3.1 Выбор аппаратной части
Исходя из выбранных нами программных продуктов Microsoft Windows XP и Microsoft Access 2003, нам лучше использовать персональные компьютеры на базе процессора Pentium.
Минимальные требования для работы операционной системы Windows 95 или NT – это компьютер на базе 486 процессора с 8 Mb памяти и свободным местом на жестком диске около 100 Mb. Минимальными ресурсами для Windows XP требуется не меньше 128 Мбайт оперативной памяти, процессора с частотой не менее 700—800 МГц и около 1 Гбайт дискового пространства.
Для работы Microsoft Access необходим компьютер 486 с 8 Mb ОЗУ и 50 Mb свободного места на диске.
Проанализировав требования к компьютеру, приходим к выводу, что для нормальной работы базы данных необходим компьютер на базе процессора Intel Pentium c 128 Mb ОЗУ, жестким диском на 20 Gb и монитором на 15 дюймов. Для распечатки документов используется лазерный принтер. Данный компьютер является “бюджетным” и не потребует очень больших затрат на покупку.
3.2 Структура информационной системы
При определении необходимых таблиц базы данных необходимо обеспечить первые три нормальные формы, т.е. провести нормализацию.
Одни и те же данные могут группироваться в таблицы (отношения) различными способами, т.е. возможна организация различных наборов отношений взаимосвязанных информационных объектов. Группировка атрибутов в отношениях должна быть рациональной, т.е. минимизирующей дублирование данных и упрощающей процедуры их обработки и обновления.
Определённый набор отношений обладает лучшими свойствами при включении, модификации, удалении данных, чем все остальные возможные наборы отношений, если он отвечает требованиям нормализации отношений.
Нормализация отношений – формальный аппарат ограничений на формирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных.
Е.Коддом выделены три нормальные формы отношений и предложен механизм, позволяющий любое отношение преобразовать к третьей (самой совершенной) нормальной форме.
Первая нормальная форма. Отношение называется нормализованным или приведённым к первой нормальной форме, если все его атрибуты простые (далее неделимы). Преобразование отношения к первой нормальной форме может привести к увеличению количества реквизитов (полей) отношения и изменению ключа.
Вторая нормальная форма. Чтобы рассмотреть вопрос приведения отношений ко второй нормальной форме, необходимо дать пояснения к таким понятиям, как функциональная зависимость и полная функциональная зависимость.
Описательные реквизиты информационного объекта логически связаны с общим для них ключом, эта связь носит характер функциональной зависимости реквизитов.
Функциональная зависимость реквизитов – зависимость, при которой в экземпляре информационного объекта определённому значению ключевого реквизита соответствует только одно значение описательного реквизита.
Такое определение функциональной зависимости позволяет при анализе всех взаимосвязей реквизитов предметной области выделить самостоятельные информационные объекты. В качестве примера рассмотрим графическое изображение функциональных зависимостей реквизитов работников, приведенное на рисунке 5, на котором ключевой реквизит указан звёздочкой.
Рисунок 5 - графическое изображение функциональной зависимости
реквизитов
В случае составного ключа вводится понятие функционально полной зависимости.
Функционально полная зависимость неключевых атрибутов заключается в том, что каждый неключевой атрибут функционально зависит от ключа, но не находится в функциональной зависимости ни от какой части составного ключа.
Отношение будет находиться во второй нормальной форме, если оно находится в первой нормальной форме, и каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от составного ключа.
Третья нормальная форма. Понятие третьей нормальной формы основывается на понятии нетранзитивной зависимости.
Транзитивная зависимость наблюдается в том случае, если один из двух описательных реквизитов зависит от ключа, а другой описательный реквизит зависит от первого описательного реквизита.
Отношение будет находиться в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.
Для устранения транзитивной зависимости описательных реквизитов необходимо провести “расщепление” исходного информационного объекта. В результате расщепления часть реквизитов удаляется из исходного информационного объекта и включается в состав других (возможно, вновь созданных) информационных объектов.
Тщательно вникнув во всё выше написанное, начали создавать таблицы, которые подробно будут описаны чуть ниже.
После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке “Файл” пункт “создание новой базы данных”. На экране появляется окно выбора объектов для создания. В появившемся окне открываем вкладку “Таблицы”. Выбираем пункт “Создание таблицы с помощью мастера”. Следуя указаниям Мастера составляем список строк и столбцов, необходимых в нашей таблице. В ходе создания мы можем сразу дать название таблице, колонкам, указать тип данных, которые будут заноситься в эти столбцы. Данные могут вводиться непосредственно в таблицу, а могут вводится через форму, создаваемую мастером.
После создания таблицы можно перейти в режим конструктора при помощи специальной кнопки “Вид” и откорректировать содержащуюся в таблице информацию.
Таким образом, схема данных будет выглядеть следующим образом:
Основная БД
Основные таблицы
  
Заполнение справочников сотрудников
Выведение отчетов
3.3 Структура базы данных
Создаваемая база данных должна выполнять функции в интересах автоматизации выдачи данных о сотрудниках организации. Она должна иметь простой и наглядный пользовательский интерфейс, иметь минимальные системные требования.
Целью работы является создание базы данных, обеспечивающей:
быстрый ввод новых данных;
хранения и поиск уже введённых данных;
печать необходимого количества персональных отчётов.
Данными являются:
фамилия, имя, отчество;
дата рождения;
пол;
адрес;
семейное положение;
образование;
гражданство;
ИНН;
знание иностранного языка;
стаж работы.
Рассмотрев определенные выше задачи можно спроектировать основные таблицы, таблицы справочники и формы базы данных.
1. Таблица для хранения данных о сотрудниках
2 . Таблица для хранения данных об образовании
3. Таблица для хранения информации о составе семьи
4. Таблица для хранения информации о стаже работ
5. Таблица для хранения данных о знании иностранных языков
6. Таблица данных о приеме на работу и переводах
7. Таблица-справочник видов работ
8. Таблица-справочник должностей
9. Таблица-справочник подразделений
10. Таблица-справочник родства
11. Таблица-справочник степени знания иностранных языков
12. Таблица-справочник уровня образования
13. Таблица-справочник иностранных языков
3.4 Пользовательский интерфейс
Ниже приведены основные формы, используемые в базе данных:
1. В данной форме данные об образовании каждого сотрудника
2. В данной форме выводятся общие данные о выбранном сотруднике
3. В данной форме выводятся данные о приеме на работу и переводах
4. В данной форме выводятся данные о составе семьи
5. В данной форме выводятся данные о стаже
6. В данной форме выводятся данные о знание иностранного языка
3.5. Результат работы информационной системы
Разработка информационно справочной системы вполне осуществима, так как на многих предприятиях подобная система в отделе кадров успешно работает. Наше предприятие принципиально ничем не отличается от других подобных предприятий.
Внедрение данной системы позволит:
– повысить производительность труда (в десятки и сотни раз);
– повысить качество и достоверность кадрового учета;
– перейти от учета к анализу кадров предприятия;
– привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствие с законодательными документами.
Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.
Данная система позволит перейти от простого учета кадров на более высокий уровень. Будет возможно производить анализ движения кадров по разным аспектам, на основе исходных данных легко получать нужную управленческую информацию. Всё вышеизложенное позволяет сделать вывод о целесообразности разработки.
Результатом разработки на данном этапе является отчеты:
отчет общих сведений о сотрудниках
отчет о сотрудниках находящихся в том или ином подразделении
Заключение
В процессе работы были сформулированы задачи и требования для разработки данной информационной системы. Все поставленные задачи, на данном этапе разработке, были выполнены. Проект находится в стадии разработки.
Разрабатываемая база данных для ООО «ФЭД» даст преимущества в работе отдела кадров. Например, сэкономит время для начальника отдела кадров так, как при приеме нового работника приходилось заполнять всевозможные документы, которых очень много. Создаваемая программа даст возможность с высокой точностью и скоростью получать необходимые данные, создавать отчёты и запросы для проведения совещаний. При старом способе ведения учёта приходилось привлекать несколько сотрудников, то теперь с этим может справиться один без особых усилий.
Была разработана БД для учета личного состава предприятия, для чего использовался Access.
Список используемых источников и литературы
Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ под ред. проф. Г.А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1999. - 400 с. ISBN 5-238-00040-5.
Информационные системы в экономике: Учебник / под ред. проф. В.В. Дика – М.: Финансы и статистика, 1996.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 640 с. – (Серия «Высшее образование»).
Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1999.
Пасько В. Access 97 (русифицированная версия) – К.: Издательская группа BHV, 1998.
Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем. / под ред. Тельнова Ю.Ф. – М.: Финансы и статистика, 2001.
Справочная правовая система “Гарант”.
Справочная система “Консультант плюс”.
|
