Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с
Скачать 1.09 Mb.
|
Таблица 2. Универсальные ИТ
Наиболее известными ИТ, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами. В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа. Иллюстративный материал – важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ. Наиболее разнообразны и многофункциональны ИТ, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам. Для организации хранения объемных документов или для организации архивного хранения используются технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Использование подобных программ дает не только возможность значительно экономить дисковое пространство на компьютере, но и быстро передавать большое количество документов при их пересылке по электронной почте или передаче на дискетах. Наиболее распространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar. Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа FineReader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения. Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей [Вовкотруб 2000: 6]. Особое место среди универсальных ИТ занимают сетевые информационные технологии, обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечивается посредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную часто применяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, а глобальную – для передачи и приема информации от территориально-удаленных центров. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу в нем, чаще всего является Internet Explorer. На основе сетевых ИТ реализуются оперативные средства связи, такие как: электронная почта и факсимильная связь. 1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:
Комплексные системы ориентированы на создание единого информационного пространства на предприятии, в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременным условием функционирования таких систем , как заметила В.И. Андреева, является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия [Андреева 1994: 52]. Актуальность внедрения таких систем обусловлена следующим. ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становиться еще более актуальным. К основным проблемам, возникающим при этом, можно отнести: - потеря целостной картины происходящего у руководства; - нарушение слаженного механизма деятельности структурных подразделений и, как следствие, падание качества обслуживания клиентов, способности поддерживать внешние контакты; - снижение производительности труда, а из-за возникновения ощущения недостатка в ресурсах – неоправданный рост штата. Решение указанных проблем в масштабах крупной организации на основе автоматизации отдельных рабочих мест секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя – не всегда эффективно. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями организации; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных работ. По отношению к задачам делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию: - делопроизводства в целом; - только документооборота; - только архивных и поисковых функций; - контроля и учета документов. Отличительным свойством универсальных систем является их возможность решения большого количества задач делопроизводства. Д.Л. Куциняк в своей статье выделяет следующие универсальные свойства системы: 1) открытость – возможность добавления новых функций и расширения уже имеющихся; 2) иерархическая система хранения документов с неограниченным количеством уровней вложенности папки в папку реализована во всех системах. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок. В ряде систем расширены возможности хранения за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы); 3) маршрутизация документов осуществляется специальными моделями систем, отвечающими за документооборот. Используется свободная и жесткая маршрутизация документов. В первом случае любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы. Однако маршрут может изменяться при выполнении каких-либо заранее заданных условий; 4) наличие средств разграничения полномочий и контроль за доступом к документам; 5) автоматическое отслеживание версий и подверсий документов; 6) наличие утилит для просмотра документов разного формата; 7) возможность аннотирования документов; 8) поддержка различных клиентских программ [Куциняк 2003: 18-23]. Система автоматизации делопроизводства может быть реализована как в виде самостоятельной разработки, так и в виде специальных модулей в составе корпоративных информационных систем предприятия. Выбор системы комплексной автоматизации делопроизводства относится к компетенции делопроизводственных служб. Учитывая, что на рынке программного обеспечения в настоящее время представлено множество продуктов, относящихся к классу систем комплексной автоматизации, как зарубежных, так и отечественных производителей, задача выбора становиться значительно сложнее. Специалисты считают, что при принятии решения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками систем на предмет удовлетворения поставленных требований. Таким образом, можно выделить несколько групп требований: - бизнес-требования; - требования к программному обеспечению. Первая группа содержит описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам. Несмотря на разнообразие комплексных систем автоматизации ДОУ, их основу формируют следующие типовые информационные технологии, выделенные Г.Ю. Максимовичем:
На сегодняшний момент такое распределение систем достаточно условно, так как последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например платформа Lotus Domino. 1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД) Для решения тех проблем, которые указанны выше, крупные предприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения, прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем. Корпоративная информационная система (КИС) - система, пользователем которой может быть только ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников корпоративной информационной системы. Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами. Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:
Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции, обобщенные Л.А. Сысоевой:
- регистрация документов - рассылка - постановка на контроль исполнения - контроль версий - полнотекстовый поиск - ведение контрольных журналов - работа с шаблонами - уведомление об изменениях и другие.
- средства защиты и шифрования промышленного уровня - полномасштабные средства идентификации пользователей - средства RSA и SSL
Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36]. 1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами) Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность. Системы электронного управления документами включают: 1) системы электронного документирования (делопроизводства); 2) системы электронного документооборота; 3) корпоративные системы электронного управления документами. Первые системы управления документами строились как вертикальные приложения и были предназначены для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:
Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов. Таблица 3. Классификация систем электронного управления документами
1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы: Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие. 2. Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем. Следует отметить, что платформа IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной работы» (ICE — Integrated Collaborative Environment),где также представлены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru]. Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде. Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2. 1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД Для проведения анализа использования и внедрения автоматизированных технологий в области управления документами целесообразно разделить все структурные подразделения организации на функциональные группы (например):
Затем выделим основные автоматизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структурных подразделений. Административные подразделения: • функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды, автоматизирующие базовые бизнес-процессы и обеспечивающие поддержку функций управления ими;
• автоматизированная система по учету кадров (Управление кадрами);
Эксплуатационно-технические подразделения:
Социально-бытовые подразделения: • функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;
Базовая программная платформа. В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причинами.
Базовая архитектура решения. Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:
Программные платформы. Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino. Функциональные подсистемы общекорпоративной системы электронного управления документами могут быть реализованы на любой платформе, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных. Предполагаемые этапы выполнения работ. Этап 1. Аналитический (анализ требований) Основные задачи этапа:
Таблица 4. Примерная таблица работ
Этап 2. Проектно-технологический Основные задачи этапа:
Этап 3. Внедрение системы Основные задачи этапа:
1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47]. Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели: - единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами; - объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; - использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее; - обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов. Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны. Глава 2. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Курсоваяработ а по курсу: “ Базы данных и экспертные системы ” Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с | | Учёт реализации товаров и анализ товарооборота торговой организации Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с |
| Дипломная работа на тему: Учет основных средств и анализ эффективности их использования Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с | | Реферат Тема дипломной работы «Технико-экономический анализ строительного... Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с |
| Пояснительная записка к дипломной работе на тему: «Система автоматизированного... Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с | | Пояснительная записка к дипломной работе на тему: «Система многомасштабного... Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с |
| Дипломная работа «Микробиология кисломолочных продуктов детского... Авторское выполнение научных работ на заказ. Контроль плагиата, скидки, гарантии, прямое общение с | | Нашої дипломної роботи “Психологічна готовність дитини до школи та... Грамотное и качественное выполнение всех видов научных работ. Скидки, оригинальность, контроль плагиата, прямое общение с |
 | Курсовая работа На тему: «Анализ оборудования и программных средств,... Грамотное и качественное выполнение всех видов научных работ. Скидки, оригинальность, контроль плагиата, прямое общение с | | Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок Разработка и применение групповых методов обучения на уроках английского языка 20 |
| Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок I. Переосмысление политической истории советской зоны оккупации/гдр в объединенной Германии | | Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок Состав и оснащение группы спецназа при поиске и ликвидации нвф в горно-лестистой местности 7 |
| Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок Конституционное (государственное) право зарубежных стран: Рабочая программа для подготовки бакалавров по специальности 030500. 62... | | Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок Необходимость внедрения информационных технологий объясняется усложняющейся системой отчетности, требованиями статистических органов,... |
| Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок А9: Дать характеристику предложению: Экипаж мягко катился по белому шоссе, мы молчали, глядя на блестевшую тусклым золотом равнину... | | Авторское выполнение научных работ любой сложности грамотно и в срок Форма обучения – очная, заочная, заочная (сокращенная) на базе высшего образования, очно-заочная (вечерняя) сокращенная на базе среднего... |
