ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 ноября 2009 г. N 1604-ПП
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О КОЛИЧЕСТВЕ
ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ХРАНЯЩИХСЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТНОЙ ФОРМЫ
О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ
К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статьями 3, 6 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367) Правительство Свердловской области постановляет:
1. Утвердить:
1) Порядок предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (прилагается);
2) Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области (прилагается).
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Свердловской области, члена Правительства Свердловской области Шимановского С.Ю.
Председатель Правительства
Свердловской области
В.А.КОКШАРОВ
Утвержден
Постановлением
Правительства Свердловской области
от 5 ноября 2009 г. N 1604-ПП
ПОРЯДОК
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О КОЛИЧЕСТВЕ
ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ХРАНЯЩИХСЯ
В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ,
РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (далее - Порядок), определяет сроки предоставления и систему заполнения годовой формы учетного документа "Сведения о количестве и составе архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном(ых) архиве(ах) муниципального образования" (далее - сведения) (форма прилагается) на архивные документы, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области.
2. Порядок разработан в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы от 11.03.97 N 11, Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367).
3. Общие положения:
1) сведения составляются структурным подразделением органа местного самоуправления муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, или муниципальным учреждением, созданным этим органом, осуществляющим комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - муниципальный архив);
2) сведения составляются ежегодно, отражают количество и состав архивных документов по состоянию на 31 декабря отчетного года, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном архиве соответствующего муниципального образования;
3) сведения составляются в двух экземплярах на бумажном и электронном носителях, один экземпляр представляется в Управление архивами Свердловской области до 15 января года, следующего за отчетным, второй остается в муниципальном архиве;
4) к сведениям составляется пояснительная записка, в которой наряду с установленными позициями фиксируются особенности динамики количественных показателей по сравнению со сведениями, составленными в предыдущем году;
5) заполнение сведений осуществляется машинописным способом, исправления не допускаются. Все сведения приводятся в единицах измерения, указанных в сведениях; при отсутствии сведений в показателе указывается цифра "0";
6) сведения подписываются руководителем муниципального архива или иным должностным лицом.
4. Порядок заполнения сведений:
Графа 1 "Количество фондов": каждый фонд учитывается в сведениях только один раз независимо от того, состоит ли он из архивных документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и так далее). Принадлежность фонда определяется по составу включенных в него документов:
1) в строке 101 "Документы на бумажной основе. Всего:" указывается сумма показателей строк 102 - 105 - количество архивных фондов, основу которых составляют архивные документы на бумажной основе;
2) в строке 102 "управленческая документация" указывается количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе, несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и иных документов;
3) в строке 103 "документы личного происхождения" указывается количество фондов личного происхождения, в том числе включающих аудиовизуальные документы (кино-, фото-, фоно-, видеодокументы);
4) в строке 104 "научно-техническая документация" указывается количество фондов, содержащих исключительно научно-техническую документацию;
5) в строке 105 "документы по личному составу" указывается количество фондов, содержащих исключительно документы по личному составу;
6) в строках 106 - 110 указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно из аудиовизуальных или электронных документов;
7) в строке 111 "Микроформы на правах подлинников" указывается количество архивных коллекций и фондов, состоящих только из микрофильмов и (или) микрофиш на правах подлинников <*>;
8) в строке 112 "Итого:" указывается сумма строк 101, 106 - 111 - общее количество архивных фондов.
Графа 2 "Количество единиц хранения. Всего": в графе указываются все архивные документы, внесенные в архивные описи и неописанные, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальном архиве.
Количество не прошедших научного описания и не внесенных в архивные описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения):
1) в строке 101 "Документы на бумажной основе. Всего:" указывается сумма показателей строк 102 - 105 - количество всех архивных документов на бумажной основе в единицах хранения;
2) в строке 102 "управленческая документация" указывается суммарное количество единиц хранения управленческой документации на бумажной основе. В этом показателе учитываются также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения и отобранные на постоянное хранение;
3) в строке 103 "документы личного происхождения" указывается суммарное количество документов личного происхождения. При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в строке 103 "Примечание" к данному разделу;
4) в строках 104 - 111 указывается количество единиц хранения архивных документов из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, документов по личному составу, кино-, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, микроформ на правах подлинников <**>;
5) в строке 112 "Итого:" указывается сумма показателей строк 101, 106 - 111 - общее количество единиц хранения архивных документов, внесенных в архивные описи и неописанных.
Графа 3 "Количество единиц хранения, внесенных в описи": в графе указываются все архивные документы, внесенные в архивные описи, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальном архиве.
Графа 4 "Количество учтенных особо ценных единиц хранения": указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения. В пояснительной записке к сведениям кратко характеризуется их состав.
В "Примечании" в графе 1 "Количество единиц учета. Всего":
1) в строках 106, 108 - 110 указывается количество единиц учета из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно кино-, фоно-, видео-, электронных документов, объем которых в единицах хранения учтен в соответствующих показателях строк 106, 108 - 110 графы 2 "Количество единиц хранения. Всего";
2) в строке 111 указывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в показателе строки 111 графы 2 "Количество единиц хранения. Всего";
3) в строке 103 указывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103 графы 2 "Количество единиц хранения. Всего" (строка заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных документов).
Графа 3 "Количество единиц учета, внесенных в описи": в строках 106, 108 - 110 указывается количество единиц учета из числа включенных в самостоятельные описи соответственно кино-, фоно-, видео-, электронных документов. Показатели строк графы 3 являются составной частью соответствующих показателей строк графы 2.
5. В пояснительной записке приводится информация, объясняющая указанные в сведениях цифровые показатели.
--------------------------------
<*> Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся собственностью иностранных государств.
<**> За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.
К Порядку
предоставления сведений о количестве
единиц хранения, относящихся
к государственной собственности
Свердловской области и хранящихся
в муниципальных архивах муниципальных
образований, расположенных
на территории Свердловской области
Форма
СВЕДЕНИЯ
О КОЛИЧЕСТВЕ И СОСТАВЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ХРАНЯЩИХСЯ
В МУНИЦИПАЛЬНОМ(ЫХ) АРХИВЕ(АХ) МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
_________________________________ НА 31 ДЕКАБРЯ 20__ ГОДА
Показатели
|
Код
строки
|
Количество
фондов
|
Количество
единиц хранения
|
всего
|
в том числе
|
внесенных
в описи
|
учтенных
особо
ценных
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Документы на бумажной
основе. Всего:
|
101
|
|
|
|
|
в том числе:
управленческая
документация
|
102
|
|
|
|
|
документы личного
происхождения
|
103
|
|
|
|
|
научно-техническая
документация
|
104
|
|
|
|
|
документы по личному
составу
|
105
|
|
|
|
X
|
Кинодокументы
|
106
|
|
|
|
|
Фотодокументы
|
107
|
|
|
|
|
Фонодокументы
|
108
|
|
|
|
|
Видеодокументы
|
109
|
|
|
|
|
Электронные документы
|
110
|
|
|
|
|
Микроформы на правах
подлинников
|
111
|
|
|
|
|
Итого:
|
112
|
|
|
|
|
Примечание:
Показатели
|
Код
строки
|
Количество
единиц учета
|
всего
|
в том числе
внесенных
в описи
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
Кинодокументы
|
106
|
|
|
Фонодокументы
|
108
|
|
|
Видеодокументы
|
109
|
|
|
Электронные документы
|
110
|
|
|
Микроформы на правах
подлинников (кадров)
|
111
|
|
|
Документы личного
происхождения, не внесенные
в описи (документов)
|
103
|
|
|
Руководитель подпись расшифровка подписи
дата
Инициалы и фамилия, номер телефона исполнителя
Утвержден
Постановлением
Правительства Свердловской области
от 5 ноября 2009 г. N 1604-ПП
ПОРЯДОК
|
