Министерство образования и науки РФ Московский государственный университет геодезии и картографии (МИИГАиК)
В. В. Гаврилова, А. А. Кудлаев, А. М. Сёмов
Информатика.
Информационные технологии.
Офисные приложения
Москва
2012
Составители: В. В. Гаврилова, А. А. Кудлаев, А. М. Сёмов
Информатика. Информационные технологии. Офисные приложения. Учеб. Пособие. М. МИИГАиК, 2012.-60с.
Учебное пособие «Информатика. Информационные технологии. Офисные приложения» предназначено для студентов Высших учебных заведений, обучающихся по направлениям 120100 «Геодезия и дистанционное зондирование».
Учебное пособие также может быть рекомендовано для студентов, обучающихся по направлениям 230400 «Информационные системы и технологии»,
021300 «Картография и геоинформатика», 120700 «Землеустройство и кадастр»,
230700 «Прикладная информатика».
Кроме того оно может быть использовано на подготовительных курсах, факультативных занятиях в школах для подготовки к сдаче выпускниками общеобразовательных учреждений ЕГЭ по информатике.
Изложенный материал соответствует программе по информатике для технических и экономических специальностей ВУЗов. Теоретический материал сопровождается примерами, нацеленными на развитие у студентов навыков решения конкретных задач, а также вопросами и упражнениями для самостоятельного выполнения.
Рецензенты:
Ректор Интернет-Университета Информационных Технологий А.В. Шкред
К.ф-м.н., преподаватель кафедры ВТиАОАИ А.А. Панов
ОГЛАВЛЕНИЕ Эволюция компьютеризации 4 Эволюция офисного программного обеспечения 7 Литература 10 Текстовые редакторы 11 Общие сведения о Microsoft Office Word 13 Панели инструментов, координатная линейка 14 Работа с текстом 15 Обрамление текста 17 Работа с таблицами 17 Вставка информации в документ 19 Создание графических изображений 20 Печать 21 Задания для самостоятельной работы 22 Литература 28 Табличные процессоры 29 Общие сведения о Microsoft Office Excel 29 Заполнение таблицы и выполнение расчетов 29 Оформление таблицы 32 Построение диаграмм 33 Импорт данных Excel в Word 35 Задания для самостоятельной работы 36 Литература 41 Базы данных 42 Общие сведения о Microsoft Office Access 42 Создание базы данных 42 Создание запросов 45 Разработка форм 46 Создание отчетов 47 Задания для самостоятельной работы 49 Литература 54 Система презентации Microsoft Office Power Point 55 Общие сведения о Microsoft Office Power Point 55 Разработка титульного слайда 55 Размещение на слайде таблиц, диаграмм, объектов 56 Разработка эффектов вывода слайдов на экран 60 Демонстрация презентации 60 Задания для самостоятельной работы 61 Литература 61
ЭВОЛЮЦИЯ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ
Внедрение информационных технологий (ИТ) оказало колоссальное влияние на организацию науки, производства, бизнеса и всех остальных сфер человеческой деятельности. По мере развития информационные технологии получали все большее распространение во всех сферах. Совокупность аппаратных и программных средств, используемых для реализации информационных технологий, стали называть ИТ-инфраструктурой.
В развитии ИТ-инфраструктуры выделяют следующие этапы:
централизованная ИТ-инфраструктура;
архитектура «автономные ПК»;
клиент-серверная архитектура;
Интернет-компьютинг.
С середины 60-х годов электронно-вычислительные машины начинают использоваться в бизнесе. Это были большие, громоздкие и очень дорогие компьютеры, доступные ограниченному кругу лиц. Располагались они в вычислительных центрах. Пользователи получали в свое распоряжение выносную клавиатуру и экран - терминал, который позволял вести диалог с центральным компьютером. При этом терминал был только средством для ввода/вывода данных, а вся вычислительная мощность была сосредоточена в центральном компьютере (мэйнфрейме). Отсюда и название этого этапа – «централизованная
ИТ-инфраструктура».
Многотерминальные централизованные системы внешне напоминали современные локальные вычислительные сети. Пользователь вычислительного центра мог получить доступ к общим файлам и периферийным устройствам.
Первоначально терминалы были сосредоточены только в помещении вычислительного центра, а позднее стали распределяться по отделам предприятия. Несколько позднее была решена задача подсоединения терминалов через телефонные сети с помощью модемов и появилась возможность размещения терминалов практически вне зависимости от местонахождения центрального компьютера. Аналогично при помощи модемов могли связываться компьютеры.
Появившиеся в этот период первые приложения для бизнеса были направлены преимущественно на автоматизацию расчета зарплаты и учета кадров.
В середине 70-х годов появились мини-компьютеры. Мини-компьютерами назвали небольшие по сравнению с мэйнфреймами относительно маломощные компьютеры, доступные по цене небольшим фирмам или лабораториям. Мини-компьютеры представляли собой первый шаг на пути к персональным компьютерам.
Мини-компьютеры впервые позволили даже небольшим предприятиям внедрять электронные вычислительные машины. А главное, предприятия смогли использовать их во всех подразделениях. Однако при этом все компьютеры в организации по-прежнему продолжали работать автономно, т.е. не были объединены в сеть. К тому же электронно-вычислительные машины по-прежнему стоили дорого и потому использовались только корпоративными пользователями.
На следующем этапе предприятия стали объединять мини-компьютеры между собой и разрабатывать программное обеспечение (ПО), необходимое для их взаимодействия. В результате появились первые локальные вычислительные сети.
В середине 70-х начали появляться персональные компьютеры.
В 1975 году в продажу поступил первый персональный компьютер массового производства «Altair 8800», который имел все необходимое и даже был оснащен интерпретатором с алгоритмического языка BASIC. Этот интерпретатор был написан Биллом Гейтсом и Полом Алленом, основателями корпорации Microsoft, днем рождения которой является 1975 год.
Успешно продаваемым персональным компьютером в то время стал «Apple II», созданный Стивом Джобсом и Стивом Возняком годом позже, а затем ими была создана для его продажи и развития компания Apple. Этот компьютер стал чрезвычайно популярным.
Первый успешно продаваемый персональный компьютер компании IBM «IBM PC», ставший родоначальником современных ПК, появился лишь пятью годами позже - в 1981-м. Именно компания IBM революционизировала компьютерную индустрию «персоналок», показав пример расширяемой архитектуры, которая обеспечила пользователям возможность добавлять все новые и новые компоненты к их компьютерам без замены целого устройства. Теперь компьютер можно было перенести в любой отдел предприятия и поставить на рабочий стол каждому сотруднику. Поэтому началом эры ПК многие считают именно 1981 год.
Процессорная мощность персональных компьютеров быстро росла, что позволяло автономно, не подключаясь к большим вычислительным системам, решать все более сложные задачи. Именно в это время применение компьютеров в бизнесе приобрело массовый характер
Для решения проблемы обмена данными ПК стали объединять в сети. Персональные компьютеры, объединенные в сети, стали называть рабочими станциями. Вначале это были одноранговые сети, т.е. сети, в которых все компьютеры равноправны. Любой пользователь сети мог получить доступ к данным, хранящимся на любом компьютере.
Затем стали применять сети с выделенным сервером. В сети с выделенным сервером совместно используемые файлы и приложения хранятся на одном выделенном компьютере - сервере. Название «сервер» получили компьютеры, которые предоставляют другим компьютерам в сети определенные услуги, например, хранения данных. Компьютеры, использующие эти услуги, стали называть «клиентами». Так, пользователи сети могут работать с собственными файлами на своих ПК и обращаться к серверу для доступа к общим файлам, базам данных и т.п.
Форма построения ИТ-инфраструктуры на основе взаимодействия сервера и клиентов на данном этапе становится основной. Аналогично говорят о клиентах и серверах на уровне ПО.
Взаимодействие приложений, при котором одна программа играет роль клиента, а другая - сервера, называется клиент - серверной архитектурой. Основная идея данной архитектуры состоит в распределении вычислительной нагрузки между двумя отдельными вычислительными процессами: клиентом и сервером. Клиент и сервер могут находиться как на одном и том же компьютере, так и на разных машинах в сети.
Обычно клиентом служит настольный ПК, выполняющий ПО конечного пользователя, который способен направлять по сети запросы серверу и обрабатывать получаемую в ответ информацию. Сервер - это программа, которая получает запросы и выполняет определенные действия от имени клиента.
В середине 80-х годов сформировались стандартные технологии объединения компьютеров в сеть. Локальные вычислительные сети (ЛВС), или LAN, стали активно внедряться на предприятиях для обеспечения совместного использования аппаратуры и распределенной обработки данных на нескольких компьютерах. Локальные сети позволили соединить компьютеры, принтеры и другое электронное оборудование, чтобы сотрудники предприятия могли совместно использовать общие для сети ресурсы и, обмениваясь электронными документами с высокой скоростью, осуществлять групповую работу в офисе. Внедрение ЛВС давало существенную экономию средств.
ЛВС, по сути, напоминает инфраструктуру предприятий 70-х годов на новом уровне развития техники. Предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью Интернета. Защиту внутрикорпоративной сети от сети общего пользования Интернет обеспечивает специальный сетевой экран - система, которая позволяет предотвратить нежелательный доступ в корпоративную сеть предприятия.
Дальнейшее развитие сетей привело к тому, что разрыв между локальными и глобальными сетями стал постепенно сокращаться. Появились сети масштаба города, так называемые Metropolian Area Networks (MAN), занимающие промежуточное положение между глобальными Wide Area Network (WAN) и локальными Local Area Networks (LAN).
В начале 1990-х годов сложилась новая инфраструктура - так называемый Интернет- компьютинг (Internet computing), способ построения ИТ-инфраструктуры, при котором выполнение отдельных функций может быть разнесено на территориально удаленные вычислительные средства с использованием Интернет-каналов.
ЭВОЛЮЦИЯ ОФИСНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы.
В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области.
В 1983 году свой первый текстовый редактор Multi-Tool Word представила компания Microsoft. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.
Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин «текстовый процессор» обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.).
Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.
Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление ПО. Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.
Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки и т.д.), но в целом, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.
Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.
В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.
В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.
Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что набор взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.
Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД. Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office.
Особенностью интегрированных офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.
В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web).
Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML – Hyper Text Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.
Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.
HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера, и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.
В октябре 2003 года появился новый продукт - Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.
Например, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими. В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная, прежде всего, для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.
Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.
Дальнейший разговор о возможностях MS Office мы будем вести на примере именно версии MS Office 2003 и ее популярных продуктов Word, Excel, Power Point, Access.
ЛИТЕРАТУРА
Варфоломеев В.И., Мельников П.П., Назаров С.В., Сонина Г.В., Тафинцев В.А., Степанова Н.В. Практикум по пакетам прикладных программ. М.: Финансы и статистика, 1999, 192 с.
Гухман В.Б. История науки и техники
http://www.intuit.ru/department/ history/historyst/
Журин А.А., Милютина И.А. Microsoft Office для школьников и начинающих пользователей. М.: Аквариум, 1998, 256 с.
Левин В.И. История информационных технологий
http://www.intuit.ru/ department/history/ithistory/
Спиридонов О.В. Современные офисные приложения. http://www.intuit.ru/ department/office/odpr/
Прохоров А.Н. Работа в современном офисе. http://www.intuit.ru/ department/office/od/
Угринович Н.Д. УМК «Информатика и ИКТ» для
10 – 11 классов, профильный уровень. М.: Лаборатория базовых знаний, 2010
Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. 7 издание.
М.: Инфра-М, 2002, 640 с.
|
|
