Основы работы в Microsoft Word
Возможности Microsoft Word
Наиболее популярным программным обеспечением являются текстовые процессоры и редакторы, которые позволяют создавать документы и тексты с использованием всевозможных рисунков, формул, таблиц, графиков и диаграмм. Microsoft Word является одним из самых мощных текстовых процессоров и имеет одинаковые элементы интерфейса с другими приложениями Windows, что позволяет меньше затрачивать времени на изучение интерфейса, сосредотачивая усилия на функциональных возможностях.
Элементы управления в Microsoft Word
При загрузке программы Word разворачивается стандартное окно приложений Windows (рис. 1).
 Рис. 1. Вид окна текстового процессора Word
Стандартные элементы окна программы Word:
Заголовок – содержит кроме названия программы (Microsoft Word) название текущего документа.
Меню – совокупность команд, упорядоченных в группы – подменю.
Панели инструментов – совокупность кнопок команд, дублирующих команды меню. Панель инструментов устанавливается или убирается из области окна с помощью команды Панели инструментов меню Вид. Их можно перемещать и произвольно располагать на экране. Вызвать необходимую панель инструментов можно с помощью контекст-но-зависимого меню, щелчком правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов или меню. Затем выбираются необходимые панели инструментов Обычно установлены панели инструментов Cтандартная и Форматирование.
Строка состояния (статусная строка) отображает следующую информацию: число страниц, число разделов, номер текущей страницы и количество страниц в документе.
Линейки разметки могут отсутствовать. Для отображения линейки разметки на экране используется команда Линейка из меню Вид.
Команды создания, сохранения, открытия и закрытия документа
Создание документа
Все созданные документы представляют собой файл на диске и располагаются в какой-либо папке. Создание документа можно осуществить несколькими способами:
1. Необходимо выбрать из меню Файл команду Создать. На экране разворачивается диалоговое окно Создание документа, в котором под заголовком Создание необходимо выбрать Новый документ (рис. 2).
Рис. 2. Диалоговое окно Создание документа
2. С помощью мыши на панели инструментов Стандартная нажать кнопку  (Создать).
3. Нажатием клавиш Ctrl+N.
Сохранение документа
Для сохранения документа в виде файла необходимо выбрать из меню Файл команду Сохранить (рис. 3). На экране разворачивается диалоговое окно Сохранение документа, в котором сначала выбираем диск и папку, в которую хотим сохранить наш документ. Для этого используем поле Папка. Нажатием стрелки справа вызываем список дисков и папок. Выбираем необходимые диск и папку (двойное нажатие левой кнопки мыши).
Рис. 3. Диалоговое окно Сохранение документа
Для перехода в папку, расположенную на один уровень выше (по иерархии), можно использовать кнопку Переход на один уровень вверх  , расположенную справа от поля Папка
. В поле Имя файла необходимо ввести имя сохраняемого документа, расширение .doc, указывающее на тип файла, можно не вводить – оно добавляется к имени автоматически. В поле Тип файла должно стоять Документ Word. После задания имени и типа файла можно нажать на кнопку Сохранить. Документ можно сохранять и в другом формате. Для этого в поле Тип файла выбирается необходимый формат сохранения документа: Шаблон документа (.dot), Текст в формате RTF (.rtf), Обычный текст (.txt) и др.
В окне Сохранение можно выполнять и ряд других команд, рассмотрим их. Для создания новой папки необходимо нажать кнопку Создать папку  . Правее расположена кнопка Представления  , при нажатии на стрелку появляется меню с режимами отображения объектов внутри окна:  Мелкие значки (расположение файлов и каталогов будет в виде мелких значков);  Таблица;  Свойства;  Просмотр (просматривается содержимое выбранного в левом окне документа).
Если документ уже был записан, то команда Сохранить как… позволяет сохранить документ с новым именем или в новом месте, то есть можно таким образом создать новую версию документа, а команда Сохранить просто записывает изменения в старом файле (перезаписывает файл). Ее можно выполнить также, нажав на кнопку Сохранить  на панели инструментов Стандартная или нажав клавиши Ctrl+S.
Закрытие документа
Если создание документа завершено, и он сохранен, его необходимо закрыть. Закрытие окна документа можно произвести, выбрав команду Закрыть из меню Файл, либо нажав Ctrl+W, или нажав на кнопку Закрыть окно в правом верхнем углу окна Word (рис. 4)
Рис. 4. Системные кнопки
Открытие документа
Для редактирования или просмотра документа его необходимо открыть. Выбираем команду Открыть из меню Файл, либо нажимаем Ctrl+O, либо щелкаем один раз левой кнопкой мыши на кнопке  на панели инструментов Стандартная. При этом появится окно Открытие документа, которое похоже на окно Сохранения документа.
Эффективная работа с документами
Просмотр документов
Режим Предварительный просмотр используется для просмотра окончательного вида документа перед печатью. Этот режим можно запустить кнопкой  на панели инструментов Стандартная.
Изменение масштаба документа
В Word имеется возможность управлять масштабом документа на экране. Для этого используется команда Масштаб… из меню Вид. С помощью нее можно увеличить или уменьшить изображение документа на экране (на самом деле, размер объектов документа не изменяется) (рис. 5). Для отмены выполненной операции используется кнопка Отменить ввод на панели инструментов Стандартная.
Команду Масштаб можно запустить и с панели инструментов Стандартная кнопкой  .
Выделение фрагмента текста
Чтобы применить команды форматирования к определенному фрагменту текста, необходимо его предварительно выделить. Выделение текста можно производить двумя способами.
Рис. 5. Диалоговое окно Масштаб
Выделение мышью.
навести курсор мыши на один из концов фрагмента текста, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, вести к другому концу фрагмента;
двойной щелчок левой кнопкой мыши на слове приводит к его выделению;
тройной щелчок левой кнопкой мыши на абзаце приводит к выделению абзаца.
Выделение клавишами.
для выделения текста щелкнуть левой кнопкой мыши в один из концов фрагмента текста и при нажатой клавише Shift с помощью клавиш управления переместиться к другому концу;
для выделения прямоугольного фрагмента текста можно нажать клавиши Ctrl+Shift+F8, а затем выделить прямоугольный фрагмент текста с помощью клавиш управления;
для выделения всего текста документа можно использовать клавиши Ctrl+A.;
для выделения предложения нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее, нажать левую кнопку мыши.
Подготовка к печати документов
Чтобы в Word напечатать документ, необходимо выбрать команду Печать… из меню Файл. При этом появится диалоговое окно (рис. 6).
Рис. 6. Диалоговое окно Печать
В поле Имя в рамке Принтер можно выбрать принтер, который установлен в системе. С помощью кнопки Свойства можно изменить его настройки (качество вывода текста, графики, установить экономичные режимы печати). В рамке Страницы можно с помощью переключателей установить выводимые на печать страницы: все, текущая, номера, выделенный фрагмент. С помощью списка Включить можно указать, какие страницы выводить: все страницы диапазона, четные страницы, нечетные страницы. В рамке Копии задается число копий. Флажок Разобрать по копиям позволяет установить очередность печати копий. Кнопка Параметры позволяет задать параметры при выводе на печать. Кнопка ОК начинает печать.
Создание и редактирование документов
Установка полей страницы, выбор размера бумаги
Для выбора нужного формата бумаги, для установки необходимых полей и других параметров экрана служит команда Параметры страницы… из меню Файл (рис. 7).
На вкладке Поля можно указать размер полей (левое, правое, верхнее, нижнее). Также можно установить зеркальные поля (для четной и нечетной страницы), которые устанавливаются при печати на обеих страницах листа. На данной вкладке можно задать ориентацию бумаги – книжную или альбомную.
Размер полей можно указывать с помощью линеек разметки. Для этого необходимо подвести указатель мыши к какой либо границе на линейке разметки, затем нажать левую кнопку мыши (при этом появится пунктирная граница) и, перемещая мышь, изменить размер соответствующего поля:  , отпустить кнопку мыши.
Рис. 7. Диалоговое окно Параметры страницы
На вкладке Размер бумаги можно указать нужный размер бумаги. Размер бумаги (ширина и высота) может задаваться в пределах от 0.26 до 55.87 см. Стандартные форматы (А3, А4, А5 и т. д.) имеются в списке области Размер бумаги.
Поиск и замена текста
Для поиска и замены текста используется команда Поиск из меню Правка. При выборе команды поиск разворачивается диалоговое окно Найти и заменить (рис. 8).
Рис. 8. Диалоговое окно Найти и заменить
Вкладка Найти используется только для поиска текста. В поле Найти вводится искомый текст. В диалоговом окне также содержатся следующие режимы:
Больше – отображение или скрытие дополнительных параметров поиска (рис. 9);
Найти далее – продолжение поиска фрагмента указанного текста.
Вкладка Заменить используется для поиска текста и его замены на новый текст. При этом в поле Найти вносится искомый текст, а в поле Заменить вносится текст другого содержания. В диалоговом окне также содержатся следующие дополнительные команды:
Заменить – замена выделенного искомого текста и переход к следующему его вхождению;
Заменить все – замена всех вхождений искомого текста;
Выделить все элементы найденные в – выделяет все вхождения искомого текста;
Формат – позволяет найти текст, который имеет определенные характеристики (цвет, начертание, размер и т. д.).
Рис. 9. Отображение дополнительных параметров поиска
Редактирование документов
К приемам редактирования документов можно отнести расстановку переносов, проверку правописания и исправление ошибок.
Для расстановки переносов в тексте документа необходимо из меню Сервис выбрать строку Язык, затем команду Расстановка переносов. Откроется диалоговое окно (рис. 10), в котором устанавливаются параметры установки переноса слов.
Рис. 10. Диалоговое окно Расстановка переносов
По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки – зеленой волнистой линией. Для включения автоматической проверки орфографии и грамматики необходимо:
В меню Сервис выбрать команду Параметры, а затем открыть вкладку Правописание.
Установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику.
Для выполнения исправления ошибок щелкнуть правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое волнистой зеленой или красной линией, а затем выбрать предложенный вариант или соответствующую команду:
для автоматического исправления орфографии без подтверждения каждого исправления можно использовать автозамену;
можно указать, чтобы при проверке правописания Word пропускал такие слова, добавив в основной словарь варианты, начинающиеся со строчной буквы.
Также можно на панели инструментов Стандартная нажать кнопку Правописание. При нахождении ошибки правописания внести соответствующие изменения в диалоговом окне Правописание (рис. 11).
Рис. 11. Диалоговое окно Правописание
Орфографические и грамматические ошибки можно исправлять непосредственно в документе, не закрывая диалоговое окно Правописание. Внести в документ нужное исправление, а затем нажать кнопку Возобновить в диалоговом окне Правописание.
Перемещение и копирование текста
Перемещение и копирование текста, предварительно выделив его, можно выполнить с помощью стандартных способов копирования:
Для копирования текста из меню Правка выбрать команду Копировать (текст помещается в буфер обмена), выбрать на странице место вставки копируемого текста и затем команду Вставка. Эти команды можно запускать из контекстно-зависимого меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши на копируемом тексте.
Можно копировать текст, используя кнопки команд Копировать, затем Вставить на панели инструментов Стандартная.
Копирование с помощью мыши осуществляется одновременным нажатием клавиши Ctrl и левой кнопкой мыши на копируемом тексте. Удерживая кнопку мыши, перемещаем ее (возле указателя мыши появляется прямоугольник со значком плюса), отпустив в месте вставки копии текста.
Операция перемещения выделенного фрагмента текста или другого объекта выполняется подобно копированию, но вместо команды Копировать выбрать команду Вырезать. И при перемещении с помощью мыши используется только кнопка мыши.
Оформление документов
Команды форматирования шрифта
Для форматирования текста можно использовать панель инструментов Форматирование или команду Шрифт… из меню Формат. Рассмотрим диалоговое окно команды Шрифт…, которое содержит несколько вкладок (рис. 12).
На вкладке Шрифт можно установить имя шрифта в списке Шрифт. Шрифт можно изменять с помощью поля со списком  на панели инструментов Форматирование.
В списке Начертание устанавливается необходимое начертание шрифта. Начертание можно менять с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование:  – полужирное начертание,  – курсив.
Рис. 12. Диалоговое окно команды Шрифт
В списке Размер можно установить размер шрифта из списка, либо в поле над списком ввести размер с клавиатуры. Установить размер можно также с помощью поля со списком  на панели инструментов Форматирование. В списке Цвет можно установить необходимый цвет текста. Цвет текста Авто позволяет задать цвет тексту автоматически. По умолчанию цвет текста – черный. Цвет можно установить с помощью кнопки со списком  на панели инструментов Форматирование. Вкладка интервал позволяет изменить расстояние между символами, масштаб символов и установить смещение символов (рис. 13).
Рис. 13. Вкладка Интервал
Команды форматирования абзаца
Для определенного расположения текста на странице используют стандартные типы выравнивания по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине. Выровнять абзац текста можно с помощью команды Абзац из меню Формат (рис. 14).
Рис. 14. Диалоговое окно команды Абзац
Для выравнивания по левому краю необходимо в диалоговом окне из списка Выравнивание выбрать по левому краю. Либо нажать кнопку  на панели инструментов Форматирование.
Для выравнивания по центру необходимо выбрать по центру. Либо нажать кнопку  на панели инструментов Форматирование.
Для выравнивания по правому краю необходимо выбрать по правому краю. Либо нажать кнопку  на панели инструментов Форматирование.
Для выравнивания по ширине необходимо выбрать по ширине. Либо нажать кнопку  .
В диалоговом окне в рамке Отступ задаются отступы слева и справа абзаца от края листа, а также отступ первой строки. В области Интервал можно установить интервал между строчками абзаца в списке Междустрочный, а также интервал перед абзацем и после абзаца.
Работа с таблицами и графикой
Создание простой таблицы
Для создания простой таблицы (с регулярным размером ячеек) необходимо выполнить следующее: Выбрать место вставки таблицы. Нажать кнопку Добавить таблицу  на панели инструментов Стандартная. Перемещать указатель мыши, удерживая левую кнопку, по сетке, пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов.
Для создания таблицы можно использовать команду Вставить Таблица из меню Таблица. При этом на экране разворачивается меню Вставка таблицы (рис. 15). С помощью полей со счетчиками Число строк и Число столбцов задается размер таблицы. Можно в области автоподбор ширины столбцов установить режимы: постоянная, по содержимому, по ширине окна. С помощью диалогового окна, вызываемого кнопкой Автоформат…, устанавливается необходимый формат таблицы.
Создание сложной таблицы
Для создания сложной таблицы необходимо выполнить следующее: выбрать место создания таблицы. Нажать кнопку Таблицы и границы  на панели инструментов Стандартная. При этом появится панель инструментов Таблицы и границы (рис. 16). На панели инструментов нажать кнопку Нарисовать таблицу  . Указатель мыши изменится на перо. Для создания таблицы необходимо сначала нарисовать прямоугольник, а затем столбцы и строки таблицы. Для этого указатель мыши установить там, где будет расположен один из углов прямоугольника и, удерживая нажатой левую кнопку, перемещать указатель к противоположному углу предполагаемого прямоугольника. Отпустить кнопку мыши.
Рис. 15. Диалоговое окно Вставка таблицы
Для удаления линии между ячейками нажать кнопку Ластик  на панели инструментов Таблицы и границы, а затем протащить ластик по удаляемой границе, которая предварительно выделится жирной линией (см. рис. 16).
Рис. 16. Панель инструментов Таблицы и границы
Выделение элементов таблицы
Рассмотрим способы выделения элементов таблицы:
Для выделения ячейки необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши справа от левой границы ячейки (указатель мыши примет вид черной стрелки, указывающей в правый верхний угол).
Для выделения строки щелкнуть левой кнопкой мыши слева от левой границы строки (указатель мыши примет вид белой стрелки, указывающей в правый верхний угол):  .
Для выделения столбца щелкнуть левой кнопкой мыши возле верхней границы столбца таблицы (указатель мыши примет вид черной стрелки, указывающей вниз)  .
Для выделения нескольких ячеек, строк или столбцов перемещать указатель мыши при нажатой кнопке мыши через ячейку, строку или столбец.
Объединение, разбивка, удаление, добавление ячеек
Чтобы объединить или разбить ячейки, нужно выделить их, а затем выбрать команды Объединить ячейки  или Разбить ячейку  из меню Таблица или аналогичные кнопки на панели инструментов Таблицы и границы.
Для добавления столбца в таблице необходимо выделить столбец, перед которым нужно вставить еще один, и выбрать из меню Таблица строку Вставить, затем команду Добавить столбцы. Подобным же образом добавляется строка. Для удаления ячеек из таблицы необходимо выделить нужные ячейки и выбрать из меню Таблица команду Удалить, с помощью которой можно удалить: столбцы, строки, ячейки.
Форматирование таблицы
Для форматирования таблицы необходимо выделить ее, для текста в таблице можно использовать те же команды, что и для форматирования обычного текста. Высоту и ширину ячеек можно изменить с помощью мыши. Необходимо навести указатель мыши на границу между ячейками, при этом он примет вид  (для перемещения вверх/вниз горизонтальной границы) или  (для перемещения влево/вправо вертикальной границы). Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещать мышь. По достижении необходимого положения граниицы отпустить кнопку мыши.
Также можно использовать команды Тип линии, Цвет границы, Внешние границы  , Цвет заливки, Выровнять текст, Выровнять высоту строк  и Выровнять ширину столбцов  из панели инструментов Таблицы и границы. Направление текста в ячейке можно изменить кнопкой Изменить направление текста  на панели инструментов Таблицы и границы. При этом меняется направление горизонтального и вертикального выравнивания, а также направление списков и отступов абзаца.
Создание изображений
Двумя основными типами изображений, используемых в документах Microsoft Word, являются графические объекты и рисунки. Несложные графические объекты в программе Word можно создавать с помощью панели инструментов Рисование (рис. 17), которую можно активизировать, нажав кнопку  на панели инструментов Стандартная.
Рис. 17. Панель инструментов Рисование
Для создания какого-либо объекта необходимо нажать соответствующую кнопку на панели инструментов Рисование (например, Прямоугольник ), затем щелкнуть в месте вставки рисунка (появится область Создание рисунка) и, удерживая левую кнопку мыши, протянуть изображение объекта. В созданный объект можно вставлять надписи , устанавливать цвет заливки, цвет линий , создавать объем и т. п. Для выбора нескольких объектов используется команда Выбор объектов . К выбранным объектам можно применить различные действия, которые отображены в списке (рис. 18).
Рис. 18. Содержание списка Действия
В появившемся списке можно выбрать команды:
Группировать – группирует отдельные объекты рисунка в один объект;
Разгруппировать – объект, состоящий из нескольких элементов, разбивается на отдельные объекты;
Порядок – позволяет изменять расположение объектов согласно режимам в списке (рис. 19);
Рис. 19. Содержание списка Порядок
Повернуть/отразить – поворачивает объект влево или вправо на 90 или отображает его зеркально.
Для использования автофигур в рисунке на панели инструментов Рисование открываем список, в котором из соответствующей группы выбираем необходимую автофигуру. После выбора фигуры щелкнуть в области документа левой кнопкой мыши и, удерживая ее, протягивать. Появляется изображение выбранной автофигуры. Для создания теней и придания объема объекту рисунка необходимо выделить его, на панели инструментов Рисование выбрать необходимое из списка Стиль тени или Объем (рис. 20, рис. 21).
Рис. 20. Выбор стиля тени
В списке Стиль тени можно производить настройку тени (кнопка Настройка тени).
Рис. 21. Список Объем
Рисунки являются изображениями, созданными из другого файла. Они включают точечные рисунки, сканированные изображения и фотографии, а также картинки. При сохранении в виде файла точечные рисунки обычно имеют расширение .bmp. Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые кнопки панели инструментов Рисование. Для вставки файла рисунка из меню Вставка необходимо выбрать строчку Рисунок, затем команду Из файла. В развернувшемся окне найти файл рисунка, выделить его, нажать кнопку Вставить.
|
