Секретарь первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием
Скачать 2.94 Mb.
|
Подводя итоги: современный электронный офис, определяющий лицо фирмы, содержит очень много энергопотребляющих компонентов, что приводит к увеличению энергонасыщенности офиса. Это обстоятельство во многом определяет требования необходимой подготовки секретаря к технической эксплуатации разнообразной электронной аппаратуры. Заключение В настоящее время довольно часто можно услышать «Я хочу работать секретарем!». И действительно, в последнее время все больший интерес возникает к этой профессии. Секретарский труд довольно высоко оплачивается, и быть секретарем сегодня престижно. Но не так то просто стать профессиональным секретарем, да и не каждый способен выполнять многофункциональную и сложную работу. А труд секретаря таким и является. Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт. Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы. Как звучит по телефону его голос – мило и приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского мастерства не всем может быть доступна. Технический секретарь должен уметь печатать со скоростью 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакциях. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание. Секретарь-референт и референт – это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на высоком уровне. Их работа становится ответственной, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка. Но современный руководитель хочет, чтобы все эти функции выполнял один человек. Иными словами, речь идет о помощнике руководителя в конкретной области, которой занимается фирма (банковское дело, торговые операции, рекламный бизнес и т. п.). Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От секретаря в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей «суперсекретаря». В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию. Вы задумывались, почему при одинаковом уровне знаний одним удается достичь профессиональных высот, а другие замирают на полпути? Оказывается, для того чтобы состояться как профессионал высочайшей категории, недостаточно только знать и уметь, нужно еще обладать определенным складом характера. Если вы хотите, чтобы ваша профессиональная карьера была успешной, нужно разглядеть в себе «секретарские» черты и стремиться максимально их развивать. Мы уверены, что вы без запинки назовете хотя бы 3 – 4 из них: аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, коммуникабельность и т. д. Но что все эти качества стоят без умения подчиняться и с удовольствием выполнять чужие приказы и поручения, не теряя при этом собственного достоинства? Настоящий секретарь горит желанием помочь другим. И даже мысленно никогда не скажет: «Почему все время я? Что, больше некому это сделать?» У секретаря особое положение в фирме – он фактически первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. Это определяет и еще одно очень важное качество секретаря: умение одновременно быть на виду и в тени. Кстати, это касается и внешности, которую можно определить как «элегантный консерватизм»: В любой фирме время от времени возникают конфликтные и стрессовые ситуации, и очень часто ареной их действия становится приемная. Секретарь, как укротитель, должен быть сильным и эмоционально уравновешенным человеком, чтобы суметь вовремя разрядить обстановку. В идеале секретарь – мастер компромиссных решений и не ищет в конфликтах правых и виноватых. Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом. Надеемся, что информация представленная в данной книге поможет вам в таком сложном, но интересном труде, как секретарский. Надеемся, что наши советы будут вам полезны, и вы воспользуетесь ими для решения конкретных ситуаций. Удачи вам в освоении секретарского дела и повышении своей квалификации. И главное, получайте удовольствие от работы! Ольга Энговатова.
|
Похожие:
 | Применение информационных технологий в фармацевтической отрасли Охватывают все предприятие (фирму, компанию) и объединяют разнородные вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются... | | " Богатый папа, Бедный папа" Книга посвящается родителям всего мира... Флоридского Госуниверситета мои родители реализовали свою цель. Это было венчальной короной их жизней, венчающим достижением. Я была... |
| Отчет о результатах поездки делегации сгупс во Францию в фирму «Фрейссине» Маршрут движения: Новосибирск – Москва – Париж – Москва – Новосибирск. Срок командировки: 10 – 15 октября 2010 г | | Пятое поколение суперкомпьютеры XXI века Из-за разногласий со своим партнером Крей покинул cdc и в 1972 г основал фирму Cray Research. К тому времени в наса был установлен... |
| Другая жизнь (So Much for That) Нак узнал, что Глинис тяжело больна, и все стало предельно просто в его жизни: ему не нужен счастливый остров без жены. Началась... | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Она решается просто: нужно «настроится на одну волну». То есть представлять, с кем беседуешь, говорить понятным для него языком,... |
| 1. Предприятие. Предприятие как система. Финансово-экономические... Тема Предприятие. Предприятие как система. Финансово-экономические показатели деятельности предприятия 5 |  | Психологическая подготовка детей к школе В такой суматохе и спешке родителям даже невдомек, что подготовка детей к школе – это еще и эмоциональный настрой ребенка, который... |
| Анкета для Радикального Прощения Лорен, а меня совершенно игнорирует. Он винит во всем, меня и говорит, что я просто эмоционально неуравновешенная. Из-за него я чувствую... | | Как поднять самооценку первокласснику? Обычно в возрасте 6-7 лет самооценка ребенка уже полностью сформирована. Но когда ребенок идет в первый класс эта самооценка подвергается... |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... «В трудные минуты читаю первый том Пушкина. Читаю, не останавливаясь, и через некоторое время понимаю: четырнадцатилетний мальчишка,... | | Председатель заседания: Гатауллин Н. Г. – координатор комиссии, глава Секретарь: Зиязетдинова А. Ф. – секретарь комиссии, начальник отдела ут и сзн минтруда рб по Белебеевскому району и г. Белебею в... |
| Реферат Философия Г. В. Ф. Гегеля Принципиально можно выявить два способа объяснения: первый телеологический (через цели), второй каузальный (через причины) | | 01. Чувство Парижа. Ориентация Париж никогда не кончается, и каждый,... Мы всегда возвращались туда, кем бы мы ни были, и как бы он ни изменился, как бы трудно или легко ни было попасть туда. Париж стоит... |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... ... | | Действующие лица: Шиблс Глеб Львович, Мона, Курляндский Фидель Стасович,... Всё, проходящее через горизонт событий, искривляется. Нет ни одной прямой линии. Теряется или искажается информация, вопреки канонам... |
