Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА»
Кафедра “Экономика, организация и коммерческая деятельности”
"Утверждаю"
Проректор по УР и КО
_______________О.Н. Наумова
"______"_______________2012г.
Рабочая Учебная программа
дисциплины “Документационное обеспечение управления”
для студентов СПЕЦИАЛЬНОСТИ (НАПРАВЛЕНИЯ)
_100701.51 "_Коммерция (по отраслям)_"
шифр наименование
профиль подготовки _______________________________________
Лекций 18 часов
практических занятий 28 часов
Самостоятельная работа 20 часов
Всего 66 часов
зачет 4 семестр
ТОЛЬЯТТИ, 2012
Рабочая учебная программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС СПО по направлению (специальности) ____________________ г.
Автор (составитель) ст.преподаватель Торгушина Е.В.________________________________
Программа одобрена (рассмотрена) на заседании кафедры «_______________»
Протокол №____ от "___"_________2012 г.
Зав. кафедрой ______________________________
Программа одобрена на заседании НМС по __________________________________________
Протокол № _______ от «____» ____________2012г.
Председатель НМС _______________________________________________________
1. Цели освоения дисциплины
Основная цель преподавания дисциплины «Документационное обеспечение управления» - получение теоретических знаний и практических навыков в области организации делопроизводства и документооборота на торговых предприятиях.
Цель изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» определяет ее задачи:
Изучение истории развития системы государственного делопроизводства;
Ознакомление с основными профессиональными терминами и определениями документационного обеспечения управления;
Изучение нормативно-правовой базы системы ДОУ;
Изучение требований к оформлению основных видов организационно- распорядительных документов;
освоение общепринятой в мире предпринимательства стиль деловой и коммерческой корреспонденции.
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» дает студенту системное представление о работе с документацией - основном виде деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета, кадровое обеспечение и т.п.
2. Место дисциплины в структуре ООП специальности (направления)
Изучение дисциплины "Документационное обеспечение управления" базируется на знаниях основ права и этики, основ информатики в объеме средней школы, а также обще профессиональных дисциплин: экономика предприятия (организации), менеджмент, маркетинг, правовое обеспечение коммерческой деятельности. Дисциплина изучается в тесной взаимосвязи с учебным материалом других дисциплин по практическому решению задач организации документационного обеспечения коммерческой деятельности.
Знания по дисциплине приобретаются студентами в процессе проведения занятий преподавателями и в процессе самоподготовки.
Умения формируются при проведении практических и самостоятельных занятий с использованием информационных технологий.
В результате изучения дисциплины специалист должен:
уметь:
оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в т.ч. используя информационные технологии;
проводить автоматизированную обработку документов;
осуществлять хранение и поиск документов;
использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;
знать:
основные понятия: цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления;
системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию;
классификацию документов;
требования к составлению и оформлению документов;
организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение
документов, номенклатуру дел.
Изучив дисциплину, студенты могут документально оформлять управленческие решения и на современном уровне организовать работу с документами.
Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 6. Работать в коллективе и в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 12. Соблюдать действующее законодательство и обязательные требования нормативных документов, а также требования стандартов, технических условий.
ПК 2.2. Оформлять, проверять правильность составления,
обеспечивать хранение организационно-распорядительных, товаросопроводительных и иных необходимых документов с использованием автоматизированных систем.
4. Структура и содержание дисциплины
4.1. Структура дисциплины
Общая трудоемкость дисциплины составляет 58 часов.
Распределение фонда времени по семестрам, неделям и видам занятий
№
семестра
|
Число
недель
в семестре
|
Количество часов по плану
|
Количество часов в неделю
|
Самост.
работа
|
Лекции
|
Практ. занятия
|
Лабор.
работы
|
Самост. работа
|
Всего
|
Лекции
|
Практ. занятия
|
Лабор.
работа
|
Всего
|
В неделю
|
5
|
16
|
18
|
14
|
-
|
26
|
58
|
1
|
2
|
-
|
26
|
1,6
|
4.2. Содержание дисциплины
Распределение фонда времени по темам и видам занятий
№ п/п
|
Раздел
дисциплины
|
Семестр
|
Неделя семестра
|
Виды учебной работы, включая самостоятельную работу студентов
и трудоемкость (в часах)
|
Формы текущего контроля успеваемости (по неделям семестра)
Форма промежуточной аттестации (по семестрам)
|
Лекции
|
Практ. занятия
|
Лабораторные работы
|
СРС
|
1
|
Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления. Понятия «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
|
5
|
1
|
2
|
2
|
-
|
3
|
Опрос
|
2
|
История развития системы государственного документирования
|
5
|
2
|
2
|
-
|
-
|
3
|
Опрос
|
3
|
Нормативно-методическая база ДОУ. Государственная система ДОУ (документационного обеспечения управления)
|
5
|
3
|
2
|
-
|
-
|
3
|
Опрос
|
|
Основные требования к составлению и оформлению документа
|
5
|
4
|
2
|
2
|
-
|
3
|
Опрос
|
|
Общие основы деловой корреспонденции
|
5
|
5
|
2
|
2
|
-
|
3
|
Опрос
|
|
Документирование управленческой деятельности; государственные унифицированные системы документации
|
5
|
6
|
2
|
2
|
-
|
3
|
Опрос
|
|
Организация работы с документами
|
5
|
7
|
2
|
2
|
-
|
3
|
Опрос
|
|
Формирование и хранение дел
|
5
|
8
|
2
|
2
|
-
|
3
|
Опрос
|
|
Автоматизация процессов документационного обеспечения управления
|
5
|
9
|
2
|
2
|
-
|
2
|
Опрос
|
|
Итого
|
|
|
18
|
14
|
58
|
26
|
Зачет
|
4.3. Тематический план изучения дисциплины
Содержание лекционных занятий
Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления. Понятия «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
Предмет, содержание и задачи ДОУ.
Место и роль документов в управлении на современном этапе.
Классификация документов.
Понятия «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
Рекомендуемая литература: 1,2, 5, 6, 9,10,13
Тема 2. История развития системы государственного документирования .
Цель занятия: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Вопросы для изучения:
1. Делопроизводство в Древней Руси.
2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
3. Коллежское делопроизводство.
4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.
Рекомендуемая литература: 10, 13, 17,19
Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ. Государственная система ДОУ (документационного обеспечения управления)
Цель занятия: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.
Вопросы для изучения:
1.Состав нормативно- методической базы ДОУ.
2.Стандартизация и унификация системы ДОУ.
3.Общероссийские классификаторы документации.
4.Государственная система документационного обеспечения управления.
Рекомендуемая литература: 1-9, 10,12,13
Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа.
Цель занятия: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.
Вопросы для изучения:
1. Бланки документов и требования к ним.
2. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003.
Рекомендуемая литература: 9,10,13,14,16
Тема 5. Общие основы деловой корреспонденции.
Цель занятия: изучение особенностей составления и оформления служебных документов; знакомство с особенностями языка и стиля служебных документов.
Вопросы для изучения:
1. Служебная переписка на предприятии.
2. Деловая речь и ее грамматические особенности.
3. Логическое построение документов.
Рекомендуемая литература: 1, 3, 10,13,16,18
Тема 6. Документирование управленческой деятельности; государственные унифицированные системы документации».
Цель занятия: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.
Вопросы для изучения:
1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.
Рекомендуемая литература: 3,7, 10,12,13
Тема 7. Организация работы с документами
Цель занятия: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.
Вопросы для изучения:
1. Понятие и принципы организации документооборота.
2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
3. Прохождение исходящих и внутренних документов.
4. Работа с конфиденциальными документами.
5. Работа с письмами и обращениями граждан.
Рекомендуемая литература: 1-9, 10,11,12,13,15
Тема 8. Формирование и хранение дел.
Цель занятия: изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.
Вопросы для изучения:
1. Составление номенклатуры дел.
2. Формирование и оформление дел
3. Подготовка и передача документов на архивное хранение.
Рекомендуемая литература: 5, 10,12,13,19
Тема 9. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.
Цель занятия: изучение системы автоматизации делопроизводства с помощью электронного документооборота; ознакомление с возможностями сети Интернет.
Вопросы для изучения:
Электронный документооборот
Автоматизация делопроизводства
Информационные ресурсы Интернета
Рекомендуемая литература: 10-15, 17,19
Содержание практических (семинарских) занятий
Тематика практических занятий разработана в соответствии с лекционным курсом. Подготовка к практическим занятиям включает проработку лекционного материала, а также самостоятельного изучения отдельных вопросов по заданным темам.
Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления. Понятия «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение место и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Контрольные вопросы:
Раскройте цели и задачи изучения дисциплины: «Документационное обеспечение управления»;
Современное состояние документационного обеспечения управления;
Раскройте Понятия «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления»
Значение информации на современном этапе развития торговли;
Роль, функции и классификация документов.
Подготовка студентов к практическому занятию № 1 по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предусматривает выполнение письменных работ в виде рефератов по следующей тематике:
Документирование: основные способы. Материальные носители информации.
Документационное обеспечение управления зарубежных стран: сходства и различия.
Значение рекомендации №4 Европейской экономической комиссии ООН (принята в Женеве в октябре 1974 года) для упрощения процедуры документации международной торговли.
Структура реферата имеет следующий вид:
Введение - 2 страницы.
Основная часть - 10 страниц
Заключение - 2 страницы.
Список используемой литературы - не менее 5 источников.
Реферат выполняется на листах белой бумаги А4 формата с полями:
верхнее и нижнее - 20мм,
левое-30мм,
правое- 10мм.
Защита работы проходит на следующем практическом занятии. За зачтённый реферат начисляются баллы, предусмотренные технологической картой. Задания на первую практическую работу выдаются лектором после изучения первой темы.
Тема 2. История развития системы государственного документирования.
Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Контрольные вопросы:
Основные этапы развития делопроизводства в России: приказное делопроизводство, коллежское делопроизводство, министерское делопроизводство.
История делопроизводства в годы советской власти – основные этапы развития. Организационное и нормативное обеспечение делопроизводства в СССР.
Современное состояние организации работ в органах государственной власти и местного самоуправления по развитию и совершенствованию ДОУ.
Подготовка кадров для делопроизводственных служб.
Подготовка студентов к практическому занятию № 2 по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предусматривает выполнение письменных работ в виде рефератов по следующей тематике:
Роль государства и органов местного самоуправления в развитии и совершенствовании документационного обеспечения управления.
История секретарского дела в России.
Мировые современные тенденции развития системы документационного обеспечения управления.
Защита работы проходит на практическом занятии. За зачтённый реферат начисляются баллы, предусмотренные технологической картой.
Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ. Государственная система ДОУ (документационного обеспечения управления)».
Цель занятия: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.
Контрольные вопросы:
1.Какие основные законы регулируют ДОУ?
2.Какой стандарт используют для оформления организационно-распорядительных документов?
3. Что понимается под унификацией и стандартизацией?
4. Что представляет собой Унифицированная система документов (ДОУ)?
5. С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003?
Выполнение практического задания:
Изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления включающую:
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ4; Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5154-1; Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»; ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»; ГОСТ 6.10.7-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»; ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Постановления Госкомстата России от 5 января 2004г. №1; от 25 декабря 1998 г. N 132
Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа.
Цель занятия: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.
Контрольные вопросы:
Состав реквизитов, используемых для оформления управленческих документов.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков организации.
Разработка стандартных бланков организации.
Выполнение практического задания «Разработка стандартных бланков предприятия»
Выполнение практического задания:
Составить и оформить следующие виды бланков предприятия:
общий бланк предприятия
угловой бланк письма предприятия
продольный бланк письма предприятия
продольный бланк письма должностного лица.
Тема 5. Общие основы деловой корреспонденции.
Цель занятия: изучение особенностей составления и оформления служебных документов; знакомство с особенностями языка и стиля служебных документов.
Контрольные вопросы:
В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма)?
Каково функциональное назначение коммерческих писем?
Назовите логические элементы письма.
Перечислите основные требования к деловой речи.
Практическое задание «Разработка писем предприятия»
Выполнение практического задания:
1. При приемке продукции по договору была выявлена недостача. На основании акта приемки продукции оформить претензионное письмо предприятия поставщику и исковое заявление в арбитражный суд. Необходимые реквизиты дополнить самостоятельно.
2. Подготовить следующие виды писем: письма-просьбы, письма-информации, письма-подтверждения, гарантийное и сопроводительное письмо.
Тема 6. Документирование управленческой деятельности; государственные унифицированные системы документации
Цель занятия: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
Контрольные вопросы:
Организационные документы: устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы: приказ, распоряжение, постановление, указание, решение.
Информационно-справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, телеграмма.
Практическое задание «Разработка основных видов управленческих документов»
Выполнение практического задания:
Оформление договора поставки на получение партии компьютерной техники.
При получении компьютеров по договору были сорваны сроки поставки. В момент получения была обнаружена недопоставка принтеров и сканера. Оформить акт приемки.
Оформление доверенности на получение стипендии (заработной платы).
Оформление доверенности на получение товарно-материальных ценностей (на свое имя).
Разработка следующих управленческих документов: устав, положение, инструкция, штатное расписание, приказ, распоряжение.
Тема 7. Организация работы с документами
Цель занятия: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.
Контрольные вопросы:
Что такое документооборот предприятия, и каковы принципы его организации?
Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия, дайте их характеристику.
Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?
В чем заключаются особенности работы с поступающими документами?
Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?
Опишите порядок прохождения внутренних документов.
Изложите содержание и порядок работы с конфиденциальными документами
Что такое регистрация документов? Какие документы не подлежат регистрации?
Правила и формы регистрации документов и их особенности?
Каковы задачи, виды и сроки контроля исполнения документов?
11. Практическое задание «Формирование порядка движения документов на торговом предприятии»
Выполнение практического задания:
Сформировать порядок движения документов на конкретном торговом предприятии
Изобразить порядок подготовки и прохождения приказа.
Начертить форму регистрационно-контрольной карточки.
Тема 8. Формирование и хранение дел.
Цель занятия: изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.
Контрольные вопросы:
1.Что такое номенклатура дел предприятия? Ее виды и значение?
2.Что Вы знаете о порядке формирования дел и порядке расположения документов внутри дела?
3.Что такое экспертиза ценности документов и кто ее проводит?
4.Что входит в состав работ по оформлению дел для архивного хранения?
5. Каков порядок передачи дел в архив?
6. Практическая работа «Архивное хранение»
Выполнение практического задания:
1.Оформить обложку дела служебной переписки с поставщиком N за 2011 год.
2.Оформить обложку дела приказов по основной деятельности предприятия за 2011 год.
3.Оформить лист-заверитель дела.
4.Оформить лист- заместитель, карту – заместитель, необходимые реквизиты
дополнить самостоятельно.
Тема 9. Система электронного документооборота
Цель занятия: ознакомление с основными этапами внедрения электронного документооборота.
Контрольные вопросы:
1.Что такое электронный документооборот?
2. В чем заключается автоматизация делопроизводства?
3. Что входит в состав информационных ресурсов Интернета?
4. Назовите существующее системы электронного документооборота?
5. Практическая работа «Система электронного документооборота»?
Выполнение практического задания:
1. Оформить схему работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации.
4.4. Содержание самостоятельной работы
В процессе изучения дисциплины особое внимание необходимо уделять самостоятельной работе студентов, которая может быть организована на учебном занятии в процессе теоретического обучения, при проведении практических занятий и во внеурочное время. Самостоятельная работа состоит из усвоения теоретических положений курса, необходимых для выработки умений и выполнения практических заданий по разработке управленческих документов. Самостоятельная работа студентов выполняется в виде домашней работы по темам программы.
Тема занятия
|
Содержание самостоятельной работы
|
Количество часов
|
Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления. Понятия «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
|
Изучение дополнительного теоретического материала по данной теме, подготовка докладов к семинарскому занятию №1
|
3
|
История развития системы государственного документирования
|
Подготовка докладов к семинарскому занятию№2, изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью полного освоения материала.
|
3
|
Нормативно-методическая база ДОУ. Государственная система ДОУ (документационного обеспечения управления)
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью полного освоения материала.
|
3
|
Основные требования к составлению и оформлению документа.
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью грамотного, правильного составления и оформления управленческих документов
|
3
|
Общие основы деловой корреспонденции.
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью грамотного, правильного составления и оформления управленческих документов
|
3
|
Документирование управленческой деятельности; государственные унифицированные системы документации
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью грамотного, правильного составления и оформления управленческих документов
|
3
|
Организация работы с документами.
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью грамотной, правильной работы с документами
|
3
|
Формирование и хранение дел.
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью грамотного, правильного формирования и хранения управленческих документов
|
3
|
Автоматизация процессов документационного обеспечения управления
|
Изучение лекционного и дополнительного теоретического материала по данной теме с целью с целью полного освоения материала.
|
2
|
Итого
|
26
| |
