Учебное пособие по мдк 01. 03 Пм 01 «Организация документационного обеспечения и функционирования организации» для специальности спо 034702
Скачать 0.95 Mb.
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский колледж управления и экономики «Александровский лицей» Серова Л.И. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ Учебное пособие по МДК 01.03 ПМ 01 «Организация документационного обеспечения и функционирования организации» для специальности СПО 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» Санкт-Петербург 2013 СОДЕРЖАНИЕ ТЕМА 3.09 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 3.9.1. Значение специалиста службы документационного обеспечения управления. Категории специалистов и квалификационные требования к ним В настоящее время ни одна компания не обходится без специалиста документационного обеспечения управления. Значение работы специалиста службы ДОУ в структуре управления неуклонно повышается. Сегодня эта специальность популярна т.к. предполагает живую и интересную работу, высокую оплату труда (особенно в крупных компаниях), все это делают эту профессию достаточно актуальной и привлекательной. Спрос на профессиональных специалистов службы ДОУ устойчиво высок независимо от кризисов, экономических сложностей и колебаний валютного курса. Профессия специалиста службы ДОУ дает уникальную возможность овладеть теми знаниями и навыками, которые нужны руководителю любого уровня – умению работать с документами, способности организовать грамотную работу с клиентами, посетителями, сотрудниками компании. А это значит, что специалисту службы ДОУ доступен карьерный рост, до руководителя любого уровня. По информированности, специалист службы ДОУ большинства организаций – второе лицо после руководителя, которое имеет доступ к самым различным источникам информации т.к. готовит различные документы, организует и готовит совещания, прием посетителей, получает и обрабатывает корреспонденцию, проводит телефонные переговоры и т.д. Поэтому главная задача специалиста службы ДОУ – подбор актуальных и достоверных сведений в достаточном объеме и своевременно. Он должен знать основные направления работы фирмы и руководителя, быстро найти информацию и хранить информационные источники, предвидеть потребность руководителя в той или иной информации. Сфера деятельности специалиста службы ДОУ может быть разнообразной, он может работать помощником главного врача глазной клиники, вуза, банка, Фонда социального страхования и т.д., поэтому в процессе работы могут возникнуть разнообразные связи с другими организациями, поэтому необходимо ориентироваться не только в телефонных справочниках, но и в сферах деятельности. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: Руководители (заведующий канцелярией, заведующий делопроизводством, заведующий общим отделом, управляющий делами, начальник секретариата). Специалисты (документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь руководителя, корректор). Технические исполнители (делопроизводитель, экпедитор, курьер, технический секретарь, оператор вычислительной техники, машинистка т.е оператор по набору текста). Специалисты службы ДОУ делятся на категории по уровню сложности выполняемой работы. РЕФЕРЕНТ – на эту должность назначают высококвалифицированных специалистов. На такую должность часто претендуют выпускники факультетов с высоким уровнем языковой подготовки. Основные функции:
ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ – это высокопрофессиональный специалист службы ДОУ. Основные функции:
ОФИС-МЕНЕДЖЕР – это администратор офиса, он решает все вопросы жизнедеятельности офиса. Основные функции:
ПЕРСОНАЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК, АСССТЕНТ – специальность сложная и многопрофильная. Это одновременно и секретарь, и менеджер, и делопроизводитель. От его исполнительности, без преувеличения, зависит четкая работа всей компании. Кроме того, это одна из самых стабильных профессий. Начальство меняется, а ассистенты остаются. Они знаю внутренние рычаги управления, им доступна секретная информация и многие профессиональные тайны, а новому руководителю всегда необходим советник, который проработал в организации много лет. 3.9.2. Функции и должностные обязанности специалистов службы ДОУ. Профессиональная этика специалиста службы документационного обеспечения управления Приемная руководителя – центр любой организации. Функции и обязанности специалиста службы ДОУ разнообразны и ответственны. Специалисты службы ДОУ должны со знанием дела и эффективно управлять посетителями, регулировать поток деловых бумаг, владеть всеми видами офисной техники. Все функции, которые выполняет специалист службы ДОУ можно разделить на три группы:
1.1. Разрабатывать официальные фирменные бланки служебных документов; 1.2. Составлять и оформлять служебные документы на ПК; 1.3. Пользоваться базами данных в т.ч. Интернетом; 1.4. Оперативно размножать документы; 1.5. Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение документов, регистрация, осуществления контроля, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение документов, уничтожение, организация архивного хранения документов; 1.6. Принимать участие в создании электронного документооборота.
2.1. Обеспечение быстрой передачи информации с помощью современных средств связи (факс, электронная почта); 2.2. Подготовка обзоров, рефератов, докладов по тематике необходимой для руководителя; 2.3. Получение информации по запросу руководителя о лица, которые его заинтересовали; 2.4. Устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации; 2.5 Организация связи руководителя с необходимыми должностными лицами.
Можно в совершенстве изучить все профессиональные дисциплины, определяющие определенный уровень профессионального мастерства. И все же не стать хорошим специалистом службы ДОУ, если не выполнять требования профессиональной этики. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЭТИКА – это совокупность моральных норм, которые определяют отношение человека к своему профессиональному долгу. Профессиональная этика специалиста службы ДОУ состоит:
Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами и оборудованием для выполнения должностных обязанностей. Культура рабочего места предполагает:
ИСКЛЮЧЕНИЕ: 1. Чтобы в приемной не курили; 2.Чтобы на рабочем столе стояли предметы чаепития, косметики. 2. Продумать и рационально расставить оборудование и оформить приемную сделать, чтобы вы и посетители чувствовали уют. На стенах приемной можно повесить эстампы, акварели. ИСКЛЮЧЕНИЕ: 1.Загромождать проходы личными вещами (сумки, зонтики); 2. Развешивать на стенах приемной любимых артистов, животных и т.д. Основные показатели культуры:
Основные правила поведения и общения
Внешний вид специалиста службы ДОУ должен соответствовать дресс-коду организации. Дресс-код (анг.) – требование к форме одежды сотрудников в компании (в офисных помещениях) Этот термин возник в Великобритании примерно 100 лет назад и успел распространиться по всему миру. Его используют для обозначения регламента в одежде, который информирует о принадлежности человека к той или иной профессиональной и социальной группе. Для специалиста документационного обеспечения управления характерен деловой стиль одежды. ТЕМА 3.10 НОРМАТИВНО–МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.10.1. Нормативные акты и нормативно – методические документы в области ДОУ и секретарского обслуживания Нормативно-методическая база – совокупность документов, содержащих требования, нормы, правила и рекомендаций по составлению документов и работе с ними. Нормативно–методическая база делопроизводства регулирует:
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
Государственные нормативные документы делятся на законные и подзаконные акты. Дальнейшую информацию студенты конспектируют, заполняя таблицу, в которой будут следующие разделы:
Этот закон определяет, что на «территории РФ официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке, как государственном языке РФ.
Закон разработан в целях обеспечения правовых условий использования электронных документов, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Закон установил порядок использования электронной цифровой подписи и ряд важнейших понятий, таких как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи.
Этот закон призван регулировать отношения, возникающие:
Закон дал определения следующим терминам:
4. Закон Российской Федерации « О государственной тайне» от 21.07.1993 N 5485-1 Этот закон определяет полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайне и работе с документами, содержащими ее. А также определил состав информации, которую запрещено относить к информации с ограниченным доступом (информация о чрезвычайных ситуациях, экологическую, санитарно-эпидемиологическую и др.) 5.Федеральный закон « Об архивном деле Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ (в ред. от 27.07.2010) Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Российской Федерации. 6. Федеральный закон « О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (в ред. от 27.07.2010) Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных. Устанавливает ответственность за разглашение информации персональных данных Помимо законных актов, которые регламентируют вопросы документационного обеспечения управления, существуют и подзаконные акты. 1. «Государственная система документационного обеспечения управления « (ГСДОУ) от 1991 года. ГСДОУ- это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, предприятиях, учреждениях. 2. ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Стандарт ввел: Новые реквизиты; Небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа; Требования к тексту и бланкам документов; Установил современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. 3. Общероссийский классификатор управленческой документации от 20.07. 2010 (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах. 4.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 N68 Эта инструкция содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. 5. Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения от 25.08.2010 N558 Этот документ установил сроки хранения документов. На основе типового перечня разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Рабочая программа учебной дисциплины пд. 02 Литература для специальности... Составлена на основе федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 030912. 51 «Право и организация... | | Лезина О. В., Федоров И. В. Управление знаниями в организации: Учебное... Учебное пособие предназначено для студентов, магистрантов, аспирантов и преподавателей высших учебных заведений, а также практиков,... |
| Учебное пособие по дисциплине ен. 01 Математика составлено в соответствии... Учебное пособие предназначено студентам очной формы обучения. Данное пособие методические указания по выполнению самостоятельной... |  | Учебное пособие по мдк. 03. 02 «Товароведение продовольственных и непродовольственных товаров» Организация-разработчик: Санкт-Петербургское государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Колледж «Императорский... |
| Рабочая программа учебной дисциплины разработана на основе фгос спо... ... | | Учебное пособие для подготовки к государственному итоговому междисциплинарному... Учебное пособие предназначено для подготовки к государственному итоговому междисциплинарному экзамену по специальности 080507 менеджмент... |
| Учебное пособие для студентов специальности «Мировая экономика» Учебное пособие предназначено для углубленного изучения отдельных разделов дисциплины “Транспортное обеспечение внешнеэкономической... | | Кафедра менеджмента К. т н., доцент Моисеев А. В методическое пособие для Учебное пособие для студентов специальности 061100 "Менеджмент организации" по дипломному проектированию. Орел, Издательство орагс,... |
| Аннотация рабочей учебной программы дисциплины б в. 11 «Организация секретарского обслуживания» Информационные системы в управлении”, “Документоведение”, “Технологии документационного обеспечения управления”, “Архивоведение”... | | Учебное пособие для организации самостоятельной работы аспирантов и соискателей Учебное пособие предназначено для аспирантов и соискателей и содержит материалы, необходимые для организации их аудиторной и самостоятельной... |
| Учебное пособие Для специальности: 030501 Юриспруденция Ростов-на-Дону Учебное пособие «Теория конституционализма в России» составлено в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта... | | Методические рекомендации по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы по пм 01 Гривцова С. Л. Методические рекомендации по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы по пм 01 мдк 01. 01 Право социального... |
| Пояснительная записка «Современная организация и технология документационного обеспечения управления». Он связан с курсами «Документоведение», «Информационное... | | Учебное пособие для студентов специальности 271200 «Технология продуктов... Учебное пособие предназначено для студентов вузов, аспирантов и преподавателей, может быть полезно практическим работникам |
| Учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся... Г46 Гигиена труда : учебное пособие / авт сост. Л. В. Козачук. — Балашов : Изд-во «Николаев», 2005. — 60 с | | Учебное пособие Москва 2014 министерство образования и науки российской федерации Учебное пособие предназначено для студентов и преподавателей исторических факультетов, обучающихся по специальности «История», а... |
