Тема. Работа с БАЗАМИ ДАННЫХ
В этой темы вы узнаете о том, что такое база данных (БД). Как создать в EXCEL свою собственную БД.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Под информацией принято понимать сведения, передаваемые людьми устно, письменно и т.д. Информационные системы (ИС) служат для сбора и накопления информации, её эффективного использования.
Опр. ИС – это организованная совокупность технических и обеспечивающих средств, технологических процессов и кадров, реализующих основные функции:
Сбор информации;
Хранение информации:
Поиск и обработка информации;
Передача информации.
Примеры ИС. Человек – это ИС – воспринимаемая сигналы, обрабатывая и сохраняя информацию, передавая её другим.
ИС – библиотека, архив, пресса, справочные службы, банковские системы, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, мест в гостинице.
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ
СИСТЕМЫ
Автоматизация ИС осуществляется с помощью вычислительной техники (ВТ). При этом информация представляется в виде данных, хранимых в памяти компьютера. Следовательно, при проектировании ИС с одной стороны, решается вопрос о том, какие сведения и для каких целей будут содержаться в системе, с другой стороны как соответствующие данные будут организовываться в памяти компьютера.
Опр. Автоматизированные информационные системы – это функционирующие на основе компьютеров и других технических средств информатики комплекс, обеспечивающий сбор, хранение и обработку информации в целях поддержки какого-либо вида деятельности.
В самом широком смысле АИС представляет собой программный комплекс, функции которого состоят в поддержке надёжного хранения информации в памяти компьютера, представлении пользователям удобного и простого интерфейса. Выполнение специфических для данного приложения преобразований информации и/или вычислений.
ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ АИС
Каждая АИС в зависимости от её назначения имеет дело с той или иной частью реального мира, которую называют предметной областью системы (проблемная область). Введем сокращение – ПрО.
Базы данных
Ранее было отмечено, база данных является основным внутренним носителем информации АИС, т.е. БД – самый важный элемент АИС. Прежде чем приступить к изучению БД, рассмотрим историю развития БД.
Краткая история баз данных
Термин “база данных” применяется уже в 1963 г. В то время на английском языке он записывается двумя словами – data base, а в 1970 – х годах в связи с его широким применением (распространением) он стал записываться как data-base, а потом database. Неизвестно, кто и в каком смысле применил данный термин. Base означает базу, для database есть объяснение, что это “дополнительная БД”. Пионер в данной области Бахман в base вкладывает смысл построения. БД называют базу информационной системы.
Историю БД можно разделить на три периода:
Переходный период 70 –х годов. Появляется понятие БД и создаётся несколько первоначальных систем
Период развития, включающих время с 1970 –х годов по 1981. Концепция БД распространяется благодаря повышению характеристик аппаратного обеспечения ЭВМ. Идёт успешное внедрение систем. Начало реляционной модели относится к 1970 году. Затем появилась парадигма реляционной модели и произошло становление баз данных как науки. В течение данного периода в ходе выполнения экспериментов были даны соответствующие теоретические подтверждения, и в нём были практически закончены работы по системам баз данных, которые являются основой построения ИС (основной концепцией построения современных ИС является концепция системы баз данных, цель создания которой заключается в совместном использовании информационных ресурсов, т.е. БД рассматривается как система (рассматриваются вопросы семантики, построения и реализации)).
Период зрелости начинается с 1981 г. Появляются коммерческие системы баз данных на основе реляционных моделей. Парадигма идёт по пути изменений. Идут успешные работы в области нового аппаратного обеспечения для баз данных, связанных с расширением областей применения БД в технике и развитием технологии интегральных схем. На ряду со зрелостью реляционных моделей начинаются поиски новых направлений.
Ранее было отмечено, база данных является основным внутренним носителем информации АИС, т.е. БД – самый важный элемент АИС. Но не всякий блок данных является БД.
Опр. БД – это средство, использующееся для хранения, организации и поиска информации.
В широком смысле слова можно сказать, что БД – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области (ПрО) или разделе ПрО. Например, БД по театральным постановкам, БД по материалам и сплавам, БД по видеофильмам. БД используются буквально во всех сферах человеческой деятельности – в науке, материальном производстве, на транспорте, государственной и общественной жизни, искусстве, спорте и т.д.
ИС – любая совокупность данных и средств их электронной обработки.
К ИС относят и текстовые и табличные процессоры (Word, Excel). Но, как правило, в ИС относят системы, работающие с большими массивами информации об объектах реального мира – БД.
Объектом можно назвать школу, класс в школе, человека, фирму, сплав. Группа подобных объектов образует набор объектов ШКОЛА, СТУДЕНТ, СОТРУДНИК. Каждый объект определяется набором свойств, атрибутов. БД работают под управлением СУБД. Примеры СУБД: ACCESS, FOXPRO, MS SQL, ORACLE и др. В зависимости от того, какую модель данных поддерживает СУБД, различают реляционные (Relation – отношение) СУБД, сетевые и иерархические. Реляционная БД состоит из совокупности таблиц (отношений). Например, БД "Сотрудник" может состоять из следующих таблиц: СОТРУДНИК, ВУЗ, Дети, Должность, Отделы.
ОТДЕЛ Сотрудник
Номер
отдела
|
Наз-е
отдела
|
Кол-во
сотрудников
|
|
Номер
отдела
|
Таб.
номер
|
ФИО
|
Адрес
|
…
|
1
|
АХУ
|
20
|
|
1
|
001
|
Иванов
|
|
|
2
|
ОК
|
|
|
2
|
123
|
Ершов
|
|
|
Ограничения при создании БД в EXCEL.
При составлении списков (БД) в EXCEL мы должны знать и учитывать следующие ограничения:
нельзя отделять строку заголовка от записей пустыми строками или строками, содержащими пунктирные линии, составленные из символов дефиса и тому подобное. Не разделяйте также заголовки столбцов в в заглавии строки пустыми столбцами. Соблюдение этого упрощает идентификацию и выделение списка (таблицы).
не следует начинать значения поля (ячейки) с пробелов. Это может привести к проблемам при поиске и сортировке. Вместо пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.
не рекомендуется размещать на листе со списком другие данные.
Зам. Создайте рабочий лист, следуя этим правилам, - MSE превратится в СУБД, способную автоматически систематизировать данные и эффективно их отрабатывать.
Зам.2. Согласно правилам создания таблиц в БД поля (столбцы) должны иметь определённый тип данных, т.е. не может столбец содержать ячейки с разными типами даны.
Наименование
|
Кол-во
|
Цена
|
Сумма
|
Лаваш
|
20
|
2000
|
40000
|
Городской
|
50
|
1400
|
70000
|
Ржаной
|
75
|
1300
|
97500
|
Выделяем таблицу. Набираем команду Данные/Форма … Появляется окно команды Форма (см. рис.1).
Рис.1. Окно, открываемое командой Форма.
Зам. 1. После работы с записями нажмите кнопку Закрыть.
Зам.2. Причины задания формы для работы с записями: пользователь привык работать с определённой документацией (формой), поэтому для него создаётся электронный аналог этого документа (формы). Хотя на практике пользователи желают видеть всю таблицу, т.е. он вводит данные по аналогии с предыдущими записями.
Сортировка и фильтрация данных в таблице (списке)
В этом параграфе вы узнаете специальные средства EXCEL для работы с ЭТ как с БД такими как сортировка и фильтрация.
Сортировка записей
Информация в таблице может быть упорядочена по одному или нескольким признакам: по дате, по алфавиту, по типу товаров, по количеству продаж и т.д.
Рис.2. Исходная таблица
Рис.3. Режим формул
Выделяем таблицу. Набираем команду Данные/Сортировка. Открывается окно Сортировка (см. рис.4)
Рис.4 Задание полей сортировки
Рис.5. Отсортированная таблица
Фильтрация
Фильтрация данных
Фильтр представляет собой конструкцию, предназначенную для отбора тех строк таблицы, которые удовлетворяют заданному условию, и временного сокрытия остальных. Временно скрытая часть для фильтрации недоступна. В отображаемой части таблицы также возможна фильтрация. Основой фильтра является список (так называемый в терминах Excel разворачивающийся набор), который содержит условия отбора строк.
Фильтрация по одному значению
Щелкнуть кнопкой мыши на любой ячейке в таблице.
Выбрать пункт главного меню Данные. Далее последовательно выбрать пункты Фильтр и Автофильтр. На пункте Автофильтр щелкнуть кнопкой мыши. Это приведет к появлению кнопки со стрелкой в заголовках всех столбцов таблицы
Нажать кнопку со стрелкой в нужном столбце. Появится список всех значений, содержащихся в столбце. Повторяющиеся значения в этом списке встречаются один раз. Кроме того, в списке есть строки, выбор которых позволяет накладывать дополнительные условия на отбор.
Для фильтрации столбца по одному из его значений следует щелкнуть кнопкой мыши на нужном значение в развернувшемся списке. В таблице отобразятся лишь те строки, которые содержат выделенное значение. Остальные строки временно скроются.
Фильтрация столбца по двум или более значениям, встречающимся в столбце
 нажать кнопку со стрелкой в заголовке столбца
выбрать строку "Условие..." из развернувшегося списка
щелкнуть на ней кнопкой мыши.
в окне диалога Пользовательский автофильтр настроить фильтр на требуемые условия и нажать кнопку ОК.
Пример. Выдать список команд (см. рис.6), начинающихся на букву "Т"
Рис.6. Исходная таблица
Рис.7.Задание условия фильтрации
Рис.8. Результат фильтрации
|
