МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГРОЗНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени академика М.Д. МИЛЛИОНЩИКОВА
РЕФЕРАТ
По дисциплине: *********
На тему: Базы данных
Выполнил: *******
Руководитель: *****
Грозный 2013г.
Содержание
Введение………………………………………………………………………..…....2
1.1. Основные понятия……… ………………..…………….....................................3
1.2 Таблицы. Создание таблиц………………………...……..………....…..............4
1.3 Запросы. Создание запросов…………………………………..……….…….....8
1.4 Форма. Создание формы………………………………………..….……...…...10
1.5. Отчет. Создание отчета…………………………………….…......……….......12
Заключение………………………………………………………….…..….……...13
Список литературы………………………..……………………………….……..14
Введение
База данных — это средство сбора и организации информации. В базах данных могут содержаться сведения о людях, продуктах, заказах и т. д. Многие базы данных изначально представляют собой список в текстовом процессоре или электронной таблице. По мере того как список разрастается, в нем накапливаются излишние и противоречивые данные. В форме списка эти данные становится все труднее понять, а возможности поиска или извлечения подмножеств данных для просмотра весьма ограничены. Когда возникают подобные проблемы, полезно перенести информацию в базу данных, созданную с помощью системы управления базами данных (СУБД), например Office Access 2007.
Компьютерная база данных представляет собой хранилище объектов. В одной базе данных может содержаться несколько таблиц. Например, система складского учета, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна, содержащая три таблицы. В базе данных Access таблицы сохраняются в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули, если только база данных не предназначена специально для использования данных или кода из другого источника. Базы данных, созданные в формате Access 2007, имеют расширение имени файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение MDB. Приложение Access 2007 можно использовать для создания файлов в более ранних форматах файлов
1.1. Основные понятия
Система управления базами данных (СУБД) - это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, введения и совместного использования БД многими пользователями.
СУБД предназначена для выполнения следующих задач:
обеспечение работы пользователя (оператора) по извлечению и модификации данных;
обеспечение одновременного доступа нескольких пользователей к БД;
предоставление возможности выполнения административных действий по поддержанию работоспособности информационной системы;
обеспечение идентификации и разграничения прав доступа разных пользователей к различным данным;
обеспечение целостности и непротиворечивости данных в случае аппаратных и программных сбоев;
- защита данных от несанкционированного доступа.
Базы данных, созданные в формате Access 2007, имеют расширение имени файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение MDB.
Приложение Access предоставляет следующие возможности:
добавление новых данных в базу данных (например, новой позиции в складскую опись);
изменение существующих данных в базе данных (например, изменение текущего размещения позиции на складе);
удаление сведений (например, если позиция продана или отбракована);
организация и просмотр данных различными способами;
совместное использование данных посредством отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.
1.2. Таблицы. Создание таблиц
Таблица - это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.
1 Запись или строка
2 Поле или столбец
База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки. В простой базе данных, такой как список контактов, можно использовать всего одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.
Создание новой таблицы в новой базе данных
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Создать.
В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.
Нажмите кнопку Создать
Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
Задание типа данных
На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните Тип данных.
Выберите нужный тип данных
В следующей таблице описаны типы данных, используемые для полей в Office Access 2007.
Тип данных
|
Хранит
|
Размер
|
Текстовый
|
Алфавитно-цифровые знаки
Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара).
|
До 255 знаков.
|
Поле МЕМО
|
Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст.
Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом.
|
До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
|
Числовой
|
Числовые значения (целые или дробные).
Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).
|
1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации).
|
Дата/время
|
Даты и время.
Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.
|
8 байт.
|
Денежный
|
Денежные значения.
Используется для хранения денежных значений (валюты).
|
8 байт.
|
Счетчик
|
Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Office Access 2007 при добавлении записи.
Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных «Счетчик» числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно.
|
4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации.
|
Логический
|
Логические значения.
Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например
«Да» и «Нет» или True и False.
|
1 бит (8 бит = 1 байт).
|
Поле объекта OLE
|
OLE-объекты или другие двоичные данные.
Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.
|
До 1 Гбайт.
|
Вложение
|
Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.
Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.
|
Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.
|
Гиперссылка
|
Гиперссылки.
Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.
|
До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
|
Мастер подстановок
|
Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок.
Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.
|
На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца.
На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.
|
Сохранение таблицы
После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.
1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.
-или-
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Сохранить в контекстном меню.
-или-
Нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
2.При первом сохранении новой таблицы введите ее имя и нажмите кнопку ОК.
1.3. Запросы. Создание запросов
Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц.
Создание простого запроса.
Запросы с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска, будем коротко называть простым запросом. При создании простого запроса условие отбора записывается в соответствующий столбец бланка запроса. Например, если надо отобрать информацию о конкретном сотруднике, то в столбец "ФИО" в строке "условие отбора" надо записать ФИО данного сотрудника.
Запрос на удаление
При выборе «запроса на удаление» в бланке запроса в строке «Условие отбора», также как и в запросах на выборку, задается условие. Записи, удовлетворяющие условию, будут удалены из базы данных. Для того, чтобы быть уверенным, что запрос задан, верно, и, как следствие, удаляться именно те записи, которые необходимо, рекомендуется сначала задать запрос на выборку, посмотреть полученный результат, а затем изменить тип, запроса, выбрав «запрос на удаление». Если в «запросе на удаление» не задано никаких условий отбора, то из таблицы удалятся все записи.
Запрос на добавление
Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц (он аналогичен команде APPEND FROM в dBase).
Для задания запроса такого типа надо сначала создать запрос, содержащий таблицу, записи из которой необходимо добавить в другую таблицу. Затем в режиме конструктора запроса надо нажать стрелку рядом с кнопкой «Тип запроса» на панели инструментов и выбрать команду «Добавление» (либо выбрать соответствующую позицию в меню «Запросы»). На экране появится диалоговое окно "Добавление". В поле "ИМЯ ТАБЛИЦЫ" надо ввести имя таблицы, в которую необходимо добавить записи.
Запрос на создание таблицы
Запрос на создание таблицы фактически означает запоминание результата запроса в таблице. Чтобы использовать такую возможность надо создать запрос, результат которого следует поместить в новую таблицу. Затем в режиме конструктора запроса надо выбрать «Тип запроса» - «Создание таблицы».
На экране появится диалоговое окно «Создание таблицы»
В поле «ИМЯ ТАБЛИЦЫ» надо ввести имя таблицы, в которую будут переноситься данные.
Запрос на обновление.
Используя этот тип запроса, можно изменить в базовой таблице группу блоков данных, отобранную на основе определенных критериев:
Создайте новый запрос (Кнопка «Создать с помощью конструктора»).
Выберите таблицу, данные в которой будут обновлены.
Укажите поля, значения которых будут изменяться и которые служат в
качестве условия отбора.
Проверьте правильность выбора данных в режиме Таблица.
Вернувшись в режим Конструктора, выберите команду
Запрос►Обновление.
В появившемся бланке запроса в строке «Обновление» в соответствующих
столбцах задайте новые значения полей таблицы.
Выполните запрос (Запрос►Запуск).
Нажмите кнопку ОК в появившемся специальном диалоговом окне, в
котором сообщается, сколько записей будет обновлено.
1.3. Форма. Создание формы
Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.
Создание формы с помощью инструмента «Форма»
При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.
Использование инструмента «Форма» для создания новой формы
В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.
Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных.
Сохранение формы
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить.
Можно также нажать кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или комбинацию клавиш CTRL+S.
Если форме еще не присвоено имя, введите имя в поле Имя формы, а затем нажмите кнопку ОК.
2.4. Отчет. Создание отчета
Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати. Для того чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, надо
• щелкнуть по вкладке Отчеты;
• кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных;
• щелкнуть по кнопке Просмотра.
Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Создание отчета с помощью средства «Отчет»
Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.  Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
Заключение
Основывая же проектирование БД на текущих и предвидимых приложениях, можно существенно ускорить создание высокоэффективной информационной системы, т.е. системы, структура которой учитывает наиболее часто встречающиеся пути доступа к данным. Поэтому прикладное проектирование до сих пор привлекает некоторых разработчиков.
Основная цель проектирования БД – это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте
Список использованной литературы:
Базы данных, Учебник для высших учебных заведений, под редакцией проф. А.Д. Хомоненко, Санкт-Петербург, КОРОНА принт, 2000
Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении. Учебник. Второе издание. СПб. Издательство Михайлова, 2001
Архитектура Microsoft Windows для разработчиков. Учебный курс, Москва, издательский отдел «Русская редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.», 1998
Пол Киммел, Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа, Москва, издательский дом «Вильямс», 2000
|
