Задание 5. Формирование таблицы описания документов Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме
| Составляемый документ (исходящий документ)
| Операция
| Кто составляет (исполнитель)
| Как часто
| Документы-основания (входящие документы)
| Реестр, в котором регистрируется документ
| Комментарий
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
| 7
| 8
| Примечание. После того, как документы будут описаны , приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 5 Таблица описания документов получается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ "Заказ", то "Реестр заказов"; документ "прайс-лист", тогда "реестр прайс-листов" и т.д.
На следующих страницах приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)" Общее описание бизнес-процесса ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральны й, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.
Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
| Диаграмма и номер операции на диаграмме
| Составляемый документ (Исходящий документ)
| Операция
| Исполнитель
| Как часто
| Документы-основания (Входящие докуметы)
| Реестр, в котором регистрируется документ
| Комментарий
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
| 7
| 8
| 1Пл_Зак
2
| 1. Таблица потребностей в товаре
| Расчет потребностей в товаре
| Менеджер гр. планирования и маркетинга
| Еженедельно
| Отчет-таблица собственных продаж
| Реестр статистических отчетов
|
| 1Пл_Зак
3
| 2. Список поставщиков
| Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Прайс-листы поставщиков
Контракты действующие
| Реестр прайс-листов
|
| 1Пл_Зак
4
| 3. Список поставщиков с расстановкой приоритетов
| Выбор поставщиков
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Список поставщиков
| Нет
|
| 1Пл_Зак
5
| 4. График поставок
| Формирование графика поставок без указания количества
| Менеджер отдела закупок
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Список поставщиков с расстановкой приоритетов
Таблица потребностей в товаре
| Нет
|
| 1Пл_Зак
6
| 5. План заявок на месяц
| Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса
| Менеджер группы логистики
| Ежемесячно и по мере необходимости
| Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок
| Нет
|
| 1Пл_Зак
7
| 6. Заказы поставщику
| Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса
| Менеджер группы логистики
| Ежедневно по плану заявок
| План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков
| Реестр заказов
|
| 1Пл_Зак
9, 10
| 7. Отчет о затратах на сертификацию
| Расчет затратов на сертификацию
Проверка затрат на непревышение нормы
| Менеджер группы логистики
| По мере необходимости
| Заказы поставщику
| Нет
|
| 1Пл_Зак
11, 12, 13
| 8. Заказы поставщику акцептованные
| Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ
Направление заказа в отдел закупок
Направление заказа поставщику
| Менеджер группы логистики
| Ежедневно
| Заказы поставщику
Заказы поставщику акцептованные
| Реестр заказов
|
| Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий медикаментов.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют правилам хранения тех или иных медикаментов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
На складе хранится товар зарезервированный (недоступный для продажи).
Учет ТМЦ ведется в двух валютах - в рублях, валюте прихода.
Процесс приходования медикаментов на склад выглядит следующим образом:
Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.
|