В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (письмо Центрального банка России (ЦБР) от 22.09.1993 г. № 40 с изменениями и дополнениями, внесенными письмом ЦБР от 26.02.1996 г. № 247) , установлены следующие правила выдачи и возврата подотчетных сумм из кассы организации.
В соответствии с п.11 Порядка первичные организации могут выдавать наличные деньги из кассы под отчет на хозяйственно-операционные расходы (хозяйственные нужды, на оплату товаров (работ, услуг), на служебные командировки и т.д.).
Размер денежных средств и сроки, на которые они выдаются под отчет, определяются руководителем первичной организации. С этой целью издается организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, которые должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру необходимо предъявление паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Кассир записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. Если выдача денег производится по доверенности, то в расходном ордере после фамилии, имени, отчества получателя указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
2.6.1. Подотчетные лицаПодотчетными лицами считаются работники, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов и на другие хозяйственные расходы.
Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет, утверждает руководитель. Такой список может быть утвержден приказом или распоряжением.Рекомендуем отразить эти документы в учетной политике.
2.6.2. Сроки отчетаСогласно порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы согласно приказу руководителя первичной организации или со дня возвращения из командировки, отчитаться за полученные и израсходованные суммы.
Однако заметим, что срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, закон не ограничивает. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался в срок, не могут быть квалифицированы как доход подотчетного лица, ведь выдача денег под отчет не означает перехода права собственности на эти средства. Данные суммы числятся за работником на счете 71»Расчеты с подотчетными лицами». Необходимо потребовать вернуть эти суммы или отчитаться за них в установленном порядке. Исчисление материальной выгоды в этом случае не производится.
2.6.3. Порядок отчета о расходовании подотчетных суммРаботник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, оформленный в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 года № 55. Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам,и составляется в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете.
Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятых к учету (графы 7-8), и счета, которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
В ст. 9 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:
Одним из обязательных первичных документов является кассовый чек, который должен содержать следующие реквизиты:
наименование организации
идентификационный номер организации-налогоплательщика
заводской номер контрольно-кассовой машины
порядковый номер чека
дата и время услуги
стоимость услуги
признак фискального режима
В том случае, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки, к нему должен быть приложен товарный чек или товарная накладная. Наличие оттиска печати на товарном чеке подтверждает, что он выдан конкретной организацией и оплата за услугу принята.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу первичной организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных средств в установленном порядке.
2.6.4. Командировочные расходыРазмер денежной суммы, которая выдается на служебные командировки, зависит от места их назначения и срока командировки. Командированному работнику выдается аванс, состоящий из стоимости оплаты проезда в оба конца, расходов по найму помещения и суточных. Выдача денежных средств на командировки оформляется служебным заданием, распоряжением руководителя, командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером.
Нормы на командировочные расходы устанавливаются на основании Федерального Закона от 24.07.2007 года № 216:
суточные — до 700 рублей
найм жилья— по факту
Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки, заверенным печатью и подписью уполномоченного лица.
В профсоюзной организации должен вестись журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку работников.
Расходы на служебные командировки возмещаются подотчетному лицу только на основании подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций (бланков строгой отчетности), чеков и т.д. Согласно НК РФ часть 2 глава 23 «Налог на доходы физических лиц»при оплате работникам расходов на командировки в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством и фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:
проезд до места назначения и обратно
сбор за услуги аэропортов
страховые и комиссионные сборы
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал
провоз багажа
расходы по найму помещения
Расходы, произведенные сверх установленных норм, включаются в облагаемый доход, который облагается налогом на доходы физических лиц.
2.6.5. Проверка правильности учета основных средствРевизионная комиссия проверяет соблюдение условий для отнесения имущества к основным средствам. Также необходимо обратить внимание на то, что при оформлении операций с основными средствами должны применяться унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. № 7.
Ревизионная комиссия проверяет наличие решения о приобретении основного средства в соответствии со сметой. Ревизионная комиссия проверяет правильность оформления первичных документов по учету основных средств.
Ревизионная комиссия проверяет правильность оформления договоров о безвозмездно полученном имуществе и безвозмездном пользовании имуществом.
Ревизионная комиссия проверяет правильность составления бухгалтерских проводок по оборотно-сальдовой ведомости. При этом особое внимание необходимо обратить на правильность формирования первоначальной стоимости основных средств и начисления износа, так как они определяют налоговую базу для уплаты налога на имущество.
2.6.6. Проверка правильности учета материаловРевизионная комиссия проверяет правильность отнесения приобретаемого или получаемого имущества к материалам.
Ревизионная комиссия проверяет наличие решений территориальных организаций о приобретении материалов на уставные мероприятия в соответствии со сметой.
Ревизионная комиссия проверяет правильность оформления первичных документов при приобретении материалов:
При приобретении материалов по безналичному расчету: счет, счет – фактура, выписка банка, накладная.
При приобретении материалов за наличный расчет: авансовый отчет подотчетного лица с приложенными к нему товарными и кассовыми чеками.
Акт на списание материалов, использованных на уставное мероприятие.
Ревизионная комиссия проверяет правильность отражения учета материалов бухгалтерскими проводками по оборотно-сальдовой ведомости.
IV. ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИРуководствуясь пунктом 1 статьями 13 и 15Федерального Закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» все организации обязаны составлять бухгалтерскую отчётность. В соответствии с приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. №67н «О формах бухгалтерской отчётности организаций» все общественные организации (в том числе профсоюзные организации), не осуществляющие предпринимательскую деятельность, представляют бухгалтерскую отчётность в налоговые органы только один раз в год по итогам отчетного года в упрощенном виде:
а) бухгалтерский баланс (ф.1);
б) отчёт о прибылях и убытках (ф.2);
в) отчёт о целевом использовании полученных средств (ф.6).
Поскольку в рекомендованной форме бухгалтерского баланса (ф.1) не предусмотрена позиция для отражения остатка целевого финансирования деятельности некоммерческой организации, в раздел «Капитал и резервы» вместо групп статей «Уставной капитал», «Резервный капитал» и «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)» включается группа статей «Целевое финансирование».
При сдаче налоговой отчётности необходимо руководствоваться статьей 23 Налогового кодекса РФ и приказами по соответствующим налогам Министерства финансов РФ.
