Руководство организацией
Скачать 0.53 Mb.
|
| 12. Организация специальных событий Специальные события (special events) — это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, её деятельности и продуктам.«Спецсобытия» призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в организации и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности. Проведение спецсобытия предполагает некую объективную причину или повод — начало или завершение строительства социально значимого объекта, график (для ежегодных выставок), вывод нового продукта на рынок, юбилей. Однако и при отсутствии явного повода его можно создать и сделать из повода событие. Таким поводом может быть выпуск стотысячного автомобиля или появление шестимиллиардного жителя Земли. Успешное спецсобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования её со всеми заинтересованными сторонами. Цель нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разнонаправленное™ действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Цель может быть конкретизирована перечнем задач. Например, целью «круглого стола» может быть поиск путей решения социально-значимых проблем. Эта цель предполагает решение задач: пригласить представителей заинтересованных сторон, построить схему обсуждения проблемы, обеспечить информирование общественности о ходе и результатах дискуссии. Цели и задачи спецсобытия определяют круг участников и их роли, состав приглашенных. Далее разрабатывается детальная программа и сценарий, расписанный по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать — их следует оставить только для публики. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Важно подготовить необходимые условия для работы журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи — иногда пресс офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретным СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок. 29. Направление работы ПР-СПЕЦИАЛИСТА
19. Выставки. Круглые столы. Большинство общих и специализированных выставок являются в первую очередь рекламным средством, поскольку их цель — познакомить потенциальных потребителей с новой продукцией с тем, чтобы они впоследствии ее купили, и именно поэтому большая часть заказов поступает во время выставок. Но и PR-специалисты проявляют к выставкам большой интерес. (a) Организаторы выставок используют PR в своих целях — проинформировать потенциальных участников выставок и посетителей и оказать информационную поддержку участникам. В этом отношении важную роль обычно играет пресс-центр выставки. Во время проведения выставки сотрудники этого центра организуют ее освещение по радио, телевидению, через телеграфные агентства и фотографии. Пресс-релизы и фотографии размещаются в пресс-центре и предоставляются журналистам, посещающим выставку. Обычно на выставке устраивается специальный день для представителей прессы или накануне открытия проводится отдельная встреча с представителями прессы. Если лицо, которое официально открывает выставку, достаточно известно, то это событие получает хорошее освещение в медиа. (b) Участники выставки могут повысить ценность своих стендов или мест, воспользовавшись преимуществами услуг, предоставляемых пресс-секретарем. Паблисити и последующие тексты и фотографии, опубликованные как во время проведения выставки, так и после ее завершения, могут не только привлечь больше посетителей, но и сообщить нужную информацию тысячам людей как в стране, так и за ее пределами, которые сами эту не посещали выставку. Таким образом, PR в процессе выставки можно сравнить с кругами по воде от камня, брошенного в воду. (с) Некоторые стенды могут быть особенно полезными для PR-целей, поскольку предоставляют хорошую возможность сообщить нужные знания и обеспечить понимание, а не заниматься рекламированием или продажей какой-то продукции. Некоммерческие организации, торговые и профессиональные союзы используют выставки именно таким образом во время кинофестивалей, выставок и демонстраций, проводящихся в сельской местности, или во время спортивных соревнований, например среди полицейских или военнослужащих, или демонстраций продуктов питания, например, молочных. 2. Типы выставок В Европе и Северной Америке, где погода непредсказуема или температура воздуха может быть достаточно низкой, большинство общих и профессиональных выставок проводятся в закрытых помещениях, но в более теплых странах или там, где климат стабилен, подобные события часто проводятся на открытом воздухе. Все выставки можно разделить на следующие типы. (a) Общественные выставки, такие, как выставка «Идеальный дом», проводимая Daily Mirror. (b) Торговые выставки, посещение которых организуется только по пригласительным билетам или только для специалистов или бизнесменов, например, ярмарка игрушек. Существуют некоторые события, которые интересны как для широкой общественности, так и для специалистов. В этом случае для каждой категории устанавливаются свои дни посещений, например, на выставках автомобилей или мебели. (c) Выставки на открытом воздухе, такие, как Королевское шоу сельскохозяйственной продукции или сельскохозяйственные шоу, которые объединяют в себе особенности шоу и профессиональной выставки, или выставки на открытом воздухе строительной техники, транспортных средств или самолетов. (d) Частные выставки, которые проводятся в собственных или арендованных помещениях и на которые гостей приглашают специально (см. (hi)). (е) Торговые ярмарки в других странах, проводимые с целью продвинуть продукцию страны-участника, привлечь импортеров или принять участие в международном шоу со своими национальными павильонами и стендами, например международные выставки автомобилей и различные выставки типа «Экспо». (1) Совместные предприятия, то есть мероприятия, организованные Британским советом по иностранной торговле (British Overseas Trade) для субсидирования участия небольших британских структур бизнеса на выставке (размещение на одном стенде). (g) Мобильные шоу, выставки, транспортируемые трейлерами, поездами, специальными транспортными средствами или воздушным транспортом. В плавучие выставки также переоборудуются суда, которые заходят в различные порты. На их борту свою продукцию могут демонстрировать многочисленные компании. (h) Переносные выставки могут проводиться в общественных зданиях, в фойе различных зданий, библиотеках, отелях, железнодорожных станциях и т.п. Они могут быть как публичными, так и частными. (О Небольшие выставки для витрин магазинов, фойе гостиниц, железнодорожных станций и помещений в аэропортах. Они могут организовываться в стеклянных витринах или сооружаться на специальных панелях на отведенной для этого территории. Здесь могут быть представлены модели, образцы, фотографии, диаграммы и другие экспонаты. (j) Недели продаж, спонсируемые органами власти, торговыми ассоциациями, производителями, туристическими организациями и другими структурами. Такие недели проводятся в крупных магазинах в иностранных городах. Как правило, их проведение сопровождается соответствующим оформлением витрин и демонстрациями, проводимыми в магазинах, а в некоторых случаях и театрализованными представлениями с участием актеров, певцов и танцоров из страны-участника. Во время этого события также устраиваются пробы еды и вина, показы мод и другие мероприятия, которые можно вписать в проведение такой недели. (k) Специальные выставки. Это может, например, расстилка-демонстрация ковра в аэропорту или на железнодорожном вокзале в таком месте, чтобы по нему прошло как можно больше людей — тысячи. Так, в аэропорту Брюсселя расстелили ковер компании Monsanto, что вызвало большой интерес у множества людей и стимулировало большое число заказов на покупку ковров этой компании. Сущность выставок Современные выставки своими корнями уходят в старые рынки Европы XVI в., на которых виды бизнеса (ремесел) тесно переплетались с развлечениями. В выставочных залах как тех времен, так и нынешних преобладает атмосфера веселья. Посещение выставки или ярмарки — это мероприятие, которого все ожидают с нетерпением, и поэтому устроители не должны их разочаровать. К особым характеристикам подобных мероприятий можно отнести следующие. (a) Позволяют показать экспонаты незнакомым людям, которых как магнитом привлекают такие показы. У медиа здесь появляется собственный интерес. (b) Предполагают личностные контакты. Поскольку участник выставки и его продукция представлены непосредственно и открыты к критике, такая ситуация помогает создавать доверие. (c) Предполагают развлечения. Участники выставок не должны допускать скуки. Даже самые статичные объекты выставок, такие, как банковские услуги, необходимо как-то оживить, внести динамику. Если это международное событие (фильм, видео или демонстрация слайдов), можно использовать национальные костюмы. Хорошо работают и динамичные модели. Создает хорошее оживление и использование игрушечного поезда! Круглый стол - одна из форм обсуждения идеи, проблемы имеющей значение для широких кругов общественности; участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций. Участие в круглых столах высших руководителей коммерческих фирм и компаний, спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании. Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее. Участников круглых столов знакомят с ними приблизительно за 10-14 дней до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает обсуждение более конструктивным и предметным. Число участников обычно не превышает 14-15 человек. Карточки - идентификаторы участника облегчают общение друг с другом. Работу круглого стола организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений участники коротко представляю всем присутствующим. Как правило, это происходит по порядку: занятия участниками мест за столом (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок обсуждения и объявляет регламент для каждого выступающего в соответствии с важностью его выступления. В процессе обсуждения ведущий следит за соблюдением регламента, тактично предлагая прерваться или, наоборот выделяя дополнительное время. Заканчивая обсуждение, ведущий коротко в пределах 2-3 мин делает резюме 13. Презентации. Конференции. Презентация - самостоятельная акция, которая считает приемом. Презентация - это представление фирмы, новой продукции фирмы приглашенной аудитории. Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, ежегодной демонстрации новых достижении новых видов продукции, нового лица компании. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация фирм в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство; Презентации отличаются от пресс-конференции, прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное - тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности. Проведение презентации включает этапы:
а) ведущий представляет руководителей фирмы и отдельных особо важных гостей; б) показываются рекламные видеофильмы длительностью 7—12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации); в) ведущий предоставляет слово руководителям фирмы для кратких сообщений на 2-3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий; г) предоставляется время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей фирмы и ведущих специалистов; д) ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов; е) заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового общения. Наиболее формальным приемом является конференция. Конференции проводятся, как правило, в целях продвижения своих идей, задумок, новой продукции. Конференция фактически представляет форму совещания (собрания), посвященного рассмотрению определенной проблемы или темы. Конференции могут быть внутренними, т. е. для трудового коллектива компании или фирмы, а также внешними - ориентированными на внешнюю аудиторию. Главным событием конференции являются подготовленные доклады и выступления по теме авторитетных представителе бизнеса, науки, органов власти. Доклады и выступления ограничены регламентом 10—20 мин. Регламент определяется наличием и качеством синхронного перевода, уровнем интеллекта слушателей, сложностью рассматриваемой тематики. По материалам конференции, вызвавшим наибольший интерес как правило, издаются сборники текстов тезисов докладов с рекламным приложением со сведениями об участниках, перспективных направлениях и ведущих фирмах. Необходимо помнить, что конференция - это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, деловых сообществах и властных государственных структурах. В крупны коммерческих компаниях конференции дополняются теле- видеоконференциями, конференциями в Интернет. Пресс-конференция. Может возникнуть необходимость в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечению ее внимания к решению какой-либо проблемы. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств. Время проведения. Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов. Известно, что журналисты - профессиональные «совы» (поздние записи, монтаж, тракты и т. п.), поэтому целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12.00 до 14.00ч, так как с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время. В приглашении-факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за пять-семь дней до открытия самой пресс-конференции. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей - изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства - отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции. Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция. Это оградит вас от кривотолков (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса. Бесспорно, способствует доброжелательности и активности журналистов организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, фуршет и т. д.) Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального общения, установление более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Руководство организацией и проведения Мероприятия 1 Общее руководство... Первый открытый турнир по Смешанному Боевому Единоборству (мма) кубок варяг 2013г проводится в соответствии с календарным планом... |  | Руководство организацией и проведения Мероприятия Общее руководство... Чемпионат Новосибирской области по смешанному боевому единоборству (мма) 2013г проводится в соответствии с Календарным планом официальных... |
| Руководство по эксплуатации нижний Новгород Руководство по эксплуатации (РЭ) предназначено для ознакомления с конструкцией, порядком монтажа подготовкой к работе, включением... | | Рабочая программа учебной дисциплины пм. 03 «Организация деятельности... ПМ. 03 «Организация деятельности структурных подразделений аптеки и руководство аптечной организацией при отсутствии специалиста... |
| Примерная программа профессионального модуля ПМ. 03 «Организация деятельности структурных подразделений аптеки и руководство аптечной организацией при отсутствии специалиста... | | Утверждаю: Председатель Федерации Футбола и мини-футбола г. Челябинска Руководство проведением соревнований: Руководство организацией и проведением соревнований осуществляет чгоо «Федерация футбола и... |
| Методические рекомендации по организации тренировочной эвакуации... ... | | Руководство: Общее руководство праздника осуществляется учителем... Использование средств физического воспитания в организации активного отдыха укрепление здоровья учащихся |
| Рабочая программа профессионального модуля 03 организация деятельности... Программа мдк. 03. 01 «Организация деятельности аптеки и ее структурных подразделений» | | 1. Руководство племенной работой. 1 Руководство племенной работой... Коучинг с помощью нлп: Практическое руководство по достижению поставленных целей / Джозеф О'Коннор, Андреа Лейджес. — Пер с англ.... |
| Учебное пособие 10 Введение 13 Часть Основы общей теории управления.... Основы процессного управления. Компоненты процессов. Идентификация и классификация процессов 31 | | Руководство организацией осуществляет директор. С 2003 года иацк... «Вологодский областной информационно-аналитический центр культуры» создан в 2000 году по решению департамента культуры. Главная цель... |
| Процедура самообследования в филиале государственного бюджетного... Т. Ф. Горбачева» в г. Белово проводилась в соответствии с Порядком проведения самообследования образовательной организацией, утвержденным... | | Руководство по изучению дисциплины «Операционные системы, среды и оболочки» Руководство необходимо для общего ознакомления с дисциплиной и содержит сведения |
| 7. Руководство практикой, обязанности руководителей практики Настоящее «Руководство по качеству» не может быть полностью или частично воспроизведено, тиражировано и распространено без разрешения... | | Руководство к выполнению курсовой работы по дисциплине «Управление качеством» Руководство предназначено для студентов специальности 080401. 65 «Товароведение и экспертиза товаров (по областям применения)» всех... |
