Северо-Кавказская академия государственной службы | | кафедра Информационные технологии | |
РЕФЕРАТ
по дисциплине
"Электронный документооборот" на тему
"Использование программных продуктов компании «ЭОС» в учебном процессе вуза, на предприятиях и организациях региона"
| Выполнил студент
очной формы обучения
специальности 061000
3 курса 531 группы
| Вороненко А.С.
|
|
Руководитель проекта кандидат педагогических наук
|
| Вострикова Т.В.
|
|
|
Ростов-на-Дону
2008
|
Аннотация В реферате раскрывается актуальность и необходимость изучения систем электронного документооборота студентами, описываются достижения Компании «Электронные Офисные Системы» в области внедрения своих продуктов не только в организации, но и в учебный процесс ВУЗов. На примере Администрации Ростовской области рассмотрена практика внедрения системы ЭДО «Дело». Приведены материалы, проведенного анкетирования студентов 3-го курса студентов СКАГС специальности «Государственное и муниципальное управление», отражающее картину потребности в изучении систем ЭДО.
Содержание.
Аннотация 2
Введение. Компания «ЭОС» и её продукты. 4
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в Администрации Ростовской области 6
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в ВУЗах России и Ростовской области 9
Заключение 14
Источники. 16
Приложения 17
Приложение 2. 19
Введение. Компания «ЭОС» и её продукты. Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – признанный лидер на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Продукты компании используют более 1500 организаций, в числе которых – крупнейшие коммерческие и государственные структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 120000, Компания «ЭОС» – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов.
Компания была образована в 1994 году и зарегистрирована в Москве. В настоящее время на предприятии работает около 100 высококвалифицированных специалистов в области информационных технологий и документоведения. Все без исключения работники имеют высшее образование, в их числе – обладатели профессиональных сертификатов и ученых степеней в области информационных технологий и документоведения. Основу «ЭОС» составляют разработчики-аналитики и программисты. Другой крупный департамент компании включает службы по работе с заказчиками и партнерами, которые осуществляют управление проектами, внедрение, разработку методических и нормативных документов, маркетинг, продажи, сопровождение.
Массовое использование современных информационных технологий приводит к существенному росту доли электронного документооборота как внутри организаций, так и между ними. Это требует кардинального пересмотра сложившейся практики и нормативной базы работы с документами. Компания «ЭОС» накопила уникальный опыт подобной работы в крупнейших государственных и коммерческих структурах России, а ключевые специалисты ЭОС являются ведущими отечественными экспертами в области современных документационных технологий. Я считаю, что это позволило Компании «ЭОС» активно внедрять свои продукты в органы власти нашей страны и во многие другие организации.
Основной профиль компании – разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. «ЭОС» осуществляет полный цикл проектных работ – от обследования до сдачи и сопровождения. Компания выпускает «коробочные» продукты, ориентированные на решение «под ключ». Основные продукты:
система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»;
система автоматизации ведения бумажных и электронных ведомственных архивов «АРХИВНОЕ ДЕЛО»;
система учета, хранения и управления корпоративными электронными документами eDocLib;
система автоматизации кадрового делопроизводства «КАДРЫ».
Корме этого, по заказу Росархива компания «ЭОС» разработала новое типовое программное обеспечение для учета отечественные архивных фондов - систему «АРХИВНЫЙ ФОНД 4».
Компания «ЭОС» не первый год занимает лидирующие позиции в различных сегментах рынка. Процент от общего числа внедрения аналогичных продуктов на рынке за 2006 год составил: в государственном секторе – 71%, в ТЭК – 67%, в пищевой промышленности - 63%, в финансовой сфере – 51%, в НИИ и образовании – 47%, в сфере услуг – 44%.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» - это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации или учреждения. «Сертификат наивысшего качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «Дело», и многолетний опыт специалистов компании «ЭОС» гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.
Многие специалисты отмечают, что «Дело» построено в соответствии с идеологией информационной модели предметной области и содержит «честную» модель предметной области документооборота с богатыми возможностями поиска, просмотра, удобным вводом и редактированием, мощным генератором отчетов. Программа поддерживает очень мощное и развитое понятие документа, у которого, кроме разнообразных номеров, аннотаций, категорий и грифов, может быть неограниченное количество файлов, составляющих документ, виз, резолюций, соисполнителей и т.д.
Заказчикам предоставляются следующие пакеты услуг:
для продуктов «ЭОС» – полный комплекс услуг по созданию и вводу в действие автоматизированной технологии обработки документов «под ключ» (обследование, разработка технологической схемы и регламентов работы, установка и настройка ПО, обучение персонала);
консультирование по вопросам налаживания и оптимизации бумажного и электронного документооборота (обследование, экспертная оценка состояния, выработка рекомендаций и разработка нормативных документов).
Из этого можно сделать вывод, что Компания «ЭОС» стремится полностью индивидуализировать работу своих продуктов в соответствии с потребностями заказчика.
Интересы компании в России, Украине, Белоруссии и Казахстане представляют 149 региональных дилеров и дистрибьюторов, их число постоянно растет. Партнерами и представителями «ЭОС» в Ростовской области являются:
ООО Научно-производственный центр «Космос-2»;
ЗАО «Орбита»;
ООО «Южная Софтверная компания»;
«Softline».
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в Администрации Ростовской области В Ростовской области ведутся активные работы по внедрению программных продуктов «ЭОС». Клиентами компании стали:
Администрация Ростовской области;
Администрация г.Ростова-на-Дону;
ОАО «Аэрофлот-Дон»;
ОАО «Шестая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии»;
Волгодонская АЭС (Ростовская);
ТЭЦ-2 г.Ростова-на-Дону;
Ростовский областной фонд медицинского страхования;
Филиал ОАО «ОГК-6» Новочеркасская ГРЭС.
Разнообразие клиентов Компании «ЭОС» позволяет говорить о гибкости и универсальности систем.
К проведению административной реформы Ростовская область приступила в 2003 году. Основная цель, которая ставилась на этом этапе, – оптимизировать систему и структуру областных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, разработать и применить единые нормативы определения штатной численности государственных и муниципальных служащих, основанные на анализе трудозатрат.
В Паспорте Программы проведения административной реформы в Ростовской области в 2006 – 2008 годах было выделено одно из приоритетных направлений: «…Необходимо разработать электронную систему формирования, ведения и автоматизированной обработки отраслевых и сводного реестров полномочий и функций исполнительных органов государственной власти области, создать единую локальную сеть, связывающую областные органы исполнительной власти между собой…».
В 2006 – 2007 годах в Администрации Ростовской области и Администрации г. Ростова-на-Дону в рамках административной реформы органов государственного и муниципального управления и внедрения ФЦП «Электронная Россия» был успешно реализован проект «Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в структурах государственной, исполнительной власти и муниципальных органах Ростовской области». Проект осуществлял Научно-производственный центр «Космос-2» - партнер «ЭОС» в Ростовской области.
Основные цели проекта:
обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования автоматизированной системы «ДЕЛО», согласно принятому регламенту;
повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области.
Реализация проекта предусматривала два этапа:
1-й этап: август – декабрь 2006 г.:
установка серверной части системы и клиентских мест, определение и отработка прав пользователей;
разработка и наполнение системы нормативно-справочной информацией, разработка технологических инструкций;
обучение системного технолога и пользователей системы, разработка дополнительных форм отчетности и статистики;
внедрение и ввод в эксплуатацию 205 рабочих мест системы «ДЕЛО», 1 рабочее место «АРХИВНОЕ ДЕЛО», 5 рабочих мест опции «Сканирование» и 1 рабочее место опции «Поточное сканирование».
2-й этап: январь - апрель 2007 г.:
довести общее количество рабочих системы «ДЕЛО» до 230 (докупить дополнительно 25 рабочих мест) и распределить их следующим образом:
центральный аппарат - 130 рабочих мест, объединенных в локальную сеть с доступом в корпоративную сеть;
органы исполнительной власти - 40 рабочих мест;
муниципальные образования - 60 рабочих мест, объединенные в корпоративной сети с сегментами подсетей от 30 до 350 км.
опробовать технологию поточного сканирования и создания проектов документов с элементами согласования;
отработать и внедрить систему отчетности по выходным формам, разработанным специалистами НПЦ «Космос-2».
Результаты проекта.
Внедрение системы электронного документооборота в Администрации Ростовской области позволило:
обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования автоматизированной системы «ДЕЛО», согласно принятому регламенту;
с начала 2007 года удалось сократить в 2 раза сроки прохождения документов по всем структурным подразделениям;
снизить материальные затраты на обеспечение доставки документации адресатам;
повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области.
Таким образом, за год эксплуатации системы была создана единая схема работы с документами, повысились производительность труда делопроизводственного персонала, качество исполнения управленческих решений, сократились сроки прохождения документов и непроизводственные потери времени на доставку, сократились затраты на хранение документов.
Опираясь на полученные результаты, руководство Администрации Ростовской области приняло решение о расширении масштабов использования системы электронного документооборота «ДЕЛО». В сентябре 2007 года было приобретено 30 дополнительных рабочих мест этой системы, как наиболее соответствующей специфике документооборота и делопроизводства в государственных организациях. Общее число рабочих мест достигло 260. Помимо системы «ДЕЛО» введены в эксплуатацию и успешно используются опции «Сканирование» и «Поточное сканирование», а также система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Внедрение дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО» и обучение пользователей так же осуществлялось специалистами НПЦ «Космос-2».
Внедрение продуктов компании «ЭОС» в ВУЗах России и Ростовской области Другое немаловажное направление в развитии государственного и муниципального управления – это подготовка специалистов, знающих и умеющих применять в практике системы электронного документооборота. Компания «ЭОС» продолжает оказывать содействие отечественному высшему образованию, предоставляя системы «ДЕЛО», «КАДРЫ» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» для внедрения их в учебные процессы ВУЗов, и в первую очередь, готовящих специалистов государственной службы. Учебным заведениям безвозмездно предоставлено следующее программное обеспечение:
система «ДЕЛО» (до 20 лицензий) со всей сопроводительной документацией;
система «КАДРЫ» (до 20 лицензий) со всей сопроводительной документацией;
система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» (до 20 лицензий) со всей сопроводительной документацией;
помощь в установке и эксплуатации системы («горячая линия»).
Кроме того, для учебных заведений, внедривших системы «ЭОС» в учебный процесс, компания предоставляет скидки в размере 50% при покупке систем для собственных управленческих нужд. Это существенный вклад компании «ЭОС» в важное государственное дело – подготовку высококлассных специалистов.
В рамках образовательной программы «Электронный документооборот - со студенческой скамьи» более 190 учебным заведениям России и СНГ бесплатно переданы продукты и технологи компании для организации обучения современному документоведению и архивоведению. В настоящее время под эгидой «ЭОС» функционируют два предприятия: ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», специализирующееся на разработке и выполнении крупных проектов в области СЭД, и ООО «Электронные офисные системы (Софт)», специализирующиеся на разработке и поставке типовых тиражируемых программных продуктов, в частности и для учебных программ.
Для всех программных продуктов характерны легкость освоения, продуманный и интуитивно понятный интерфейс, логичность размещения отдельных компонентов систем, что позволяет быстро сформировать у студентов первоначальные навыки и принципы работы с программами. Вместе с тем преподаватели ВУЗов отмечают широкие возможности применения этих программных продуктов, гибкий, настраиваемый интерфейс под конкретные условия фирмы или организации, в которой они могут быть использованы.
Отдельно следует упомянуть о специализированных курсах, проводимых компанией «ЭОС» для своих клиентов и партнеров. Многие преподаватели ВУЗов проходят обучение на специализированных семинарах, на которых получают сертификаты «Менеджер системы» и «Администратор системы» для каждой из систем. Отмечается высокий уровень преподавания, глубина преподнесения материала и эффективность семинаров.
Уже в 53 регионах России компанией «ЭОС» в учебный процесс ВУЗов внедрено 139 систем электронного документооборота. Но сотрудничество не ограничивается только российскими учебными заведениями: к Программе присоединились более 20-ти академий, ВУЗов и техникумов стран СНГ (Украина, Беларусь, Молдова, Казахстан и Кыргызстан). Только в марте 2008 года Украинскому университету экономики и права и Севастопольскому высшему профессиональному училищу средств связи и информационных технологий предоставлено 120 автоматизированных рабочих мест систем «Дело», «Кадры», «Архивное дело».
На сегодняшний день число участников Программы работы с учебными заведениями достигло 200, а общее количество безвозмездно переданных лицензий превысило 6770.
Изучение электронного документооборота – это не дань моде, это насущная необходимость, которая позволит сегодняшнему студенту, а завтра - управленцу повысить культуру обращения с огромными массивами информации и документами. Особенно это актуально для меня, студента, обучающегося по специальности «Государственное и муниципальное управление», потому что четкая структура размещения документов, в том числе и нормативно-правовых, в системах электронного документооборота позволит приучиться к порядку, понять назначение и источники различной информации.
В подтверждение вышесказанного можно привести результаты проведенного мной анкетирования среди студентов 3-го курса СКАГС специальности «Государственное и муниципальное управление», где обучаюсь сам.
Вопросы анкеты и число полученных ответов приведены в приложении 1.
Анализ ответов участников анкетирования показал следующее:
1. За необходимость изучения систем ЭДО всеми студентами проголосовало 73,9% респондентов.
2. За обязательное изучение СЭД студентами "ГМУ" проголосовало 79% респондентов.
3. За получение в процессе изучения СЭД навыков пользователя проголосовало 70,8% респондентов, за получение навыков администратора системы - 29,2%.
4. За изучение в процессе обучения одной СЭД проголосовало 58,9%, за изучение нескольких - 41,1%.
5. При изучении СЭД за освоение только пользовательских функций проголосовало 53,2% респондентов, а за комплексное изучение - 46,8%.
6. Отсутствие навыков работы с СЭД до начала обучения отметили 100% респондентов.
7. Понимание преимуществ от внедрения и использования СЭД показало 82,9% респондентов.
Проиллюстрировать ситуацию поможет диаграмма, представленная в приложении 2.
Ростовская область занимает лидирующие позиции по внедрению систем электронного документооборота компании ЭОС в учебный процесс ВУЗов. Если в среднем в каждом российском регионе в высших учебных заведениях работает только 2,6 системы, то в Ростовской области – 8, что составляет 5,76% от всего количества по стране. Наглядно это можно представить с помощью диаграммы в Приложении II.
В Ростовской области системы «ДЕЛО», «КАДРЫ» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» внедрены в учебный процесс следующих ВУЗов:
Южный федеральный университет;
Ростовский государственный университет путей сообщения МПС РФ;
Ростовский государственный строительный университет;
Донской государственный технический университет;
Северо-Кавказская академия государственной службы;
Институт управления Бизнеса и Права;
Таганрогский институт управления и экономики;
Донской государственный аграрный университет.
В распоряжении студентов находятся хорошо оборудованные аудитории, компьютерные классы, учебно-методические кабинеты и библиотеки. Занятия проводят высококвалифицированные преподаватели, прошедшие специализированную подготовку в компании «ЭОС».
В СКАГС на кафедре «Информационных технологий» в учебный процесс введен курс «Электронный документооборот» предусматривающий изучение следующих тем:
Документооборот на современном предприятии;
Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов;
Системы электронного документооборота. Специфика внедрения систем электронного документооборота в государственных учреждениях;
Системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов. Обзор основных СЭД, представленных в России;
Основные требования к системе электронного документооборота (СЭД). Критерии выбора СЭД в государственных учреждениях;
Комплекс программного обеспечения СЭД. Назначение, область применения, структура ПО, основные функции и принципы защиты;
Принципы работы с информацией в СЭД (практические приемы);
Проблемы IT-безопасности;
Защита информации в системах ЭДО.
В РГУПС МПС РФ в 2001 году было создано новое структурное подразделение – кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления». В результате в учебный процесс были введены дисциплины по автоматизации делопроизводства и документоведению, компьютерным информационным технологиям в документационном обеспечении управления, организации и технологии документационного обеспечения управления архивоведению и информационной безопасности.
В Таганрогском институте управления и экономики на кафедре «Информационные технологии» в учебный процесс введены такие дисциплины, как делопроизводство, управление информационными системами, электронный документооборот, информационные системы, технологии и менеджмент.
В ДГТУ на кафедре «Документоведение и языковая коммуникация» преподаются дисциплины документоведческого блока: делопроизводство, документоведение, документирование управленческой деятельности, архивоведение, электронный документооборот, организация и технология документационного обеспечения.
Именно так многие высшие учебные заведения включились в реализацию Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010 год). Широкое применение информационных и коммуникационных технологий и, в частности, электронного документооборота является тенденцией мирового развития. Они имеют огромное значение для повышения конкурентоспособности экономики страны и ее интеграции в мировую систему хозяйства, для повышения эффективности государственного управления и местного самоуправления. В том числе и за счет более качественной подготовки будущих специалистов.
Заключение Сегодня мы являемся свидетелями активного перехода к информационному обществу, где главным резервом является информация. Владея ею можно эффективно и оптимально строить любую деятельность, труд становится творческим, интеллектуальным и быстрым. Развитие сетевых информационных технологий сделало информационные ресурсы глобальной компьютерной сети «Интернет» доступными большинству человечества, сделало их частью информационной культуры человека. Быстрое развитие современных технологий позволяют включить в состав деловой информации не только текст документов, но графику, звук, анимацию и видео. Создание, редактирование, хранение и квалифицированное использование электронных документов во всех сферах деятельности в информационном обществе становится социально необходимым умением.
На сегодняшнем этапе развития страны возникла острая необходимость в большом количестве грамотных инициативных, современных специалистов владеющих информационными технологиями - организаторов во всех областях экономики, народного хозяйства и государственного управления. Для государства очень важно то, что выпускники ВУЗов, в которых ведется обучение на основе современных электронных систем, придут на работу подготовленными и высококлассными специалистами. Ведь они получат возможность больше времени уделять основной работе за счет сокращения потерь времени. Использование систем электронного документооборота даст им массу преимуществ:
высокая оперативность и надежный контроль деятельности;
быстрый обмен информацией;
минимальный риск утраты или порчи документа и информации;
высокую безопасность хранения документов и информации;
легкость внедрения инноваций;
возможность внедрения стандартов ISO-9000;
высокую корпоративную культуру;
высокую скорость и качество обслуживания клиентов и населения.
Все это в будущем позволит государственному управленцу эффективно использовать свое рабочее время, качественно управлять коллективом, быстро оформлять документацию, повсеместно использовать полученную информацию, и соответственно удовлетворить ожидания главного потребителя своей профессиональной деятельности – граждан России.
Источники. Материалы с сайта компании «ЭОС» //Internet – http:// www.eos.ru
Материалы с сайтов ВУЗов Ростовской области:
ДГТУ, кафедра «Документоведение и языковая коммуникация» //Internet – http:// www.dstu.edu.ru;
РГУПС, кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления» //Internet – http:// www.rgups.ru;
СКАГС, кафедра «Информационных технологий» //Internet – http:// www.skags.ru;
ТИУЭ кафедра «Информационные технологии» //Internet – http:// www.tmei.ttn.ru;
Паспорт «Программы проведения административной реформы в Ростовской области в 2006 – 2008 годах». Материалы с сайта Администрации Ростовской области //Internet – http:// www.donland.ru/
Приложения
1.
| Материалы анкетирования студентов 3-го курса СКАГС, специальность «Государственное и муниципальное управление»
| 19
| 2.
| Доля ВУЗов Ростовской области, где внедрены системы ЭДО в учебный процесс, среди остальных таких ВУЗов России.
| 20
|
Приложение 1.
Материалы анкетирования студентов 3-го курса СКАГС, специальность «Государственное и муниципальное управление»
Анкетирование проводилось среди студентов 3-го курса СКАГС, обучающихся по специальности "Государственное и муниципальное управление". В анкетировании приняли участие 119 студентов. При подсчете доли ответов, в общем количестве не учитывались варианты без ответов.
№ вопроса
| Вопрос
| Ответы
| 1
| Считаете ли Вы необходимым изучение систем электронного документооборота всеми студентами (независимо от специальности)?
| Да
| Нет
|
| 88
| 31
|
| 2
| Является ли по Вашему мнению, обязательным изучение систем электронного документооборота для студентов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление»? Обоснуйте свой ответ.
| Да
| Нет
|
| 94
| 25
|
| 3
| Как Вы считаете, молодой специалист, прошедший изучение систем электронного документооборота, должен быть только пользователем или иметь навыки администратора системы? Обоснуйте свой ответ.
| Навыки пользователя
| Навыки администратора
| Ответ не дан
| 75
| 31
| 13
| 4
| Как Вы думаете, в процессе обучения нужно изучать только одну систему электронного документооборота, или же стоит внести в учебный процесс изучение различных систем? Обоснуйте свой ответ.
| Одну систему
| Несколько систем
| Ответ не дан
| 63
| 44
| 12
| 5
| Как Вы считаете, при изучении систем электронного документооборота необходимо освоить только пользовательские функции системы или необходимо изучить ее в комплексе?
| Пользов-ские функции
| В комплексе
| Ответ не дан
| 50
| 44
| 25
| 6
| Приходилось ли Вам до изучения курса Электронный документооборот работать с какой-либо СЭД? Если да, то укажите с какой.
| Да
| Нет
| Ответ не дан
| 0
| 106
| 13
| 7
| Какие преимущества по сравнению с традиционным документооборотом предоставляет использование СЭД? Опишите.
| Есть понимание
| Нет понимания
| Ответ не дан
| 63
| 13
| 43
| Проиллюстрировать ситуацию поможет диаграмма:
Приложение 2.
Доля ВУЗов Ростовской области, где внедрены системы ЭДО в учебный процесс, среди остальных таких ВУЗов России.
|