ЖАЛОБЕ НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ) начальника архивного отдела
Исх. от _______ N _________
Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица органа, принявшего решение по жалобе: _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с жалобой ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Номер жалобы, дата и место принятия решения: ____________________________________
_____________________________________________________________________________
Изложение жалобы по существу: _________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Изложение возражений, объяснений заявителя: ____________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
УСТАНОВЛЕНО:
Фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу: _______________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения жалобы:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или должностное лицо не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылался заявитель -
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
На основании изложенного
РЕШЕНО:
1. ___________________________________________________________________________
(решение, принятое в отношении обжалованного
_____________________________________________________________________________
действия (бездействия), признано правомерным или неправомерным полностью
_____________________________________________________________________________
или частично или отменено полностью или частично)
2.____________________________________________________________________________
(решение принято по существу жалобы, - удовлетворена
или не удовлетворена полностью или частично)
3. ___________________________________________________________________________
(решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения решения по жалобе)
Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.
Копия настоящего решения направлена по адресу__________________________________
_____________________________________________________________________________
__________________________________ _________________ _______________________
(должность лица уполномоченного, (подпись) (инициалы, фамилия)
принявшего решение по жалобе)
_____________________________________________________________________________ |
