Александр Шумович Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management

Стол решения проблем Очень интересный и важный момент. Предположим, к вам на мероприятие приходит 300 человек (то есть у вас должно быть не менее десяти регистраторов). Они устремляются к регистрационному столу, где неизбежно выстраивается очередь. Почему образуется толпа? Регистратор не справился с задачей зарегистрировать человека за 30 секунд, потому что у него возникла какая-то проблема. Например, участника нет в списке, или он есть в списке, но его фамилия написана с ошибкой и ему важно эту ошибку исправить, или он не заплатил, хотя был должен, или у него есть какой-то важный и не очень простой вопрос, который он начинает выяснять с регистратором, или еще что-то. Пока человек пытается разрешить свою проблему, может возникнуть пробка, все остальные участники будут вынуждены ждать, пока все прояснится. Для этого придумали стол решения проблем (СРП). Если на регистрации могут стоять временные работники, то за СРП должны находиться люди из вашей компании, причем очень профессиональные, с правами и полномочиями. Люди, которые понимают, что надо делать, когда что-то случилось. И как только не срабатывает сценарий у регистратора, тот отправляет гостя на СРП. Поскольку тут решаются только сложные вопросы, то очереди не возникает (или она будет очень маленькая, из двух-трех человек). Попробуйте. Вы увидите, насколько это эффективно. СРП должен стоять отдельно от стола регистрации, желательно не в ряд, чтобы он не выглядел как обычный регистрационный стол. Это скорее похоже на военно-полевую операционную на колесах. Стол решения проблем не обязательно должен быть именно столом. Это может быть и просто отдельно стоящий в стороне компетентный сотрудник вашей компании. Эдакий специалист по решению проблем – trouble-shooter. Категории участников При регистрации разбейте участников на категории и приготовьтесь к встрече каждой категории отдельно: – VIP, спонсоры, докладчики; – все остальные участники; – пресса. Особое внимание к встрече прессы связано с тем, что ей предоставляются какие-то видеоматериалы, фотографии с хорошим разрешением и так далее, чтобы журналистам было потом легко написать о вас статью. Остальным участникам особые условия и материалы, возможно, и не нужны, а прессе необходимы. VIP-участники – это люди, которых потом необходимо отвести в какое-то специальное место, поэтому к каждому VIP'у следует прикрепить человека, который отвечает за встречу, показывает ему его место и так далее. Тщательная подготовка поможет вам избежать накладок во время мероприятия. Но если они все же возникнут, вы должны быть готовы быстро и профессионально с ними разобраться. В чем заключается работа во время мероприятия? 1. Общая координация мероприятия. Все время следите, чтобы все было в порядке. Пусть в зале, где проходит мероприятие, всегда находится ваш человек, который следит за уровнем освещенности (добавляет или убавляет свет), за температурой (должно быть чуть-чуть прохладно), за уровнем шума (ремонт в соседнем помещении не должен мешать вашей встрече). Если у докладчика или участников возникли какие-то технические проблемы (например, не работает микрофон), этот человек сможет их оперативно решить (починить неработающий микрофон, просто включив его). 2. Контроль и управление сервисом места, где проходит мероприятие, и вспомогательным, техническим персоналом, кейтерингом и пр. Работа по тому же принципу, что и описанный выше. Вы просто следите за тем, чтобы все соответствовало сценарию, и вносите оперативные коррективы, если они нужны. 3. Техническое ассистирование. Например, помощь кликера при просмотре слайдов: некоторые докладчики любят, чтобы им ассистировали, и они стильно говорят: «Следующий слайд, пожалуйста». Но все равно купите радиомышь или специальный пойнтер, чтобы докладчик мог переключать слайды самостоятельно. 4. Координация перемещений участников (на обед, на кофе), управление паузами. Для этого у нас, например, есть специальный инструмент. Это такой колокольчик на ручке длиной около 40 см. Мы звоним в него по окончании перерыва. Срабатывает стереотип школы: люди понимают, что перерыв закончен, и возвращаются в зал. Обратите внимание, всего один человек без микрофонов и усилителей может переместить в зал заседаний сотни участников за считанные минуты. 5. Поддержание порядка. Регистрационный стол должен быть образцом порядка с самого начала до самого конца мероприятия. Нигде не должно быть мусора, окурков, кофе и прочих проявлений безалаберности до последней секунды. Стол организаторов – это святое место мероприятия. 6. Анкетирование участников. Если вы хотите узнать о том, как участники восприняли ваше мероприятие, проведите анкетирование. Анкеты не должны быть большими. Лучше, если они уместятся на одной странице. Важно помнить о своевременности анкетирования участников: оно может проводиться как сразу после мероприятия, так и через несколько месяцев в зависимости от ваших целей. 7. Фотосъемка. Если на вашем мероприятии есть важные памятные моменты и вообще фотоотчет очень важен – не пожалейте денег и наймите профессионального фотографа. Речь идет всего о нескольких сотнях долларов. Если мероприятие более демократичное, фотографировать может один из ваших коллег и на обычную «мыльницу». Цель – получить фото домашнего качества «на память».

Похожие:

	Сценарий мероприятия, посвященного празднику 1 сентября фон 01 ...		С. А. Моштаков Государственный университет управления В настоящее время, помимо bpm, используются различные наименования данной концепции – cpm (Corporate performance management), sem...
	Рабочая программа учебной дисциплины «Management», qualification (degree) to be earned – Master of Science in Goods management. Full-time program		2. рабочая программа «The expertise of consumer goods» are designed to train students in the 080200. 68 «Management», qualification (degree) to be earned...
	Программа дисциплины «Маркетинговые коммуникации в публичном пространстве: пр, event marketing» Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 080200. 68 «Менеджмент»...		Педагогическая практика по информатике Направление подготовки Эвм, операционные системы, сети и интернет технологии); курсы методики обучения и воспитания (информатика), педагогики и психологии,...
	Александр Бушков Сибирская жуть-2 Участие в конференциях, фестивалях, семинарах, форумах и т д. ( название мероприятия, место, год)		Мероприятия, класс Подобряева Н. Л., методист гпсп учителей технологии, учитель технологии мбоу лицея №120
	Задание по педагогике Эвм, операционные системы, сети и интернет технологии); курсы методики обучения и воспитания (информатика), педагогики и психологии,...		Александр Васильевич Военная служба в Российской Федерации: теория... Теоретико-правовая характеристика института военной службы в системе обеспечения национальной безопасности
	Учебно-исследовательская практика Направление – 050100-Педагогическое... «Философия», «Культура речи», «Информационные и телекоммуникационные технологии в работе учителя», «Общая психология», «Возрастная...		Пантелеев Александр Петрович профессор, из 409 ауд. Мобильные телефоны... Курсовая работа из двух частей: теория (тема любая из методичке – но должна совпадать с темой диплома) и практика
	Современные т ех нологии обучения: теория и практика учебное пособие Современные технологии обучения: теория и практика: Учебное пособие / А. О. Блинов, Т. Н. Парамонова, Е. Н. Шереметьева, Г. В. Погодина....		Е. М. Скитер Александр I: личность и политика Великий князь Александр Павлович: формирование личности и общественно-политических взглядов
	Е. М. Скитер Александр I: личность и политика Великий князь Александр Павлович: формирование личности и общественно-политических взглядов		Александр III александрович Александра II, на престол вступил его сын Александр III. Старший брат Александра III николай умер в 1865 году и после его смерти...