Организация
|
Курсовая работа
|
Тема: «Создание базы данных ’’Поставщики’’»
|
|
Автор:
|
Дата:
|
Содержание
Содержание 2
Введение 3
1. Разработка структуры БД 3
2. Инфологическое проектирование 4
3. Структура базы данных и создание таблиц 6
4. Реляционная схема базы данных 9
5. Заполнение базы данных 12
6. Создание запросов 13
7. Отчеты 18
8. Заключение 19
Литература 20
Введение
Любая организация нуждается в своевременном доступе к информации. Ценность информации в современном мире очень высока. Роль распорядителей информации в современном мире чаще всего выполняют базы данных. Базы данных обеспечивают надежное хранение информации, структурированном виде и своевременный доступ к ней. Практически любая современная организация нуждается в базе данных, удовлетворяющей те или иные потребности по хранению, управлению и администрированию данных.
В задачи курсового проекта входят:
Разработка структуры баз данных.
Создание трех таблиц и установление взаимосвязей между ними.
Разработка и формирование запросов.
1. Разработка структуры БД
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
- Не должно быть повторений и между таблицами.
Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.
- Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.
Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
2. Инфологическое проектирование
Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.
Цель инфологического моделирования – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).
Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.
Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.
Между двумя сущностям, например, А и В возможны четыре вида связей.
Первый тип – связь ОДИН-К-ОДНОМУ (1:1): в каждый момент времени каждому представителю (экземпляру) сущности А соответствует 1 или 0 представителей сущности В:
Студент может не "заработать" стипендию, получить обычную или одну из повышенных стипендий.
Второй тип – связь ОДИН-КО-МНОГИМ (1:М): одному представителю сущности А соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности В.
Квартира может пустовать, в ней может жить один или несколько жильцов.
Так как между двумя сущностями возможны связи в обоих направлениях, то существует ещё два типа связи МНОГИЕ-К-ОДНОМУ (М: 1) и МНОГИЕ-КО-МНОГИМ (М: М). Но мы их использовать не будем.
3. Структура базы данных и создание таблиц
В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:
Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.
МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.
Определим, какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:
Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 или 2010.
После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно:
выбрать шаблон «Новая база данных»;
ввести имя для новой базы данных;
щелкнуть кнопку «Создать».
Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне на ленте выбирается элемент управления Создание и потом Таблица, после чего на экране появится первая таблица, которую можно создавать в нескольких режимах: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.
Выбираем элемент управления Создание таблицы в режиме конструктора. Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через команду «Сохранить» сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке ниже можно увидеть таблицы для БД Поставщики.
4. Реляционная схема базы данных
Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.
1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.
2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.
3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.
4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).
5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных, и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.
6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.
Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:
На ленте выберем пункт «Работа с базами данных».
Выбираем значок «Схема данных»
Появляется окно «Добавление таблицы»:
Выбираем таблицы и добавляем их в схему кнопкой «Добавить», по окончании закрываем окно кнопкой «Закрыть».
Создадим связь между таблицами «Поставщики» и «Поставки». Для этого перетаскиваем курсором мыши поле «Код поставки» из таблицы «Поставщики» в таблицу «Поставки». На экране появится окно «Изменение связей»:
Устанавливаем «галочки» в пунктах «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление данных» и «Каскадное удаление связанных записей». Щелкаем по кнопке «Ок» и связь создается.
Таким же образом связываем и другие таблицы из базы данных между собой.
Рисунок ниже отображает полученную схему данных базы данных Поставщики:
5. Заполнение базы данных
В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.
Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.
Для создания формы нужно открыть на ленте вкладку «Создание» и выбрать или «Форма» или «Конструктор форм» или «Мастер форм».
Если на момент создания формы выделена какая-то из таблиц, то создать простую форму для нее можно одним щелчком по кнопке «Форма».
При этом все поля таблицы автоматически добавятся в форму.
Если же нужно чтобы в форме отображались не все поля таблицы, то можно воспользоваться мастером форм, который позволяет выбирать поля для отображения на форме.
Если в созданной форме нам не нравится расположение полей, то их можно изменить в режиме конструктора. Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект. Готовая форма «Поставщики» на рисунке ниже:
6. Создание запросов
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
Создадим простой запрос для отображения тех поставок, цены которых ниже 100 рублей.
Для создания запроса необходимо на ленте открыть вкладку «Создание», а на ней – «Мастер запросов». В окне «Новый запрос» выберем «Простой запрос»:
Щелкнем «Ок».
В окне «Создание простых запросов» выберем поля, нужные для нашего запроса:
Щелкнем «Далее». В следующем окне можно задать имя запроса и выбрать дальнейшие действия (выбираем «Открыть запрос для просмотра данных») и щелкнем «Готово». На экране отобразится список поставок.
На вкладке ленты «Главная» щелкнем по кнопке «Конструктор»  для перехода в режим конструктора.
В поле «Цена» в строке «Условие отбора» вводим условие <100.
Запускаем запрос кнопкой  и получаем нужный нам результат:
Создадим запрос с параметром для вывода списка нужных поставок с соответствующими им поставщиками и ценами. Для этого нужно начать создание запроса в режиме конструктора. На ленте щелкнем вкладку Создание и потом Конструктор запросов  . Во окне «Добавление таблиц» выберем таблицу «Поставки» и щелкнем Добавить, потом Закрыть. Из таблицы «Тип поставки» перетащим поле «Код поставки» в первую ячейку строки «Поле». Из таблицы «Поставки» перетащим поля «Наименование поставки», «Поставщик», «Цена» в строку «Поле». В поле «Наименование поставки» в строке «Условие отбора» впишем строку [Введите код типа поставки]:
Запустим запрос и увидим окно ввода параметра:
Введем, например, цифру 3 и получим список поставок с кодом поставки равным 3:
Создадим запрос с вычисляемым полем. Например, подсчитаем общую стоимость всей поставки. Для этого нужно использовать групповые операции.
Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access предусмотрено девять статистических функций:
q Sum - сумма значений некоторого поля для группы.
q Avg - среднее от всех значений поля в группе.
q Max, Min - максимальное, минимальное значение поля в группе.
q Count - число значений поля в группе без учета пустых значений.
q Stdev - среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе.
q Var - дисперсия значений поля в группе.
q First и Last - значение поля из первой или последней записи в группе.
Щелкнем по кнопке «Конструктор запросов»  . В окне «Добавление таблиц» вставим таблицу «Поставки» кнопкой «Добавить»:
Закроем окно «Добавление таблиц».
Перетащим из таблицы поле «Цена» в первую ячейку строки «Поле»:
Щелкнем кнопку «Итоги»  для включения режима групповых операций. В списке строк появится строка «Групповые операции». Щелкнем мышью в ячейке «Группировка» в первом столбце и выберем из списка функцию Sum, перед словом «Цена» в верхней строке введем фразу «Общая стоимость поставки:» (с двоеточием):
Запустим запрос на выполнение кнопкой и получим таблицу в которой будет подсчитана общая стоимость всей поставки:
7. Отчеты
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы.
8. Заключение
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
Литература
|
Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002
|
|
Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006
|
|
Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.
|
|
Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.
|
|
Григорьев В.А., Ревунков В.И. Банки данных. Учебник для вузов. – М., МВТУ им.Баумана, 2002.
|
|
Домашняя страница Access: справка и обучение http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100487571049.aspx
|
|
Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 1987.
|
|
