Скачать 213.01 Kb.
|
Задание Использование макросов в базе данных Microsoft Access Исследовать возможности Access по созданию макросов 1. Введение Использование макросов в базе данных Microsoft Access С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access. Существенной особенностью Access по сравнению с такими компонентами Microsoft Office, как Word и Excel, является возможность с помощью макросов и модулей VBA Определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах, такие как нажатие кнопок, изменения данных, открытие и закрытие форм и отчетов, получение формой или элементом управления формы фокуса и т. д. Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедура на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран. В Microsoft Access 2000 содержится список макрокоманд, сгруппированных по категориям: работа с данными в формах и отчетах; выполнение команд, макросов, процедур и запросов; работа с объектами; импорт/экспорт данных и объектов и прочие. В категорию ” ” собранны все макрокоманды, которые позволяют влиять на интерфейс приложения. Действия, которые могут быть выполнены с помощью макросов, очень разнообразны. Даже если вы не будете использовать макросы в своих приложениях, имеет смысл изучить эти макрокоманды, поскольку их можно использовать и в процедурах VBA. Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Как будет показано в следующем разделе, для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных в специальное окно – Конструктор макросов, выбор действия из списка и ввод выражений в качестве аргументов макрокоманды. Поэтому, если очень не хочется изучать синтаксис языка VBA или это представляется слишком трудным, смело применяйте макросы, и вы получите приложение с достаточно большими функциональными возможностями. Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д. С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов для приложения. Однако использование макросов имеет и некоторые недостатки:
Тем не менее, во многих случаях использование макросов вполне оправдано, т. к. это существенно упрощает и ускоряет разработку приложения. Их можно использовать при создании небольших однопользовательских приложений, хотя при создании многопользовательских или клиент-серверных приложений, где скорость работы приложения критична, лучше применять VBA. 2. Основная часть.2.1. Создание макросовВ Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов – Конструктор макросов. Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора. Конструктор макросовОткрыть окно Конструктор макросов для создания нового макроса можно двумя способами: 1. Раскройте список макросов в окне База данных, щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы, и нажмите кнопку Создать в верхней части окна. Рис. 1. Кнопка для создания макроса
Рис. 2. Новый объект на панели инструментов База данных Окно Конструктора построено аналогично Конструктору таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части — панель описаний и панель аргументов. Рис. 3. Конструктор макросов и панель аргументов Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: Макрокоманда и Примечание. Панель описаний позволяет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос. Строка в столбце Макрокоманда представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду. Строка в столбце Примечание — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие. Когда поле Макрокоманда заполнено, в нижней части окна Конструктора макроса появляется панель аргументов, которая служит для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды. На панели аргументов имеются два поля, которые позволяют задать имя фильтра и условие отбора записей. Для того чтобы задать условие отбора записей, можно воспользоваться построителем выражений. Такой макрос можно использовать в форме или отчете для того, чтобы ограничить число отображаемых записей. Существует еще один очень простой способ ввода макрокоманды. Допустим, нужно создать макрос, который должен открывать форму “Вычисление” в приложении “db1”. Для этого в окне База данных нужно щелкнуть по Форме, затем, используя панель инструментов (способ 2), открыть Конструктор макросов и перетащить с помощью мыши Форму “Вычисление” в поле Макрокоманда окна Конструктора макроса. Тогда в поле Макрокоманда автоматически появится макрокоманда ОткрытьФорму, а на панель аргументов автоматически заполняются поля: в поле Имя формы появляется имя формы “Вычисление”, в поле Режим – значение по умолчанию Форма, в поле Режим окна – значение Обычное. Остальные поля останется пустыми. Кроме того, можно сделать записи в этой форме недоступными для изменений, для этого в поле Режим данных нужно ввести значение Только чтение. Рис. 4. Автоматическое создание макрокоманд путем перетаскивания объектов Аналогично можно создавать макрокоманда, перетаскивая из окна База данных таблицы, запросы, отчеты и другие макросы. При этом будут создаваться соответствующие макрокоманды: ОткрытьТаблицу, ОткрытьЗапрос, ОткрытьОтчет, ЗапускМакроса. Для ввода аргументов макрокоманды чаще всего требуется выбрать значения из списков или вводить выражения. Для ввода выражений можно воспользоваться построителем выражений, кнопка которого находится справа от поля аргумента. Еще одна кнопка построителя выражений находится на панели инструментов. Как и в других случаях, перед выражением нужно ставить знак равенства (=). Исключения составляют аргумент Выражение макрокоманды задать Значение и аргумент Число повторений макрокоманды ЗапускМакроса. Если ввести знак равенства перед выражением, задающим значение этих аргументов, то оно будет вычисляться дважды, что может привести к нежелательным результатам. Если в качестве аргумента макрокоманды необходимо задать имя объекта базы данных, то его можно либо ввести с помощью клавиатуры, либо выбрать из раскрывающегося списка, либо указать название объекта, перетащив его из окна базы данных. Итак, созданная нами макрокоманда будет открывать форму “Вычисление” в режиме Только чтение и показывать в ней только менеджеров по продажам. Как уже было сказано ранее, макрос может содержать последовательность из нескольких макрокоманд. Поэтому в этом же макросе в следующей строке мы выберем макрокоманду Сообщение, которая после открытия формы будет отображать диалоговое окно с сообщением о том, какие клиенты представлены в форме. Для этого введем в поле Сообщение на панели аргументов текст сообщения, например Установлен фильтр по Фамилиям, остальные поля можем оставить без изменения. Аргумент Сигнал определяет, будет ли вывод сообщения сопровождаться звуковым сигналом. Аргумент Тип определяет вид диалогового окна сообщения. Аргумент Заголовок позволяет задать текст, который будет выведен в заголовке окна сообщения. Если база данных большая, отбор записей в форме может занять некоторое время, поэтому рекомендуется вывести на экран курсор в форме песочных часов, который будет показывать, что идет обработка данных. Чтобы сделать это, воспользуемся макрокомандой ПесочныеЧасы. Макрокоманды в макросе выполняются в той последовательности, в которой они записаны в столбце Макрокоманда, т. е. сверху вниз. Макрокоманду ПесочныеЧасы нужно поставить первой, т. к. курсор должен измениться перед выводом формы. Таким образом, нам нужно вставить новую строку на панели описаний. Для этого установим курсор в первую строку панели и нажмем кнопку Добавить строки на панели инструментов или просто клавишу Строго говоря, эту макрокоманду лучше поставить перед макрокомандой вывода сообщения на экран. Это легко исправить, поскольку макрокоманды легко меняются местами с помощью мыши. Чтобы поменять две последние макрокоманды местами, выделите последнюю строку, щелкнув левой кнопкой мыши по области выделения строк (слева в окне Конструктора) и перетащите строку вверх. Горизонтальная линия показывает место нового положения строки. Отпустите кнопку мыши, когда эта линия окажется над предпоследней строкой. Теперь остается только сохранить созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл команду Сохранить как или нажать клавишу 2.2. Создание групп макросов При разработке приложения с использованием макросов количество макросов может оказаться очень большим. Поэтому важно хорошо организовать доступ к нужным макросам. Для этого в одном объекте Макрос можно объединить несколько макросов. Например, рекомендуется все макросы, связанные с событиями в форме или отчете, объединить в отдельный объект, соответствующий данной форме или отчету. Для того чтобы можно было это сделать, каждый макрос группы должен иметь свое имя, а имя объекта Макрос будет являться именем группы макросов. Чтобы создать группу макросов:
Рис 5. Открытие Конструктора макросов
Рис 6. Дополнительный столбец “Имя Макроса”
Рис 7. Ввод в столбец первого имени макроса
Рис 8. Ввод всех макрокоманд и аргументы для каждой макрокоманды в макрос Для указания конца макроса не требуется отдельной макрокоманды. Access продолжает выполнение макроса, входящего в группу, пока не обнаружит строку, которая содержит имя в столбце Имя макроса, либо пока не дойдет до последней строки окна макросов. При обработке макроса пустые строки игнорируются, поэтому их удобно использовать для разделения макросов в группе. Этот прием, а также ввод комментариев для сложных макросов, состоящих из большого числа макрокоманд, позволяет улучшить читаемость макросов. Для запуска одного из макросов группы используется полное имя для ссылки на макрос. Полное имя макроса формируется таким образом: имяГрупы.имяМакроса. 2.3. Запуск макроса из окна Конструктора макроса Этот способ применения для тестирования только что созданного или исправленного макроса. Если макрос в окне Конструктора макроса один, то для его запуска нужно просто нажать на кнопку Запуск на панели инструментов или выбрать команду Запуск, По шагам (последний способ позволяет отладить макрос). Однако если макросов несколько, то с помощью этой кнопки или команды можно запустить только первый макрос в группе. Чтобы запустить любой другой макрос из группы, придется воспользоваться командой меню Сервис, Марко, Выполнить макрос. Если вы часто используете этот способ запуска макроса, имеет смысл застроить панель инструментов, добавив на нее стандартную кнопку Запуск макроса. Она эквивалентна выполнению команды меню. 2.4. Запуск макроса из окна базы данныхЧтобы запустить макрос из окна База данных щелкните по ярлыку Макросы на панели объектов, найдите в списке нужный макрос и дважды щелкните по нему кнопкой мыши или нажмите кнопку Запуск на панели инструментов окна базы данных. Последний способ подходит, только если в выбранном объекте содержится один макрос. В противном случае нужно воспользоваться универсальным способом выполнения макроса, описанным выше. 2.5. Запуск макроса с помощью кнопки на панели инструментов Прямые способы запуска макросов являются простыми, но не самыми быстрыми. Существуют более удобные и быстрые способы. Наиболее удобный с нашей точки зрения способ запуска макроса — это создание специальной кнопки на панели инструментов. Правда, панелей инструментов очень много, причем в разных режимах работы с Access на экране появляются разные панели. Поэтому наиболее разумным является создание специальной панели инструментов, на которую вы можете поместить все нужные кнопки. Тем не менее, операция добавления специальной кнопки на стандартную панель инструментов чрезвычайно проста. Чтобы добавить кнопку на стандартную панель инструментов Access:
2.6. Запрос в режиме таблицы. На панели инструментов появится кнопка с характерным значком макроса. Если вы подержите несколько секунд курсор на этой кнопке, то увидите подсказку Запуск макроса <имя макроса>. Вы можете таким образом переместить на панель инструментов созданный нами макрос «Open». Теперь всякий раз, когда эта панель инструментов будет отображаться на экране, вам будет доступна кнопка запуска этого макроса. Рис 9. Кнопка запуска макроса на панели инструментов Теперь рассмотрим создание специальной панели инструментов и размещение на ней кнопки вызова макроса.
Рис 10. Пустая панель инструментов
На панели появляется кнопка с уже знакомым значком макроса. Рис 11. Значок макроса Кнопка получает такое же название, как имя макроса, для которого она создана. Тот же самый результат можно получить другим способом:
Рис 12. Диалоговое окно “Настройка” с вкладкой “Панель Инструментов”, кнопка “Создать”
Рис 13. Ввод имени новой Панели Инструментов
Рис 14. Помещение макроса на пустую Панель Инструментов Теперь посмотрим, как можно изменить внешний вид этой кнопки. В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект или щелкните правой кнопкой мыши по только что созданной кнопке. Отобразится контекстное меню. Рис 15. Контекстное меню только что созданной кнопки Видим, что данный режим отображения кнопки помечен, как Основной стиль. Вообще говоря, на кнопке можно поместить не только значок, но и текст или текст и значок вместе. Если вы хотите поместить на кнопке текст (название кнопки), введите этот текст в поле Имя. По умолчанию в этом поле отображается имя макроса. Вы можете поместить на кнопку другой значок, выбрав понравившуюся картинку на специальной панели. Для отображения набора стандартных значков выберите в контекстном меню команду Выбрать значок для кнопки. Если же ни одна из картинок не подходит, можно выбрать наиболее близкий по оформлению значок, а потом исправить его в специальном редакторе. Чтобы открыть окно Редактор кнопок выберите в контекстном меню команду Изменить значок на кнопке. Рис 16. Редактор кнопок Наконец, можно просто скопировать понравившийся вам значок с другой кнопки. Чтобы скопировать значок с одной кнопки на другую:
Рис 17. Выбранный рисунок на кнопке для изменения
Рис 18. Контекстное меню С помощью диалогового окна свойств кнопки можно изменить текст всплывающей подсказки и задать клавиши быстрого вызова. Чтобы изменить текст всплывающей подсказки для кнопки на панели инструментов:
Рис 19. Свойство кнопки “Open”
На созданной вами панели инструментов можно разместить любые другие полезные кнопки, не только кнопки для запуска макросов. Когда создание панели инструментов закончено, вы можете переместить ее на свободное место в верхней части экрана (или поместить у любой другой границы экрана). Если нужно создать панель инструментов для вызова нескольких макросов, мы рекомендуем объединить эти макросы в одну группу (создание группы макросов было описано в предыдущем разделе). Создание такой панели инструментов можно осуществить с помощью одной команды Сервис, Макрос, Создать панель инструментов из макроса. Попробуйте сделать это для одной из групп макросов в базе данных «db1», например, «Open». С помощью указанной команды создается панель инструментов с кнопками для вызова каждого макроса из группы, причем на кнопках отображаются имена соответствующих макросов. Новая панель инструментов получает такое же имя, как имя группы макросов. При желании можно заменить текст на кнопках значками, как это было описано выше. 2.7. Связывание макросов с событиями. В базе данных хранится информация о состоянии её объектов. Любое изменение состояния формы или отчета называется событием. Каждый из этих объектов имеет свой набор событий. С событиями удобно связывать макросы. Попробуем связать созданный нами макрос Сообщение с открытием базы данных:
Теперь макрос связан с открытием базы данных. Таким образом автоматизируются операции, которые должны всегда выполняться в момент загрузки базы. При каждом открытии базы данных Accesss 2000 поверяет присутствует ли макрос с именем AutoExec, и, если находит, выполняет его. В противном случае открытие базы не сопровождается дополнительными действиями. Внутри одной базы данных может использоваться только один макрос AutoExec.
Если имя AutoExec присвоено макрогруппе, то при открытии базы данных будет выполнен только первый макрос этой группы! Чтобы при загрузке базы последовательно приводились в исполнение несколько макросов, введите в макрос AutoExec макрокоманду ЗапускМакроса, что позволит выполнить макрос с произвольным именем (имя задается аргументом) и вернуться к следующей за ЗапускМакроса макрокоманде в макросе AutoExec. Макрос AutoExec не выполняется, если перед открытием базы данных нажать и удерживать клавишу [Shift]. 2.8. Связывание макроса с кнопкой Целесообразно создавать элементы управления (например, кнопки) для вызова макросов. Это значительно упрощает и ускоряет доступ к ним. Удобным местом для размещения таких элементов является заголовок или примечание формы. В качестве упражнения попробуем связать с кнопкой макрос, который маркирует активную запись формы и копирует ее в буфер обмена:
Макрокоманда Аргумент ВыполнитьКоманду Select Record ВыполнитьКоманду Copy
Как только вы отпустите кнопку мыши, позиция кнопки для макроса зафиксируется. При необходимости ее размер можно изменить с помощью специальных манипуляторов. Перемещение кнопки осуществляется с помощью манипулятора, расположенного в левом верхнем углу маркировочной рамки. Имя макроса автоматически появляется внутри кнопки. Если оно слишком длинное, размер кнопки следует увеличить. Чтобы на кнопке была видна вся надпись, можно уменьшить размер шрифта или создать надпись, отличающуюся от имени макрокоманды. Редактирование надписи выполняется после щелчка на кнопке. Для выхода из режима редактирования достаточно щелкнуть вне кнопки. Для изменения параметров управляющего элемента Кнопка надлежит выполнить на нем двойной щелчок мышью, вследствие чего откроется окно свойств, если до этого оно отсутствовало на экране. Рис 21. Окно свойств кнопки У каждого элемента управления свой список доступных событий. Однако действия при связывании всегда одинаковы. Например, чтобы связать некоторый макрос с перемещением мыши по форме, следует в режиме конструктора выполнить двойной щелчок в свободной области вне примечания формы и задать для события Перемещение указателя имя связываемого макроса. 2.9. Вызов приложений и управление ими С помощью макроса можно запустить из Access 2000 приложения Microsoft Office 2000, а также программы, работающие под управлением Windows 98, Windows NT или DOS (например, чтобы выполнить некоторые вычисления с помощью Excel 2000 или сделать небольшие заметки посредством редакторов Notepad и Word 2000). Вызов выполняется одинаково во всех случаях и заключается главным образом в указании имени запускаемой программы. Макрос для вызова прикладной программы можно связать с кнопкой формы, ускорив таким образом доступ к нужному приложению:
Рис 25. Режим конструктора формы “Переключатель”
При вызове программы всегда приводится полная спецификация ее файла. При этом вводить расширение не следует. Каталог, в котором хранится файл, необходимо указывать только в том случае, если он не задан командой PATH в файле AUTOEXEC.BAT. Например: C:\Program Files\NC\nc Как правило, при вызове прикладных программ, входящих в комплект поставки Windows 98, папка Windows указывается в команде PATH. Поэтому имя редактора в данном макросе приведено без указания каталога. Следите за тем, чтобы после окончания сеанса работы редактор был закрыт корректно. 2.10. Запуск прикладных программ с параметрами Запуская прикладные программы с помощью макрокоманды ЗапускПриложения, можно указывать ключи, которые обычно вводятся в командной строке после имени программы при запуске с уровня DOS. Эти ключи служат для задания режима работы прикладной программы. Если, к примеру, из макроса запускается редактор Word 2000, то параметр /t имя документа применяется для загрузки документа с указанным именем, который используется в качестве шаблона. Ключ /n указывается при запуске Word 2000 без открытия нового документа. Способ указания ключей в аргументе Командная строка такой же, как в командной строке DOS: C:\Program Files\Microsoft Office\0ffice\winword.exe /n Использование ключей допускается при запуске большинства прикладных программ. Вернемся к макросу, разработанному для вызова редактора Word 2000, и несколько модифицируем его. При каждом вызове редактора целесообразно использовать для заметок один и тот же документ (по умолчанию каждый вызов Word 2000 сопровождается открытием нового документа).
Рис 29. Ввод аргумента в Командную строку WinWord Заметки При каждом новом вызове редактора в документ заметок вводятся системная дата и системное время — таким образом, содержимое автоматически протоколируется. Заключение В своей дипломной работе, я, исследовал возможности СУБД Access 2000 по созданию макросов. Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедура на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Содержание Задание
Список литературы
|
Тема: Создание таблиц базы данных Microsoft Office Access. Тип урока Оборудование: компьютеры, интерактивная доска, карточка участника конкурса, тест «База данных», задание к практической работе | Тема: Система управления базами данных Microsoft Access. Назначение и основные возможности База данных – это совокупность специальным образом организованных данных о конкретной предметной области (информационная система,... | ||
Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Цель работы: получить практические навыки работы с реляционными структурами данных на примере субд ms office Access. Научиться визуализировать... | Создание базы данных для сферы социально-культурного сервиса и туризма... | ||
Тематическое планирование по теме: База данных. Прикладная среда... Тематическое планирование по теме: База данных. Прикладная среда – система управления базой данных Access | Планирование и проектирование вашей базы данных в Access Продумайте ваши данные перед тем, как создавать вашу базу данных | ||
Практическая работа №18 Система управления базами данных Microsoft Access 2007 Пусть в созданной в предыдущей лабораторной работе бд «Учет выдачи и возврата книг» требуется получить сведения о книгах по определенной... | План урока по предмету программное обеспечение на тему: создание... ... | ||
Название Электронное пособие по Microsoft Access. Разделы: Отчеты и Запросы Заречный, Компьютерный центр УрТК, 2002 | Реферат по теме: «субд access. Основные понятия. Таблицы. Запросы.... «субд access. Основные понятия. Таблицы. Запросы. Формы. Отчёты. Создание базы данных» | ||
Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Тема: Система управления базами данных Access. Создание структуры табличной базы данных | Тема. Создание базы данных для компьютерного психодиагностического тестирование в access Лабораторная работа №6. Обобщение данных. Создание таблицы подстановки. Подведение итогов 28 | ||
Гибадулина Галина Витальевна «Создание макросов в презентации ms power Point», «Элементы управления», «Свойства объектов» | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Место урока в теме – урок проводится в ходе изучения темы “Информационные системы”, после изучения понятий базы данных, видов баз... | ||
Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Место урока в теме – урок проводится в ходе изучения темы “Информационные системы”, после изучения понятий базы данных, видов баз... | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Цель: познакомить учащихся с субд access, объектами бд: таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями; приступить... |