УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Главы
муниципального образования
«Иволгинский район »
Республики Бурятия
от _________г. № _____
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в Администрации муниципального образования
«Иволгинский район» Республики Бурятия
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия.
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
В соответствии с требованиями Конституции Российской Федерации, Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», Закона Республики Бурятия от 20.04.1995 № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Республики Бурятия от 23.11.2006 № 1957-III «Об архивном деле в Республике Бурятия», Устава Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденным приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010г № 32 и иными нормативными актами.
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), должны обеспечивать выполнение требований Инструкций по делопроизводству.
Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.3. Общее руководство работой с документами и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют управляющий делами Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, руководители структурных подразделений, старший инспектор по документообороту и ответственные за делопроизводство и архив, которые в соответствии с Распоряжением главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия обеспечивают единый порядок подготовки и решения вопросов Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия и его структурных подразделений, организует и осуществляет систематический контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, обеспечивает режим хранения и использования документов.
Ответственность за выполнение требований Инструкции возлагается на руководителей структурных подразделений.
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Использование сведений, содержащихся в документах, за исключением персональных данных, для опубликования в печати, передачах на радио и телевидении допускается с разрешения руководства Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия.
1.5. При увольнении работников, переводе их на другую работу, уходе в отпуск или в отъезде в длительную командировку документы передаются ими по указанию руководства другим сотрудникам.
1.6. Должностные лица, виновные в нарушении правил работы с документами, привлекаются к ответственности в установленном порядке.
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения .
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-1 «О Государственном гербе Республики Бурятия» (с изм. от 25 августа 1999 г.) установлено, что на бланках Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия воспроизводимое изображение Государственного герба Республики Бурятия, независимо от его размеров, должно соответствовать точному геральдическому описанию.
В Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия используются следующие виды бланков, изготовленные с помощью компьютерной техники:
-общий бланк письма (приложение № 1);
-бланк письма угловой (приложение № 2);
-бланк постановления (приложение № 3);
-бланк распоряжения (приложение № 4);
-бланк постановления главы (приложение № 5);
-бланк протокола (приложение № 6);
-бланк протокола простой (приложение № 7);
-образец служебного письма (приложение №8)
Состав реквизитов для каждого вида бланков:
Для бланка распоряжения, постановления, протокола:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Для бланка письма Администрации муниципального образования
«Иволгинский район» Республики Бурятия :
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти
( почтовый адрес, номера телефона, телефон-факс, адрес электронный почты
и др. сведения);
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера
отметки для рассылки на номер и дату исходящего документа адресата.
Для бланка письма главы Администрации муниципального
образования «Иволгинский район» Республики Бурятия
(должностного лица):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти
( почтовый адрес, номера телефона, телефон-факс, адрес электронный почты
и др. сведения);
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера
отметки для рассылки на номер и дату исходящего документа адресата.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие
реквизиты
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов Администрации муниципального образования
«Иволгинский район» приведены в приложениях № 1-8
При разработке и изготовлении бланков документов Администрация руководствуется Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-1 «О государственном гербе Республики Бурятия» (с изм. от 25 августа 1999 г.)
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-1 « О государственном гербе Республики Бурятия « (с изм. от 25 августа 1999 г.).
Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-1 «О Государственном гербе Республики Бурятия» установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти воспроизводимое изображение Государственного герба Республики Бурятия, независимо от его размеров, должно соответствовать точному геральдическому описанию.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков исполнительного органа государственной власти утверждаются постановлением
Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. Образцы бланков включаются в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
2.1.2. Каждый лист документа Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
2.1.3. В Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия для подготовки и оформления документов используют бланки с изображением герба Республики Бурятия.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц оформляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания и помещаются посередине верхнего поля страницы.
2.1.4. Согласно закону РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в редакции ФЗ от 11.12.2002 № 165-ФЗ) и закону РБ от 10.06.1992 № 221-XII «О языках народов Республики Бурятия» (в редакции Закона от 03.07.2006 № 1756-III) наименование Администрация муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия печатается на двух языках (бурятском и русском).
2.1.5. В соответствии с Регламентом Правительства Республики Бурятия (утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 30 июля 2009 г. № 297), нормативные правовые акты издаются в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия и структурных подразделениях в виде приказов, постановлений, распоряжений, правил, инструкций и положений.
2.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.7. Состав документов Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия:
В деятельности Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия создается комплекс организационно-распорядительных документов:
Постановления, распоряжения, приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Администрации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
2.2. Постановление, распоряжение
2.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов Администрации МО «Иволгинский район» рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman, как правило, размером № 14, Интервал 1-1,5, и размер N 12 для оформления табличных материалов.
Контрастность печати должна обеспечивать нормальное чтение текста и возможность качественного воспроизведения его средствами копировально-множительной техники.
2.2.2. В соответствии с Уставом Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, имеет право принимать в пределах своей компетенции решения, издаваемые в форме постановления, распоряжения главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия и обязательные для выполнения работниками администрации.
2.2.3. Проекты постановлений, распоряжений готовят управление делами, соответствующие отделы и сектора Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия по поручению главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район»Республики Бурятия или по собственной инициативе в пределах своей компетенции.
2.2.4. Проекты распоряжений по личному составу готовит управление делами Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия на основании соответствующих представлений, а также ведет регистрацию, учет и хранение их подлинников. Постановления, распоряжения подписываются главой Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия.
2.2.5. Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
2.2.6. Руководитель отдела или сектора, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта постановления, распоряжения, обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки исполнения.
2.2.7. Для подготовки наиболее важных и сложных проектов постановлений, распоряжений, могут создаваться рабочие группы.
2.2.8. Постановление, распоряжение должны содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в постановлениях, распоряжениях поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу постановлений, распоряжений.
2.2.9. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями отделов или секторов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также главой Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
2.2.10. Проекты постановлений, распоряжений по основной деятельности и приложения к ним визируются исполнителем и согласовываются с:
- управляющим делами Администрации муниципального образования
«Иволгинский район» Республики Бурятия;
- начальником юридического отдела;
- старшим инспектором по документообороту;
- ответственным за делопроизводство и архив.
Проекты распоряжений по личному составу оформляются только специалистом управления делами и согласовываются с главой Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия.
2.2.11. Проекты распоряжений о командировании и командировочные удостоверения специалистов Администрации МО «Иволгинский район» оформляются специалистом управления делами на основании утвержденного служебного задания.
Распоряжения об отпусках готовятся на основании утвержденного графика отпусков, либо по заявлению работника, согласованного с руководителем подразделения и имеющим разрешительную визу главы Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия.
2.2.12. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на бланках установленной формы и представляются для подписи. В случае необходимости к проекту постановления, распоряжения прилагается справка с кратким изложением сути проекта постановления, распоряжения, обоснованием его принятия.
2.2.13. Право подписи постановлений, распоряжений по основной деятельности, распоряжений по личному составу, предоставлено главе Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, а также заместителю главы администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия при возложении на него исполнения обязанностей главы или в соответствии с распределением полномочий.
2.2.14. Постановления, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; сроки хранения: постановлений главы администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия по основной деятельности - (постоянного хранения), распоряжений по личному составу - (75 лет)- (о приеме, переводе, об увольнении, поощрении, декретных и административных отпусках, длительных командировках) и распоряжения по личному составу ( 5 лет) - (о предоставлении очередных отпусков, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, назначении дежурств и другим кадровым вопросам ) нумеруются отдельно.
Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений заверяются печатью Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
2.3. Обязательные реквизиты постановлений, распоряжений
Реквизиты постановлений, распоряжений печатаются без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных), на стандартных листах бумаги белого цвета формата А 4 (210 х 297 мм).
2.3.1. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты:
1) Герб Республики Бурятия;
2) Наименование организации – Администрация муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (на русском и бурятском языках);
3) Наименование вида документа – постановление, распоряжение;
4) Дата постановления, распоряжения оформляется словесно-цифровым способом (например, 09 октября 2010 г).
В заголовках, текстах и приложениях к постановлениям, распоряжениям, дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 09.11.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. В тексте не допускается разрыв даты и перенос части её на другую строку.
Постановления, распоряжения, изданные совместно с другими государственными органами, регистрируются единой датой последней регистрации (подписания) постановления, (распоряжения).
5) Регистрационный номер постановления, распоряжения состоит из знака «№» и порядкового номера постановления (распоряжения).
В распоряжениях порядковый номер дополняется буквой «р»
6) Заголовок постановления, распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?»). Заголовок печатается полужирным шрифтом размером 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок центрируется относительно текста.
7) Текст постановления, распоряжения отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля с выравниванием по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Структура организационно-распорядительного документа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей части (преамбулы) и распорядительной (властные предписания, адресованные объектам управления), юридически связанной с приложением.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений, предписываемых действий. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.
Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть в проектах постановлений, распоряжений завершается распорядительными словами: «приказываю:» (в постановлениях, распоряжениях) или «предлагаю:», «обязываю:», «утверждаю:», «возлагаю:» (в распоряжениях), которые печатаются в разрядку, затем ставится двоеточие.
Предписания в пунктах постановлений, распоряжений должны согласовываться в падеже с распорядительным словом «приказываю:» и «предлагаю:» - кому? (дат. п.); «обязываю:» - кого (род. п.). В совместном с другими государственными органами постановлении, распоряжении распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа «приказываем:» (в приказах) или «предлагаем:», «обязываем:».
Распорядительная часть постановления, распоряжения не отделяется от констатирующей части дополнительным межстрочным интервалом и печатается с новой строки с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля.
В распоряжениях по личному составу, кадровым вопросам и в отдельных постановлениях, распоряжениях по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются отделы и сектора и/или конкретные должностные лица администрации. Если поручение возлагается на отдел или сектор, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя отдела или сектора с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей – адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.
Распорядительная часть текста может делиться на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на абзацы. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
При утверждении постановлением, распоряжением состава какой–либо комиссии или списка работников количественным составом пять и более человек состав комиссии или список работников выносится в приложение, о чем в тексте постановления, распоряжения делается ссылка «согласно приложению».
Не допускается размещение в распорядительной части текста постановления, распоряжения таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к постановлению, распоряжению, юридически связанные с распорядительной частью текста.
В последнем пункте постановления, распоряжения указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний постановления, распоряжения в соответствующей сфере деятельности администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия.
В конкретных случаях контроль за исполнением постановления, распоряжения может возлагаться на главу Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия, подписывающего постановление, распоряжение со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением постановления (распоряжения) оставляю за собой».
В текст постановления, распоряжения не следует включать пункт «Постановление, распоряжение довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление, распоряжение, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления (распоряжения).
В постановлении, распоряжении изданном с целью изменения или отмены действующих постановлений, распоряжений, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого постановления, распоряжения и/или номера отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к постановлению, распоряжению. Отмена постановления, распоряжения или отдельных пунктов обозначается формулировкой «Признать утратившим силу …»
Постановление, распоряжение может применяться с даты его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
8) Приложения к постановлению, распоряжению. На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются:
написанное заглавными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений); затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.
Указанный текст выравнивается по левому краю,
например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №
к постановлению
главы администрации
муниципального образования
«Иволгинский район»
Республики Бурятия
от___________ №___
При утверждении постановления, распоряжения только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации
муниципального образования
«Иволгинский район»
Республики Бурятия
от___________ №___
Приложения к постановлению, распоряжению подписывает (визирует) глава Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия. Подпись ставится внизу последнего листа приложения.
При оформлении приложения к постановлению, распоряжению на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.
9) Постановления, распоряжения подписывает глава Администрации МО «Иволгинский район» или его заместитель. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
В состав реквизита подпись входят: полное наименование должности, личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:
|
