1Введение
Целью разработки макета подсистемы автоматизации обмена информацией между СЭДО органов государственной власти (далее Система) является автоматизация процесса ручного ввода реквизитов входящих документов в регистрационные карточки СЭДО Минэкономразвития России.
Система разработана в рамках НИОКР по автоматизации обмена информацией между СЭДО органов государственной власти на основе использования двумерного штрихкода.
Также одной из целей Системы является демонстрация работоспособности предложенной в НИОКР спецификации обмена информацией между СЭДО органов государственной власти.
Практически все органы государственной власти в той или иной степени используют системы электронного документооборота или системы регистрации документов. Данные СЭДО были разработаны и внедрены в течение последних 5-10 лет и основаны на различной программно-аппаратной базе. Некоторые из них функционируют еще под управлением операционной системы Microsoft DOS и технически устарели.
В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)» идет процесс модернизации и замены СЭДО на новые решения, разработанные с использованием современнейших технологий и платформ.
В настоящее время наиболее распространенными системами автоматизации документооборота являются:
«Дело» компании «Электронные офисные системы». Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив. В ней реализованы функции работы над проектами документов, регистрации документов и контроля исполнения.
«БОСС Референт» компании «АйТи». Система обеспечивает поддержку бизнес-процессов работы с внутренними документами организации, обработки входящих и исходящих документов, управления внешними контактами, работы с договорами организации, организации новостных каналов и конференций, ведения справочника организации в электронном виде, поддержки инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации, организации и планирования мероприятий
«DocsVison» компании «Диджитал Дизайн». Платформа DocsVision позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как автоматизация канцелярии и делопроизводства, автоматизация согласования и утверждения документов, системы автоматизированного контроля исполнения, создание электронных архивов документов с распределенным доступом, система управления конструкторской и проектной документацией, автоматизация системы управления качеством, создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур). Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например, автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета, управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта, архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами, подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами, подсистема утверждения платежных документов.
«OPTiMA-WorkFlow» компании «Оптима». Система предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. Основными функциями системы являются полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов, контроль соблюдения требований технологии работы с документами, контроль исполнения поручений, динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации, полноценный механизм контроля версий, создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе, работа с любыми электронными объектами, а также работа в распределённых корпоративных сетях.
«Documentum» компании «Documentum». Платформа Documentum основана на трехуровневой архитектуре, которая является важнейшим условием при построении современных информационных систем. Она обеспечивает доступность общих корпоративных правил и служб управления содержанием для широкого спектра клиентских приложений и корпоративных систем, не требуя при этом, чтобы службы адаптировались отдельно для каждого типа клиентского приложения. Можно выделить три основных элемента архитектуры Documentum – это хранилище содержания, службы управления содержанием и приложения для работы с содержанием.
Все эти системы поддерживают различный набор функций по управлению документами, такие как, прием и отправка, регистрация, передача адресату, контроль исполнения, наложение резолюций. Рассматриваемая в данной работе функция регистрации входящих и исходящих документов поддерживается всеми вышеперечисленными системами. Тем не менее, взаимодействие между ними остается на том же уровне, что и до внедрения подобных систем.
В большинстве случаев исходящие документы готовятся в электронном виде, затем распечатываются, после чего идет обычный процесс письменного согласования и утверждения документа. Далее документ регистрируется в СЭДО и передается организации корреспонденту на бумажном носителе.
Поскольку, в основном, СЭДО государственных органов находятся во внутренних компьютерных сетях, которые в соответствии с требованиями безопасности не имеют физической связи с общедоступными каналами связи, то возникает проблема ручного ввода регистрационных реквизитов входящих документов в СЭДО организации получателя.
Принимающая сторона регистрирует документ в своей системе электронного документооборота или системе регистрации и учета документов, в процессе которого оператор вручную вводит регистрационные данные входящего документа. Такой способ, представляющий простое копирование данных с бумажного документа в форму регистрационной карточки электронной системы, значительно снижает скорость обработки входящих документов и приводит к частым ошибкам ввода.
Поэтому для повышения скорости обмена и обработки документов между системами электронного документооборота, при сохранении существующего способа их передачи, необходимо автоматизировать размещение, распознавание и считывание регистрационных данных бумажных документов.
В качестве решения данной задачи предлагается размещать регистрационную информацию на бумажном документе, закодированную с использованием двумерного штрих-кода. При обработке входящего документа данная информация считывается аппаратным способом и автоматически заносится в созданную регистрационную карточку СЭДО организации получателя.
|
