М ИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
РЫБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АВИАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
имени П.А. СОЛОВЬЕВА
Ю. А. Черных
Конспект лекций
Системы автоматизации документооборота
Рыбинск 2011
Содержание
Введение 3
Трудности работы с бумажными документами 3
Преимущества электронных документов 6
Основные понятия о системах электронного документооборота 7
Назначение СЭД 7
Основные понятия и термины в сфере ЭД 8
Общая классификация СЭД 12
Концепция ЕСМ 12
Классификация СЭД 13
Преимущества от использования СЭД 15
Жизненный цикл документа в СЭД 16
Рождение 16
Становление 16
Публикация 17
Архивирование 17
Компоненты СЭД. 18
Базовые компоненты СЭД 18
Механизмы хранения документов 18
Хранилище атрибутов документов 18
Стандартные средства для хранения документов 19
Структуры и шаблоны документа 19
Маршрутная карта документа 20
Бизнес-процессы. Виды бизнес-процессов. 21
Сквозной процесс 22
Бесконечный процесс 22
Конечный автомат 22
Регистрация документа 22
Формы регистрации документов и порядок их заполнения. 23
Контроль исполнения документов 24
Передовые зарубежные СУД 24
LinkWorks 25
Что же такое LinkWorks? 25
Системы документооборота и управления документами 26
Почтовая система 28
Управление, конфигурация, разработка и интеграция приложений 28
Работа в составе сложных систем 29
Программный продукт Documentum. 29
Компоненты управления документами 30
Семейство клиентов: WorkSpace, SmartSpace, ViewSpace 31
Средства интеграции: Unalink for Lotus Notes 32
Livelink Internet 33
Введение
Развитие человеческой цивилизации сопровождается увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. В настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном. По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Всё это свидетельствует о том, что для любого предприятия или организации вопросы организации или оптимизации документооборота и контроля за оборотом информации имеет ключевое значение.
Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).
Трудности работы с бумажными документами
Сложившаяся в настоящее время неудовлетворенность работы с бумажными документами проявляется в двух аспектах: общая неудовлетворительная обстановка с подготовкой и распространением информации и неудовлетворенность учреждений состоянием дел при работе с бумажными документами.
К основным трудностям работы с бумажными документами можно отнести:
Экспоненциально увеличивающееся количество документов
Увеличивающаяся специализация документов приводит к ограниченному обращению и высокой стоимости распространения таких документов.
Увеличивающиеся задержки в сложившемся традиционном цикле распространения документов общего пользования через фельдсвязь, курьеров, деловые и финансовые журналы и книги - "написание-согласование-распространение", стали неприемлемы ни для авторов, ни для читателей (корреспондентов, адресатов). Задержки на 6-8 месяцев являются общепринятыми для процесса реферирования, и весь процесс до реального распространения может занять 12-18 месяцев.
Существенные задержки при поиске необходимых документов, особенно смысловом, снижают эффективность работы специалистов.
Отсутствие принципиальной возможности звуковых и видео вставок в текстовые бумажные документы существенно обедняет возможности представления информации на современном уровне развития технологий.
Конференции, семинары, выставки и презентации стали серьезным альтернативным средством передачи и распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от представления документов до их публикации (около шести месяцев), в то же время сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам достоверность. Однако следует отметить, что точность и достоверность доложенной на таких мероприятиях информации часто носит рекламный характер.
Имеющиеся успехи в распространении предпринтных версий документов через FTP, WWW и электронную почту, к сожалению, не получили должного развития, хотя они намного дешевле и эффективнее традиционных способов.
Что же касается учреждений, то одной из наиболее острых проблем организации деловых процессов в области административно-управленческой и хозяйственной деятельности является текущее неудовлетворительное состояние делопроизводства и документооборота. В этой части накопились методологические, программно-технические, технологические, организационные и правовые проблемы.
К основным недостаткам делопроизводства в учреждениях следует отнести:
фактическое отсутствие нормативных и инструктивных материалов, описывающих документационное обеспечение и правила делопроизводства в учреждениях и учитывающих требования законов, а также нормативных актов, как предписываемых вышестоящими инстанциями, так и внутренних;
отсутствие системности в подходах к реализации типовых процедур, не позволяющее быстро создавать (исполнять) документы, особенно те, что требуют коллективной работы, необоснованно увеличивающее объемы хранимой информации и затрудняющее поиск необходимых данных;
слабая оснащенность современной компьютерной техникой подразделений, связанных с административным управлением и хозяйственной деятельностью;
отсутствие или плохая организация единой транспортно-коммуникационной среды, объединяющей хранилища документов подразделений учреждения (в общем случае территориально разобщенных);
отсутствие адекватных электронных технологий, приводящее к использованию устаревших, часто рутинных, решений на основных технологических операциях создания, обработки, хранения, поиска и контроля исполнения документов;
отсутствие эффективной системы слежения и быстрого реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения учреждения;
большое отставание в работах по стандартизации форм документов, процессов обработки информации и документооборота;
фактическое отсутствие классификаторов, тезаурусов и толковых словарей (глоссариев).
|
