Скачать 139.36 Kb.
|
Тема 2. Делопроизводство, финансовое и материально-техническое обеспечение ГПС. Литература: 1. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. №69 «О пожарной безопасности»2. В.В. Теребнев, В.А. Грачев, А.В. Теребнев «ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НАЧАЛЬНИКА КАРАУЛА ПОЖАРНОЙ ЧАСТИ УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ».3. ПРИКАЗ от 1 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России» Учебные вопросы: 1. Основы организации делопроизводства в деятельности подразделений ГПС. 2. Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства. 3. Финансовое обеспечение в области пожарной безопасности. 4. Основные виды документов, применяемых в служебной деятельности ГПС. 5. Организация работы с письменными обращениями граждан. 6. Автоматизация делопроизводственных операций и защита документной информации. 1. Вступительная часть: 10 мин Вопрос 1. Основы организации делопроизводства в деятельности подразделений ГПС. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного порядка работы с документами возлагается на начальника части, который обязан: - установить порядок работы с документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции; - знать фактическое состояние делопроизводства, принимать необходимые меры по сокращению переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если законодательством не предусмотрено составление письменного документа, контролировать работу должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства, подчиненных организаций; - своевременно доводить до личного состава документы, контролировать их учет и исполнение; - обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований, обеспечивать готовность к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций; - требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний); - обеспечивать своевременную сдачу в архивы документов с постоянными и длительными (свыше 10 лет) сроками хранения; - организовывать работу по отбору и уничтожению документов с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности. В пожарных частях, где штатами (штатными расписаниями) не определены структурные подразделения для ведения делопроизводства, на которые возлагаются следующие функции:- прием, учет и распределение поступающих документов;- передача документов на рассмотрение начальнику части и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;- контроль за прохождением документов, подготовка начальнику части сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;- разработка номенклатур дел;- формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;- отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;- учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности;- учет печатей и штампов, оргтехники (множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов) и контроль за их исполнением;- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.Требования к помещению для ведения делопроизводства:
Вывод: Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного порядка работы с документами возлагается на начальника части. Вопрос 2. Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства.Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.Нормативную базу делопроизводства составляют:
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.Вывод: Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Вопрос 3. Финансовое обеспечение в области пожарной безопасности. Статья 10. Федерального закона №69 от 21 декабря 1994 г. «О пожарной безопасности» Финансовое и материально-техническое обеспечение служб пожарной безопасности Финансовое обеспечение деятельности федеральной противопожарной службы, социальных гарантий и компенсаций ее личному составу в соответствии с настоящим Федеральным законом является расходным обязательством Российской Федерации. Финансовое обеспечение деятельности подразделений Государственной противопожарной службы, созданных органами государственной власти субъектов Российской Федерации, социальных гарантий и компенсаций личному составу этих подразделений в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации является расходным обязательством субъектов Российской Федерации. Финансовое обеспечение мер первичной пожарной безопасности в границах муниципального образования, в том числе добровольной пожарной охраны, в соответствии с настоящим Федеральным законом является расходным обязательством муниципального образования.Материально-техническое обеспечение федеральной противопожарной службы осуществляется в порядке и по нормам, установленным Правительством Российской Федерации.Финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности ведомственной, частной и добровольной пожарной охраны, а также финансовое обеспечение социальных гарантий и компенсаций их личному составу в соответствии с настоящим Федеральным законом осуществляется их учредителями за счет собственных средств.Вывод: Финансовое обеспечение деятельности федеральной противопожарной службы, социальных гарантий и компенсаций ее личному составу в соответствии с настоящим Федеральным законом является расходным обязательством Российской Федерации. Вопрос 4 Основные виды документов, применяемых в служебной деятельности ГПС. Основными видами документов, применяемые в служебной деятельности Государственной противопожарной службы являются:
протоколы и т.д Вопрос 5 Организация работы с письменными обращениями граждан. - Предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе рапорты сотрудников по личным вопросам (далее - обращения граждан),принимаются и учитываются ответственными за ведение делопроизводства. - Все поступившие обращения граждан регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб, включенном в номенклатуру дел, отдельно от другой документации. - Письменное обращение, должно быть подписано с указанием фамилии имени и отчества и содержать помимо изложения существа вопроса данные о месте жительства (работы, службы или учебы) заявителя. Обращение не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. - Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте первого листа обращения. - Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращения, затем уничтожаются. - Повторные обращения регистрируются также, как и первичные. При этом в журнале учета и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка «повторно» с указанием регистрационного номера предыдущего обращения. - Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых: - Обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению; - Сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения; - указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.- Все поступившие обращения после регистрации докладываются начальнику подразделения ГПС, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.- По каждому обращению не позднее чем в пятидневный срок должно быть вынесено одно из следующих решений: о принятии жалобы или заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные), передаче обращения на разрешение в подчиненную или другую организацию по принадлежности.- О пересылке материалов обращения в другую организацию заявитель н обязательном порядке извещается письменно.- Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации), а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Срок разрешения обращений исчисляется со дня его поступления (регистрации) по день направления ответа заявителям. В случае если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания сроки считается предшествующий ему рабочий день.- В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. При этом общий срок разрешения обращения не должен превышать более двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.- На обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации ответы и сведения направляются в течение 30 дней со дня регистрации по месту получения обращения.- Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и заявителю дан ответ.- Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются в журналах учета.- Рассмотренные обращения граждан, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью «В дело» и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем для формирования дела в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.- Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.- Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.- Срок хранения дел и журналов учета предложений, заявлений и жалоб - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.Вывод: Организация работы с письменными обращениями граждан является неотъемлемой частью делопроизводства в подразделении.Вопрос 6 Автоматизация делопроизводственных операций и защита документной информации.Западные системы автоматизации делопроизводства в России!Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:
На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.Для повышения спроса на решения в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых - совершенствования и автоматизации деловых процедур.Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.Три источника и три составные части ДОУ
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.Основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
Как автоматизировать делопроизводство и деловые процедуры?Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
Вывод: Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации. Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. |
Литература: а) нормативно-правовые акты Федеральный закон РФ "О пожарной... Тема занятия №4: Действия работников организаций при угрозе и возникновении на территории организации чрезвычайных ситуаций техногенного... | Закон от 21 декабря 1994 г. №69 «О пожарной безопасности» Вопрос 1: Система обеспечения пожарной безопасности, ее организационная структура, законодательная и нормативная база | ||
Сибирский федеральный университет Законы РФ от 21. 12. 1994 г. №69 фз «О пожарной безопасности» и от 22. 06. 09 г. №123 фз «Технический регламент о требованиях пожарной... | Методическое пособие для обучения сотрудников и студентов университета по пожарной безопасности Законы РФ от 21. 12. 1994 г. №69 фз «О пожарной безопасности» и от 22. 06. 09 г. №123 фз «Технический регламент о требованиях пожарной... | ||
Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Фз «О пожарной безопасности» и от 22 июля 2008 года №123-фз «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности», а также... | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Нормы пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций» (далее Нормы пожарной безопасности) устанавливают... | ||
Инструкция по пожарной безопасности в учреждении. Произведён расчёт... Об обеспечении требований пожарной безопасности в Кузнецовской средней общеобразовательной школе | Методические рекомендации по подготовке и проведению учений и показных... Федеральными законами от 21. 12. 1994 г. №69-фз «О пожарной безопасности», от 22. 06. 2008 г. №123-фз «Технический регламент о требованиях... | ||
Закон от 04 марта 2013 года №22-фз «О внесении изменений в Федеральный... Фз «О внесении изменений в Федеральный закон «О промышленной безопасности опасных производственных объектов»» вносит изменения в... | Доклад: Обучение населения и работников организаций мерам пожарной... Докладчик: Чернов Юрий Леонидович – заместитель начальника нормативно-технического отдела Управления надзорной деятельности гу мчс... | ||
Пояснительная записка При преподавании учебного предмета «Информатика... Федеральный закон РФ “Об образовании в Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. №273-Ф3 | Конспект занятий по правилам пожарной безопасности. «От чего возникает... Дорогие ребята! Сегодня на классном часе мы с вами затронем очень больную тему, а именно мы будем говорить о нашей безопасности:... | ||
Российская федерация федеральный закон об обращении лекарственных средств Электронный вариант. Саратов, 2005. Патентное законодательство. Юридические акты и комментарий. М.: "Юрид литература", 1994. Справочник... | «Организация эксплуатации пожарной техники» Федеральный закон от 27. 07. 2004 №79-фз «О государственной гражданской службе рф» | ||
Пояснительная записка к учебной программе курса «Литература» в 6 классе на 2013-2014 учебный год Федеральный закон №273-фз «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 года. Вступает в силу с 01. 09. 2013 | Закон Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. N 436-фз «О защите... С 1 сентября 2012 г вступил в силу Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. N 436-фз |