Повышение эффективности деятельности образовательных учреждений
на основе описания бизнес-процессов 1.Я. П. Краевский
Омский государственный институт сервиса
Омск
or_anchorite@mail.ru
Российская система образования давно считается одной из самых лучших. Однако часто учебные заведения представляют из себя не единое целое, а раздробленный на куски (кафедры, факультеты, структуры и т.д.) организм. Один из способов собрать воедино этот механизм – ознакомить руководителей образовательных структур с системами описания бизнес-процессов и применить их в своем заведении.
Бизнес-процессы – это кирпичики, из которых построена деятельность любого предприятия (от завода до учебного заведения). Если один из этих процессов не соответствует ожиданиям, бизнес начинает испытывать затруднения. Автоматизация бизнес-процессов позволяет минимизировать риски, лучше контролировать процессы и в то же самое время уменьшить связанные с этим издержки.
Системы описания бизнес-процессов (такие как ERwin Process Modeler, Rational Rose Data Modeler и др.) очень часто применяются предприятиями в своих нуждах. Использование таких продуктов позволяет решать следующие задачи:
Проведение стратегического анализа (описание миссии, целей и стратегии предприятия).
Проектирование и оптимизация бизнес-процессов (построение системной модели бизнес-процессов компании и детальное их описание; формирование положений и регламентов; функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов).
Анализ и оптимизация организационной структуры (распределение ответственности, формирование положений о подразделениях, отчетов о должностях, должностных инструкций, штатного расписания и т.д.).
Автоматизированное формирование отчетов на основе диаграмм бизнес-процессов.
Построение системы менеджмента качества (СМК) и др.
Технологии управления бизнес-процессами предоставляют решения для понимания, анализа и воспроизведения моделей бизнес-процессов. Компании внедряют эти технологии, чтобы упорядочить сделки, снизить сверхрасходы, уменьшить объемы неконтролируемых покупок, сократить количество бумажных проводок и лучше контролировать управление бизнесом. Конечной целью является превращение предприятия в организацию, полностью управляемую при помощи автоматизированных бизнес-процессов, выраженных в виде стратегии, планирования, осуществления и текущих операций.
Внедрение таких систем в работу предприятий – не единственная возможность их использования. Перспективным направлением применения продуктов описания бизнес-процессов является внедрение их в образовательные учреждения, тем самым повысив эффективность работы последних.
Преимущества, получаемые учебными заведениями при использовании подобных продуктов:
возможность видеть и оптимизировать разнообразные задачи и цели вуза;
руководители образовательных заведений будут четко представлять, из каких структурных звеньев состоит организация, которой они управляют, и как эти звенья взаимодействуют;
возможность видеть и оптимизировать разнообразные задачи и цели вуза;
каждое структурное звено будет иметь представление о должностной иерархии;
каждое структурное звено будет четко представлять роль, которую оно играет во всем образовательном процессе учебного заведения (будет знать свою зону ответственности, свои цели и задачи, должностные инструкции, бизнес-процессы, в которых они участвуют, а также видеть результат, к которому стремится вуз) – обеспечение прозрачности работы учреждения;
описание регламентов бизнес-процессов заведения и технологических инструкций (эти документы фиксируют порядок выполнения работ, отражают важные моменты взаимодействия отдельных сотрудников и подразделений, содержат правила, которые выполняют все участники процесса);
возможность быстро и наглядно визуализировать любой уровень организационной структуры, состав и иерархию бизнес-процессов;
автоматизированное формирование отчетов на основе диаграмм бизнес-процессов на каждом уровне организации;
внедрение процессной системы управления и построение СМК вуза, что позволит повысить качество предлагаемых образовательных услуг, а также профессионализм педагогического и управленческого состава и т.д.
Все это создает единую картину и используется для последующего анализа и совершенствования деятельности образовательного учреждения, позволяет определить приоритеты развития учебного заведения.
Постоянные изменения в общественном производстве, которые все больше опираются на знания, настоятельно требуют корректировки и уточнения имеющихся у специалистов знаний и компетенций, а также получения недостающих. Это означает массовую востребованность, доступность, открытость высшего образования [1].
Важнейшее направление в стратегии развития образовательных процессов (исходя из потребности широкого распространения научных знаний) – формирование условий, обеспечивающих переход вузов к полномасштабному электронному образованию (применение образовательных мультимедийных программ, учебных курсов и электронных учебников; дистанционное обучение и интернет-образование; создание электронной библиотеки). То есть основным направлением использования информационных технологий в образовательных процессах становится развитие разнообразных форм полноценного электронного обучения на основе реформированных образовательных бизнес-процессов, способного реализовать массовую доступность высшего образования.
Сфера образования является потенциально благодатной почвой для использования информационных технологий, поскольку образовательные бизнес-процессы представляют собой разнообразные процессы передачи и накопления знаний, а также их преобразование в квалификационные характеристики специалистов. Использование информационных технологий в вузах для совершенствования и автоматизации бизнес-процессов позволит образовательным учреждениям быть более конкурентоспособными.
В качестве одной из систем описания бизнес-процессов можно рассмотреть систему «Бизнес-инженер», разработанную российской консалтинговой компанией БИТЕК.
Система программных продуктов бизнес-моделирования «Бизнес-инженер» – профессиональное инструментальное средство моделирования деятельности предприятия, разработки регламентирующих документов и управления эффективностью бизнеса, которое на сегодняшний день является одним из наиболее современных, многофункциональных, мобильных и доступных средств моделирования для предприятий любого масштаба [2].
«Бизнес-инженер» – модульная система, что позволяет настроить продукт под свои нужды, не приобретая ненужные модули, которая сочетает в себе 11 наиболее часто применяемых на практике нотаций процессного описания, а также 6 распространенных графических бизнес-моделей, которые используются для моделирования организационной структуры, стратегических целей, ключевых показателей и других аспектов деятельности организации (т.е. при описании различных бизнес-процессов не придется переключаться с одного программного продукта на другой).
Система позволяет разрабатывать бизнес-модели двумя взаимосвязанными способами: графическим и табличным, позволяет создавать многоуровневые графические модели, а также эффективно поддерживает технологии быстрого описания бизнес-процессов.
В настоящее время технологии быстрого описания бизнес-процессов были успешно применены для совершенствования и повышения эффективности бизнеса в сотнях российских и западных компаний. Расширив область применения продуктов описания бизнес-процессов и внедрив их в образовательные учреждения, можно повысить эффективность работы вузов, тем самым подняв их конкурентоспособность на мировом рынке. Особенно полезным такие продукты будут для образовательных учреждений, в которых за короткие сроки силами самих руководителей и сотрудников, без привлечения сторонних специалистов, требуется описать, регламентировать и улучшить операционную деятельность. Это позволит вузу представлять из себя образовательное учреждение, способное постоянно совершенствовать и развивать ключевые бизнес-процессы в соответствии с разработанной стратегией и тенденциями рынка образовательных услуг, опираясь на собственные интеллектуальные ресурсы.
Библиографический список
Казанцев А. К., Мешкис Д. К. Моделирование бизнес-процессов современного вуза на основе информационных технологий // Журнал «Инновации» [Электронный ресурс]. URL: http://www.itpor
tal.ru/zip-doc/52001159516620210000001401599093-Z.zip
О системе Бизнес-инженер // Бизнес-инжиниринговые технологии [Электронный ресурс]. URL: http://www.betec.ru/index.php?id=18&sid=01
|
