Должностная инструкция руководителя службы документационного обеспечения управления (доу)
Скачать 174.62 Kb.
|
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД Должностная инструкция руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) Обратите внимание на содержание своей должностной инструкции! Есть ли она у вас вообще и для чего так необходим этот документ? Именно этот документ позволяет объективно оценивать деятельность работников, т.е. вашу деятельность и деятельность сотрудников, которыми вы руководите. Должностная инструкция является нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Что должно войти в структуру должностной инструкции и стать основой ее содержания? Нормативная база для разработки должностных инструкций Важно знать Должностные инструкции определяют место и значение конкретной должности в структуре организации, позволяют наиболее оптимальным способом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для их эффективной работы. На заметку Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда. Трудовой Кодекс Российской Федерации, действующий с 01.02.2002, не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций. Однако во введении к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. и доп.), устанавливается: «Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников …. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников». Еще одним нормативным документом, подтверждающим необходимость разработки должностных инструкций, является постановление Минтруда России от 09.02.2004 № 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих", принятое во исполнение постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих". Последним установлено, что квалификационные характеристики, предусмотренные квалификационным справочником, служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. В Порядке применения Единого квалификационного справочника, утвержденном указанным выше постановлением Минтруда России, подчеркивается, что квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих призваны способствовать правильному подбору и расстановке кадров, повышению их деловой квалификации, рациональному разделению труда, созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между указанными категориями работников, а также установлению единых подходов в определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Должность является первичным элементом структуры управления, поэтому должностные инструкции целесообразно разрабатывать на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей всех уровней. В названном выше Порядке применения Единого квалификационного справочника отмечается, что квалификационные характеристики должностей заместителей руководителей не разрабатывались (и, соответственно, не включались в квалификационный справочник), поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе требований, содержащихся в характеристиках соответствующих должностей руководителей. Исходя из этого положения, мы можем сделать вывод о том, что на должности заместителей руководителей структурных подразделений должностные инструкции могут не разрабатываться, и лица, занимающие должности заместителей, в своей деятельности могут руководствоваться должностными инструкциями руководителей структурных подразделений. Однако с практической точки зрения это неудобно по нескольким причинам. Во-первых, при приеме на работу, в соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель до подписания трудового договора с работником обязан ознакомить его под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. К «иным локальным нормативным актам», непосредственно связанным с трудовой деятельностью, относится, в частности, должностная инструкция, и будет некорректно с точки зрения работодателя знакомить лицо, поступающее на должность заместителя руководителя, с должностной инструкцией руководителя. Во-вторых, у руководителя, в том числе и у руководителя структурного подразделения, может быть несколько заместителей, и руководитель, распределяя обязанности, закрепляет за каждым заместителем определенный круг полномочий, из чего следует, что у каждого заместителя свои должностные обязанности, свой круг прав и ответственности. Соответственно, у каждого заместителя должна быть своя должностная инструкция. Правовые основания для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ Нормативным основанием для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ являются квалификационные требования для должности «заведующий канцелярией», предусмотренные уже упоминавшимся Квалификационным справочником, определяющие круг должностных обязанностей заведующего канцелярией, требования к специальным знаниям и навыкам (раздел «Должен знать») и квалификации работника. Извлечение из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих: ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. При использовании квалификационного справочника при разработке должностных инструкций следует также учитывать, что справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника: (организационно-административные – руководители, аналитико-конструктивные – специалисты, информационно-технические – технические исполнители), поэтому в должностную инструкцию руководителя следует включать преимущественно должностные обязанности организационно-административного характера. При разработке должностной инструкции руководителя службы ДОУ следует также основываться на положении о службе ДОУ, которое определяет задачи и функции подразделения, его взаимоотношения и др. Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые руководителем службы ДОУ, иначе говоря, составить описание должности. Детальное описание выполняемых работником функций позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и др. Структура должностной инструкции Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; общее назначение должности; должность руководителя, которому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам. Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемых работником. Обязанности работника, занимающего должность руководителя подразделения целесообразно сгруппировать следующим образом:
При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (организация, контроль, анализ, проверка, обобщение и т. д.), сроки реализации (периодический контроль, ежемесячные проверки и т. д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставление данных, анализ запросов, предоставление справочной информации и др.). Раздел «Права» определяет полномочия руководителя службы ДОУ, необходимые для выполнения должностных обязанностей, в частности это:
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Важно знать При составлении разделов «Права» и «Ответственность» следует обратить внимание на то, что работнику необходимо предоставить права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей, и определить полную меру ответственности. Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, – возложить на работника обязанности, но не предоставить ему достаточно прав для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий, в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников. Для того чтобы в полной мере наделить работника правами и определить полную меру ответственности, можно воспользоваться следующим приемом: составить таблицу, в одной колонке расположить должностные обязанности работника, а в двух других – права, необходимые для их выполнения, и ответственность, наступающую в случае невыполнения должностных обязанностей, например:
При анализе такой таблицы по всему перечню должностных обязанностей становится ясно, что при реализации различных должностных обязанностей требуется, по сути дела, одно и то же правовое воздействие (право). В одном случае это может быть право доступа к архивным документам (архиву организации), в другом – право доступа к электронным правовым базам данных, в третьем – к информации, хранящейся в системе электронного документооборота организации. Естественно, что в этом случае нужно будет предусмотреть в должностной инструкции общее право доступа к необходимым источникам информации (электронным базам данных, архиву организации, справочно-информационному фонду и др.). Аналогичный анализ следует провести и с видами ответственности. В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи руководителя службы ДОУ, указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник, занимающий данную должность; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то в должностной инструкции следует отразить и его внешние взаимодействия. Должностная инструкция руководителя службы ДОУ в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим подразделение, если ему это право предоставлено руководителем. Визируется должностная инструкция руководителя службы ДОУ руководителями подразделений: кадров, труда и заработной платы, юридического, а также заместителем руководителя организации, если должностная инструкция утверждается руководителем организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления или издания документа, текст, визы. При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающемся в организации, лицо, назначаемое на должность руководителя службы ДОУ, проставляет ознакомительную визу. Примерная должностная инструкция заведующего службой ДОУ
Место издания 1. Общие положения 1.1. Заведующий службой ДОУ относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно руководителю организации (или заместителю руководителя организации, руководителю департамента (управления), в состав которого входит служба ДОУ). 1.2. Заведующий службой ДОУ назначается на должность в соответствии с заключенным трудовым договором и освобождается от должности приказами руководителя организации по представлению заместителя руководителя организации (департамента (управления), в состав которого входит служба ДОУ). 1.3. В своей деятельности заведующий службой ДОУ руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, национальными стандартами на документы и управление документами, нормативными и методическим документами Минкультуры России и Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации (или положением об организации), приказами и распоряжениями руководителя организации, положением о службе ДОУ, настоящей должностной инструкцией. 1.4. На должность заведующего службой ДОУ назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет. 1.5. Заведующий службой ДОУ должен знать:
2. Должностные обязанности Заведующий службой ДОУ выполняет следующие обязанности: 2.1. Организация своевременной обработки поступающих документов – их регистрация, учет, предварительное рассмотрение, а также регистрация, учет и отправка исходящей документации. 2.2. Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации. 2.3. Организация работы по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения внутренних документов организации (нормативных правовых актов, распорядительных документов и др.). 2.4. Обеспечение высокого качества подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству, согласно инструкции по ДОУ организации, другим нормативным документам. 2.5. Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов. 2.6. Обеспечение контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства. 2.7. Организация работы с обращениями граждан. 2.8. Организация приема посетителей руководством организации. 2.9. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях организации. 2.10. Организация разработки инструкции по ДОУ и других нормативных и методических документов по документационному обеспечению. 2.11. Организация разработки и ежегодной корректировки сводной номенклатуры дел организации. 2.12. Обеспечение своевременной подготовки дел, формируемых в структурных подразделениях, для передачи на хранение в архив организации. 2.13. Разработка совместно с другими подразделениями основных направлений совершенствования работы с документами в организации, в том числе с применением современных информационных технологий, и участие в их реализации. 2.14. Организация работы службы ДОУ, контроль своевременного и качественного выполнения работниками должностных обязанностей. 2.15. Участие в работе экспертной комиссии организации, осуществление контроля за деятельностью архива. 2.16. Организация повышения квалификации делопроизводственного персонала организации. 2.17. Организация подготовки положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников подразделения, подготовка предложений о внесении изменений в утвержденное положение о службе ДОУ и утвержденные должностные инструкции работников. 3. Права Заведующий службой ДОУ имеет право: 3.1. Контролировать соблюдение работниками организации правил работы с документами. 3.2. Возвращать на доработку документы (проекты документов), подготовленные с нарушением установленных правил. 3.3. Запрашивать и получать в подразделениях организации информацию по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ. 3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам совершенствования работы службы ДОУ. 3.5. Представительствовать от имени службы ДОУ в других организациях. 3.6. Представлять работников службы ДОУ к повышению в должности и предлагать (в случае необходимости) меры взыскания. 3.7. Требовать от руководства организации создания благоприятных условий труда для работников службы ДОУ. 4. Ответственность Заведующий службой ДОУ несет ответственность за: 4.1. Невыполнение должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией. 4.2. Несвоевременное и некачественное выполнение службой ДОУ возложенных на нее функций. 4.3. Нарушение правил работы с документами, утрату или порчу документов организации. 4.4. Разглашение конфиденциальной информации, персональных данных работников. 4.5. Нарушение трудовой и производственной дисциплины. 5. Взаимоотношения Заведующий службой ДОУ осуществляет взаимоотношения: 5.1. С руководством организации – по вопросам организации работы с документами, рассмотрения и удостоверения документов, организации контроля исполнения документов, организации работы службы ДОУ. 5.2. С руководителями структурных подразделений – по вопросам подготовки документов, организации исполнения документов, подготовки и представления руководству необходимых документов и информации, использования служебной информации. 5.3. С юридической службой – по правовым вопросам, по вопросам согласования проектов документов (приказов, распоряжений, инструкций, правил и др.). 5.4. Со службой персонала, бухгалтерией – по вопросам приема, перевода, увольнения сотрудников службы ДОУ, поощрения сотрудников, вынесения взысканий, повышения квалификации, совершенствования стиля и методов руководства. 5.5. С административно-хозяйственной службой – по вопросам материального обеспечения и хозяйственного обслуживания. 5.6. Со службой информационных технологий – по вопросам эксплуатации компьютерной техники, внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота. 5.7. С архивом (архивными организациями) – по вопросам организации архивного хранения документов. С должностной инструкцией ознакомлен __________________И.О. Фамилия (подпись работника, дата) Визы: Руководитель службы кадров Руководитель отдела труда и заработной платы Руководитель юридической службы Зам. руководителя организации, курирующий подразделение Этого нельзя сказать о должностях заместителей руководителя организации, поскольку у руководителя организации, как правило, несколько заместителей, курирующих различные направления деятельности организации, а значит, имеющих разную компетенцию, т. е. разные обязанности, права и ответственность. Виза заместителя руководителя организации, курирующего подразделение, необходима в том случае, если должностная инструкция утверждается руководителем организации. Если право утверждать должностные инструкции предоставлено заместителю руководителя, его визы не требуется. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Дипломная работа документационное обеспечение управления персоналом... Недостатки в работе службы документационного обеспечения управления персоналом 56 |  | Пояснительная записка Цели и задачи дисциплины Цель курса – изучение основных методов документоведческого исследования и методик рационализации документационного обеспечения управления... |
| Учебное пособие по мдк 01. 03 Пм 01 «Организация документационного... Значение работы специалиста службы доу в структуре управления неуклонно повышается. Сегодня эта специальность популярна т к предполагает... | | 1. цели дисциплины Цель курса заключается в ознакомлении студентов с объектом, предметом, структурой и содержанием современного делопроизводства, документационного... |
| Пояснительная записка «Современная организация и технология документационного обеспечения управления». Он связан с курсами «Документоведение», «Информационное... | | При президенте РФ Службы документационного управления играют все более значительную роль в функционирование управленческого аппарата |
| Приказ №83-Д/3 от 06. 12. 2011г. Должностная инструкция учителя начальных классов Конституцию рф; законы рф, решения Правительства РФ и органов управления образованием по вопросам образования; Конвенцию о правах... | | Учебно-методический комплекс специальности: 032001 «Документоведение... Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, Профессиональной образовательной программой по... |
| Аннотация рабочей учебной программы дисциплины б в. 11 «Организация секретарского обслуживания» Информационные системы в управлении”, “Документоведение”, “Технологии документационного обеспечения управления”, “Архивоведение”... | | Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов 034700. 62 направления Рассмотрено на заседании кафедры Документоведения и документационного обеспечения управления (протокол №8 от 11. 04. 2011). Соответствует... |
| Должностная инструкция зав кабинетом | | Понятие документационного обеспечения управления образовательными учреждениями Документ (от лат documentum доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи... |
| Рабочая программа дисциплины (модуля) опубликована на сайте ТюмГУ:... Рассмотрено на заседании кафедры документоведения и документационного обеспечения управления 11. 04. 2011 протокол № Соответствует... | | Рабочая программа составлена в соответствии с требованиями фгос впо... Рассмотрено на заседании кафедры документоведения и документационного обеспечения управления от 11. 04. 2011 протокол № Соответствует... |
| 1 Цели и задачи изучения дисциплины Цель преподавания дисциплины формирование знаний, умений, компетенций в области документооборота и документационного обеспечения... | | Рабочая программа составлена в соответствии с требованиями фгос впо... Рассмотрено на заседании кафедры документоведения и документационного обеспечения управления 11. 04. 2011 протокол №8. Соответствует... |
