Литература: Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. №69 «О пожарной безопасности»

1. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. №69 «О пожарной безопасности»

2. В.В. Теребнев, В.А. Грачев, А.В. Теребнев «ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НАЧАЛЬНИКА КАРАУЛА ПОЖАРНОЙ ЧАСТИ УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ».

В пожарных частях, где штатами (штатными расписаниями) не определены структурные подразделения для ведения делопроизводства, на которые возлагаются следующие функции:

- прием, учет и распределение поступающих документов;

- передача документов на рассмотрение начальнику части и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;

- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

- контроль за прохождением документов, подготовка начальнику части сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

- разработка номенклатур дел;

- формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

- учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности;

- учет печатей и штампов, оргтехники (множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов) и контроль за их исполнением;

- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

Требования к помещению для ведения делопроизводства:

• Помещение для ведения делопроизводства должны быть изолированными, при необходимости оборудованы тамбуром с окном для выдачи документов или барьером.

• Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт дежурного.

• В пожарных частях допускается ведение делопроизводства в общих комнатах, при этом документы должны храниться в запираемых и опечатанных шкафах, сейфах.

• Работа с документами в нерабочее время и за пределами служебных помещений допускается только с разрешения начальника части.

• Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники части обязаны передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику по указанию начальника части, а при увольнении или при переходе в другое подразделение должны сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

• Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

• В случае утраты служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника пожарной части.

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

• правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

• организовать документооборот;

• обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации;

• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Финансовое обеспечение мер первичной пожарной безопасности в границах муниципального образования, в том числе добровольной пожарной охраны, в соответствии с настоящим Федеральным законом является расходным обязательством муниципального образования.

Материально-техническое обеспечение федеральной противопожарной службы осуществляется в порядке и по нормам, установленным Правительством Российской Федерации.

Финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности ведомственной, частной и добровольной пожарной охраны, а также финансовое обеспечение социальных гарантий и компенсаций их личному составу в соответствии с настоящим Федеральным законом осуществляется их учредителями за счет собственных средств.

• приказы

• уставы организаций

• обзоры

• инструкции

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

- Все поступившие обращения после регистрации докладываются начальнику подразделения ГПС, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.

- По каждому обращению не позднее чем в пятидневный срок должно быть вынесено одно из следующих решений: о принятии жалобы или заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные), передаче обращения на разрешение в подчиненную или другую организацию по принадлежности.

- О пересылке материалов обращения в другую организацию заявитель н обязательном порядке извещается письменно.

- Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации), а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Срок разрешения обращений исчисляется со дня его поступления (регистрации) по день направления ответа заявителям. В случае если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания сроки считается предшествующий ему рабочий день.

- В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. При этом общий срок разрешения обращения не должен превышать более двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.

- На обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации ответы и сведения направляются в течение 30 дней со дня регистрации по месту получения обращения.

- Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и заявителю дан ответ.

- Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются в журналах учета.

- Рассмотренные обращения граждан, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью «В дело» и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем для формирования дела в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

- Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.

- Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

- Срок хранения дел и журналов учета предложений, заявлений и жалоб - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

Вывод: Организация работы с письменными обращениями граждан является неотъемлемой частью делопроизводства в подразделении.

Автоматизация делопроизводственных операций и защита документной информации.

Западные системы автоматизации делопроизводства в России!

Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

• системы workflow (автоматизации деловых процедур);

• системы groupware (коллективной работы);

• системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); 

• системы электронной почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)

Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.

В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.

Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:

• отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства;

• отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур; 

• путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д. 

На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для повышения спроса на решения в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых - совершенствования и автоматизации деловых процедур.

Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее. 

Три источника и три составные части ДОУ

• Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

• Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

• Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

• Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). 

• Систематизация архива документов.

Как автоматизировать делопроизводство и деловые процедуры?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

• системы управления базами данных;

• системы поиска документов и анализа текстов; 

• системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных); 

• среду клиент-сервер; 

• Internet/intranet.

Вывод: Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации. Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям.