Приложение к Постановлению Президиума Совета МПО ОАО НК Роснефть Нефтегазстройпрофсоюза России № XIV-3 от 18 декабря 2012 года.
Инструкция
по ведению делопроизводства в Межрегиональной профсоюзной организации ОАО НК Роснефть
Профессионального союза работников нефтяной, газовой отраслей промышленности и строительства Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по ведению делопроизводства (далее – Инструкция) устанавливает единый порядок организации и ведения делопроизводства в Межрегиональной профсоюзной организации ОАО НК Роснефть (далее – Профсоюз, профсоюзная орган).
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности профсоюзных организаций документов независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью компьютерных технологий.
2. Организация делопроизводства
2.1. Ведение делопроизводства поручается специально назначенному работнику аппарата или может быть поручено одному из членов постоянно действующего руководящего выборного коллегиального органа профсоюзной организации.
При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за ведение делопроизводства в профсоюзной организации, производится передача всех числящихся за ним дел и документов вновь назначенному работнику.
2.2. При ликвидации профсоюзной организации все дела и документы подлежат упорядочению и передаче в соответствующий архив ликвидационной комиссией, назначаемой общим собранием (конференцией) профсоюзной организации.
2.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзной организации.
2.4. Делопроизводство в профсоюзных организациях включает в себя:
- регистрацию и передачу по назначению входящей, внутренней и исходящей корреспонденции;
- ведение протокольного хозяйства, рассылку принятых постановлений;
- контроль исполнения документов;
- формирование документов в дела, их учет и хранение;
- подготовку дел к передаче на дальнейшее хранение в соответствующие архивные учреждения и уничтожение документов, срок хранения которых истек, в соответствии с установленным порядком.
Порядок работы с входящей корреспонденцией
2.5. Поступающая в профсоюзные организации корреспонденция регистрируется в журнале и рассматривается председателем профсоюзной организации или его заместителем (заместителями).
2.6. Каждый поступивший документ регистрируется в журнале для входящей корреспонденции по прилагаемой форме только один раз (приложение 1). Документация статистического и информационного характера может не регистрироваться.
2.7. На корреспонденции, подлежащей обязательной регистрации, в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и порядковый номер по журналу для входящей корреспонденции.
2.8. В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю организации и председателю профсоюзной организации, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена первой в адресате.
2.9. Нумерация входящих документов (начиная с № 1) ведется в пределах календарного года.
2.10. Письменные и устные предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 10-Д (Денисов).
2.11. Заявлению, поступившему повторно от одного и того же лица, присваивается регистрационный номер предыдущего письма и дата поступления.
Контроль исполнения документов
2.12. За своевременное и правильное исполнение поступивших документов отвечают председатель профсоюзной организации либо его заместитель (заместители).
2.13. Началом срока исполнения считается день регистрации документа, за исключением постановлений, началом срока исполнения которых является дата заседания соответствующего выборного руководящего органа или его президиума.
2.14. На поступившем документе председателем профсоюзной организации или его заместителем под реквизитом «Адресат» проставляется резолюция. Если отведенного места недостаточно, то допускается расположение резолюции на любой, кроме полей, свободой площади первого листа документа.
2.15. В резолюции, как правило, должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому (которым) направляется документ, а также предписываемое действие, подпись руководителя и дата подписания.
2.16. Лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны участвовать в исполнении документа.
2.17. Сроки исполнения документов составляют:
не более 30 дней - для обращений граждан, в том числе членов Профсоюза, и организаций;
не более 15 дней – в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (депутатский запрос и т.п.);
2.18. Если по объективным причинам исполнение документа невозможно в установленный срок, то исполнитель не менее чем за два дня до истечения срока должен получить разрешение у председателя профсоюзной организации или его заместителя на продление срока исполнения документа, но не более чем на 10 дней с сообщением об этом заявителю.
2.19. Все документы передаются исполнителю под расписку в регистрационном журнале с указанием даты получения документа на исполнение.
2.20. Передача документа от одного ответственного исполнителя другому производится только с разрешения автора резолюции через работника, ведущего делопроизводство с обязательной отметкой в журнале регистрации.
2.21. На всех передаваемых на исполнение контрольных документах и в регистрационных формах проставляется буква К (контроль). После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое поставило его на контроль.
2.22. Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону и т.д.) необходимо сделать отметку об этом в регистрационном журнале и заверить подписью исполнителя с проставлением даты.
2.23. Сведения об исполнении документа с указанием номера дела, в которое он подшит, переносятся в регистрационный журнал, находящиеся у работника, ответственного за ведение делопроизводства.
Оформление, регистрация и отправка исходящих документов
2.24. Все документы, исходящие из профсоюзной организации, после их проверки и подписания председателем профсоюзной организации или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции по прилагаемой форме (приложение 2).
2.25. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и порядковый номер, присвоенный по регистрационному журналу.
2.26. Ответы на предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза имеют тот же регистрационный номер, который был им дан при поступлении.
2.27. В тех случаях, когда к заявлениям и жалобам членов Профсоюза прилагаются подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки и т.п.), они возвращаются автору с указанием о приложениях в тексте письма-ответа.
2.28. Копии протоколов, выписки из протоколов и постановления соответствующих выборных коллегиальных органов профсоюзной организации отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
2.29. Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в профсоюзные организации, Профсоюз или членам Профсоюза подписываются ответственным за делопроизводство и удостоверяются печатью соответствующей профсоюзной организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подписи.
2.30. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации.
3. Оформление материалов профсоюзных собраний (конференций), заседаний руководящих выборных коллегиальных органов профсоюзных организаций
3.1. Оформление протоколов общих собраний (конференций), заседаний профсоюзного комитета (совета), президиума профсоюзного комитета (совета), выписок из протоколов заседаний вышеуказанных руководящих коллегиальных органов профсоюзных организаций производится по прилагаемой форме (приложение 3).
3.2. К протоколам заседаний руководящих коллегиальных органов профсоюзных организаций в последовательности, установленной повесткой дня, прилагаются тексты докладов, справок, выступлений в прениях и принятые постановления. Все страницы протокола нумеруются в сквозном порядке.
3.3. Постановления оформляются по прилагаемой форме (приложение 4).
3.4. По вопросам оперативного характера в исключительных случаях постановления могут приниматься в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, в этом случае постановления визируются членами постоянно действующего руководящего коллегиального органа профсоюзных организаций и подшиваются к протоколу очередного заседания.
3.5. Постановления, принятые между заседаниями постоянно действующего руководящего коллегиального органа профсоюзных организаций регистрируются в перечне, составляемом по прилагаемой форме (приложение 5).
3.6. Нумерация протоколов ведется в течение срока полномочий выборного профсоюзного органа.
3.7. По отдельным вопросам составляются выписки из протокола, которые оформляются по прилагаемой форме (приложение 6).
3.8. Протокол заседания и материалы к нему подшиваются в дело.
3.9. Принятые решения доводятся до исполнителей, заинтересованных организаций и должностных лиц в виде выписок из протоколов (копий постановлений).
3.10. По окончании календарного года дело с протоколами закрывается. В новом году открывается другое дело с продолжением очередного порядкового номера протокола.
4. Ведение номенклатуры и формирование дел, подготовка их к хранению и уничтожению
4.1. Примерная номенклатура дел (приложение 7) представляет собой перечень наименования дел с указанием сроков их хранения, заводимых в делопроизводстве профсоюзной организации и систематизированных в определенной последовательности.
4.2. В номенклатуру дел включается весь объем документации по направлениям деятельности организации, в том числе все регистрационные журналы и картотеки.
Не включаются в номенклатуру дел брошюры, справочники, реферативные журналы и другие информационные и периодические издания.
4.3. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго установленный индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, присвоенного структурному подразделению организации, и порядкового номера дела по номенклатуре.
4.4. На основании примерной номенклатуры дел, профсоюзная организация разрабатывает конкретную для своей организации номенклатуру дел, которая отражает все документы, образующиеся в результате деятельности профсоюзной организации.
В конкретную номенклатуру могут быть включены дела, образующиеся в результате деятельности профсоюзной организации, которые не предусмотрены примерной номенклатурой дел.
4.5. Сроки хранения документов переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с вышеуказанным Перечнем, либо путем оценки документов специалистами экспертной комиссии организации, исходя из научной и практической ценности документов.
4.6. Конкретная номенклатура дел составляется ежегодно в четвертом квартале текущего года на следующий год ответственным за ведение делопроизводства, оформляется на общем бланке профсоюзной организации и утверждается председателем.
4.7. В графе первой конкретной номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дел по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
4.8. Записи, изложенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры дел, в конкретную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения документов). В этой графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за его формирование.
4.9. По истечении года, на который была составлена номенклатура дел, ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (отдельно постоянного и временного сроков хранения), а также дел, переходящих на следующий год.
Приложение 1
Форма
регистрационного журнала для входящей корреспонденции
Порядковый номер документа и
дата
|
Откуда поступил документ (номер и дата)
|
Краткое содержание
документа
|
Резолюция
|
Исполнитель
|
Расписка и дата
|
Номер дела
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
за получение
|
за возврат в дело
|
|
6
|
7
|
|
|
Приложение 2
Форма
регистрационного журнала исходящей корреспонденции
Порядковый номер документа и
дата
|
Куда и кому адресован документ
|
Краткое содержание документа
|
Исполнитель
|
Номер дела, в которое подшита копия документа
|
Примечание (отметка о получении т.п.)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Приложение 3
Наименование вышестоящего профсоюзного органа
Наименование руководящего выборного коллегиального органа профсоюзной организации
П Р О Т О К О Л №____
00.00.0000 г._____________
Председатель – (фамилия, инициалы)
Секретарь – (фамилия, инициалы)
Присутствовали: ______ человек. (Фамилии, инициалы каждого в алфавитном порядке, если количество присутствующих более десяти, указать: список на ___ л. прилагается).
Приглашенные: (Фамилии, инициалы, должность каждого в алфавитном порядке, если количество присутствующих более десяти, указать: список на ___ л. прилагается).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
(Состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на собрании (заседании), наименование вопроса формулируется с предлога «О» или «Об»).
1. (наименование вопроса, без указания докладчика).
2.
3.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
1. СЛУШАЛИ: (фамилия, инициалы, должность докладчика)
ВЫСТУПИЛИ: (фамилия, инициалы, должность докладчика)
1. (фамилия, инициалы, должность докладчика)
(краткое содержание выступлений, предложений)
2.
3.
Примечание: если доклад, информация, сообщение не требуют дополнений и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется.
ПОСТАНОВИЛИ:
Текст постановления включается в протокол или указывается, что на __ л. прилагается.
После голосования постановление принято (при разногласиях в голосовании указывается количество лиц, голосовавших «за» и «против», воздержавшихся).
Председатель (подпись) Расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
Приложение 4
Наименование вышестоящего профсоюзного органа
Наименование руководящего выборного коллегиального органа профсоюзной организации
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
00.00.0000 № (протокол-пункт) г.______________
Текст постановления
Председатель (подпись) Расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
Приложение 5
ПЕРЕЧЕНЬ
постановлений, принятых в рабочем порядке с____ по _______
к протоколу № ____ заседания постоянно действующего руководящего коллегиального органа
______________________________________________________
(наименование организации)
Порядковый номер протокола, постановления
|
Дата подписания постановления
|
Краткое содержание
|
Страницы в деле
|
|
|
|
|
Примечание: перечень подшивается в начале протокола.
Приложение 6
Наименование вышестоящего профсоюзного органа
Наименование руководящего выборного коллегиального органа профсоюзной организации
ВЫПИСКА из П Р О Т О К О Л А №____
00.00.0000 г._____________
Председатель – (фамилия, инициалы)
Секретарь – (фамилия, инициалы)
Присутствовали: ______ человек
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. (наименование вопроса без указания докладчика)
1. СЛУШАЛИ: (фамилия, инициалы, должность докладчика)
ПОСТАНОВИЛИ:
Текст постановляющей части печатается полностью
Председатель (подпись) Расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
Приложение 7
Индекс дела
|
Название раздела
|
Срок хранения
|
Примечание
|
01.
|
Организационно-распорядительная деятельность
|
|
|
01-1
|
Постановления, распоряжения вышестоящих профсоюзных органов
|
Копии до минования надобности
|
|
01-2
|
Постановления, распоряжения профсоюзной организации
|
До минования надобности
|
|
01-3
|
Устав Профсоюза
|
Постоянно
|
|
01-4
|
Коллективный договор
|
Постоянно
|
|
01-5
|
Свидетельство о регистрации
|
Постоянно
|
|
01-6
|
Акты приема-передачи при смене руководства
|
Постоянно
|
|
01-7
|
Переписка с профсоюзными организациями разного уровня
|
5 лет
|
Списываются экспертной комиссией
|
01-8
|
Предложения, заявления, жалобы граждан и документы по их рассмотрению
|
Постоянно
|
|
02.
|
Документационное обеспечение и организация хранения документов
|
|
|
02-1
|
Книга регистрации исходящих документов
|
3 года
|
|
02-2
|
Книга регистрации входящих документов
|
3 года
|
|
03.
|
Организационно-профсоюзная работа
|
|
|
03-1
|
Годовые планы работы
|
Постоянно
|
|
03-2
|
Протоколы
|
Постоянно
|
|
03-3
|
Статистические отчеты по профсоюзному членству, по итогам отчетов и выборов
|
Постоянно
|
|
03-4
|
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективных договоров)
|
Постоянно
|
|
04.
|
Организация оздоровления и досуга
|
|
|
04-1
|
Документы (заявления, медсправки, списки и т.д.) учета работников и детей, нуждающихся в лечении и отдыхе
|
3 года
|
|
04-2
|
Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря
|
1 год
|
|
04-3
|
Документы (справки, сводки, списки и т.д.) о проведении и участии в спортивных мероприятиях
|
3 года
|
|
05.
|
Кадровое обеспечение
|
|
|
05-1
|
Переписка о награждения работников, присвоение почетных званий
|
5 лет
|
|
06.
|
Финансовая деятельность
|
|
|
06-1
|
Штатное расписание. Годовые сметы и расчеты к ним
|
Постоянно
|
|
06-2
|
Годовые бухгалтерские отчеты
|
Постоянно
|
|
06-3
|
Бухгалтерские документы кассово-мемориального порядка (кассовые банковские документы, извещения банков и т.д.)
|
5 лет
|
При условии завершения ревизии
|
06-4
|
Лицевые счета сотрудников
|
75 лет
|
|
06-5
|
Выписки из протокола о выплате пособий, листков нетрудоспособности
|
5 лет
|
|
06-6
|
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности
|
5 лет
|
При условии завершения ревизии
|
06-7
|
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
|
Постоянно
|
|
06-8
|
Свидетельства о постановке учет в налоговых органах
|
5 лет
|
После снятия с учета
|
|
