Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере

Скачать 3.29 Mb.

Название	Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере
страница	9/33
Дата публикации	15.08.2013
Размер	3.29 Mb.
Тип	Документы

100-bal.ru > Информатика > Документы

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 33

Информационно-справочная работа

В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.

Современные СУБД (системы управления базами данных) позволяют составлять запросы и, соответственно, получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке. Как правило, это входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры, либо, для классифицируемых значений, выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где (у кого) находится; стадия исполнения (подготовки); результат исполнения; место хранения (для исполненных документов).
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора/корреспондента; все документы автора по конкретному вопросу; все документы автора за определенный период.
По региону: стране; области; городу.

При поиске конкретных документов или группы документов могут указываться следующие реквизиты:

входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних – подписания документа, от и до);
регион, по которому ведется поиск (страна, область);
организация (Корреспондент/Адресат);
содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Условия поиска формируются как сочетание заполненных полей карточки, аналогично регистрационной, т.е. при заполнении нескольких полей будут найдены документы, соответствующие всем указанным параметрам.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости – по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска конкретного неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий – полученный по электронной почте, факсу, либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний – подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой принтера у фирмы «Орион», то осуществляется поиск по словам «принтер» и «Орион».

Примером программы, осуществляющей регистрацию и контроль исполнения документов, является программа Делопроизводство-2000.

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 33

Похожие:

	Пояснительная записка курс по выбору «Делопроизводство в народном образовании» Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел...		Рабочая программа электронный документооборот и делопроизводство Электронный документооборот и делопроизводство / авт сост. Корец В. В. – Спб.: Ивэсэп, 2012
	О. П. Еланцева делопроизводство коммерческой организации О. П. Еланцева. ДелопроизводстВо коммерческих организации. Учебно-методический комплекс для студентов направления 032001. 65 «Документоведение...		Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» составлен на основе базовой программы «Делопроизводство и документационное обеспечение...
	Представление графической информации в компьютере Цель: сформировать у учащихся представление о том, как кодируется в компьютере графическая информация		Программа по элективному курсу «Делопроизводство с использованием... На втором этапе обучения в 10-х классах учащиеся, занимавшиеся по данному курсу «Делопроизводство с использованием компьютерных технологий»...
	В. Н. Ишков, О. П. Коломийцев, С. В. Кузин, В. Д. Кузнецов, А. И. Осин Коломийцев, С. В. Кузин, В. Д. Кузнецов, А. И. Осин Исследование влияния солнечной активности на верхнюю атмосферу Земли по измерениям...		Учебно-методическое пособие по дисциплине «делопроизводство в кадровой службе» Вражнова М. Н. Учебно-методическое пособие по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе». – М.: Мади (гту), 2009. – 35 с
	Тесты на компьютере. (Два ученика выполняют тест на компьютере) определить... Спп с несколькими придаточными, знаки препинания в сложных предложениях, грамматическую основу в сложных предложениях		Программы, работающие на компьютере, можно разделить на три категории: прикладные программы Вы сможете работать на своем компьютере. От выбора ос зависят также производительность Вашей работы, степень защиты Ваших данных,...
	25 апреля 2014 года обучающиеся школы ВерхутинаТатьяна, 6 а кл.,... ВерхутинаТатьяна, 6 а кл., Малышева Валерия, 8 кл., Кузнецов Александр, 8 кл с педагогами школы Саморуковой Светланой Евгеньевной...		Тематическое планирование по курсу «Технология» («Делопроизводство... Календарно – тематическое планирование по курсу «Технология» («Делопроизводство в Республике Казахстан») для 10 класса
	Сценарий тестирования 1 Изучить «Руководство пользователя DocsVision 1» (Разделы: Платформа; Делопроизводство)		Учебник Аннотация Изучить «Руководство пользователя DocsVision 1» (Разделы: Платформа; Делопроизводство)
	Рабочая программа дисциплины б дв «Делопроизводство» Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования		Рабочая программа дисциплины ен. В. 03 Делопроизводство Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования 17. 03. 2000г

Школьные материалы