Конспект лекций Системы автоматизации документооборота

Скачать 345.11 Kb.

Название	Конспект лекций Системы автоматизации документооборота
страница	4/7
Дата публикации	26.09.2013
Размер	345.11 Kb.
Тип	Конспект

100-bal.ru > Информатика > Конспект

1 2 3 4 5 6 7

Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса.

По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
Улучшение контроля за исполнением документов.

Жизненный цикл документа в СЭД

Рождение

В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы записываются в журнал истории. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы.

Становление

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» — неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения.

Публикация

Публикация — это момент, после которого документ «умирает». Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то — просто новая версия.

Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива — задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители. Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность.

Компоненты СЭД.

Базовые компоненты СЭД

Место СЭД в электронном пространстве

1 2 3 4 5 6 7

Похожие:

	Связана с актуальной проблематикой обеспечения информатизации документооборота... Разработка проектного решения информационной системы электронного документооборота на предприятиях апк с использованием методов имитационного...		Реферат Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота... Государственное образовательное учреждение «Российский Государственный Университет Инновационных Технологий и Предпринимательства»...
	Операционные системы конспект лекций Внутренняя организация файловой системы: модель версии Fast File System (ffs) bsd 193		Реферат Электронные Системы Управления Документооборотом «Системы... Понятие экономической системы, её структура, состав и классификация функций управления и бизнес-процессов 4
	Конспект занятия в старшей группе по автоматизации звука [Л] «клава заблудилась» Создание условий для автоматизации звука [ж] изолированно, в слогах, в словах, в предложении, в тексте		Конспект лекций по дисциплине: «Операционные системы и среды» «Системы баз данных», «Инструментальные средства разработки аппаратно-программных систем», «Микропроцессоры и микропроцессорные системы»,...
	Проект по созданию системы автоматизации дистанционного образования... Правила приема в Московскую академию предпринимательства при Правительстве Москвы разработаны на основании следующих документов		Конспект лекций по курсу опд. Ф. 11. Операционные системы Муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №23
	Конспект по курсу лекций Операционные системы Граур Светлана группа... Основные блоки: 1)введение (историческое развитие вычислительных систем (ВС), определяемое появлением и развитием программного обеспечения...		Проект по созданию системы автоматизации дистанционного образования... В37 Современное диссертационное исследование по педагогике: Оценка качества: Книга для эксперта. Саратов: Саратовский государственный...
	Конспект лекций по курсу «Организация ЭВМ и систем» для студентов...		Конспект лекций по курсу сд. Ф корпоративные информационные системы Д. В. Колесов, Р. Д. Маш, И. Н. Беляев «Биология. Человек», Изд-во «Дрофа», Москва, 2010
	Конспект лекций по курсу «Организация ЭВМ и систем» для студентов...		Программа учебной дисциплины телеизмерительные и контрольные системы... Телеизмерительные и контрольные системы автоматизации процесса проводки горизонтальных участков скважин
	Конспект лекций по учебной дисциплине «Правоведение»: учебное пособие.... «Геоэкология», 020501 «Картография», 120202 «Аэрофотогеодезия», 080500 «Менеджмент», 080507 «Менеджмент организации», 170101 «Испытание...		С. П. Филин Концепции современного естествознания: конспект лекций Конспект лекций соответствует требованиям Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования РФ и...

Школьные материалы