АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЭД НА ПРИМЕРЕ LOTUS NOTES
Гапликова Е.А.
Науч. руководитель: ст. преподаватель, Лопухин Я.Н.
Томский государственный университет
Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение.
СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают:
текстовые документы
изображения
электронные таблицы
аудиоданные
видеоданные
Web-документы.
К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также взаимодействовать с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
В настоящее время существуют следующие основные типы СЭД:
СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.
Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании:
Documentum (система Documentum)
FileNet (системы Panagon и Watermark)
Hummingbird (система PC DOCS)
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании:
Lotus (система Domino Doc)
iManage
Keyfile Novell (Novell GroupWise)
Open Text (система LiveLink)
Oracle (система Context)
Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого. Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний:
AdobeBroadVisio
Divine
Documentum
Excalibur
Microsoft Stellent
Vignette
Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).
Примерами порталов являются системы:
Lotus (Domino/Notes, K-Station)
Excalibur
Oracle Context
PC DOCS/Fulcrum
Verity
Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется преобразование отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.
Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов). Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании.
Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании:
Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow)
Action Technologi
FileNet
Jetform
Staffware
Сфера применения СЭД очень широка и разнообразна. На сегодняшний день она активно внедряется и используется во многих организациях, поскольку с каждым годом увеличивается объем документов, используемых в организациях. И целесообразным и наиболее эффективным становится использование различных систем документирования. [1]
Разновидностей СЭД очень много и любая организация может выбрать наиболее удобную и подходящую для себя систему. Но наиболее используемые в мире СЭД: Lotus Notes, Евфрат, DOCS OPEN, Excalibur EFS, Action Workflow, Staffware, и другие.
В данной работе речь пойдет об основных характеристиках и использовании СЭД Lotus Notes, поскольку данная система является одной из самых популярных в России
Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. [2]
Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу с данными и динамическими процессами. Система позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Характеристика системы представлена в табл.1. [3]
Табл.1. Характеристика системы Lotus Notes
Характеристика
|
Описание
|
Единый, постоянный пользовательский интерфейс
|
Позволяет обращаться всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации
|
Гибкость
|
Удобен при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы
|
Среда разработки прикладных программ
|
Позволяет быстро разрабатывать прикладные программы для рабочих групп
|
Система защиты доступа
|
Развитая система защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа
|
Тиражирование
|
Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков
|
Открытость
|
Заключается в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API
|
Масштабируемость
|
Возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей
|
Интеграция
|
Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ
|
Пакет Notes благодаря широким функциональным возможностям, медленно, но верно завоевывает признание. Мало того, это очень прогрессивная и развивающаяся технология. Lotus не имеет таких денежных средств, как Майкрософт, поэтому о системе мало слышно. Но рынок у Lotus Notes довольно большой и стабильный. Конкуренты отнять его не могут. У LN есть и еще один большой плюс - она позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним. Достоинством LN как среды разработки является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами.
Применять Notes лишь в качестве сервера электронной почты нецелесообразно. Продукт подходит для крупных компаний, где для работы необходимо использовать несколько серверов Notes. Можно даже применять Notes на автономной рабочей станции, однако эта конфигурация обычно служит для работы с мобильными или удаленными пользователями.
Lotus Notes обладает так же рядом преимуществ:
Позволяет повысить эффективность работы сотрудников за счет предоставления одной точки доступа к часто используемым ресурсам, таким как электронная почта, календарь, службы обмена мгновенными сообщениями и инструментарий для совместной работы.
Предоставляет надежные функции обеспечения безопасности, которые позволяют минимизировать или исключить ущерб от компьютерных вирусов.
Имеет средства, позволяющие пользователям повысить эффективность управления постоянно увеличивающимися в объеме почтовыми ящиками.
Предоставляет лучший в отрасли календарь и средства планирования, включая централизованное управление конференц-залами и оборудованием для проведения заседаний, например аудио- и видеотехникой.
Поддерживает современную технологию репликации, которая позволяет пользователям эффективно работать даже при отсутствии доступа к сети.
В подтверждение вышесказанного перечислим активных пользователей системы Lotus Notes в России и три примера удачных внедрений:
Крупные государственные учреждения (Государственная Дума РФ, Министерство иностранных дел, Госстандарт, Федеральная служба охраны, Федеральная комиссия по ценным бумагам, Российский центр приватизации, Администрация Президента Республики Татарстан, администрации многих городов РФ в частности Москвы, Екатеринбурга и Томска),
Большинство крупнейших российских банков используют Lotus Domino/Notes (Альфа-банк, Международный московский банк, Внешторгбанк, РосБанк, Конверсбанк, Газпромбанк банк, АкБарс и другие.)
Крупные отечественные компании (ЛукОйл, КомиТЭК, Норильский Никель, Дальневосточное и Мурманское морские пароходства, Тюменьэнерго, EastLine, МТС, «Сибирьтелеком», «Интерфейс» и т.д.)
Среди российских учебных заведений, активно использующих эту технологию, можно перечислить Новгородский Университет им.Я.Мудрого, Ивановский Энергетический Университет, Московский Экономико-Статистический Институт, Московский Гуманитарный Университет, Московский Международный Университет, Московский институт электроники и математики, Московский институт радиоэлектроники и автоматики, Московский государственный технический университет им. Э.Баумана, Таганрогский государственный радиотехнический университет, Брянский государственный технический университет, Уфимский государственный авиационный технический университет, Воронежский государственный технический университет, Нижегородский госуниверситет, Казанский Государственный Технический Университет и многие другие.
Крупные мировые компании (General Motors, Philips, Kodak, Mobil, Proctor & Gamble, American Express, ABB, Andersen Worldwide, Price Waterhouse Coopers и т.д.)
1) ОАО «Внешторгбанк» - крупнейший коммерческий банк страны. Вопрос об автоматизации традиционных процессов обработки документов в Банке особенно остро встал в 2002 г. в связи с развитием его инфраструктуры, увеличением объема операций, расширением спектра оказываемых услуг, значительным ростом филиальной сети. Задача создания единого информационного пространства и организации коллективной работы с документами в Банке поставила необходимость выбора и внедрения СЭД, которая позволила бы решить проблемы, возникающие при обработке документов. Поэтому была выбрана система, имеющая равноправный режим работы серверов, система, разработанная на платформе Lotus Domino/Notes. [4]
2) Томский филиал ОАО “Сибирьтелеком” представляет крупнейшего оператора телекоммуникационных услуг ОАО “Сибирьтелеком” в Томске и Томской области. ОАО "Сибирьтелеком" и корпорация IBM завершили внедрение единой системы документооборота Lotus Notes в 11 филиалах компании.
Это крупнейший корпоративный проект, который реализуется с апреля 2005 г. при содействии компании "ИнтерТраст", партнера IBM в области разработки прикладных решений. Целью проекта являлось создание единой системы электронного документооборота, интеграция ее в обновленные бизнес-процессы компании "Сибирьтелеком".
На данный момент количество пользователей Lotus Notes и СЭД во всех филиалах компании составляет 5500 человек.
"На сегодняшний день создана эффективная прозрачная система работы с документами" - отмечает генеральный директор ОАО "Сибирьтелеком" Александр Исаев.
Реализация проекта позволила обеспечить оперативность поиска необходимых документов в единой базе, усилить контроль их исполнения, сократить движение на бумажных носителях, что в целом повысило эффективность работы компании. [5]
3) МТС – крупнейший оператор мобильной связи в России и странах СНГ, обслуживающий более 44 миллионов активных абонентов. Лицензионный портфель МТС и ее дочерних предприятий включает 87 регионов России, Украину, Белоруссию, Узбекистан и Туркменистан. В целях совершенствования управленческих процессов, а также повышения качества внутри корпоративного взаимодействия компания МТС приняла решение о внедрении распределенной СЭД, позволяющей объединить в единое информационно-управленческое пространство все дочерние предприятия МТС. В качестве основы корпоративной СЭД был выбран программный комплекс БОССРеферент - собственная разработка компании АйТи на платформе IBM Lotus Notes/Domino. [6]
В настоящий момент применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась, в первую очередь, как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам, независимо от их местонахождения.
С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.
Поэтому изучение таких систем, как Lotus Notes позволяет получить дополнительное конкурентное преимущество для специалистов в области документационного обеспечения управления.
Литература
1. Александр Г. Мировой рынок систем электронного документооборота/ Г. Александр. [Электрон.ресурс]. Режим доступа - http://citforum.ru, свободный
2. IBM Lotus Notes. [Электрон.ресурс]. Режим доступа - http://wikipedia.tomsk.ru, свободный
3. Основные свойства и преимущества LOTUS NOTES / DOMINO [Электрон.ресурс]. Режим доступа - http://systems21.ru, свободный
4. Внедрение системы электронного документооборота в ОАО «Внешторгбанк»: проект - отражение тенденций рынка. [Электрон.ресурс]. Режим доступа - http://intertrast.ru, свободный
5. "Сибирьтелеком" завершил внедрение единой системы документооборота Lotus Notes в 11 филиалах. [Электрон.ресурс]. Режим доступа - http:// prime-tass.ru, свободный
6. Создание крупнейшей в России корпоративной системы электронного документооборота – СЭД МТС. [Электрон.ресурс]. Режим доступа - http:// www.it.ru, свободный |
