Учебно-практическое пособие для слушателей фзо нижний Новгород 2008 ббк к крыгин С. В. Информатика: Учебно-практическое пособие для слушателей фзо. / С. В. Крыгин, Е. А. Ершова. Н. Новгород: Нижегородская академия мвд россии, 2008. 73 с

Часть 2. Электронная таблица
Microsoft Excel

Обработкой числовых данных в табличной форме занимаются программы, которые называют электронными таблицами.

Microsoft Excel – это мощнейшее средство создания и обработки чисел и финансовых документов.

По таблице вы двигаете маркер. Маркер – прямоугольник, который указывает на нужную ячейку. При начальной загрузке Excel он находится на ячейке А1. Передвигать маркер можно клавишами-стрелками или мышью. Если нужной ячейки не видно на экране, можно воспользоваться линиями прокрутки внизу и справа в окне.

Каждая ячейка обозначается, как в шахматах: например, D5. В каждую ячейку вы можете занести текст, число, дату или (самое главное!) формулу. Чтобы ввести информацию в ячейку, нужно выделить ее, набрать содержимое и нажать клавишу Enter.

Если вы ошиблись при вводе: – если клавиша Enter еще не нажата, то информация пока еще не введена – действуйте клавишей Backspace; – если клавиша Enter уже была нажата, необходимо выделить нужную ячейку и нажать F2 или сделать двойной щелчок мышью. Выйти из меню поможет клавиша Esc, нажатая дважды. Если вы ошибочно очистили или ввели данные, можно «откатиться» на шаг назад, щелкнув по кнопке Отменить.

Задание: Рассмотрите варианты ввода различных данных:

• 
  введите в ячейку А2 текст: Пример;
  
• 
  введите в ячейку В4 дату: 12.08 (обратите внимание, что ввелось 12 авг);
  
• 
  введите в ячейку C4 дробное число: 3,14 (дробная часть отделяется от целой части запятой!);
  
• 
  введите в ячейку С1 число: 992;
  
• 
  введите в ячейку С2 число: 551;
  
• 
  введите в ячейку С3 формулу суммы ячеек С1 и С2. Сделаем это с помощью мыши:
  

• 
  в ячейку C3 введите = (программа перешла в режим ввода формул);
  
• 
  щелкните левой кнопкой мыши по ячейке С1 (ее адрес появится в формуле);
  
• 
  введите знак математического действия +;
  
• 
  щелкните левой кнопкой мыши по ячейке C2;
  
• 
  нажмите клавишу Enter.
  

В результате в ячейке C3 появилась формула = C1+C2.
После нажатия клавиши Enter в ячейке появится число – итог выполнения данного действия, а в верхней части экрана – в Строке формул высветится формула = C1+C2.

Формулы в Excel автоматически пересчитываются при изменении данных в ячейках.

Убедимся в этом:

• 
  введите в ячейку D3 число 300, а в ячейку Е3 число 3;
  
• 
  в ячейку F3 запишите формулу =D3/E3 и нажмите Enter. Если изменить значение в какой-нибудь ячейке (D3 или E3), ячейка F3 тут же сама пересчитывается!
  
• 
  введите в ячейку D3 число 60, а в ячейку E3 число 2. Формула в ячейке D3 изменилась.
  

Сообщения об ошибках

В Excel существуют различные типы сообщений об ошибках. Вот некоторые из них:

• 
  #ДЕЛ/0! – это означает, что в формуле производится попытка деления на ноль.
  
• 
  #ЗНАЧ! – это означает, что в формуле используется недопустимый тип аргумента (делить на текст нельзя). (Примечание! Такие же ошибки появляются при использовании в формулах русских символов.)
  
• 
  # ИМЯ? – это означает, что Excel не может распознать имя, используемое в формуле.
  
• 
  #ЧИСЛО! – неправильно используются аргументы функции или числа в формуле.
  

• 
  ######## – информация не помещается в ячейку.
  
• 
  #ССЫЛКА! – используется недопустимая ссылка на ячейку.
  
• 
  # ПУСТО! – ошибка при вводе ссылок на диапазон ячеек.
  

_{Как очистить ячейку или интервал ячеек?}

Щелкните по ячейке – информация выделится, а затем нажмите Delete. А как очистить интервал? Щелкните по верхнему левому углу интервала, и, не отпуская клавишу мыши, протяните выделение до правого нижнего угла – этим вы указали интервал ячеек, которые хотите очистить, нажмите Delete.

Задание: Выделите интервал А1 : F4 (Внимание: двоеточие обозначает не знак деления, а интервал с А1 по F4). Очистите все значения внутри него.
Упражнение 1.

Создание таблиц, ввод формул

Подготовьте таблицу расчета продаж компьютерных товаров. Для этого:

Выделите интервал А1:E1 и установите в нем:

• 
  шрифт – полужирный;
  
• 
  размер – 10 пт.;
  
• 
  выравнивание – по центру;
  
• 
  перенос по словам (см. ниже);
  

  Для того чтобы в одной ячейке осуществлять ввод в две или более строки, необходимо использовать меню Формат / Ячейки / Выравнивание –

• 
  Выравнивание по вертикали – по верхнему краю
  (меню Формат / Ячейки / Выравнивание – );
  

Введите данные в столбцы А – Е таблицы, измените ширину столбцов там, где это нужно (перемещая границы столбцов), и отформатируйте таблицу по предложенному образцу.

Чтобы изменить ширину столбцов (высоту строки) – подведите указатель мыши к названиям столбцов – прямо между столбцами, например: C и D. Указатель из крестика превратится в стрелки . Удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите границу столбца вправо / влево. Выравнивание текста – кнопки  на панели форматирования.

	A	B	C	D	E
1	п/п	Наименование товара	Цена за ед. ($)	Кол-во проданных товаров (шт.)	Сумма ($)
2	1	Монитор	200	24
3	2	Процессор	75	31
4	3	Клавиатура	20	20
5	4	Мышь оптическая	34	11
6	5	Винчестер	82	21
7		ИТОГО:

Задание: Вставьте в начало таблицы новую строку – для заголовка таблицы.

Для вставки (удаления) строки – щелкните правой(!) кнопкой мыши по номеру строки, например: по первой (не по ячейке, а по вертикальной полосе сбоку с номерами строк!). Первая строка выделится, и появится меню – выберите команду меню Добавить ячейки (Удалить). Вставка (удаление) столбца проделывается аналогично – только мышью надо щелкнуть по имени столбца.

Выделите ячейки А1 : Е1, объедините их с помощью кнопки – «Объединить и поместить в центре» и введите текст
Заголовка таблицы: Продажа товаров.

Отформатируйте текст Заголовка:

Размер шрифта – 12; Начертание – полужирное.

Введите в таблицу необходимые формулы, используя мышь:

• 
  в ячейку Е3 нужно ввести формулу = C3*D3.
  
• 
  выделив ячейку E3, скопируйте ее на весь столбец. Для этого:
  

- щелкните по ячейке Е3. Подведите указатель мыши к точке в правом нижнем углу ячейки, чтобы указатель из толстого крестика превратился в тонкий (он называется маркером заполнения);

- нажмите левую кнопку мыши и «тащите» указатель вниз.
Когда отпустите – ячейка Е3 скопируется.

• 
  в ячейку D8 для вычисления суммы введите функцию
  Автосумма. Для этого:
  

- выделите ячейку D8, щелкните мышью по кнопке .
В строке формул появится обозначение =СУММ(), за которым в скобках следует адрес ячеек D3:D7 (данные этих ячеек программа предлагает просуммировать). Если этот интервал вас устраивает, нажмите Enter. Если вам нужен другой интервал ячеек для суммирования, измените его с помощью клавиатуры.

Аналогично подсчитайте сумму в ячейке Е8.

Отформатируйте таблицу в соответствии с образцом.

Форматирование таблиц Формат ячеек: если вы хотите изменить цвет ячеек или установить обозначения – нужно выделить этот интервал ячеек и выбрать меню Формат / Ячейки или в контекстном меню пункт Формат ячеек. Щелкнув по вкладке Число, получите все виды представления чисел: числовой – позволяет округлять дробные числа; денежный – позволяет добавить к числу обозначение денежных единиц (р., $ и др.); процентный – умножает число на 100 и добавляет знак %; и др.

Задание: установите в ячейках С3:С7 и Е3:Е8 (см. рисунок):

• 
  формат – денежный;
  
• 
  обозначение – $ Английский;
  
• 
  число десятичных знаков – 0.
  

Обрамление таблиц: выделите интервал ячеек, в котором вы намерены произвести обрамление, и воспользуйтесь меню Формат / Ячейки – Граница.

Задание: Выделите ячейки А2:Е8 и установите обрамле­ние (см. рисунок):

• 
  с помощью мыши выберите тип линии – тонкая и щелкните по кнопке внутренние;
  
• 
  выберите тип линии – толстая и щелкните по кнопке внешние.
  

Выравнивание для выделенных интервалов: меню Формат / Ячейки – Выравнивание. Можно повернуть текст вертикально, с наклоном и т.д.

Чтобы избежать ошибок, перед печатью, просмотрите
таблицу на экране в режиме просмотра с помощью кнопки – Предварительный просмотр.

Продажа товаров
п/п	Наименование товара	Цена за ед. ($)	Кол-во проданных товаров (шт.)	Сумма ($)
1	Монитор	$200	24	$4 800
2	Процессор	$75	31	$2 325
3	Клавиатура	$20	20	$400
4	Мышь оптическая	$34	11	$374
5	Винчестер	$82	21	$1 722
	ИТОГО:		107	$9 621

Сохраните результат в своей папке c именем Упражнение 1. Для этого, щелкните по кнопке . В диалоговом окне удалите имя файла, которое предлагает Excel (Книга1) и запишите свое – Упражнение 1, а потом щелкните по кнопке OК.