2.4.3.7. Дела передаются исполнителям под расписку в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с подобранными надзорными (наблюдательными) производствами.
2.4.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение № 32).
Если вышестоящей прокуратурой по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу или материалу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке, и по ним заводится производство.
2.4.3.9. Копии постановлений об отказе в возбуждении уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, поступивших в прокуратуру, учитываются в книгах раздельно по ведомствам согласно приложению № 14.
Также раздельно по ведомствам учитываются:
копии постановлений о возбуждении уголовного дела и материалов к ним (приложение № 12);
копии постановлений о прекращении уголовного дела или уголовного преследования (приложение № 16);
копии постановлений о приостановлении предварительного следствия (приложение № 17).
2.4.3.10. Копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел, о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших из органов дознания, учитываются в книгах согласно приложениям № 15 и 13 соответственно.
2.4.3.11. Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в книге согласно приложению № 11, после чего безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с УПК РФ.
2.4.4. Регистрация других документов
2.4.4.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, то есть документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение № 29).
При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу они регистрируются на той же карточке.
В случае использования АИК "Надзор" указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.
2.4.4.2. Переписка ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложение № 2), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки в пределах корреспондента (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и цифр текущего года.
Например:
7-16-54-2011 - для вышестоящих прокуратур;
23-40в-2011 - для районных прокуратур.
2.4.4.3. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов приведен в приложении N 30.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.
2.4.4.4. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки находятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, после чего она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.
2.4.4.5. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.
2.4.4.6. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение N 20), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "р" (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.
2.4.4.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности - в организационном управлении Главного организационно-аналитического управления; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях. Порядок присвоения регистрационных номеров организационно-распорядительным документам по финансово-хозяйственному и кадровому направлению работы устанавливается руководителями соответствующих подразделений.
В других вышестоящих прокуратурах порядок регистрации указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.
2.5. Рассмотрение и исполнение документов
2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.
В органах прокуратуры порядок и сроки рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций устанавливаются соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.
Прокуроры субъектов Российской Федерации регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.
В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей.
2.5.2. Руководителям органов прокуратуры, подразделений и исполнителям поступившие зарегистрированные документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.
Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения.
Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.
Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата A6, подписывается и датируется.
2.5.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направление ответа.
В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя.
2.5.4. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения.
Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение 30 дней (если иные сокращенные сроки не предусмотрены законодательством или организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации).
2.5.5. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в органы и учреждения прокуратуры. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.
2.5.6. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.5.7. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.
2.5.8. В письмах и других документах по обращениям и делам, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.
Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой дел и документов, поручений по нескольким обращениям и делам. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики.
2.5.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры, другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями.
2.5.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в органах и учреждениях прокуратуры.
2.5.11. Исполненные документы передаются прокурорскими работниками делопроизводителям в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об исполнении, которая включает в себя слова "в н/п" или "в дело № ____" и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.
2.5.12. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается.
В прокуратурах, работающих в АИК "Надзор", на основании указанных отметок делопроизводители вносят дату и отчет об исполнении в электронную резолюцию.
2.5.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии запроса по форме: К-17.10.2011, подписывается и датируется.
2.5.14. Делопроизводитель отмечает указанный исполнителем контрольный срок на карточке движения надзорного или наблюдательного производства, а в органах районного звена, где карточки учета движения производства не ведутся, - на алфавитной карточке.
Надзорные (наблюдательные) производства хранятся у делопроизводителей в папках с надписью "Контроль" по датам контроля и в порядке номеров и передаются исполнителям в установленные ими сроки контроля.
2.5.15. При работе в АИК "Надзор" делопроизводитель подразделения после получения документа вносит в РК резолюции руководства, при необходимости плановую дату и передает исполнителю. Все РК поступающих в бумажное надзорное (наблюдательное) производство или дело документов и прикрепленные к ним при необходимости электронные образы документов должны быть внесены в электронное надзорное (наблюдательное) производство или дело в хронологической последовательности, логически связанной электронной связкой. Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными бумажными надзорными (наблюдательными) производствами и пересылкой электронного надзорного (наблюдательного) производства в "кабинет" исполнителю.
При списании исполнителем документов в надзорное или наблюдательное производство в соответствующем электронном надзорном (наблюдательном) производстве указывается статус "оперативное хранение". Все действия с электронным надзорным (наблюдательным) производством должны отмечаться в "Журнале передачи". При списании документов в дело по номенклатуре в РК документа через "Журнал передачи" вносится запись о списании документа в соответствующее электронное дело по номенклатуре.
Перед списанием РК в электронное надзорное (наблюдательное) производство фигуранты, не относящиеся к переписке, должны быть удалены на закладке "дополнительные реквизиты".
2.5.16. При направлении исходящих документов на подпись руководству вышестоящих прокуратур необходимо перед отправкой зарегистрировать проект документа в АИК "Надзор", указав в РК содержание, состав, исполнителя, визы и внешний адресат.
2.6. Отправление исходящих документов
2.6.1. Реестры внешней отправки по требованию ФГУП "Почта России" формируются в электронном виде с использованием системы АИК "Надзор".
2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - Почтовые правила.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю подразделения.
2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.
2.6.4. Документы, поступившие для отправки, отправляются работниками отдела прохождения корреспонденции после экспедиционной обработки в соответствии с Почтовыми правилами.
Документы с пометками "срочно" или "весьма срочно" отправляются незамедлительно.
При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки, обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в соответствии с требованиями ФГУП "Почта России".
2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.
2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в суды и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями, ответы на обращения или уведомления о переадресовании обращений, корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела, материалы проверок, надзорные (наблюдательные) производства, а также срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах - спецсвязью либо заказными бандеролями и посылками.
2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.
Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.
2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.
|
