Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения
Скачать 332.32 Kb.
|
3. ОФОРМЛЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. 3.1.Оформление служебных писем. 3.1.1. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца (приложение 1 к Инструкции). Реестр бланков муниципалитета и порядок их использования утверждается приказом руководителя муниципалитета. 3.1.2. На служебных письмах в правом верхнем углу бланка указывается адресат. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам. При адресовании письма в организацию, в ее структурное подразделение без указания должностного лица наименования пишутся в именительном падеже, например: Департамент социальной защиты населения города Москвы Управление государственных пенсий и пособий При адресовании служебного письма конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения пишутся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например: Департамент науки и промышленной политики города Москвы Организационно- распорядительное Управление Начальнику Управления В. А. Новожилову либо: Начальнику Организационно- распорядительного управления Департамента науки и промышленной политики города Москвы В. А. Новожилову При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Руководителю Департамента здравоохранения города Москвы А.П. Сельцовскому Исходящее служебное письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При этом каждый экземпляр должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, помечается. В случае направления письма более чем в четыре адреса исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, составляет список рассылки и на каждом экземпляре указывает только одного адресата. Если служебное письмо отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области В этом случае подписывается лишь один экземпляр, который затем регистрируется у специалиста по организационным вопросам и размножается исполнителем в количестве, необходимом для рассылки всем указанным организациям, при этом обязательно составляется список рассылки. Подлинник письма остается у специалиста по организационным вопросам, копии направляются по указанным адресам. 3.1.3. При оформлении реквизита «адресат» соблюдается следующий порядок написания: -наименование организации; -название улицы, номер дома; -названием города, области, края, автономного округа (области), республики; -страна (для международных почтовых отправлений); -почтовый индекс. Например: Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Реквизит «адрес» не проставляется на служебных письмах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации и органы государственной власти города Москвы. При адресовании письма физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем – почтовый адрес, например: Иванову А.В. ул. Кутузова, д.8, кв. 27 г. Подольск, Московская обл., 123587 При адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее. 3.1.4. К служебным письмам составляется заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание письма и формулироваться в виде ответа на вопрос: о чем (о ком)? Например: «О результате рассмотрения обращения…». Заголовок печатается от границы левого поля письма с прописной буквы (приложение 1 к Инструкции). Письма небольшого объема могут не иметь заголовка. 3.1.5. При оформлении ответных служебных писем обязательна ссылка на номер и дату входящего письма, на которых дается ответ. Эти реквизиты проставляются на специально отведенном месте в левой верхней части бланка. Если служебное письмо направляется в дополнение к ранее направленному, то необходимо указать номер и дату ранее направленного письма. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами. 3.1.6. В тех случаях, когда служебное письмо имеет приложения, на которые есть ссылка в тексте, после текста делается отметка о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если письмо имеет приложения, на которые нет ссылки в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения, например: Приложение: 1. Положение об Организационном управлении Аппарата московской городской Думы на 7 л. в 1 экз. 2. Список государственных гражданских служащих в Управлении на 3 л. в2 экз. Если к служебному письму прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: Протокол заседания бюджетно-финансовой комиссии от 19.04.2003г. № 15 и приложение к нему, всего на 21 л. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Приложения к письму должны быть завизированы исполнителем письма. 3.1.7. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Подпись состоит из наименования должности подписавшего, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например: Руководитель муниципалитета Личная подпись И.О.Фамилия Или на бланке: Председатель Личная подпись И.О.Фамилия При оформлении служебного письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании служебного письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Руководитель муниципалитета Личная подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И.О.Фамилия Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности. Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «за» и проставлением наклонной черты перед наименованием должности. Внесение в подписанные служебные письма исправлений и добавлений не разрешается. 3.1.8. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма от границы левого поля, например: М.В. Сидоров 924-45-67 Исполнителями служебных писем являются муниципальные служащие в аппарате муниципалитета. 3.1.9. Оформленные исходящие служебные письма подлежат регистрации в соответствии с п. 2.2.1. При этом к подлиннику письма прилагаются две копии, одна из которых (с визой исполнителя) остается у специалиста по организационным вопросам, другая, с регистрационным номером и датой, направляется исполнителю. Зарегистрированные и подготовленные для отправки документы передаются для организации их доставки адресатам. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопроса, поставленных в документах. При этом на копии, оставленной у специалиста по организационным вопросам, фиксируется фамилия лица, получившего на руки документ, и проставляются его подпись и дата получения. Копии исходящих служебных писем, кроме ксерокопий, аутентично воспроизводящих подпись, заверяются проставлением надписи «Верно», даты и личной подписью заверяющего. 3.2. Оформление служебных телеграмм. 3.2.1. Оформление и передача служебных телеграмм (приложение1) осуществляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15. Апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи». 3.2.2. Служебные телеграммы, отправляемые из муниципалитета, оформляются за подписями руководителя, его заместителей. 3.2.3. Текст телеграммы излагается кратко, его объем, как правило, не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). Текст телеграммы печатается прописными буквами с полуторным межстрочным интервалом без переноса слов и без абзацев. Вставки и исправления в тексте не допускаются. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати муниципалитета. 3.2.4. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии – почтовый адрес. При адресовании телеграммы в четыре адреса или более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Один список рассылки, не должен содержать более 20 адресов. Международная телеграммы, написанная на любом языке, разрешенном страной назначения, с использованием букв латинского алфавита, отправляется при наличии перевода, заверенного автором телеграммы. 3.3. Прием и передача документов по каналам факсимильной связи. 3.3.1. Для оперативной передачи и приема текстов документов, информационных материалов, справочных данных может использоваться факсимильная связь. 3.3.2. Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, как правило, не должен превышать пяти листов. 3.3.3. Полученные факсограммы подлежат учету по месту приема (переданные по месту передачи) в журналах учета. 3.3.4. Передавать и принимать документы ограниченного распространения по каналам факсимильной связи запрещается. 3.3.5. Факсограммы на иностранных языках принимаются к передаче только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ. 3.3.6. Копии документов, переданные по факсимильной связи, вместе со служебными записками (при их наличии) хранятся по месту передачи документов в течение года, после чего подлежат уничтожению. Подлинники документов направляются по месту их регистрации. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ. 4.1. Контроль за своевременным исполнением поручений по документам предусматривает постановку документа на контроль, проверку хода исполнения поручения, учет и обобщение результатов исполнения, информирование должностного лица, давшего поручение, о результатах исполнения. Отметка о контроле за исполнением поручения по документу обозначается буквой «К» или словом «Контроль». 4.2. Срок исполнения поручений по документам в муниципалитете составляет один месяц с даты регистрации. Поручения с конкретной датой исполнения исполняются в указанный срок. Поручения с отметкой «незамедлительно» исполняются не позднее одного дня с даты его подписания, поручение с пометкой «весьма срочно» исполняются не позднее двух дней с даты его подписания, поручение с пометкой «срочно» исполняется не позднее трех дней с даты его подписания. Если подписание срока исполнения поручения по документу приходится на нерабочий день, то срок его исполнения продлевается до первого рабочего дня, следующего за нерабочим днем. 4.3. После исполнения поручения исполнитель подготавливает об этом информацию и направляет должностному лицу, давшему поручение. В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если нет другого указания. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Соисполнители не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют основному исполнителю справки об исполнении поручения либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей основного исполнителя. Основной исполнитель вправе созывать соисполнителей. При необходимости продления срока исполнения поручения по документу исполнитель обязан не позднее, чем за три дня до истечения срока обратиться к должностному лицу, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. При получении согласия поручение выполняется в установленный должностным лицом срок. Если по представленным документам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений до окончательного решения вопроса. После завершения работы над документом (если не имеется ответа или другого документа, свидетельствующего об исполнении) исполнитель должен письменно сообщить о результатах его рассмотрения в соответствии с поручением. На исполнительном документе (на лицевой стороне его первого листа) или на приложенной к нему справке о результатах исполнения должностным лицом, давшим поручение, проставляется резолюция «В дело». 4.4. Решение о снятии с контроля поручения по документу или продлении срока исполнения принимается должностным лицом, давшим поручение. 4.5. Контроль за своевременным исполнением поручений руководитель муниципалитета осуществляет специалист по организационным вопросам. 4.6. Информация об исполнении поручения по документу предоставляется его исполнителем не позднее определенного поручением срока в сектор служебной корреспонденции специалисту по организационным вопросам. 4.7. В порядке предупредительного контроля исполнителям поручений направляется перечень документов, подлежащих исполнению с указанием сроков исполнения. Если срок исполнения поручения по документу истек, то исполнителю поручения направляется напоминание. 5. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 5.1.Составление номенклатуры дел: 5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности муниципалитета, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для формирования и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В муниципалитете составляются следующие виды номенклатуры дел:
5.1.2. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер на основе номенклатуры дел предыдущего года, внесенных в нее изменений. При необходимости в нее вносятся изменения, которые согласовываются с руководителем муниципалитета. После согласования данная номенклатура дел подписывается руководителем муниципалитета. 5.1.3. После внесения изменений в примерную номенклатуру специалист по организационным вопросам разрабатывает индивидуальные номенклатуры дел, визирует их и согласовывает с руководителем муниципалитета. 5.1.4. Сводная номенклатура дел составляется специалистом по организационным вопросам на основании индивидуальных номенклатур дел по направлениям деятельности муниципалитета. Сводная номенклатура дел составляется на следующий календарный год в последнем квартале текущего года, но не позднее 1 декабря. Она подписывается руководителем, визируется специалистом по организационным вопросам, согласовывается с экспертной комиссией Главного архивного управления города Москвы и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел оформляется в двух экземплярах, один из которых хранится у специалиста по организационным вопросам, второй – В Главном архивном управлении города Москвы. 5.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел специалист по организационным вопросам направляет структурным подразделениям муниципалитета выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 5.1.6. Если в течение года возникает необходимость внесения изменений в сводную номенклатуру дел, то данные изменения направляются специалисту по организационным вопросам. Специалист по организационным вопросам оформляет изменения, как дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел, по окончании календарного года согласовывает их с экспертной комиссией по вопросам работы с документами в муниципалитета и включает в номенклатуру дел на следующий год. В случае изменения структуры муниципалитета сводная номенклатура дел пересматривается, и специалистом по организационным вопросам вносятся в нее соответствующие изменения. 5.1.7. По окончании календарного года в сводную номенклатуру дел муниципалитета вносится итоговая запись о заведенных делах с указанием их количества ( с учетом внесенных изменений). |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |  | Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |
| Об утверждении положения о московском городском конкурсе ... | | Типовая технологическая инструкция по индексированию документов в узлах ксмб общие положения Данная инструкция вводит порядок индексирования всех документов ключевыми терминами (КТ), вносимыми в поле 610 формата unimarc, а... |
| Инструкция по заполнению бланков Общие положения Положения о проведении государственной (итоговой) аттестации выпускников 9 и 11 классов оу рф; утвержденное приказом мо РФ от 03.... | | Инструкция I. Общие положения Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний России по Кемеровской области |
| Инструкция о работе в проекте марс общие положения Участники Проекта составляют библиографические записи на статьи из журналов, закрепленных за ними в соответствии с обязанностями... | | Инструкция специалиста по маркетинговым исследованиям I. Общие положения Баскаков Владимир Анатольевич, старший преподаватель кафедры Маркетинга и Рекламы |
| 15 апреля Мосгордума приняла Закон "Об Уполномоченном по правам человека... Куртамышского района, к активному участию в решении вопросов местного самоуправления, обеспечения согласования общественно значимых... | | Инструкция о порядке заполнения декларации на товары I. Общие положения Настоящая Инструкция о порядке заполнения декларации на товары (далее Инструкция) разработана в соответствии со статьей 180 Таможенного... |
| Инструкция по составлению планов ликвидации аварий на угольных шахтах I. Общие положения Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2012, №16 | | План проведения мероприятий в учебном классе Курганстата на 2014 год № п/п Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (Росстат) от 05. 03. 2012 г |
| Закон города Москвы о квотировании рабочих мест в городе москве Москве для обеспечения дополнительных гарантий гражданам, особо нуждающимся в социальной защите, реализации ими права на труд, социальную... | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Жкх, участник работы над специальным докладом Уполномоченного по правам человека в г. Москве «Система управления жилищным фондом... |
| Концепция развития исторического краеведения в ивановской области... В соответствии с приказом Минздравсоцразвития России от 7 июля 2007 года №402 19-21 октября в г. Москве состоялся III всероссийский... | | Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования... Администрации муниципального образования «Иволгинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... |
