Алексей Валентинович Покудов Как управлять дебиторской задолженностью

Скачать 0.8 Mb.

Название	Алексей Валентинович Покудов Как управлять дебиторской задолженностью
страница	4/7
Дата публикации	24.08.2013
Размер	0.8 Mb.
Тип	Книга

100-bal.ru > Банк > Книга

1 2 3 4 5 6 7

3.2. Работа с текущей и проблемной задолженностью

Один из самых важных видов деятельности на этом этапе – правильный учет всех видов задолженности. Эта работа организовывается специальным образом, и ее сопровождает свой специфический документооборот. Конкретные мероприятия при работе с текущей задолженностью подразумевают уже серьезный акцент в сторону деятельности по уменьшению задолженности. Однако можно проводить и действия по увеличению задолженности, но, конечно, в ограниченном объеме.

3.2.1. Реестр старения счетов дебиторов

Вновых условиях хозяйствования, как мы уже говорили, управление дебиторской задолженностью становится чрезвычайно важным аспектом деятельности предприятия независимо ни от его размера, ни от отрасли, в которой оно работает. Успешность этой работы целиком зависит от правильной ее организации, и основными правилами здесь можно назвать следующие.
• Управление дебиторской задолженностью выводится в отдельный вид деятельности с назначением ответственного за это направление работы менеджера, наделяемого всеми необходимыми полномочиями. Этим менеджером может быть генеральный директор предприятия (для малых форм предпринимательства), финансовый директор или руководитель специально созданного для этой работы департамента (для крупных торговых организаций или банков).

• Работа проводится на регулярной основе. В плане предусмотрены ежемесячные (лучше – еженедельные) совещания и оперативные мероприятия. Вопрос об объемах и качестве дебиторской задолженности обязательно обсуждается на ежемесячных оперативных совещаниях руководством компании.

• В работе по управлению дебиторской задолженностью используется стандартизованная на предприятии документация, позволяющая быстро принимать оперативные решения.
Обсудим вопрос о том, какой должна быть эта документация.

Основной документ, используемый в работе с дебиторской задолженностью, называется «Реестр старения счетов дебиторов». Установленной формы этого документа не существует. Каждое предприятие создает ее самостоятельно, исходя из собственного опыта и потребностей. Приведем наиболее удобную, на наш взгляд, форму этого документа.

Предположим, мы рассматриваем организацию работы по управлению задолженностью в небольшой оптовой компании, торгующей табачными изделиями – ООО «Сигареты». Компания отпускает своим клиентам товар с частичной (не менее 20 %) предоплатой, на оставшийся неоплаченным товар клиенту предоставляется рассрочка до трех месяцев. Среди клиентов есть постоянные и хорошо себя зарекомендовавшие, которым на текущий год определены персональные лимиты кредитования, у них может быть открыто одновременно несколько сделок. Кроме того, есть и новые клиенты, каждый из которых может единовременно иметь не более одной неоплаченной до конца сделки. Предел суммы кредитования по сделкам для новых клиентов – 200 тыс. руб.

Документ, максимально учитывающий специфику работы описанной компании, представлен в табл. 1.
Таблица 1

Реестр старения счетов дебиторов ООО «Сигареты» по состоянию на 01.06.07

тыс. руб.

Кратко опишем структуру предлагаемого документа.

В столбце 2 указано название предприятия-заемщика. Каждому предприятию соответствуют две строки – строка плановых показателей и строка фактически достигнутых. Кроме того, в данном документе представлена детализированная информация только по крупнейшим заемщикам, дающим около 80 % в общем объеме задолженности. Остальные заемщики, ответственные за 20 % задолженности, сведены в строку «Прочие». Такую укороченную форму документа целесообразно использовать на ежемесячном совещании с руководством компании. Полный документ с развернутыми данными по всем заемщикам готовится для еженедельного рабочего совещания в подразделении, занимающемся управлением задолженностью.

В столбце 3 находим указание на статус клиента – постоянный (П) или новый (Н).

В следующем столбце указаны лимиты кредитования каждого клиента. Для постоянных клиентов – это некая сумма, вычисляемая на основании успешности их деятельности в прошлом, для новых клиентов – сумма, в четыре раза превышающая сделанную предоплату, но не превышающая 200 тыс. руб.

Столбцы 5, 6, 7 и 8 отведены под данные о суммах задолженностей клиентов, возникших до одного месяца назад, от одного до двух месяцев, от двух до трех и свыше трех месяцев назад.

В следующие два столбца сведены результирующие цифры по каждому клиенту в тысячах рублей и в процентах.

Проведем анализ успешности управления дебиторской задолженностью в ООО «Сигареты» на основе предлагаемого документа. Рассмотрим сначала деятельность каждого из пяти крупнейших заемщиков.

1. ООО «Табак» не имеет задолженности трехмесячной давности, досрочно погашает двухмесячную задолженность. Однако при лимите кредитования в 320 тыс. руб. текущая задолженность этого предприятия составляет 260 тыс. руб., то есть 80 % от возможной суммы. С одной стороны, ООО «Табак» – крупнейший заемщик и постоянный партнер, и ему можно было бы отпустить товара еще не менее чем на 60 тыс. руб. С другой стороны, текущая задолженность этого предприятия составляет 30 % от общего объема дебиторской задолженности ООО «Сигареты». Это, конечно, много (норматив лимита кредитования на одного заемщика даже в малом бизнесе должен быть никак не больше 15 %). Видимо, стоит временно воздержаться от активных предложений новых сделок данному предприятию.

2. ООО «Мундштук» – новый клиент. Организация заключила сделку на 250 тыс. руб., 50 тыс. внесла авансом, кредит погасила досрочно. С этим клиентом все, казалось бы, нормально. Однако заемщик уже два месяца не пользуется услугами кредитования. Необходимо срочно выяснить, что случилось с предприятием. Возможно, что перспективного заемщика переманили конкуренты. Может быть, необходимы дополнительные мероприятия, чтобы вернуть себе активного клиента.

3. ЗАО «Трубка» – типичный «средний» клиент. Практически полностью выбран лимит кредитования, имеется небольшая просроченная задолженность. Причем задолженность смехотворна по сумме, но очень неприятна по смыслу – составляет такую же величину, что и задолженность второго месяца. Типичная российская безалаберность. Как ни смешно это звучит, здесь нужна просто жесткая воспитательная беседа с руководством компании «Трубка».

4. ОАО «Махорка». Здесь пора бить в набат. Лимит кредитования не только исчерпан полностью, но и превышен. Необходимо срочно разбираться с выдающими кредиты менеджерами – кредит выдан при наличии и проблемной, и просроченной задолженности! Возможна халатность сотрудника, но вероятен и сговор с руководством компании-заемщика или с противоправными элементами. Очевидно, что предприятие попало в тяжелую финансовую ситуацию и пытается решить свои проблемы за счет кредитора. Нужно немедленно принимать жесткое решение и претворять его в жизнь!

5. ИП Самосад Е.Б. – абсолютно новый клиент. Это, скорее всего, первая сделка, поскольку она невелика по объему и еще совсем свежая. Но клиент перспективный – уже досрочно вносит платежи в погашение задолженности. Может быть, чтобы дополнительно поощрить его к активной деятельности, вручить ему небольшой сувенир, благодарственное письмо или совершить еще какое-то действие с целью вынесения благодарности. Набор таких действий у компании должен быть разработан заранее, из них и состоят «правила продвижения по лестнице успеха».

6. В данных по прочим клиентам также есть серьезное нарушение. Даже плановая задолженность второго месяца значительно превышает ту же задолженность первого месяца (что уж говорить о фактической!). Если мы выдаем кредиты на три месяца, то нормальным было бы следующее распределение сумм задолженностей по месяцам: 55–30—15. Если же мы наблюдаем серьезное отклонение от этого распределения, значит, у предприятия был пик продаж чуть более месяца назад, и надо приложить дополнительные усилия чтобы быстрее исправить ситуацию, привести распределение к нормальному.

7. Строки и столбцы «Итого» и «%» содержат соответствующие вычисленные значения для удобства быстрого анализа. Если распределение «старости» долгов в общем по предприятию удовлетворительное (укладывается в схему 55–30—15), то о распределении задолженности по заемщикам этого сказать нельзя. 28 % всей задолженности приходится на одного крупнейшего должника. 26 % задолженности приходится на должника с серьезными финансовыми проблемами. В целом получается, что более 50 % от общего объема задолженности контролируют всего два предприятия, причем одно из них находится в тяжелом состоянии, и качество задолженности в целом по предприятию невысокое. Вывод – предприятие проводит рискованную кредитную политику . Нужно срочно принимать серьезные меры к исправлению ситуации. Например, любым способом возвращать средства, замороженные в ОАО «Махорка», и ускоренными темпами нарабатывать новых заемщиков, чтобы доля ООО «Табак» в общем объеме снизилась до приемлемого уровня.

8. В самой нижней клетке справа стоит значение 102 %. Эта цифра показывает соотношение фактической и плановой задолженности. Фактическая задолженность превышает плановую на 2 %, что можно было бы считать допустимым нарушением при высоком качестве портфеля, при существующем же на предприятии положении дел эта цифра также вызывает тревогу.

Предлагаемый документ следует составлять на каждое первое число месяца. Подготовленные последовательно, несколько (как правило, четыре-пять) таких документов дают достаточно полное представление о дебиторской задолженности по предприятию, динамике ее развития и о мерах, которые необходимо принимать для реализации концепции «управление задолженностью».

3.2.2. Работа по увеличению задолженности

Работа по увеличению задолженности в период исполнения договора, по сути, сводится к премированию добросовестных покупателей. При условии совершения ими платежей в срок и в полном объеме, а также при наличии на предприятии общей благоприятной обстановки с задолженностью можно пойти на увеличение ее объема, приходящегося на данного клиента.
Пример 10

Крупный зарубежный поставщик сложного технологического оборудования при работе со своими дилерами на территории Российской Федерации придерживается следующих правил.
• Новый дилер получает товарный кредит на срок до трех месяцев. Объем сделки ограничен суммой $75 тыс. Размер предоплаты должен составить не менее 20 % этой суммы.

• В течение первого года работы новая сделка между поставщиком и дилером возможна только после полного расчета по предыдущей.

• Если дилер в течение года заключил не менее пяти сделок и не допускал просрочек по платежам, компания-поставщик устанавливает ему лимит кредитования, например 25 % от годового оборота. При этом неважно, сколько сделок одновременно находится в работе, главный критерий – своевременность платежей и непревышение лимита кредитования.
В Примере 10 есть одна «хитрость»: заметьте, что рассрочка новому дилеру дается на три месяца, и он не может единовременно заключать более одного договора в течение первого года работы. Погашая задолженность по плану, дилер может совершить за год четыре сделки. Но, с другой стороны, чтобы получить фиксированный лимит кредитования, новый дилер должен совершить за год пять сделок: поставщик требует, чтобы дилер рассчитывался по каждой сделке с опережением установленного графика, и бонус за это – более льготные правила кредитования деятельности дилера в будущем.

3.2.3. Работа по уменьшению задолженности

Период действия договора является, пожалуй, самым важным с точки зрения контроля изменения задолженности и наиболее удобным для проведения работ по ее плановому уменьшению. В течение этого периода времени заемщик активен, производит плановые выплаты, задолженность его – текущая и не приобрела еще негативных черт, присущих просроченной и тем более безнадежной к возврату задолженности.
Пример 11

Крупный региональный банк активно продвигает услугу по розничному микрокредитованию. Руководство каждого отделения банка раз в неделю проводит совещание по анализу проблемной задолженности. На совещании присутствуют все работающие в данном отделении кредитные инспекторы. Каждый инспектор докладывает на совещании о ВСЕХ новых (появившихся с момента проведения прошлого совещания) случаях задержки платежей по тем кредитам, которые выдавал лично он. В своем докладе он должен обязательно отразить следующие моменты.

1. Соответствие данных клиента Правилам выдачи кредитов (см. Пример 1), т. е. не было ли нарушений при выдаче кредита.

2. Причины, которые привели к задержке внесения взноса (на момент проведения совещания инспектор должен уже их знать).

3. Мероприятия, планируемые для приведения платежей клиента в соответствие с договорными обязательствами.

По итогам указанного совещания принимается решение о качестве работы кредитного инспектора, которое выражается в конкретном (дополнительном к данным, аналогичным представленным в Примере 9) поощрении или взыскании.

Как показал анализ итогов работы кредитного отдела указанного банка, уровень безнадежной дебиторской задолженности в нем на 40–50 % ниже, чем в банках-конкурентах. Причин этому несколько, но, на наш взгляд, самой серьезной является правильно организованная и четко проводимая работа по предотвращению появления проблемной задолженности. По свидетельству самих сотрудников банка, главную роль в этой работе играет именно совещание кредитных инспекторов. При заслушивании сообщения от каждого кредитного инспектора большое внимание уделяется всем трем составляющим доклада.

Сравним ситуацию в двух банках (в одном из которых действует описанная в Примере 11 система).
• По каждому выявленному факту появления проблемной задолженности заслушивается соответствие данных клиента Правилам выдачи кредитов на момент заключения сделки. В банке, в котором эта работа проводится, за год не было ни одного нарушения Правил выдачи кредитов. В банке-конкуренте только за неделю выявлено четыре случая нарушения установленных правил, в трех из которых был превышен лимит кредитования, в одном – и превышен лимит, и кредит был выдан неработающему заемщику. Из четырех случаев нарушения правил три привели к образованию просроченной задолженности в больших объемах.

• Заслушиваются причины, которые привели к задержке внесения взноса. Очевидно, что кредитный инспектор оперативно не может дать глубокий анализ причин, но может, например, озвучить тот факт, что заемщик в течение определенного времени по месту жительства не появляется. Это позволит начать розыскные мероприятия как можно раньше. В рассматриваемом банке поиск должника начинается максимум на десятый день после невнесения очередного взноса по кредиту. В банке-конкуренте недобросовестным заемщиком никто не занимается даже спустя год (!) после появления первых проблем с платежами.

• Мероприятия, планируемые для приведения платежей клиента в соответствие с договорными обязательствами, как правило, сводятся к ускоренной передаче проштрафившегося должника в службу безопасности банка или в другую службу, которая занимается взысканием проблемной и просроченной задолженностей.
Рассмотрим теперь пример об организации работы по уменьшению задолженности в сегменте B2B.
Пример 12

Ситуация, аналогичная описанной в Примере 3. С оптового склада производится отпуск товаров розничным продавцам. При этом оптовый поставщик кредитует розничных продавцов на срок не более трех месяцев, задолженность по каждой сделке погашается не реже раза в месяц равными долями. В момент возникновения задолженности, то есть при получении товара, покупатель совершает следующие платежи.
• Вносит требуемую сумму предоплаты наличными в кассу поставщика.

• По каждому из оставшихся трех платежей поставщик выписывает вексель на сумму соответствующего платежа со сроком оплаты «по предъявлении, но не ранее…» и с оговоренной процентной ставкой.

• Каждый из векселей подписывает покупатель – юридическое лицо. Кроме того, в качестве вексельного поручителя каждый вексель авалируется первым лицом (руководителем) предприятия-заемщика.

Проанализируем ситуацию с дебиторской задолженностью, складывающуюся на данном предприятии.

То, что заемщик вносит платежи за товар векселями, приводит к тому, что задолженность из конкретной задолженности по данной сделке превращается в абстрактную, оформленную векселями. Поставщику гораздо удобнее работать с абстрактной задолженностью: она может быть погашена как заемщиком, так и любым другим лицом, например при продаже векселя на вторичном рынке.

Итак, деятельность поставщика по уменьшению дебиторской задолженности в период исполнения договора сводится к следующему.

• До наступления срока платежа по векселю его можно использовать как средство оплаты при сделках с собственными поставщиками или как обеспечение в каких-либо других сделках.

• При наступлении срока платежа предъявить заемщику вексель к оплате.

• По прошествии трех дней с момента предъявления векселя к оплате и при непоступлении платежа по нему предпринять меры к взысканию долга: опротестовать вексель с последующим предъявлением его к оплате всем обязанным по нему лицам через суд или продать его третьей стороне с дисконтом.

• При поступлении платежа возвратить вексель заемщику.
В добавление к вышесказанному хотелось бы заострить внимание на нескольких технических моментах предлагаемой схемы.

Требование об авалировании векселя первым лицом предприятия-заемщика может показаться чрезмерным. Однако оно является, возможно, самым сильным побудительным мотивом для заемщика в полном объеме и точно в срок рассчитываться по выданным обязательствам. Действительно, аваль, выданный директором предприятия за само предприятие, фактически означает, что директор как физическое лицо (то есть всем своим имуществом) гарантирует выполнение обязательства предприятия. Этот факт многих удержит от раздачи бездумных или заведомо невыполнимых обязательств. В этом случае мы наблюдаем повышение исполнительской дисциплины заемщика благодаря частичному отходу от принципа ограниченной ответственности.^¹
Отказ директора авалировать вексель можно рассматривать как повод для подозрений в нежелании исполнять обязательства, что, в свою очередь, может стать основанием для отказа в сделке со стороны кредитора. При больших объемах сделок используется и возможность частичного аваля. Можно, конечно, спорить об эффективности предлагаемого приема, но мы убеждены в одном: персональная ответственность руководителя перед кредитором за действия предприятия-заемщика обязательно должна быть документально оформлена, поскольку в настоящее время в Российской Федерации слишком велика активность разного рода недобросовестных предпринимателей. Спектр их чрезвычайно широк – от «начинающих бизнесменов», которые часто просто по незнанию попадают в непрогнозируемые ситуации, до прожженных «мошенников-рецидивистов», которым мягкость нашего законодательства предоставляет просто уникальные возможности для «плодотворной» деятельности. В Приложении 1 приведен текст векселя, выданного предприятием-заемщиком и частично авалированного руководителем этого предприятия.

Есть еще один аспект, на который хотелось бы обратить внимание в рамках этой темы, – организация работы с векселями на предприятии-кредиторе. В настоящее время многие предприниматели опасаются активного применения схем взаиморасчетов с использованием векселей благодаря очень большой, по их мнению, сложности этих операций. В действительности обучение одного-двух специалистов достаточно для организации качественной работы на предприятии, а преимущества, получаемые организацией-кредитором, трудно переоценить. К ним можно отнести:
• более высокую степень защищенности кредитора от действий недобросовестных заемщиков;

• реальную возможность использования векселей, выданных заемщиками, в качестве платежных средств либо в качестве залоговых инструментов предприятием-кредитором;

• понятную, прозрачную и стандартизованную процедуру продажи дебиторской задолженности в случае необходимости.