Организационное обеспечение
Информационно-справочная система «Информационный киоск» может эксплуатироваться в непрерывном режиме. В то же время потребность в использовании сенсорного информационного киоска ощущается только в часы работы Минэкономразвития России. Исходя из данного факта, можно предусмотреть часы работы системы по предоставлению доступа к данным перекрывающие часы работы Министерства с некоторым запасом. Например, система может начинать работать в штатном режиме за час до открытия здания Министерства, в котором установлен сенсорный информационный киоск, и прекращать работу через час после закрытия здания. В ночные часы целесообразно осуществлять резервное копирование данных системы, настроив для выполнения указанной операции соответствующий сервис. В то же время, поскольку система работает только на предоставление информации, то резервное копирование может осуществляться и в часы работы системы без ущерба для ее функциональных свойств.
Для успешной эксплуатации информационно-справочной системы необходимо наличие персонала, в обязанности которого будет входить обслуживание системы. Рекомендуется возложить обязанности по сопровождению ИСС «Информационный киоск» на отдел информационных ресурсов Департамента управления делами. Для обслуживания ИСС «Информационный киоск» необходим администратор системы, который будет осуществлять резервное копирование, распределение привилегий доступа, настраивать конфигурацию системы, сопровождать трансляцию RSS новостей и т.п. Помимо администратора должен быть выделен редактор, в обязанности которого будет входить сопровождение информационного наполнения контента системы.
В целях своевременной актуализации предоставляемой информации рекомендуется предусмотреть регламентный интервал, через который будет просматриваться содержание информационно-справочной системы и актуализироваться устаревшая информация. Как было указано в разделе 1.3 «Информационное наполнение системы» в системе выделены 3 типа информации: статичная, часто изменяющаяся и динамически формируемая информация. Для анализа статичной информации интервал просмотра на предмет необходимости актуализации может быть установлен равным одной неделе, для часто изменяющейся информации рекомендуется предусмотреть ежедневный просмотр для выявления устаревшей информации и размещения новых анонсов мероприятий, новостей и других актуальных материалов. Динамически формируемая информация не требует специализированного обслуживания редактором, т.к. обновляется в автоматическом режиме.
Обновление информации может осуществляться после того, как соответствующая по содержанию информация, была изменена на Интернет-сайте или интранет-портале Минэкономразвития России. С помощью предусмотренных механизмов преобразования данных редактор системы может перенести данные из соответствующего источника в ИСС «Информационный киоск».
Поскольку наполнение информационно-справочной системы отражает сведения о Минэкономразвития России в целом, включая все структурные подразделения (Департаменты, подведомственные организации и т.п.), то рекомендуется обязать руководителей Департаментов министерства, а также руководителей иных структурных подразделений Минэкономразвития России предоставлять в электронном виде изменения и при наличии новые информационные материалы в части информации, представленной в ИСС «Информационный киоск» о соответствующем Департаменте министерства или ином его структурном подразделении.
2Реализация макета мобильного киоска
В деятельности органа исполнительной власти в частности Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации возникают задачи проведения выездных мероприятий, таких как выставки, презентации, форумы и т.п. На подобных мероприятиях необходимо обеспечивать информационную поддержку участников и гостей мероприятия, которая заключается в предоставлении информации о проводимом мероприятии, об организаторах и участниках, предоставляемых сервисных услугах, о месте проведения и другой информации, необходимой и полезной участникам и гостям мероприятия. Информационная поддержка может осуществляться различными способами, это могут быть:
переносные информационные стенды;
раздаточные полиграфические материалы – брошюры, буклеты и т.д.;
видеоролики и презентации, транслирующиеся на больших экранах;
интернет-ресурсы – специализированный сайт или раздел на сайте или портале;
информационно-справочная служба, состоящая из сотрудников оказывающих справочно-консультационные услуги по телефону или лично.
Сенсорный информационный киоск является современным средством представления информации, совмещающим в себе достоинства всех вышеперечисленных способов, и имеющим ряд преимуществ:
простота и удобство использования;
неограниченный объем предоставляемой информации;
возможность оперативного обновления информации (актуализации);
минимальные затраты материальных, трудовых и временных ресурсов на подготовку информации;
возможность представления информации различных форматов: текстов, рисунков, фотографий, видео и флэш-роликов, аудио-информации и 3D анимации;
возможность предоставления интерактивных и транзакционных сервисов;
быстрая адаптируемость системы под различные задачи;
возможность предоставления информации круглосуточно семь дней в неделю;
возможность размещения информации в общедоступных местах.
Учитывая специфику использования мобильного киоска – информационная поддержка выездных мероприятий, к нему предъявлялись следующие требования:
система должна быть мобильной, т.е. должна быть обеспечена возможность перевозки и размещения киоска в различных местах;
система должна быть автономной - работать без подключения к локальной сети, сети интернет, выделенному серверу и другим информационным ресурсам. Для этого киоск должен совмещать в себе функции интернет-сервера, сервера баз данных и клиентского компьютера;
система должна быть гибкой. Учитывая временный характер проводимых мероприятий, должна быть обеспечена возможность быстрой замены информационного наполнения в зависимости от тематики и специфики мероприятия. Для этого должны быть подготовлены готовые шаблоны, а так же обеспечена возможность переноса информации с имеющихся информационных ресурсов: интернет-сайтов, интранет-порталов, стационарного информационного киоска.
Одним из важнейших представительских мероприятий, проводимых под руководством Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, является международный Петербургский экономический форум. Макет мобильного информационного киоска был подготовлен по материалам ХI экономического форума и может служить основой для подготовки информационного киоска как для следующего форума, так и для других выездных мероприятий.
Подготовка макета мобильного киоска состояла из нескольких этапов:
1) разработка общего дизайна;
2) разработка шаблонов для мобильного киоска;
3) разработка структуры информационного наполнения;
4) наполнение разделов содержанием.
При разработке дизайна учитывалась специфика мероприятия, а так же ранее разработанный и представленный в сети интернет официальный сайт форума. Макет дизайна приведен на рисунке.
Рис. 11 Макет дизайна мобильного киоска
В основе шаблонов для мобильного киоска лежит разработанный для него дизайн и стили, при этом использовались ранее созданные шаблоны и навигация системы «Информационный киоск». Это четыре основных шаблона:
шаблон текстовой страницы;
шаблон подменю;
шаблон стартовой страницы;
шаблон страницы с презентацией.
Структура информационного наполнения киоска разрабатывалась с учетом целевой аудитории: участников и гостей мероприятия.
Были выделены четыре основных раздела (Рис. 12).
Рис. 12 Структура информационного наполнения мобильного киоска
В раздел «Общая информация» помещена наиболее общая информация о мероприятии, организаторах, спонсорах, участниках. Подробная программа форума, информация о выставках, экскурсиях, культурных мероприятиях, приемов и других событиях форума представлена в разделе «Программа и мероприятия форума». Все вопросы, касающиеся организационных моментов: необходимая контактная информация, схемы расположения залов и павильонов, информация о предоставляемых деловых услугах, вопросы регистрации участников и аккредитации журналистов, информация о работе пресс-центра, представлены в разделе «Организационные вопросы». Информация, освещающая события форума: новости, фотоотчеты, видеоматериалы, размещена в разделе «Работа форума».
Более подробная структура приведена ниже.
1. Общая информация
краткое описание мероприятия (место и сроки проведения, цели и задачи;
организаторы:
председатель организационного комитета;
сопредседатели организационного комитета;
члены организационного комитета;
фонд «Петербургский международный экономический форум» (краткая информация о фонде, реквизиты фонда; возложенные на него задачи);
спонсоры и партнеры (перечень с кратким описанием):
генеральный спонсор;
официальные спонсоры;
информационные спонсоры;
организаторы круглых столов;
партнеры.
2. Программа и мероприятия форума
программа форума с указанием докладчика, времени, места проведения с разбивкой по дням);
мероприятия форума (краткие анонсы проводимых мероприятий);
выставки и экспозиции (более подробная информация о выставках);
экскурсии (информация об экскурсиях для участников и сопровождаемых лиц);
культурная программа (подробная информация о культурной программе – концерты, приемы и т.д.).
3. Организационные вопросы
отдел по работе с участниками (телефон, факс, e-mail);
фонд «Петербуржский международный экономический форум» (финансовый отдел, группа по работе с договорами);
информационно-справочная служба ОАО «Ленэкспо».
схемы расположения залов и павильонов (картинка из раздела «выставки», схемы расположения пресс-центра);
информация о пресс-центре (расположение, график работы, условия допуска, оснащение);
регистрация и аккредитация (порядок регистрации, место и время. Для участников и журналистов):
деловые услуги:
вопросы бронирования гостиниц (информация о гостиницах, куда обращаться);
предоставление в аренду коттеджей на территории ВК "Ленэкспо» (перечень коттеджей с краткой характеристикой, куда обращаться);
транспортно-экспедиторские услуги (перечень возможных услуг, куда обращаться);
предоставление оборудованной площадки для проведения презентаций;
предоставление комнаты для переговоров;
организация пресс-конференций;
аренда конференц-залов для проведения конгрессно-деловых мероприятий ВК "Ленэкспо" и Морского вокзала;
аренда помещений теплохода "Виктория" для проведения конгрессно-деловых мероприятий.
часто задаваемые вопросы и ответы на них.
4. Работа форума
новости форума (страница «Последние новости», «фотолента»);
пресс-релизы;
фото- и видео-отчеты.
Наполнение разделов содержанием (заполнение контента информационного киоска) производилось с помощью системы «Информационный киоск», которая позволяет размещать информацию из других информационных источников в полу-автоматическом режиме, преобразовывая ее к стилю информационного киоска. Основным источником информации послужил интернет-сайт Санкт-Петербургского международного экономического форума.
|
