отп. 2 экз. или отп. 3 экз.
1 - в адрес 1 - в адрес
2 - в дело (подразделения-исполнителя) 2 - в ДДО МВД России
исп. И.О. Фамилия 3 - в дело
(подразделения-исполнителя)
667 03 26 исп. И.О. Фамилия
07.02.2012 667 03 26
07.02.2012
На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.
При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
28.27. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ, - начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово "Доложено" и краткие сведения об исполнении.
28.28. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости - часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.
Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.
28.29. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.
28.30. Гриф ограничения доступа к документу
Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)<1>.
--------------------------------
<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - "Лично", "Литер "М" и другие).
29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.
30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.
Бланки управленческих документов
32. При разработке и изготовлении, а также при использовании, хранении и уничтожении бланков управленческих документов подразделения делопроизводства и режима структурных подразделений органов внутренних дел руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"<1>, государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"<2>.
--------------------------------
<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587.
<2> Издательство стандартов, 2003.
33. В Министерстве предусматриваются изготовление и использование следующих видов бланков документов:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк протокола;
общий бланк;
бланк письма структурного подразделения Министерства;
бланк письма органа внутренних дел.
При необходимости приказом МВД России могут утверждаться бланки других видов документов.
34. На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:
вид документа;
дата документа;
подпись;
регистрационный номер документа;
отметка об исполнителе документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.
35. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (приложение N 1) и продольный (приложение N 2).
Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
36. Реквизит 01 или 03 располагается над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
37. Реквизиты бланков Министерства, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: на бланке письма руководства Министерства - золотым цветом, на бланке приказа руководства Министерства - зеленым цветом, на бланках иных видов - черным цветом.
38. Для бланков Министерства устанавливается следующий состав реквизитов:
для бланка приказа (распоряжения, протокола):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти: "Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)";
вид документа;
место составления (издания) документа;
ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;
для бланка письма МВД России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти "Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)";
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;
ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
ограничительные отметки для аннотации документа.
39. Для бланка письма структурных подразделений органов внутренних дел устанавливается следующий состав реквизитов:
эмблема МВД России;
наименование вышестоящего органа внутренних дел;
наименование подразделения;
справочные данные о подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;
ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
ограничительные отметки для аннотации документа.
40. Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливаются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
40.1. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель (начальник) структурного подразделения имеет исключительное право подписи.
Общий бланк включает в себя реквизиты 01 или 03, 08, 11, 12, 14.
40.2. Бланк письма включает в себя реквизиты 01 или 03, 08, 09 и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 15, 18, 19 (при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 17, 20).
40.3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты 01 или 03, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
41. Бланки документов проектируются в соответствии с приложениями N 3 - 30 к настоящей Инструкции.
42. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
Оформление отдельных видов документов в МВД России
43. В деятельности органов внутренних дел создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии МВД России, протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства органов внутренних дел и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач в деятельности органа внутренних дел создаются иные виды документов: планы, программы, отчеты и другие.
В установленных законодательством случаях Министерством могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другие).
44. Утверждаться без издания приказа могут следующие документы:
планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности - утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел или его заместителем, несущим ответственность за соответствующее направление деятельности;
должностные инструкции (должностные регламенты) сотрудников - утверждаются руководителями (начальниками) соответствующих подразделений, должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих, работников - утверждаются представителем нанимателя, лицом, исполняющим его обязанности;
финансово-хозяйственные документы: сметы, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации - утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел, его заместителем, курирующим финансово-хозяйственную деятельность;
архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и другие - утверждаются должностным лицом, возглавляющим экспертную комиссию;
планы работы структурных подразделений - утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения;
положения об управлениях (отделах) в составе структурного подразделения органа внутренних дел - утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения.
45. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.
Служебная переписка
46. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых органом внутренних дел для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.
47. В документообороте органа внутренних дел в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма.
48. Служебными письмами оформляются:
доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;
информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;
ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
проекты официальных отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
ответы на обращения граждан;
ответы на запросы организаций, предприятий;
инициативные документы по вопросам компетенции органов внутренних дел, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для их структурных подразделений;
другие документы.
49. Телеграмма:
49.1. Телеграммы в органах внутренних дел используются для передачи только срочной текстовой информации.
49.2. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.
49.3. Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах (оригинал и визовый экземпляр) в следующем порядке (приложение N 31):
категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: "Срочная". В случае направления простой телеграммы категория не указывается;
перед текстом по центру печатается полужирным шрифтом реквизит "Наименование документа" - "ТЕЛЕГРАММА".
49.4. После наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит "адресат" с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц указывать прописью, слова "проспект", "проезд", "переулок" в адресной части должны быть написаны полностью).
|
