ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТНОЙ ФОРМЫ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ,
РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ,
ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области (далее - Порядок), определяет форму отчета о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, порядок ее заполнения и сроки представления.
2. Порядок разработан в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года N 104-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2008, 22 ноября, N 366-367).
3. Общие положения:
1) отчет составляется структурным подразделением органа местного самоуправления муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, или муниципальным учреждением, созданным этим органом, осуществляющим комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - муниципальный архив);
2) отчет состоит из отчетной формы "Отчет о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области" (далее - отчетная форма) (прилагается) и пояснительной записки к ней;
3) в Управление архивами Свердловской области представляются отчетная форма и пояснительная записка к ней ежеквартально и за год до 25 числа последнего месяца квартала и до 20 декабря отчетного года соответственно;
4) отчетная форма составляется на бумажном и электронном носителях в двух экземплярах, один из которых представляется в Управление архивами Свердловской области, второй остается в муниципальном архиве;
5) заполнение отчетной формы осуществляется машинописным способом, при заполнении дробных данных используется символ "/" (слэш), исправления не допускаются. Все сведения даются в тысячах единиц измерения с точностью до тысячного знака.
4. Порядок заполнения отчетной формы.
В строке 101 указываются объемы работ по переплету, подшивке и ремонту архивных документов, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабораториях, так и непосредственно в муниципальном архиве. При этом следует иметь в виду, что если подшитые и переплетенные дела вынужденно расшивались при подготовке их к микрофотокопированию, при проведении усовершенствования описей дел, описания, а затем вновь были переплетены (подшиты), их объем не включается в сведения. Исключение составляют дела, качество переплета и подшивки которых обуславливает необходимость проведения этой работы вне зависимости от их копирования.
В строке 102 указывается объем работ по картонированию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, на бумажной основе в единицах хранения.
В строке 103 указывается объем смикрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). В "Дополнении" к строке 103, графе 1, указывается количество кадров негативов, отснятых на рулонной пленке или микрофишах.
В графе 7 "Примечание" указываются дробью: в числителе - объем единиц хранения, на которые создан в муниципальном архиве страховой фонд по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным, в знаменателе - общий объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года. Графа 7 "Примечание" заполняется также в случае, если создание страхового фонда в течение года не проводилось.
В строках 201 - 202 в графах 1 - 7 указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от областных организаций, дифференцированно по видам документов, отчетные данные о приеме документов от граждан (в условных единицах из расчета: 1 условная единица равна одному документу на двадцати и более листах, альбому, рукописи, микрофильму или двадцати листам малообъемных документов), а также в графе 8 - отчетные данные о приеме документов по личному составу от организаций; в графе 9 указываются дробью: в числителе - количество органов государственной власти Свердловской области, иных государственных органов Свердловской области, государственных унитарных предприятий Свердловской области и государственных учреждений Свердловской области, включенных в список источников комплектования муниципального архива в отчетном году, в знаменателе - общее количество органов государственной власти Свердловской области, иных государственных органов Свердловской области, государственных унитарных предприятий Свердловской области и государственных учреждений Свердловской области, включенных в список источников комплектования муниципального архива.
В строке 203 в графах 1 - 7 указывается количество единиц хранения, внесенных в описи дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, дифференцированно по видам документов.
В строке 204 в графах 1 - 7 указывается количество единиц хранения архивных документов, переданных из одной формы собственности в другую, дифференцированно по видам документов. В строке "Примечание" указываются конкретные номера переданных фондов. В пояснительной записке указываются конкретные сведения о принятых нормативно-правовых актах о передаче собственности на архивные документы и собственниках.
В строке 301:
1) в графе 1 указывается суммарное количество информационных мероприятий, проведенных в течение отчетного квартала/года с использованием архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области: выставки и экскурсии по ним, подборки архивных документов, созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в средствах массовой информации, радио-, телепередачи, инициативные информации, школьные уроки, семинары, лекции, учебы для организаций - источников комплектования муниципального архива. В строке "Примечание" указывается количество посетителей мероприятий;
2) в графе 2 указывается количество исполненных по архивным документам, относящимся к государственной собственности Свердловской области, запросов физических и юридических лиц, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации за отчетный квартал/год. В строке "Примечание" указывается дробью: в числителе - количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе - количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки;
3) в графе 3 учитывается количество фактических посещений пользователями читального зала муниципального архива в течение отчетного квартала/года. В строке "Примечание" указывается общее количество пользователей, работавших в читальном зале;
4) в графе 4 указывается количество проведенных обследований документационного обеспечения управления и условий хранения архивных документов в архивах организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, относящиеся к государственной собственности Свердловской области, в муниципальный архив за отчетный квартал/год. В строке "Примечание" указывается количество проведенных консультаций;
5) в графе 5 указывается суммарное количество пользователей архивной информации, включая работавших в читальном зале, граждан, обратившихся с запросами, посетителей мероприятий, проведенных муниципальным архивом с использованием архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области. В строке "Примечание" указывается количество исполненных тематических запросов, в том числе исполненной информации для органов власти;
6) в графе 6 указывается суммарное количество единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области, выданных пользователям в читальный зал, во временное пользование по запросам сторонних организаций, а также сотрудникам муниципального архива для исполнения запросов, экспонирования документов на выставках, подготовки информации, статей, публикаций, теле-, радиопередач, исторических справок. В строке "Примечание" указывается количество выданных дел фонда пользования.
В строке 401:
1) в графе 1 указывается площадь помещений архива, оснащенных современной системой пожарной сигнализации в течение года. Под современными системами пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В строке "Примечание" указываются дробью: в числителе - общая площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, по состоянию на 20 декабря отчетного года; в знаменателе - общая площадь помещений архива, оборудованных и требующих оборудования указанной системой. Строка "Примечание" заполняется также в случае, если в течение года работы по оснащению архивных площадей указанными системами не проводились;
2) графа 2 заполняется по аналогии с графой 1;
3) графа 3 заполняется по аналогии с графой 1;
4) в графе 4 указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в том числе архивохранилищ, рабочих комнат, а также реконструированных архивохранилищ;
5) в графе 5 указывается суммарный прирост в течение отчетного года протяженности архивных полок за счет оснащения стеллажным оборудованием. В строке "Примечание" указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года;
6) в графе 6 указывается количество приобретенных компьютеров в течение года. В строке "Примечание" указывается наличие в архиве локальной сети (да/нет);
7) в графе 7 указывается количество приобретенных контрольно-измерительных приборов для фиксации температурно-влажностного режима в архивохранилище. В строке "Примечание" указывается количество приобретенных увлажнителей воздуха.
5. В пояснительной записке приводится информация, объясняющая указанные в отчетной форме цифровые показатели.
|
К Порядку
заполнения отчетной формы
о деятельности органов местного
самоуправления муниципальных
образований, расположенных
на территории Свердловской области,
по хранению, комплектованию, учету
и использованию архивных документов,
относящихся к государственной
собственности Свердловской области
|
Форма
ОТЧЕТ
О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ
К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗА _____ КВАРТАЛ/ГОД ____ ГОДА
Представляют
|
Сроки представления отчета
|
Архивные органы и учреждения муниципальных образований в Свердловской области
|
до 20 декабря отчетного года
|
1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Код
строки
|
Виды работ
|
(единицы хранения)
|
Примечание
|
на бумажной
основе
|
кино
|
фото
|
фоно
|
видео
|
страховой
фонд
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
101
|
Работы по улучшению физического состояния дел
|
|
|
|
|
|
\/
/\
|
|
102
|
Картонирование
|
|
|
|
|
|
|
\/
/\
|
103
|
Создание страхового фонда
|
|
|
|
|
|
\/
/\
|
| |
