Информационно-методический бюллетень
Скачать 1.61 Mb.
|
11.2. Формирование и оформление дел11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимается специалист, ответственный за делопроизводство. Контроль за формированием дел осуществляет руководитель специалиста, ответственного за делопроизводство. 11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов. 11.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На исполненных документах проставляется отметка "В дело № ...", дата, подпись исполнителя или должностного лица, по поручению которого документ исполнялся. При направлении документа в дело проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, номера и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителю. 11.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются отдельно от приказов о приеме, увольнении, перемещении. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Переписка группируется, как правило, за период в календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета специалистов администраций группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по всем направлениям деятельности администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 100 листов, формируются в отдельные тома. 11.2.5. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одно дело переписки. В деле подшиваются письмо-запрос, затем письмо-ответ. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. 11.2.6. В случае выхода актов главы поселения во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом специалистом, ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки в делах, заведенных на эти акты. 11.2.7. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта главы поселения, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. 11.2.8. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает комплекс работ по технической обработке (описание дела на обложке, подшивка, нумерация листов и составление заверительной подписи) и проводится специалистом администрации поселения при методической помощи и под контролем заведующей архивным отделом администрации муниципального района. 11.2.11. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 13); подшивку (переплет) дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 11.2.12. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указывается наименование администрации; индекс дела - представляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с начальником архивного отдела администрации муниципального района; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела Приморского края (до этого он проставляется карандашом). Документы постоянного и долговременного (свыше 75 лет) срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов постоянного и долговременного (75 лет) срока хранения, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в другом перечне документов, с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 11.2.13. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. |
Похожие:
 | Бюллетень Информационно – методический бюллетень архивного агентства Иркутской области, 2012, №10–96 стр | | Межрегиональная Правозащитная Группа Воронеж / Черноземье Центр Развития... Бюллетень издается при финансовой поддержке фонда Джона Д. и Кэтрин Т. МакАртуров |
| Информационно-методический бюллетень «Лидер в образовании» чикина наталья ивановна «Образование» создают новые возможности для обеспечения доступности и качества образования, повышения уровня подготовки специалистов.... | | Бюллетень новых поступлений 1 квартал 2014 г В настоящий «Бюллетень» включены книги, поступившие в отделы Научной библиотеки киц в течение I квартала. «Бюллетень» составлен на... |
| Бюллетень новых поступлений сентябрь 2013 г В «Бюллетень» включены книги и статьи из периодических изданий, поступившие в библиотеку в течение месяца. «Бюллетень» составлен... | | Бюллетень новых поступлений март 2013 г В «Бюллетень» включены книги и статьи из периодических изданий, поступившие в библиотеку в течение месяца. «Бюллетень» составлен... |
| Бюллетень новых поступлений «Бюллетень новых поступлений» Учебно-методический комплекс по дисциплине «Таможенное дело» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного... | | Бюллетень новых поступлений 2010 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... |
| Бюллетень новых поступлений 2006 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... | | Бюллетень новых поступлений 2010 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... |
| Бюллетень новых поступлений 2005 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... | | Бюллетень новых поступлений 2007 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... |
| Бюллетень новых поступлений 2006 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... | | Бюллетень новых поступлений 2004 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... |
| Бюллетень новых поступлений 2012 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... | | Бюллетень новых поступлений 2007 год В настоящий “Бюллетень” включены книги, поступившие во все отделы научной библиотеки. “Бюллетень” составлен на основе записей электронного... |
