Секретарь первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием
Скачать 2.94 Mb.
|
Постановление определено как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий. Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Решение – это также правовой акт коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения. Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ», «РЕШИЛА» или «РЕШИЛИ». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем. Образец оформления решения Приказ – правовой акт, издаваемый единоличными руководителями органов власти и управления, организаций и их подразделений. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, вопросов, касающихся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации, а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п. В деятельности организации различают: «кадровые» приказы по личному составу, приказы по организационным вопросам и приказы по основной деятельности. Образец приказа по организационным вопросам Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Как правило, имеет ограниченный срок действия. Распоряжения также издают ведомства на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти. Образец распоряжения Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений, инструкций, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОРУЧАЮ». Образец указания Протокол – организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения. Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания совета директоров (учредителей). Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Каждый из видов имеет свои особенности оформления. Протокол, как и другие внутренние документы, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид документа, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, состав присутствующих, в том числе и для подтверждения правомочности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствующих, например на учредительных протоколах. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то могут ставиться даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года. Таким образом, структура протокола состоит из 3 частей: первая – заголовочная (вводная) содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня; вторая (основная) фиксирует ход заседания; третья (оформляющая) – подписи участников. Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Словом «СЛУШАЛИ»: начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части. После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: «текст (доклада, выступления) прилагается». Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ». Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ»: – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако по усмотрению собрания или его председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов-решений (постановлений), составленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола, или из пунктов решений. Образец полного протокола Организационно-правовые документы Важнейшую часть документации составляют организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и др. Все эти документы пишутся сплошным текстом, разбитым на разделы, пункты и подпункты, и оформляются единообразно в соответствии с ГОСТом Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации, построение, содержание и изложение стандартов», регламентирующим изложение и оформление объемных текстовых документов, и ссылка на который до недавнего времени являлась обязательной в методических материалах по ДОУ. Организационные документы в зависимости от их важности и объема оформляются с использованием титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации и даже на чистых листах бумаги (например, небольшие внутренние должностные инструкции обслуживающему персоналу). Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия вышестоящими должностными лицами. Подписи авторов остаются, как правило, на готовившемся к утверждению проекте и не переносятся в тиражируемый документ. Обязательно согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются. Визы и грифы согласования также могут не переноситься на тиражируемый документ. Обязательной должна быть также процедура ознакомления с организационно-нормативным документом сотрудников, на чью деятельность распространяются его положения. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату. Довольно распространенной практикой является способ оформления виз ознакомления в виде таблицы. Организационно-нормативные документы часто выпускаются в виде примерных и типовых формуляров-образцов, схем построения документов. Информационно-справочные документы Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации. В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, протокол, заявления, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие. Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложения, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации. Рассмотрим эту группу информационно-справочных документов. Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец оформления докладной записки ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору 10.10.2004 г. № 26 агентства «КАДРЫ» г. И. Л. Петрову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О необходимости увеличения штатной численности отдела В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (например, информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись О. А. Малигига Предложения – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит 2 части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение – перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству. Объяснительная записка: 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из 2 частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия. Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем. Образец оформления объяснительной записки Участок № 14 Начальнику СМУ-4 П. П. Гущикову ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 02.11.2004 г. № 2 О причинах аварии при ремонте теплотрассы При ремонте теплотрассы в районе СХИ по ул. Навашина в ночь на 2 ноября 2004 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности. Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение 1 рабочего дня – 3 ноября 2004 г. Прораб Личная подпись М. В. Колосов |
Похожие:
 | Применение информационных технологий в фармацевтической отрасли Охватывают все предприятие (фирму, компанию) и объединяют разнородные вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются... | | " Богатый папа, Бедный папа" Книга посвящается родителям всего мира... Флоридского Госуниверситета мои родители реализовали свою цель. Это было венчальной короной их жизней, венчающим достижением. Я была... |
| Отчет о результатах поездки делегации сгупс во Францию в фирму «Фрейссине» Маршрут движения: Новосибирск – Москва – Париж – Москва – Новосибирск. Срок командировки: 10 – 15 октября 2010 г | | Пятое поколение суперкомпьютеры XXI века Из-за разногласий со своим партнером Крей покинул cdc и в 1972 г основал фирму Cray Research. К тому времени в наса был установлен... |
| Другая жизнь (So Much for That) Нак узнал, что Глинис тяжело больна, и все стало предельно просто в его жизни: ему не нужен счастливый остров без жены. Началась... | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Она решается просто: нужно «настроится на одну волну». То есть представлять, с кем беседуешь, говорить понятным для него языком,... |
| 1. Предприятие. Предприятие как система. Финансово-экономические... Тема Предприятие. Предприятие как система. Финансово-экономические показатели деятельности предприятия 5 |  | Психологическая подготовка детей к школе В такой суматохе и спешке родителям даже невдомек, что подготовка детей к школе – это еще и эмоциональный настрой ребенка, который... |
| Анкета для Радикального Прощения Лорен, а меня совершенно игнорирует. Он винит во всем, меня и говорит, что я просто эмоционально неуравновешенная. Из-за него я чувствую... | | Как поднять самооценку первокласснику? Обычно в возрасте 6-7 лет самооценка ребенка уже полностью сформирована. Но когда ребенок идет в первый класс эта самооценка подвергается... |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... «В трудные минуты читаю первый том Пушкина. Читаю, не останавливаясь, и через некоторое время понимаю: четырнадцатилетний мальчишка,... | | Председатель заседания: Гатауллин Н. Г. – координатор комиссии, глава Секретарь: Зиязетдинова А. Ф. – секретарь комиссии, начальник отдела ут и сзн минтруда рб по Белебеевскому району и г. Белебею в... |
| Реферат Философия Г. В. Ф. Гегеля Принципиально можно выявить два способа объяснения: первый телеологический (через цели), второй каузальный (через причины) | | 01. Чувство Парижа. Ориентация Париж никогда не кончается, и каждый,... Мы всегда возвращались туда, кем бы мы ни были, и как бы он ни изменился, как бы трудно или легко ни было попасть туда. Париж стоит... |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... ... | | Действующие лица: Шиблс Глеб Львович, Мона, Курляндский Фидель Стасович,... Всё, проходящее через горизонт событий, искривляется. Нет ни одной прямой линии. Теряется или искажается информация, вопреки канонам... |
