Национальный государственный университет
физической культуры спорта и здоровья имени П.Ф. Лесгафта
г.Санкт-Петербург
П.Г. Бордовский
ИНФОРМАТИКА
Электронные таблицы MS Excel 2003
(практикум)
Санкт-Петербург
2009
Содержание
1
|
Введение
|
-
|
3
|
2
|
Электронные таблицы на примере MS Excel 2003
|
-
|
4
|
3
|
Элементарные операции, ввод формул и оформление документа в MS Excel 2003
|
-
|
20
|
4
|
Построение диаграммы в MS Excel 2003
|
-
|
32
|
5
|
Вычисление с использованием функций в MS Excel 2003
|
-
|
39
|
|
Вопросы для закрепления материала.
|
|
46
|
Введение
Программа MS Excel относится к одной из старейших групп программ - электронные таблицы. Электронные таблицы предназначены для выполнения автоматизированных расчетов, включают элементы программирования, и результаты расчетов оформляются в виде документов, готовых для печати.
Наглядность и простота выполнения всех процессов (занесения данных, ввод формул, вывод результатов) делают эту программу незаменимой для начинающих пользователей, а так же для пользователей, не владеющих языками программирования или базами данных. Встроенные элементы работы с текстом, аналогичные основным приемам работы с текстом в редакторе MS Word, позволяют легко оформить результаты расчетов и сразу готовить документ для печати.
Перечисленные выше особенности программы MS Excel делают её незаменимым инструментов в работе студента. Начиная с первого курса, студенты высшей школы получают задания (доклады, рефераты, курсовые работы) по различным дисциплинам, выполнение которых связано с расчетами той или иной сложности, построением графиков, сортировкой и анализом данных.
Овладение приложением MS Excel в рамках программы высшей школы по предмету «Информатика» является обязательным и входит в зачётные требования 2-го семестра дневных факультетов и 3-го семестра заочных факультетов.
Практическое занятие 1.
Электронные таблицы. На примере MS Excel 2003.
Включение программы и элементы окна программы.
Компьютер относится к вычислительным устройствам, а его предшественниками являются счётные машины и калькуляторы. Выполнение вычислений является одной из основных функций компьютера. Таким образом, группы программ, позволяющих выполнять вычисления, являются самыми древними и многочисленными. В своём развитии эти программы претерпели множество изменений и на настоящий момент представлены двумя основными группами:
калькуляторы – программы, имитирующие на экране компьютера обычный калькулятор и предназначенные для быстрого и наглядного расчета элементарных разовых действий
электронные таблицы – программы, предназначенные для выполнения автоматизированных вычислений любой сложности и любого объёма, позволяющие включать в формулы переменные значения и элементарные приёмы программирования. Одной из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.
В настоящий момент большинство электронных таблиц похожи друг на друга и отличаются, как правило, по внешнему виду панелей инструментов и дополнительным функциям. Наиболее популярными электронными таблицами во всём мире является Excel. Он входит в Офисный пакет Microsoft Office. Отдельно он не продаётся, а в комплекте MS Office стоит от 6000 до 18000 руб. (на 21.12.08). Для учебных заведений и студентов стоимость может быть снижена до 2000 руб.
Для работы в MS Excel необходимо установить весь MS Office в автоматическом режиме или, при установке в ручном режиме, отметить для установки MS Excel. MS Office MS Excel будет установлен на Вашем компьютере и по умолчанию будет запускаться для файлов типа *.xls, а также из всех предусмотренных для запуска программ режимов:
В главном меню кнопки ПУСК-ВСЕ ПРОГРАММЫ (ПРОГРАММЫ)-MS OFFICE-Microsoft EXCEL.
Кнопка MS Excel в панели быстрого запуска (одинарный щелчок левой кнопкой мышки на ярлыке MS Excel).
Ярлык на рабочем столе (двойной щелчок левой кнопкой мышки на ярлыке MS Excel).
Из контекстного меню (одинарный щелчок правой кнопкой мышки в свободном пространстве - СОЗДАТЬ-ДОКУМЕНТ MS OFFICE EXCEL). Далее открыть созданный файл (двойной щелчок левой кнопкой мышки на имени созданного файла).
Если вы открываете ранее созданный файл типа *.xls и имеющий символику MS Excel, то в этом случае дважды щёлкните на нём левой кнопкой мышки. Если символика на файле не соответствует MS Excel, то можно попытаться открыть этот файл через контекстное меню (правая кнопка мышки) с помощью режима ОТКРЫТЬ С ПОМОЩЬЮ и поискать в открывшемся окне MS Excel.
Если ни одного из предшествующих вариантов на Вашем компьютере нет, то, скорее всего, Офисный пакет Microsoft Office на компьютере не установлен. Однако, на всякий случай, можно попытаться выполнить поиск файла EXCEL.EXE на системном диске по следующему пути: Program Files\Microsoft Office\Office11 или через режим поиска файлов. Если нужный файл был найден, открыть его.
Для удобства пользователя при отсутствии ярлыков программы MS Excel на рабочем столе и кнопки в панели быстрого запуска можно самостоятельно их создать, скопировав название MS Excel из меню ПУСК - ВСЕ ПРОГРАММЫ (ПРОГРАММЫ) - MS OFFICE - Microsoft EXCEL в нужные места.
После запуска MS Excel он откроется в стандартном окне Windows со всеми присущими ему атрибутами.
Если окно открылось не на весь экран, то необходимо распахнуть его полностью (нажав среднюю кнопку из трех, распложенных в правом верхнем углу), так как работать с данными в маленьком окне крайне неудобно. Кроме того, рекомендуется закрыть ОБЛАСТЬ ЗАДАЧ, расположенную в правой части экрана (нажать крестик в конце заголовка ПРИСТУПАЯ К РАБОТЕ). Скорее всего, в работе она не понадобится, а место на экране занимает довольно много. Для включения ОБЛАСТИ ЗАДАЧ необходимо зайти в главное меню –ВИД- ОБЛАСТЬ ЗАДАЧ.
Окно программы Excel
Рабочее окно Excel содержит стандартную строку заголовка, меню и панели инструментов. Под ними расположена панель, в составе которой имеются поле имени и строка формул.
В строке состояния, находящейся в нижней части окна программы Excel, выводится информация о состоянии программы, режимах ее работы и выполняемых операциях. Например, если на клавиатуре включен режим Num Lock, на правом конце строки состояния отображается надпись NUM. Строка состояния также информирует пользователя о том, что можно вводить данные или выполнять команду. В этом случае в ней отображается слово «Готово».
Рабочие книги и рабочие листы
При запуске программы Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу (Microsoft Excel – Книга1). Рабочая книга - это многостраничный документ Excel, каждая страница которого называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница. По умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Пользователь может удалять листы, а также вставлять в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество - 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.
Таблицы в программе Excel создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. Рабочий лист состоит из 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами. Границы столбцов и строк (ширина столбцов и высота строк) являются «мягкими». Это значит, что пользователь может менять их произвольно (см. ниже).
Каждая ячейка имеет собственный уникальный адрес, он состоит из двух частей - имени столбца и номера строки, т.е. имя ячейки не является чем-то целым и неразделимым, с каждой частью имени (номером строки и/или именем столбца) можно работать раздельно. Например, ячейка в левом верхнем углу рабочего листа имеет адрес А1.
Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).
Перемещение по рабочему листу
Говоря о перемещении по рабочему листу, обычно имеют в виду перемещение рамки активной (текущей) ячейки. Она перемещается на одну строку вверх или вниз, либо на один столбец влево или вправо с помощью клавиш управления курсором (клавиши со стрелками). Наиболее часто применяемые для этой цели клавиатурные комбинации приведены в таблице.
Клавиши
|
Перемещение
|
Page Down
|
На один экран вниз
|
Page Up
|
На один экран вверх
|
Home
|
В начало текущей строки
|
Ctrl+Home
|
К ячейке А1
|
Ctrl+End
|
В последнюю заполненную ячейку таблицы
|
Ctrl+^
|
Вверх до первой заполненной ячейки
|
Ctrl+v
|
Вниз до первой заполненной ячейки
|
Ctrl+<
|
Влево до первой заполненной ячейки
|
Ctrl+>
|
Вправо до первой заполненной ячейки
|
Ctrl+Page Up
|
К следующему листу рабочей книги
|
Ctrl+Page Down
|
К предыдущему листу рабочей книги
|
При перемещении рамки активной ячейки Excel может автоматически смещать границы видимой области таким образом, чтобы активная ячейка всегда была видимой.
Перемещение границ видимой области без изменения положения активной ячейки называют перемещением рабочего листа или прокруткой. Если необходимо просмотреть другие области рабочего листа, используют элементы полосы прокрутки. Для смешения на одну строку вверх или вниз следует щелкнуть на кнопке со стрелкой вверх или вниз. Эти кнопки расположены на верхнем и нижем концах вертикальной полосы прокрутки. Для перемещения на один столбец влево или вправо используются такие же кнопки на концах горизонтальной полосы прокрутки. Чтобы переместиться вверх, вниз, влево или вправо на одно окно, следует щелкнуть на свободном месте соответственно выше, ниже, слева или справа от бегунка на полосе прокрутки.
Если вам необходимо переместиться на несколько строк или столбцов, используйте бегунки полос прокрутки. Для быстрого перемещения по большим таблицам перетаскивайте бегунок, удерживая нажатой клавишу [Shift].
Ввод данных
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов: числа, формулы и текст. По умолчанию в ячейке включён тип данных ОБЩИЙ, который позволяет Excel автоматически определять тип вводимых данных. Если автоматический режим определения типа данных пользователя не устраивает, то он может установить тип данных вручную: главное меню – ФОРМАТ-ЯЧЕЙКИ-вкладка ЧИСЛО. Открывается список возможных вариантов форматов данных, необходимо выбрать нужный. Эту процедуру можно выполнять и с уже введёнными данными (предварительно эти данные необходимо выделить). Помимо выбора типа данных на этой же вкладке имеется режим управления форматом вывода выбранного типа данных (количество знаков после запятой, наименование валюты, обозначение месяца и т.д.).
Числа (к ним мы будем относить также значения даты и времени) представляют собой величины, использующиеся в вычислениях, скажем для определения количества дней, на которое просрочен возврат видеокассеты, или для расчета начисленных процентов на депозит за определенный период времени. В одну ячейку можно ввести только одно число. Десятичным разделителем в числовом формате является запятая (как правило, по умолчанию). А точка является разделителем в поле дата. Рекомендуется не путать эти разделители, так как ошибочный набор точки вместо запятой устанавливает формат ячейки ДАТА, который автоматически не отключается.
Текст - это информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов, даже если он представляет собой набор цифр. Если набор данных в ячейке начинается с текстового символа (например, с пробела), либо содержит иные текстовые символы, то такая ячейка по умолчанию считается текстовой. Если текст, вводимый в ячейку, выходит за её границы, то он перекрывает (располагается поверх) соседние ячейки (при условии, что они не заняты, т.е. в них не занесены никакие данные), создавая впечатление, что часть текста переходит в ячейку следующего столбца. На самом деле весь текст расположен в ячейке, с которой был начат ввод текста. К тексту можно применять довольно большое количество функций форматирования (аналогично MS Word): наименование шрифта, размер, выравнивание и т.д., однако набор этих функций ограничен по сравнению с MS Word.
Формулами называются инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления. Ячейка с формулой всегда начинается со знака равенства. Начало набора с любого другого символа в ячейке с формулой отменяет данный тип ячейки (включая пробел перед знаком равенства). Знак равенства в ячейке с формулой повторяться не может (только в функциях для сравнения условия). После знака равенства могут располагаться числа, адреса ячеек, имена функций, арифметические или логические операторы. При наборе формулы мы видим текст самой формулы в набираемой ячейке, а после ввода формулы в ней отображается результат расчета по введённой формуле, а текст формулы отображается в строке формул (для активной ячейки).
Данные могут вводиться только в активную ячейку - либо непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под панелью инструментов в верхней части экрана. Выберите нужную ячейку, установив в нее курсор, затем начинайте ввод данных. Вводимые символы будут отображаться как в ячейке, так и в строке формул; при этом станут доступными кнопки управления строки формул.
Если при вводе данных произошла ошибка, щелкните в строке формул на кнопке «Отмена» с изображением крестика красного цвета. Отменяется ввод и посредством нажатия клавиши [Esc] на клавиатуре. Нажмите кнопку «Ввод» (на ней изображена галочка зеленого цвета), чтобы закончить ввод данных — кнопки строки формул исчезнут. Для завершения ввода и перехода к другой ячейке воспользуйтесь клавишей [Enter] клавиатуры или переустановите курсор мыши на другую ячейку (для этого нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по другой ячейке, что делает активной другую ячейку).
По умолчанию программа Excel поддерживает функцию автозавершение для ввода данных в ячейку. Если несколько начальных символов, введенных в активную ячейку, совпадают с символами, находящимися в какой-либо из ячеек этого столбца, то недостающая часть символов будет введена автоматически. В Excel производится автоматический ввод (автозавершение) только тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить вручную.
В случае, когда введенные числовые значения не помещаются в ячейку из-за недостаточной ширины столбца, вместо них на экране отображается несколько символов диеза (#). Тем не менее, содержимое такой ячейки вы можете увидеть во всплывающем окне, установив на ней указатель мыши. Чтобы сделать видимым все число в ячейке, нужно увеличить ширину столбца до необходимых размеров. Для этого, установив курсор на правую границу «узкого» столбца, при нажатой левой кнопке мыши перемещать границу столбца на необходимое расстояние.
|
