Основные направления развития архивного дела в Иркутской области на 2012 год
В 2012 году работа архивных учреждений Иркутской области, как и в предшествующие годы, будет проходить в условиях определенного дефицита финансового и кадрового ресурсов. Вместе с тем, деятельность архивных учреждений Иркутской области будет сосредоточена на выполнении приоритетных задач развития архивного дела:
создание оптимальных условий, обеспечивающих постоянное (вечное) хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;
создание областного государственного архива научно-технической документации;
удовлетворение потребностей общества и государства в архивной информации;
повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме;
выполнение рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (15 сентября 2011 г., г.Казань) по информатизации архивной отрасли;
выполнение мероприятий по реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации от 7 февраля 2008 г. № Пр-212, государственными и муниципальными архивами Иркутской области;
реализация ведомственной целевой программы «Электронный архив особо ценных и ценных документов Государственного архива Иркутской области (2011-2013 гг.)»;
внедрение программных комплексов «Фондовый каталог 4.3» и «Архивный фонд 4.3».
Особое внимание будет уделяться вопросам обеспечения соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Иркутской области.
1.Государственное регулирование развития архивного дела
В целях оптимизации расходов областного бюджета, создания более эффективной системы по исполнению органами местного самоуправления государственных полномочий в сфере архивного дела в 2012 году будет продолжена работа по внесению изменений в Закон Иркутской области от 18 июля 2008 года № 47-оз «О наделении органов местного самоуправления областными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области».
В рамках реализации мероприятий административной реформы в течение 2012 года намечено:
завершить работу по разработке административных регламентов предоставления архивным агентством Иркутской области (далее - архивное агентство) государственных услуг: «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных, муниципальных архивов, иных органов и организаций, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года», «Оказание в установленном порядке пользователям архивных документов информационных услуг на основе имеющихся архивных документов и справочно-поисковых средств»;
завершить работу по разработке административного регламента предоставления государственной услуги «Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива» (ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области»);
разработать административный регламент предоставления государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование» (Государственный архив Иркутской области, Государственный архив новейшей истории Иркутской области);
внести изменения в административные регламенты государственных и муниципальных архивов области по предоставлению государственных, муниципальных услуг с целью приведения их в соответствие с Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
В связи с введением и установлением новой системы оплаты труда работников областных государственных архивов (далее – госархивы), отличной от единой тарифной сетки планируется:
внести изменения в уставы областных государственных учреждений, подведомственных архивному агентству: ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области»;
разработать и утвердить: порядок выплаты материальной помощи директорам областных государственных архивов; показатели результативности и качества работы госархивов; показатели эффективности деятельности госархивов (архивное агентство); порядки определения размеров материальной помощи и предоставления материальной помощи работникам областных государственных архивов (госархивы).
В течение года планируется проведение в госархивах заседаний комиссий по определению стимулирующих выплат работникам госархивов.
В целях реализации плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Иркутской области намечено:
завершить работу по организации подключения архивов к сети Интернет и настройки электронной почты (г.Свирск, Мамско-Чуйский район);
активизировать работу по созданию на официальных интернет-сайтах администраций районов и городских округов разделов (страниц) архивной службы и обеспечению их регулярным информационным наполнением;
привести сайт архивного агентства в соответствии с требованиями Федерального закона Российской Федерации от 09.02.2009 г. №ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
продолжить работу по электронному взаимодействию государственных и муниципальных архивов области с отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области;
приступить к проведению оцифровки архивных документов, с учетом достижения государственными и муниципальными архивами контрольного показателя «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации» - доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму - не менее 20% к 2015 году.
Для решения вопросов сохранности проектной, технической документации по строительству, реконструкции, капитальному ремонту зданий и сооружений на территории Иркутской области в 2012 году будет продолжена работа по созданию Государственного архива научно-технической документации Иркутской области в форме государственного бюджетного учреждения.
С целью рассмотрения наиболее актуальных вопросов развития архивного дела в Иркутской области 28-29 февраля 2012 г. в г.Иркутске будет проведен Совет по архивному делу и совещание-семинар работников архивных учреждений Иркутской области. В рамках Совета по архивному делу при архивном агентстве планируется рассмотреть следующие вопросы:
об итогах выполнения Основных направлений развития архивного дела в Иркутской области за 2011 год и задачах на 2012 год;
о деятельности государственных архивов Иркутской области в 2011 году и основных направлениях развития на 2012 год;
об итогах паспортизации архивов организаций-источников комплектования архивных учреждений Иркутской области по состоянию на 1 декабря 2011 года;
о внедрении ПК «Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.
Специалистами архивного агентства планируется осуществить 11 командировок по области с целью проведения комплексных и контрольных проверок муниципальных архивов.
При планировании также предусмотрено:
принять участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов, научно-методическом совете архивных учреждений Сибирского федерального округа;
обеспечить выполнение резолюций и решений, принятых Советом по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (15 сентября 2011 г., г.Казань), научно-методическим советом архивных учреждений Сибирского федерального округа (6-7 сентября 2011 г., г.Абакан), малым научно-методическим советом архивных учреждений Сибирского федерального округа (7 декабря 2011 г., г.Новосибирск);
совершенствование механизмов взаимодействия с налоговыми органами области, Арбитражным судом Иркутской области, отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области с целью обеспечения сохранности документов ликвидированных организаций;
принять участие в проведении Восточно-Сибирским территориальным управлением Росохранкультуры проверок законодательства в сфере архивного дела в отношении администраций муниципальных образований «Город Братск», «Братский район» (март 2012 года);
разработать и утвердить новое положение о порядке предоставления государственных услуг, оказываемых областным государственным учреждением «Государственный архив Иркутской области» на платной основе.
2. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Российской Федерации
В целях обеспечения сохранности архивных документов государственными и муниципальными архивами области в пределах выделенных бюджетных средств на 2012 год запланирован комплекс мероприятий, ориентированных на повышение пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, соблюдение установленных режимов хранения документов, соблюдение охранного режима.
В целях усиления пожарной безопасности архивов запланированы: ремонт охранно-пожарной сигнализации в Государственном архиве новейшей истории Иркутской области; оснащение архивохранилищ системой автоматического пожаротушения в архивах г.Братск, г.Черемхово, Нижнеилимского района; ремонт электропроводки в архиве г.Усолье-Сибирское; замена смешанных стеллажей на металлические в архивах г. Черемхово, Нижнеудинского района; замена дверей в хранилищах на сертифицированные огнестойкие в муниципальном архиве Заларинского района; приобретение новых огнетушителей в ряде муниципальных архивах.
В муниципальных архивах г.Братск и г.Черемхово будут проведены ремонтные работы в архивохранилищах.
Планируется проведение аукциона по выполнению работ на изготовление проектно-сметной документации на капитальный ремонт помещения, выделенного в декабре 2011 года Государственному архиву документов по личному составу.
Во взаимодействии с органами местного самоуправления районов и городов области архивное агентство продолжит решение вопросов выделения дополнительных площадей для муниципальных архивов.
Государственный архив Иркутской области в целях рационального использования площадей архивохранилищ продолжит перемещение архивных фондов внутри архивохранилищ по отраслевой схеме.
В плановом порядке продолжится работа по цикличной проверке наличия и состояния дел в государственных и муниципальных архивах.
В целях предотвращения фактов хищения архивных документов в процессе их использования, в том числе при выдаче пользователям в читальные залы, государственные и муниципальные архивы области продолжат работу по полистной проверке дел, выдаваемых из архивохранилищ пользователям.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физического состояния государственными и муниципальными архивами планируется продолжить реставрацию архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
В рамках реализации ведомственной целевой программы «Электронный архив особо ценных и ценных документов Государственного архива Иркутской области (2011-2013 гг.)», принятой в 2011 году, будет проведена работа по приобретению оборудования по оцифровке архивных документов.
Выявление особо ценных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве Иркутской области будет продолжаться по описям № 6,7 фонда № 25 «Канцелярия Иркутского генерал-губернатора», описям № 1,2 фонда № 70 «Органы Иркутского городского самоуправления (дума и управа)».
В целях осуществления контроля за исполнением государственных полномочий органами местного самоуправления архивным агентством будут проведены проверки наличия дел, отнесенных к государственной собственности области, в 6 муниципальных архивах.
В течение года планируется провести два заседания комиссии архивного агентства Иркутской области по рассмотрению результатов проверки наличия и состояния документов и организации розыска необнаруженных документов в муниципальных архивах.
Муниципальные архивы области продолжат работу по описанию дел по личному составу ликвидированных организаций, поступивших в архивы в неупорядоченном состоянии.
В 2012 году архивными учреждениями области запланированы мероприятия по совершенствованию государственного учета документов, повышению его качественного уровня.
Работа архивных учреждений области по введению сведений в базу данных «Архивный фонд» будет направлена на ее завершение.
В 1 квартале 2012 года планируется провести работу по внедрению в архивном агентстве ПК «Фондовый каталог 4.3», в государственных и муниципальных архивах области - «Архивный фонд 4.3».
В 2012 году в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет организована и проведена паспортизация государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек, организаций Российской академии наук по состоянию на 01.01.2013.
3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве
В 2012 году будет подготовлено и проведено 22 заседания экспертно-проверочной комиссии архивного агентства, в т.ч. одно выездное в муниципальном казенном учреждении «Архив города Черемхово».
Комплектование архивных учреждений области будет вестись в плановом порядке.
С целью обеспечения сохранности документов по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва (4 декабря 2011 года), Президента Российской Федерации (4 марта 2012 года); муниципальных выборов в Иркутской области (2011-2012 годы) будут приняты необходимые меры по упорядочению и приему документов избирательных комиссий области.
Архивные учреждения области продолжат работу по внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, с учетом результатов мониторинга его внедрения в федеральных органах исполнительной власти, проведенного в 2011 г.
В предстоящем году архивными учреждениями области планируется провести работу по расширению круга организаций-источников комплектования архивов, активизировать работу по инициативному документированию с целью пополнения архивных фондов фотодокументами, документами личного происхождения.
Государственный архив Иркутской области пополнится новыми фондами личного происхождения: Зиновьевой Валерии Петровны, кандидата филологических наук, Зверева Алексея Васильевича, члена Союза писателей СССР.
Отделом комплектования и работы с ведомственными архивами Государственного архива Иркутской области будет проведена работа по упорядочению дел постоянного хранения на платной основе в 22 организациях в объеме 2,5 тыс. ед. хр.
В течение 2012 года государственными и муниципальными архивами будут продолжены следующие мероприятия:
оказание методической и практической помощи делопроизводственным и архивным службам организаций всех форм собственности в разработке нормативных и методических документов, регламентирующих их работу;
проведение проверок в организациях-источниках комплектования архивов;
проведение семинаров по архивному делу и делопроизводству для работников делопроизводственных и архивных служб организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Иркутской области;
подготовка и заключение двусторонних договоров между государственными, муниципальными архивами с негосударственными организациями о сохранности документов по личному составу, своевременном их упорядочении, передаче документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы при ликвидации организаций;
работа по обеспечению сохранности документов в ведомствах, документов по личному составу ликвидированных, обанкротившихся и фактически прекративших свою деятельность организаций;
выявление сведений о местах хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных и сменивших форму собственности организаций.
Муниципальные архивы г.Черемхово, Ангарского, Бодайбинского, Иркутского, Качугского, Нукутского, Усть-Кутского, Эхирит-Булагатского районов планируют усилить работу по упорядочению дел в организациях – источниках комплектования архивов.
В 2012 году архивными учреждениями области в установленном порядке будет организована и проведена паспортизация архивов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2012 г.
4. Научная информация и использование документов, создание информационно-поисковых систем
Приоритетными направлениями в использовании архивных документов в архивах области в 2012 году по-прежнему будут своевременное и качественное информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления. Особое внимание архивные учреждения области будут уделять своевременному и качественному исполнению запросов социально-правового характера.
В целях расширения доступа пользователей к архивным документам будет продолжена работа по рассекречиванию документов в Государственном архиве новейшей истории Иркутской области. В установленном порядке планируется просмотреть 8500 дел. Результаты рассекречивания будут рассмотрены на заседании областной межведомственной комиссии по защите государственной тайны при Губернаторе Иркутской области.
Архивными учреждениями области планируется проведение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории. Запланирована также работа по информационному обслуживанию мероприятий, посвященных юбилейным датам образования городов и районов, населенных пунктов, организаций.
ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в предстоящем году планирует:
подготовить очередной ежегодный выпуск Календаря памятных дат Иркутской области на 2012 год, посвященный 75-летию Иркутской области;
продолжить работу по подготовке сборника документов «Второе столетие Иркутска» по документам архивного фонда №67 «Канцелярия иркутской земской избы»;
завершить написание обзора по фонду № 480 «Личный фонд Н.С. Романова, составителя летописи г.Иркутска, библиографа»;
издать именной указатель по истории польской ссылки (1862 г. – конец ХIХ в.);
подготовить выставки, посвященные 200-летию победы России в Отечественной войне 1812 г., 150-летию со дня рождения П.А.Столыпина, 200-летия со дня рождения И.А.Гончарова;
продолжить выявление документов по истории коренных народов Иркутской области (тофаларов и эвенков), по истории Урянхайского края по фонду № 25 «Канцелярия Иркутского генерал-губернатора»;
продолжить работу над путеводителем по фондам, обзором по фонду №774 «Семейный фонд Н.Д.Свербеева, секретаря по дипломатической части при генерал-губернаторе Восточной Сибири и его жены З.И.Свербеевой»;
начать работу по подготовке путеводителя «Личные фонды ОГКУ ГАИО».
ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Иркутской области» планирует подготовить выставки документов, посвященные 90-летию Всесоюзной пионерской организации, 75-летию Иркутской области.
Архивное агентство планирует выпуск информационно-методического бюллетеня архивного агентства.
На официальном сайте архивного агентства будут размещены информационные материалы о деятельности архивных учреждений: сведения о поступлении новых фондов, информация о наиболее значимых общественно-политических и культурных событиях, проводимых архивными учреждениями.
Дальнейшее развитие получит сотрудничество архивных учреждений со средствами массовой информации. Предполагается публикация статей в областных и местных изданиях. В эфире телевидения и радиовещания прозвучат передачи, в т.ч. подготовленные муниципальными архивами.
Планируется провести среди архивных учреждений области ежегодный конкурс на лучшую публикацию, теле-радиопередачу среди архивных учреждений области.
Для студентов и школьников будут организованы экскурсии по архивам, проведены школьные уроки. Предстоит проведение традиционной архивной практики студентов – историков и документоведов Иркутского государственного университета, Иркутского колледжа экономики сервиса и туризма.
Планируется провести работу по внедрению Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.
Государственные и муниципальные архивы продолжат работу по каталогизации архивных документов, по созданию и информационному наполнению автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам.
Государственный архив Иркутской области продолжит работу по внесению сведений в тематические базы данных «Иркутская государственная нотариальная контора», «Горисполком», «Райисполком», «Генеалогия», «Поляки в Сибири», «Спецпоселенцы», «Фотокаталог».
В 4 квартале 2012 года Государственный архив Иркутской области в рамках реализации ведомственной целевой программы «Электронный архив особо ценных и ценных документов Государственного архива Иркутской области (2011-2013 гг.)» приступит к оцифровке особо ценных документов.
Работа с кадрами
По-прежнему, предметом постоянного внимания со стороны архивного агентства будут вопросы правовой и социальной защиты работников архивных учреждений области.
Продолжится совместно с органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов работа по увеличению штатной численности муниципальных архивов.
Получит дальнейшее развитие сотрудничество с высшими и средними образовательными учреждениями области, готовящими специалистов в области архивоведения и документоведения.
Предусмотрено дальнейшее повышение образовательного и профессионального уровня работников государственных и муниципальных архивов области.
В течение 2012 года будет продолжена работа по подготовке и повышению квалификации работников муниципальных архивов по программе «Архивоведение» в объеме 72 часов на базе исторического факультета Иркутского государственного университета.
Состоится стажировка сотрудников ряда муниципальных архивов на базе архивного агентства.
Будет проведен ряд практических кустовых семинаров для работников муниципальных архивов по теме: «Вопросы внедрения версии 4.3 ПК «Архивный фонд».
Планируется принять участие в семинарах, организованных аппаратом Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, для лиц, включенных в резерв управленческих кадров Иркутской области в течение года.
В соответствии с законодательством намечается провести аттестацию государственных гражданских служащих архивного агентства и квалификационный экзамен для присвоения первоочередного классного чина государственному гражданскому служащему архивного агентства.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области С.Г.Овчинников
СОГЛАШЕНИЕ № 102
ОБ ИНФОРМАЦИОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ МЕЖДУ ОТДЕЛЕНИЕМ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И АРХИВНЫМ АГЕНТСТВОМ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
г. Иркутск 16 мая 2011 г.
Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Иркутской области в лице управляющего Козловой Н.С., действующего на основании Положения, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 15 ноября 2007 г. № 286п с одной стороны и Архивное агентство Иркутской области, в лице руководителя Овчинникова С.Г., действующего на основании положения, утвержденного постановлением Правительства Иркутской области 29 декабря 2009 г. № 403/182-пп, именуемые в дальнейшем Сторонами, с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
ОПФР – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации
Архивный орган – Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации
УЦ – Удостоверяющий центр
ЭП – квалифицированная электронная подпись
СКЗИ – средства криптографической защиты информации
Территориальный орган ПФР – управление ПФР или другой территориальный орган, созданный на межрайонном, городском или районном уровнях
Архив – Государственный (муниципальный) архив
ЦЕЛЬ СОГЛАШЕНИЯ
1.1. Целью настоящего Соглашения является организация социально-правового защищенного электронного документооборота между ОПФР, территориальными органами ПФР и архивами в целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат.
ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
Предметом настоящего Соглашения является:
обмен информацией (документами) социально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронной форме с использованием СКЗИ программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭП.
2.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные ЭП, при соблюдении требований Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей Сторон.
2.3. Информационное взаимодействие Сторон осуществляется в целях реализации Федерального закона от 1712.2001 « 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
2.4. Стороны осуществляют организацию и руководство процессом взаимодействия территориальных органов ПФР и архивов в части обмена информацией (документами) социально-правового характера, необходимыми для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронном виде. Стороны обеспечивают конфиденциальность и безопасность персональных данных в соответствии с федеральными законами от 27.06.2007 № 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
2.5. Стороны при организации взаимодействия руководствуются следующими принципами:
строгое соблюдение государственной, служебной и иной охраняемой законом тайны;
обеспечение защиты информации и контроля доступа к информации.
2.6. Стороны признают, что использование СКЗИ, которые реализуют шифрование и ЭП, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон, защиты от несанкционированного доступа и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:
электронный документ исходит от Стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии Сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭП;
фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.
2.7. Настоящее Соглашение является безвозмездным.
3. ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ
3.1. Приобретение, установка и функционирование программного обеспечения, каналов связи, СКЗИ с функциями ЭП осуществляется за счет Сторон, а также с использованием технических возможностей ОПФР.
3.2. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭП для Архивного органа осуществляют УЦ, список которых представляет Архивному органу ОПФР.
4. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
4.1. ОПФР и Архивный орган осуществляют организацию и руководство процессом взаимодействия территориальных органов ПФР и архивов в части передачи запрашиваемых сведений.
4.2. ОПФР территориальные органы ПФР:
4.2.1. Формируют запросы информации о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан в электронной форме и направляют их в архивы.
4.2.2. В случае возврата архивом запросов по основаниям, указанным в подпункте настоящего Соглашения, устраняют имеющиеся расхождения и не позднее следующего рабочего дня после их получения, направляют архиву уточненный запрос.
4.2.3. Контролирует поступление запроса в архив путем получения уведомления о приеме запроса к исполнению или мотивированного отказа в его рассмотрении.
4.2.4. Контролирует направление архивом ответа на запрос. В случае непоступления по защищенным каналам связи по истечении 30 дней после получения запроса архивом уведомления о направлении ответа на запрос либо архивной справки, подготовленной архивом, высылают в адрес архива по защищенным каналам связи напоминание.
4.3. Архивный орган, архивы:
4.3.1. получают запросы информации о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан.
4.3.2. Направляют в территориальный орган ПФР мотивированный отказ в рассмотрении запроса в случае отсутствия в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации. Отказ в рассмотрении запроса должен быть направлен в территориальный орган ПФР не позднее третьего рабочего дня, следующего за днем получения запроса.
4.3.3. Направляют в территориальный орган ПФР ответ на запрос в виде электронного документа в течение 30 дней.
4.3.4. В случае продления сроков исполнения запроса архивные органы уведомляют об этом территориальный орган ПФР до истечения 30 установленных дней с указанием срока продления.
5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
5.1. ОПФР принимает на себя следующие права и обязанности:
5.1.1. Обеспечить функционирование аппаратно-программных средств ОПФР, территориальных органов ПФР, необходимых для обеспечения защищенного обмена электронными документами с Архивным органом, архивами.
5.1.2. При изменении требований к передаваемым электронным документам ОПФР обязуется извещать Архивный орган об этих изменениях в течение 10 рабочих дней.
5.2. Архивный орган принимает на себя следующие права и обязанности:
5.2.1. Обеспечить функционирование всего оборудования со стороны Архивного органа, необходимого для обмена электронными документами с ОПФР, территориальными органами ПФР.
5.2.2. Заключить договор с одним из УЦ об оказании услуг на поставку СКЗИ, изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭП.
5.2.3. Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и ЭП, о чем немедленно информировать ОПФР и поставщика услуг УЦ.
5.3. В целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации ОПФР и Архивный орган обязаны:
соблюдать требования эксплуатационной документации на СКЗИ;
не допускать появления в компьютерной среде информационного взаимодействия компьютерных вирусов и программ, направленных на разрушение передаваемой информации;
не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей ЭП, электронных документов (в том числе электронные уведомления и журналы);
осуществлять обмен электронными документами с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.
5.4. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению Стороны немедленно письменно извещают друг друга о приостановлении обязательств.
5.5. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием Стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий, в соответствии с регламентами работы УЦ ПФР и УЦ поставщиком услуг для Архива.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
6.1. Стороны несут ответственность за ненадлежащее использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2. Стороны несут ответственность за сохранность используемого программного обеспечения, архивов сертификатов открытых ключей ЭП и электронных документов.
6.3. Если одна из Сторон предъявляет другой Стороне претензии по электронному документу, при наличии подтверждения другой Стороной факта получения такого документа, а другая Сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается Сторона, не представившая спорный документ.
6.4. Архивный орган в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 № 152, выполняет в рамках данного соглашения указания координирующего органа криптографической защиты – ОПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.
7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ
7.1. При возникновении разногласий и споров в связи с обменом документами в электронном виде с целью установления фактических обстоятельств, послуживших основанием для их возникновения, а также для проверки целостности и подтверждения подлинности электронного документа, защищенного ЭП, Стороны с привлечением УЦ обязаны провести техническую экспертизу. Споры, по которым не достигнуто соглашение Сторон после проведения технической экспертизы, разрешаются в арбитражном суде Иркутской области.
8. ПОРЯДОК СМЕНЫ КЛЮЧЕЙ ШИФРОВАНИЯ И ЭЦП
8.1. Порядок выдачи, замены ключей шифрования и ЭП, сертификатов ключей подписи, в том числе в случаях их компрометации, для Архивного органа определяется в соответствии с действующими регламентами УЦ взаимодействующих Сторон.
9.СРОК ДЕЙСТВИЯ СОГЛАШЕНИЯ
9.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания.
9.2. Изменения и дополнения в настоящее Соглашение могут вноситься только в письменном виде по взаимному согласию Сторон.
9.3. В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотренных данным Соглашением, другая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую Сторону.
9.4. Настоящее Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой Стороны.
9.5. Срок действия настоящего Соглашения составляет один год с момента подписания. Если по истечении срока действия настоящего Соглашения ни одна из Сторон не заявит о своем желании расторгнуть настоящее Соглашение, оно считается продленным на один год.
9.6. В случае намерения одной из Сторон расторгнуть соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить письменно об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.
9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Управляющий Отделением ПФР по Иркутской области
_______________ Н.С. Козлова
|
Руководитель архивного агентства Иркутской области
_______________С.Г. Овчинников
|
министерство культуры и архивов Иркутской области
|
