1.6. Общественные информационные системы
Широкое распространение электронных баз данных привело к появлению промышленности «продавцов баз данных»: ресурсы этих баз стали доступны большому кругу пользователей через интерактивные системы поиска. Сегодня эта промышленность функционирует для общего доступа и использует множество документальных баз данных. Они из них чисто текстовые, другие содержат корпоративные и промышленные данные, разного рода новости, сведения о квотировании акций, обширную статистику, каталоги продукции и т.д.
Возможности публичных информационных систем распространяются на диалоговую обработку запросов по следующим направлениям:
услуги комиссионного вознаграждения по размещению акций в режиме он-лайн;
местные банковские операции (оплата счетов и передача фондов);
планирование путешествия и резервирование билетов;
интерактивные каталоги для покупок в магазине.
Сюда можно отнести электронную почту, Интернет и организацию телеконференций.
Конечно, создание таких систем относится к области техники. Однако современные системы все более и более используются людьми, не имеющими опыта информационной технологии, но обладают намного лучшим пониманием того, что эта технология должна выполнять в их профессиональной и персональной деятельности. Правильное понимание требований, предпочтений и «информационные стили» этих конечных пользователей определяют проекты и успехи сегодняшних информационных систем.
Все вышесказанное может служить обоснованием содержания специальности Прикладная информатика в экономике, которая родилась в предыдущей своей версии Информационные технологии в экономике и призвана готовить специалистов, которые способны оценить, проанализировать готовые информационные системы, спроектировать собственные модули, направленные на реализацию конкретных профессиональных задач. Это специальность сочетает постановку чисто экономической проблемы и ее реализацию в виде информационной системы, ориентированной на конечного пользователя как чисто технического процесса.
Анализ готовых систем Маркетинг Эксперт.
1. Нестандартный, а потому непривычный и непростой интерфейс.
2. Затруднен экспорт в редактор WORD. Поэтому нет конечных полноценных отчетов: для их формирования требуются неоправданные затраты времени и неочевидный конечный результат. Одной из причин этого является несогласование шрифтов.
3. В среде имена папок и файлов необходимо задавать только по правилам MS DOS (латиница и короткие, в противном случае система их «выбрасывает»).
4. Построение моделей в среде требует специальной подготовки в области их построения.
5. Система ориентирована только на стратегическое планирование (нет налогообложения и некоторых других показателей).
6. На сегодняшний день нет данных, подтверждающих промышленное (широкое) использование пакета.
Project Expert (7 версия)
Среда имеет промышленное применение, так как дает окончательный результат – готовый бизнес-план с достаточно полным анализом данных. Однако готовый отчет не содержит иллюстраций (картинок). Недостатки пакета связаны в основном с денежными потоками, расчет ведется в 2-х валютах, пересчет только через доллары. Если некорректно задан курс пересчета, то при больших объемах денежных потоков и длительности проекта растет ошибка. В целом среда удобна, содержит все налогообложение, позволяет создавать свою базу налогов и других показателей для бизнес-планирования, однако система ориентирована только на производство, нет торговых задач.
2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ 2.1. Общая характеристика информационной системы
бухгалтерского учета
В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета.
Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности.
Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы одновременно предусмотрена выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости). Выполнение такой машинной программы объединяет два комплекса учетных задач – учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных ценностей, учету готовой продукции и др.
Организация межфункционального комплекса может быть рассмотрена на примере программы «Материалы», основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета наличия и движения материальных ценностей задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела материально-технического снабжения. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста материально-технического снабжения.
Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода-расхода материальных ценностей; бухгалтера – заполнение документов по движению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты. Экономист материально-технического снабжения ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей и др.
Для торговых организаций программные продукты предусматривают многофункциональную обработку бухгалтерского учета в комплексе с маркетинговыми операциями. Так, модуль «склад» позволяет вести учет движения товаров на складе, составление книги покупок, выписывать счета, автоматически формировать проводки и передавать их бухгалтеру; автоматически формировать прайс-листы, обеспечивать работу совместно с кассовыми аппаратами, установленными в торговом зале магазина.
Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.
Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.
На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета (например, БЭМБИ+).
Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.
Третья фаза обработки состоит в составления сводного синтетического учета; отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка – Главная книга – Баланс».
Между комплексами бухгалтерскою учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информация происходят, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах.
Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном, служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.
Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.
Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекция, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информация в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.
Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент – банк».
Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент – банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание. Кроме того, система «Клиент – банк» избавляет организации от поездок в банк для осуществления платежей.
Остановимся на некоторых особенностях информационного обеспечения бухгалтерского учета, характеризующегося большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документация.
Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе – полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу. Общее методическое руководство по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают конструктивные и методические материалы.
Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.
Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.
Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
назначению – распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;
содержанию хозяйственных операций – материальные, де нежные, расчетные;
объему отраженных операций – единичные (первичные) и сводные;
способу использования – разовые и накопительные;
числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные;
месту составления – внутренние и внешние;
способу заполнения – вручную, при помощи средств автоматизации учета.
Распорядительные – это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.
Исполнительные (оправдательные) – это документы, которые содержат информацию об исполнения распоряжения.
Большая часть бухгалтерских документов – комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного документа).
Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки расшифровки.
Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).
Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платежные требования-поручения).
Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции, а сводный – о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени‚ день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.
Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный – для много кратного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ – требование на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.
Однострочный документ содержит одну учетную позицию; многострочный - две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.
Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.
Новая информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.
При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (сотрудники, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).
Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия. Можно отметить еще один момент в организации базы данных при использовании типовых проектов.
В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).
К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консулътант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.
Программа состоит из двух частей:
1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкция Центральною Банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.
2. Информационный банк «Вопросы-ответы», который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.
|
