Утверждаю:
Генеральный директор
ФГУНПП «Росгеолфонд» ____________ А.К. Климов
«___» __________ 2014 г.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по структуре каталогов и именам файлов
машиночитаемых и сканированных версий геологических отчетов
Редакция 1 (28.02.2014)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящие рекомендации адресуются:
- составителям отчетов о геологическом изучении недр;
- специалистам фондов геологической информации, осуществляющим подготовку сканированных версий геологических отчетов. 1.2. Рекомендации учтены в программе «Редактор электронных геологических отчетов».
Использование редактора составителями отчетов обеспечивает:
- дополнение традиционной машиночитаемой версии XML-описанием по принятому стандарту;
- прямой доступ ко всем элементам электронного отчета по сводному содержанию и спискам таблиц и иллюстраций;
- формирование файлов печатной версии отчета.
Использование редактора специалистами геологических фондов при приемке поступающих отчетов:
1) обеспечивает регистрацию отчетов и формирование каталожной метаинформации;
2) автоматизирует контроль отчетов и формирование ведомости ошибок;
3) подготавливает электронные отчеты для загрузки в электронный фонд. 1.3. Рекомендации предназначены для обеспечения загрузки машиночитаемых и сканированных версий геологических отчетов в электронный фонд и для создания условий эффективного поиска в электронном фонде этих отчетов и их структурных элементов. 1.4. Рекомендации учитывают требования ГОСТ Р53579-2009 «Система стандартов в области геологического изучения недр (СОГИН). Отчет о геологическом изучении недр. Общие требования к содержанию и оформлению», в т.ч. следующие определения понятий, приведенные в этом ГОСТ:
- система фондов геологической информации – организационно и функционально упорядоченная совокупность информационных ресурсов, их хранилищ, технологий и учреждений (геологических предприятий), реализующих информационные процессы (сбор, обработку, хранение, поиск и распространение информации) в области геологического изучения недр, добычи полезных ископаемых и по другим направлениям недропользования;
- отчет (геологический отчет) – научно-производственный документ по одному из видов производственных, научно-производственных и опытно-методических работ по геологическому изучению недр;
- структурные элементы отчета – естественно выделяющиеся блоки документированной информации нормированного содержания, присутствующие в большинстве однотипных отчетов;
- служебные структурные элементы отчета – этикетка, титульный лист, список исполнителей, реферат, копия геологического задания, оглавление (содержание), введение, заключение метрологической экспертизы, заключение патентной экспертизы, рецензии, протоколы рассмотрения, акты сдачи первичных материалов, справка о стоимости работ;
- основные структурные элементы отчета – разделы основной части в текстовой части, заключение в текстовой части, текстовые приложения, графические приложения, список источников, перечень терминов;
- внутриотчетная метаинформация – сведения об организации, количественных и иных характеристиках отчетных работ по геологическому изучению недр и о самом отчете, содержащиеся в служебных структурных элементах отчета;
- бумажная версия отчета – обязательный экземпляр отчета, изготовленный и оформленный на бумаге;
- сканированная версия отчета – электронный вариант отчета, в котором каждый лист (страница) является сканкопией и представлен файлом в графическом формате;
- машиночитаемая версия отчета – электронный вариант отчета, состоящий из файлов, соответствующих отчету на бумажных носителях по содержанию, наличию и значению ограничительных грифов. Версия должна быть записана на широко используемых аппаратных средствах с применением широко используемого программного обеспечения и не иметь информационных вирусов. При этом должна быть обеспечена возможность преобразования записанных данных в другие форматы.
Требования ГОСТ 53579 в основном наследуют требования предшествующих ему нормативных документов (Инструкция Мингео СССР - 1977 г., ОСТ 41-09-259-85 – 1986 г., ГОСТ 7.63-90 - 1991 г.) и таким образом соблюдаются составителями отчетов уже около 40 лет. 2. СТРУКТУРА ГЕОЛОГИЧЕСКОГО ОТЧЕТА ПО ГОСТ 53579-2009 2.1. Логическая структура геологического отчета определяется составом его структурных элементов (основных и служебных), установленных пунктами 3.5, 3.6, 6.3 ГОСТ 53579-2009, и иллюстрируется в таблице 1 и на рис. 1. 2.2. Физическая структура геологического отчета определяется порядком размещения его материала в единицах хранения - книгах, папках, альбомах и тетрадях и установлена пунктами 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.9, 6.10,6.11 ГОСТ 53579-2009. Определяются следующие типы единиц хранения геологического отчета:
- текстовая часть – книги;
- таблично-текстовые приложения – книги или (и) тетради;
- графические приложения – папки или (и) альбомы (практикуется также вложения карт в карманы книг);
- электронные приложения, Требованиями ГОСТ не регламентируются, но на практике часто включаются в состав отчетных материалов. Электронными приложениями могут быть базы данных, ГИС-проекты и другие продукты в форматах соответствующих программных средств. Печатные версии этих продуктов должны включаться в материалы геологического отчета в форматах, пригодных для печати широко используемым программным обеспечением.
3. СТРУКТУРА КАТАЛОГОВ МАШИНОЧИТАЕМОЙ И
СКАНИРОВАННОЙ ВЕРСИЙ ГЕОЛОГИЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ 3.1. Приоритет бумажной версии геологического отчета над его электронными версиями (машиночитаемой или сканированной), требование обеспечения их идентичности по содержанию и обязательность соответствующего контроля при приеме отчетов в фондах обусловливают необходимость использования структуры каталогов, максимально соответствующей составу единиц хранения геологического отчета (рис.2). 3.2. Различаются простые варианты отчетов (одна организация-исполнитель) и агрегированные варианты отчетов (имеются организации-соисполнители). В агрегированном варианте присутствуют свои служебные структурные элементы для книг, составленных исполнителем, и книг соисполнителей (п. 6.10 ГОСТ 53579-2009). В этом случае добавляется 0-ой уровень структуры каталогов. Разделы в 0-ом уровне исполнителей именуются томами.
При необходимости агрегирование единиц хранения (книг, папок, журналов) одного отчета в тома может осуществляться по другим признакам (разные геологические объекты, результаты по разным этапам работ и т.п.). В этом случае вводится промежуточный уровень структуры каталогов – уровень томов. 3.3. В состав машиночитаемой версии рекомендуется включать печатную версию каждой единицы хранения (книги, альбома) в виде одного файла pdf, полученного сборкой отдельных файлов машиночитаемой версии (doc, xls, jpg и т.п.). Наличие печатной версии упрощает процессы тиражирования отчетов и их мирофильмирования. 4. ТРЕБОВАНИЯ К ИМЕНАМ КАТАЛОГОВ И ФАЙЛОВ
ГЕОЛОГИЧЕСКОГО ОТЧЕТА 4.1. Каталогам рекомендуется давать имена в соответствие с рисунком 2 – «Книга …», «Папка …», «Приложение …», «Рисунки», «Таблицы», «Разделы». 4.2. Имена файлов машиночитаемой версии должны состоять из наименования вида материала и его номера в отчете – «Раздел …», «подраздел …», «рисунок …», «таблица …», «приложение …». После этих элементов в имени файла может быть (необязательно) приведено наименование материала. В один файл может включаться несколько разделов (подразделов, таблиц, рисунков, приложений). В этом случае вид материала в имени файла формулируется во множественном числе (например, «разделы …», а после него перечисляются соответствующие номера, или указываются их диапазон. Для файлов формата MS Excel в наименовании листов следует однозначно описывать содержимое, например, «таблицы 2.1-2.7», «табл. 6.2.1». 4.3. В качестве имен файлов сканированной версии следует использовать № страницы (листа) в книге (альбоме, папке).
Таблица 1
Структурные элементы отчета о геологическом изучении недр по ГОСТ 53579-2009
Наименование структурных элементов
в последовательности их расположения
в отчете и сводном содержании
(по ГОСТ 53579-2009)
жирным выделены основные структурные элементы по ГОСТ, остальные элементы определяются в ГОСТ как служебные
структурные элементы
| Содержание структурного элемента включается непосредственно в сводное содержание отчета
| Тип структурного элемента отчета
| Требования наличия структурного элемента в нормативных документах
| Основной
| Служебный
| Указатели доступа3)
| Внутриотчетная метаинформация
| Сопроводительные документы
| Инструкция Мингео СССР
(1977 г.)
| ОСТ 41-09-259-85 (1986 г)
| ГОСТ 7.63-90 (1991 г)
| ГОСТ Р 53579-2009 (2011 г.)
| Титульный лист
|
|
|
| +
|
| +
| +
| +
| +
| Список исполнителей
|
|
|
| +
|
|
| +
| +
| +
| Реферат
|
|
|
| +
|
| +
| +
| +
| +
| Содержание текстовой части
| +
|
| +
|
|
| +
| +
| +
| +
| Список иллюстраций1)
|
|
| +
|
|
| +
| +
| +
| +
| Список таблиц в текстовой части1)
|
|
| +
|
|
|
|
|
| +
| Список текстовых приложений1)
| +
|
| +
|
|
| +
| +
| +
| +
| Список графических приложений1)
| +
|
| +
|
|
| +
| +
| +
| +
| Содержание машиночитаемой версии отчета
| +
|
| +
|
|
| -
| -
| -
| +
| Перечень малораспространенных и новых терминов, условных обозначений, символов и сокращений1)
|
| +
|
|
|
| -
| +
| +
| +
| Текстовая часть - введение
|
|
|
| +
|
| +
| +
| +
| +
| Текстовая часть - разделы основной части
|
| +
|
|
|
| +
| +
| +
| +
| Текстовая часть - заключение
|
| +
|
|
|
| +
| +
| +
| +
| Список использованных источников
|
| +
|
|
|
| -
| +
| +
| +
| Справка о метрологической экспертизе
|
|
|
|
| +
| -
| -
| +
| +
| Заключение о патентных исследованиях1)
|
|
|
|
| +
| -
| -
| +
| +
| Справка о стоимости работ
|
|
|
|
| +
| +
| +
| +
| +
| Копии актов передачи на хранение вещественных источников информации и первичной документации на бумажных носителях
|
|
|
|
| +
| -
| +
| +
| +
| Рецензия (рецензии)
|
|
|
|
| +
| -
| +
| +
| +
| Протокол (протоколы) рассмотрения (принятия) отчета;
|
|
|
|
| +
| +
| +
| +
| +
| Копии геологического (технического) задания, контракта, договора, лицензии2)
|
|
|
|
| +
| -
| +
| +
| +
| Текстовые приложения1)
|
| +
|
|
|
| +
| +
| +
| +
| Графические приложения1)
|
| +
|
|
|
| +
| +
| +
| +
|
_________________________
1) При наличии
2) По ГОСТ 53579-2009 копия геологического задания приводится после реферата, что может создавать
неудобства доступа к сводному содержанию
3) Согласно ГОСТ 53579-2009 отчет имеет 3 физических указателя: сводное содержание, список иллюстраций,
список таблиц
Рис. 2. Структура каталогов машиночитаемой и сканированной версий геологического отчета |