1.4. Организация внешнеэкономической службы
на уровне предприятия
В современных условиях демонополизации внешнеэкономической деятельности предприятие – основное звено внешнеэкономического комплекса страны.
Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятельностью накоплен в специализированных внешнеторговых организациях (ВТО).
Ведущей структурной единицей ВТО является фирма, которая специализируется на торговле определенными товарами либо с группой стран. Возглавляет фирму директор, в зависимости от объема работы он может иметь несколько заместителей.
Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВТО, можно условно разделить на три группы.
1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:
планово-экономический отдел – планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТО;
валютно-финансовый отдел – валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;
транспортный отдел – планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;
бухгалтерия ВТО – учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.
2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:
отдел конъюнктуры и цен – исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;
отдел рекламы и выставок – обеспечение рекламной деятельности ВТО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;
инженерно-технический отдел – изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;
отдел совместных предприятий – координация, планирование и контроль деятельности совместных предприятий, созданных с участием иностранного капитала на территории России, и смешанных обществ, созданных с участием объединения за рубежом, создание новых смешанных обществ за рубежом и ликвидация их;
отдел технического обслуживания и запчастей – организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах, обеспечение технических центров и зарубежных агентов объединения необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.
3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:
отдел развития – совершенствование организационной структуры объединения;
отдел АСУ (ВЦ) – автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику объединения и фирм, создание совместно с другими отделами и фирмами баз данных и ведение их;
отдел кадров – вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;
отдел загранкомандировок – оформление командировок за границу;
канцелярия – регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;
административно-хозяйственный отдел – снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;
юридический отдел – помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;
протокольный отдел – выполнение поручений руководства ВТО и фирм по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями.
Иногда юридический и протокольный отделы, а также бухгалтерия и отдел кадров подчиняются непосредственно генеральному директору ВТО.
Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД характерно для предприятий (организаций) независимо от их организационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках. Однако таких предприятий, естественно, меньше, чем предприятий, занимающихся производством. На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела (отдела внешнеэкономических связей) и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.
На предприятиях за последние десять лет накоплен значительный опыт осуществления внешнеэкономической деятельности. Проанализируем организацию внешнеэкономической деятельности на предприятии.
Отдел по внешним экономическим связям (ОВЭС) создан с целью осуществления внешнеэкономической деятельности, включая создание совместных производств с зарубежными фирмами. Основными задачами отдела являются:
поиски рынков сбыта для продукции предприятия за свободно конвертируемую валюту;
организация загрузки производства экспортными заказами;
поиски предложений иностранных инвесторов;
подготовка, оформление и организация выполнения контрактов на поставки экспортной продукции.
В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:
Проведение маркетинговых исследований рынков сбыта продукции предприятия.
Организация договорных отношений с экспортирующими организациями.
Работа с организациями-посредниками.
Участие в переговорах, разработка и оформление контрактов на поставку продукции за валюту в дальнее зарубежье.
Организация обеспечения производства экспортными заказами совместно с другими службами предприятия.
Осуществление лицензирования и декларирования грузов.
Совместно со службами предприятия осуществление контроля за ходом выполнения экспортных заказов, соблюдением сроков отгрузки согласно заключенным контрактам.
Контроль за своевременной оплатой счетов в СКВ и поступлением валюты на счета предприятия и посредников.
Контроль обеспечения расчетов с другими организациями за проведение операций, связанных с внешнеэкономической деятельностью.
Участие в планировании ВЭД.
Организация и обеспечение своевременного составления отчетной документации по внешнеэкономическим связям.
Организация работы с представителями фирм, иностранными специалистами, прибывающими в предприятия.
Организация рекламы продукции.
Организация повышения квалификации работников отдела.
В ходе выполнения данных функций ОВЭС взаимодействует с другими отделами и службами предприятия.
|
