2011 теоритическая часть
Скачать 0.53 Mb.
|
Возрастающий объем информации и дефицит времени на ее рассмотрение. Информации из средств системы непросто «пробиться» к своему получателю. Практически каждый сотрудник находится в информационном потоке высокой плотности и все возрастающего уровня. В этом информационном потоке конкурирующие сообщения играют роль информационного «шума», т.е. затрудняют восприятие информации, накладываясь на нее, как будто один текст звучит поверх другого текста – разумеется, оба не воспринимаются адекватно. При этом времени на рассмотрение информации становится все меньше, поскольку растет производительность труда, а, стало быть, и занятость сотрудника исполнением своих прямых служебных обязанностей. Вот почему у сотрудников подчас просто не остается времени на знакомство с информацией в средствах внутренних коммуникаций. Ограниченная информационная емкость восприятия. Помимо объективно существующего дефицита времени на рассмотрение информации, у человека есть еще и такое субъективное свойство, как ограниченность информационной емкости восприятия или другими словами ограниченность кратковременной памяти. Емкость восприятия ограничена так называемым «магическим числом Мюллера», т.е. 7 + 2 единицы. Это означает, что для того, чтобы информационный материал был усвоен, он должен состоять из общего числа отдельных сообщений от 5 до 9 единиц. Проблемы структурирования сообщения. Для эффективной подачи сообщения весьма важно грамотно его построить, структурировать. В этом отношении есть смысл использовать следующий базовый шаблон:
Несовпадение официальной информации и информации, известной сотруднику. Такое несовпадение может наблюдаться в случае расхождения между официальной позицией компании и реальной информацией, которой сотрудник обладает по факту работы в данной компании. Как правило, в случае такого расхождения доверие к руководству падает. Несоответствие способа подачи информации ее восприятию. Поскольку целевые группы персонала, как правило, весьма различны по своему уровню образования, интеллекта, интересов, возраста и т.ч. то эти различия сказываются и в предпочитаемых ими способах и каналах получения информации. Так, в ходе проведенных исследований выяснилось, что низовые уровни персонала, такие как работники производства, обычно предпочитают более наглядные и, в первую очередь, визуальные каналы предоставления информации, такие как телевидение. В то же время офисные специалисты и менеджеры, как правило, обладают более развитым абстрактным мышлением и аналитическими способностями и поэтому предпочитают больше текстовую информацию с предоставлением разнообразных точек зрения. Таким группам персонала больше подходит Интернет. Соответственно, при адресации сообщений тем или иным целевым группам, необходимо учитывать не только контент, т.е. содержание сообщения, но и форму подачи и каналы при помощи которых сообщения доводятся до целевых групп. «  За двумя зайцами». Довольно часто приходится сталкиваться с тем, что руководство корпорации хочет одновременно убить двух зайцев – сделать, например, корпоративное издание, которое было бы официально рассчитано на всех сотрудников компании, а еще было бы замечательно, если бы оно понравилось бы акционерам и инвесторам. На деле это означает – что ни одна из указанных целевых групп не считает, что это издание адресовано именно им.Отсутствие учета информационных запросов аудитории. Интегральной проблемой, которая препятствует эффективному функционированию системы средств внутренних коммуникаций, является отсутствие концентрации на реальных интересах различных групп персонала, которые являются целевыми аудиториями для системы внутрикорпоративных коммуникаций. Принципы построения внутрикорпоративных коммуникаций Ориентирами в построении коммуникаций с занятыми могут служить следующие правила9: 1. Регулярное исследование отношения сотрудников к организации и менеджменту. Подобное исследование позволяет выявить проблемы до того, как они станут кризисом. 2. Последовательность и регулярность коммуникаций, сообщение как хороших, так и плохих новостей. Сотрудники должны узнавать новости не из СМИ, а из внутренних источников. 3. Персонификация коммуникаций. Работники хотят личного внимания от тех, для кого они работают, особенно от ближайших менеджеров. Поэтому многие компании проводят «встречи на местах», в которых менеджеры высшего уровня гастролируют по стране — в места размещения заводов, чтобы отвечать на вопросы занятых. 4. Искренность коммуникаций. 5. Инновационность в выборе новых коммуникационных решений. Это требование диктуется бурным развитием технологий и необходимостью конкурировать за внимание с огромным количеством ярких теле- и видеообразов, окружающих сотрудников компании. Разработка системы внутренних коммуникаций
Анализ ситуации и внутренний аудит коммуникаций Анализ ситуации включает в себя10: - разбиение служащих на сегменты; - определение средней продолжительности службы в компании; - географическое размещение служащих; - определение способа получения ими информации. Внутренний аудит включает в себя: - исследование отношения сотрудников к их работе, к самой организации и менеджменту; - анализ существующих форм и методов коммуникаций. Разработка стратегии: - какие деловые цели вы поддерживаете? - как ваша стратегия соответствует этим целям? - какие группы служащих нуждаются в получении информации? - какой она должна быть, в какое время и каким образом? - как вы собираетесь этого добиться? Сотрудники, как правило, хотят, чтобы коммуникации несли для них следующую информацию:
К ситуациям особой значимости внутрикорпоративных коммуникаций относятся11: - Организационные изменения (слияния и поглощения, внедрение КИС, реорганизация); - Оценка персонала; - Латентные междепартаментские и межличностные конфликты. Тактические действия На тактическом уровне программы коммуникаций можно обнаружить следующие тенденции и рекомендации (по Кэролин Бобо12): - наиболее предпочитаемый способ получения информации для служащих – это личная встреча с глазу на глаз; - высшее руководство зачастую не авторитет. В связи с этим возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи высшее руководство – менеджеры среднего звена - работники. Их задача – способствовать тому, чтобы работники поняли, КАК воплощать разработанную наверху стратегию; - осуществляйте коммуникации по крайней мере несколькими способами; - помогите служащим разобраться с ворохом поступающей информации, облегчайте восприятие письменной информации, поступающей от вас. Оценка эффективности Трудность оценки состоит в том, как измерить изменение поведения, которое не имеет ярко выраженного характера, как определить, что люди стали прилагать больше усилий к работе, что изменилось в их восприятии. Можно выделить два группы методов оценки: экономические и неэкономические. Экономические13:
Неэкономические14:
Построение внутриорганизационных коммуникаций определяется типом организации. Конгломерат строит свои коммуникации иначе, чем крупная гомогенная организация. Аппарат управления холдинга должен уделять специальное внимание коммуникациям с отдаленными субсидиарами, решая проблемы общего информационного пространства, доверия, мотивации и затрат на их обеспечение. Строя коммуникации, следует учитывать, что занятые в первую очередь лояльны своей команде, затем — отделению, и только потом компании в целом. Чем более отдален топ-менеджмент, тем более он безличен для занятых. Классификация средств внутрикорпоративных коммуникаций Существует большое количество классификаций средств внутрифирменных коммуникаций. В данной работе средства внутрифирменных коммуникаций будет ранжироваться на основе процесса, на котором построена коммуникация. В этой связи выделяют следующие виды средств внутрикорпоративных коммуникаций:
Печатные (бумажные) средства внутрикорпоративных коммуникаций При наличии новых технологий внутрикорпоративных коммуникаций печатные издания до сих пор остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций. Задачи печатных изданий:
Чтобы уменьшить стоимость публикации, некоторые из них содержат рекламу. Обычно такие публикации направлены на несколько контактных аудиторий, включая иногда и внешние, но часто они используются только для контактов с персоналом. Целевой аудиторией для таких публикаций считаются сотрудники. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Отсюда многие организации поддерживают несколько публикаций, каждая из которых ориентирована на определенную контактную аудиторию в рамках определенной группы. Одним из недостатков и в то же время преимуществ внутренних публикаций организации является некоторая негибкость по отношению к внутреннему каналу обратной связи. Чтобы облегчить получение отклика от контактной аудитории, т.е. сделать связь двусторонней, нередко прибегают к модели «вопрос-ответ». Все желающие задают вопросы, на которые отвечает редакция. Данный подход требует полной поддержки со стороны руководства компании, поскольку необходимо время для того, чтобы проводить исследования и отвечать на вопросы. С другой стороны, двусторонняя коммуникация обеспечивает атмосферу полного доверия. Часто сотрудники при непосредственной встрече с руководителем не очень активны в вынесении вопросов на обсуждение (особенно конфликтных). Внутренние же публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи. Одним из основных требований, предъявляемых к внутренним публикациям, является их невысокая стоимость. В таких случаях не требуется красочного оформления или дорогая бумага. Самое главное – это наличие в публикациях интересной и необходимой сотрудникам информации. Доски объявлений Стенды с бумажными объявлениями на разные темы, а также с фотографиями и т.п. Располагаются в местах, где бывают все сотрудники. Обычно бывают общекорпоративные доски объявлений и доски, относящиеся к различным подразделениям. Преимущества: - дешевизна; - действенное средство для пресечения слухов. - доступность всем сотрудникам; - оперативное оповещение о предстоящих событиях; - хорошо подходит для визуальных материалов. Возможно применение «цветовой кодировки» — обозначение того или иного вида информации цветом бумаги или шрифтами. Ограничения: - снижение внимания сотрудников при отсутствии обновления информации; - ограниченный объем материалов; - отсутствие обратной связи. Как правило, доска объявлений одинаково доступна всем группам, но офисные специалисты испытывают к информации на доске объявлений значительно меньший интерес, поскольку почти всю информацию могут найти в Интранете на рабочем месте. Ящики вопросов и предложений Напольный или настенный ящик, куда сотрудники могут опускать свои вопросы для руководства. Используется либо как постоянное средство связи простого сотрудника с высшим руководством, либо как средство сбора вопросов перед специальными периодическими информационными мероприятиями. Обычно такой вид коммуникации вызывает у сотрудников стойкую негативную реакцию. Либо ящик существует чисто символически и никакой обратной связи не предполагается, либо руководство пытается отвечать на вопросы сотрудников, но из-за большого объема этих вопросов и предложений делает это с большим опозданием. Больше подходит для низового персонала, офисные сотрудники обычно предпочитают использовать информационные технологии. Адресно-информационные издания Полиграфические издания, в которых даны ФИО, фотография, контактные данные и краткое описание круга задач каждого сотрудника компании. Как правило, обновляется раз в году. Активно работает на актуализацию аффилиативных чувств сотрудников – каждый чувствует себя частью большого коллектива и с гордостью показывает это родным и друзьям. Адресно-информационные издания как таковым средством внутрикорпоративных коммуникаций не являются, но выполняют функцию передачи ощущения сопричастности каждого сотрудника к общему делу. Достаточно дорогое средство, т.к. должны быть в качественной полиграфии и с хорошими фотографиями. Также при высокой текучести кадров информация быстро устаревает, учитывая весьма долгий цикл подготовки. Это средство одинаково привлекательно для всех категорий сотрудников, поскольку носит персональный и представительный характер. Листовка Принципиальное отличие в специфическом способе распространения: прежде всего - непосредственно в местах скопления аудитории, или расклейка на улицах. В последнее время в российской практике часто используется и почтовая рассылка. В отличие от рекламных листовок, листовки, которые используются в PR, построены таким образом, чтобы заинтересовать читателя, предоставить ему полезную или интересную информацию. Во многих компаниях сегодня используются так называемые информационные рэки - комплекты информационных материалов для сотрудников и посетителей. Корпоративные издания Не секрет, что на данном этапе развития бизнеса в России корпоративные издания пользуются большой популярностью, принимая во внимание даже факт их дороговизны. В начале 1990-х годов, с появлением и развитием в стране независимых СМИ, интерес к корпоративным изданиям («многотиражкам») постепенно сходил на нет, и подобные издания почти не использовались. Однако сейчас этот вид опять возрождается. И в некоторых регионах и отраслях имеет место настоящий «бум» корпоративной прессы. Наглядной иллюстрацией к этому тезису является организация и проведение с 2005 года Всероссийского конкурса корпоративной прессы «Лучшее корпоративное издание года». Независимые СМИ в своем стремлении к «негативу», скандалам и слухам настолько перегнули палку, что перед многими организациями встала задача донести до общественности свои позицию и мнение без искажений, сообщить ей о своих достижениях и планах. Корпоративные, организационные газеты и журналы как нельзя лучше отвечают этим целям и, кроме всего прочего, являются инструментом укрепления «корпоративного» духа. Бурное развитие корпоративных изданий в последние годы объясняется еще и тем, что они позволяют распространять информацию, о самом существовании которой знают немногие, а также тем, что они предоставляют читателю гораздо более полную и развернутую картину событий по определенной тематике. Главным преимуществом корпоративных изданий является возможность размещения большой объем информации с иллюстрациями на самые разные темы корпоративной жизни. На корпоративные издания требуется регулярное выделение значительного бюджета. Поэтому в небольшой компании наличие красочного корпоративного издания будет восприниматься не иначе, как блажь директора. Журналы, как правило, выходят 4-6 раз в год и имеют издательский цикл подготовки материалов 2-3 месяца. За это время вся информация успевает устареть, и они рассматриваются как просто интересные иллюстрации из прошлой жизни. С изданиями, которые выходят раз в месяц и чаще, возникает проблема новизны контента. Корпоративные издания доступны разным группам. Однако различные подразделения компании весьма пристрастны к тому – как освещается деятельность их отдела на страницах издания. Как правило, сотрудники имеют возможность влиять на содержание корпоративных изданий, но не пользуются этой возможностью. Информационный бюллетень Информационные бюллетени широко используются организациями. Из-за недорогого и упрощенного технологического процесса создания они выпускается очень оперативно, доступны всем и недороги. Многие организации используют их на регулярной основе и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам. В развитых странах практически каждая из компаний имеет свой информационный бюллетень, в котором отражены как внешние, так и внутренние новости. В России их роль в основном выполняют дайджесты прессы, оформленные в печатном виде (по банкам, по недвижимости, по фондовому рынку и т.д.), а также все более и более популярные в настоящее время электронные дайджесты - сводки новостей в электронном виде. Более крупные российские компании дополняют современные бизнес-сводки новостями о работе своей организации. Стенгазеты Во времена СССР стенгазеты пользовались немалой популярностью. Сейчас популярность их в связи с развитием электронных средств коммуникации значительно снизилась. Однако для России данный вид передачи информации персоналу до сих пор остается одним из основных в силу ряда причин, важнейшей из которых является привычка к такому способу коммуникации, оставшаяся еще с социалистических времен, а также слабость развития издательской базы. Хотя компьютеры появились уже практически во всех организациях, лишь немногие из компаний имеют компьютерные сети, доступ в Internet, не всегда достаточно эффективно используют даже имеющиеся в их распоряжении электронные средства коммуникации15. Формат и содержание стенгазеты у каждой компании свои, но основные вопросы, ответы на которые должен получить ПР-специалист, ее создающий, остаются неизменными: - Для какой аудитории предназначена данная газета? - Какие виды публикаций предполагаются в ней помещать? - Каков бюджет стенгазеты? - Каков подходящий формат стенгазеты? - Как часто она должна выходить? - В чем специфика процесса ее создания и корректировки? Ответы на эти и подобные вопросы должны иметься задолго до начала создания газеты. Такие газеты должны выпускаться регулярно, вовремя. Если они интересны, сотрудники ждут с нетерпением выхода очередного номера. Подобная газета служит первоочередным каналом коммуникации для менеджмента, через который он объясняет политику и философию компании. Впоследствии этот канал становится обычно двусторонним, обеспечивая не только возможность для менеджмента поддерживать контакт с сотрудниками, но и возможность для коллектива выражать свое отношение по любому вопросу. Пока такого рода газеты не обеспечивают двустороннюю коммуникацию, поскольку их подготовка, как правило, возложена на руководство компании. Чтобы газета стала действенным каналом общения, важно, чтобы как можно больше сотрудников выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам. Ежегодный отчет компании для сотрудников Большинство работающих активно интересуются проблемами организации, следят за ее функционированием, за достигнутыми результатами и за теми действиями и решениями, которые принимает руководство. Представление отчета всему персоналу компании является прекрасным способом обсудить эти вопросы честно и неформально. Данный отчет должен быть фактическим, освещающим информацию о работе организации в течение года, а также информативным, отражающим все основные изменения, произошедшие в организации. Отчет компании коллективу должен содержать следующее: - Письмо руководителя, представляющее собой специальный отчет главного исполнительного менеджера компании, в котором выражается благодарность сотрудникам и описывается работа компании, ее основные достижения в течение года; - Отчет об использовании фондов (в виде графиков и диаграмм); - Анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в диаграмме, отражающей активы и пассивы компании, доли ее акционеров; - Характеристика основных средств компании, данная в простой, графической форме; - Отчет об участии компании в социальных программах; - Характеристика расходов на аппарат. Освещение расходов на зарплату и прочие издержки, связанные с содержанием сотрудников и управленческого аппарата, является важной частью подобного отчета; - Вопросы управления. В этой части, как правило, дискутируются наиболее важные вопросы действий менеджмента, положительный и отрицательный опыт в этой области; - Информация о контингенте сотрудников. Это ключевая тема, которая призвана проходить красной нитью через весь отчет, подчеркивая важность тех людей, которые работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу условий и результатов работы в компании, фотографии сотрудников на рабочих местах и т.д. Сотрудники всегда очень ценят признание их способностей, поэтому подобные отчеты имеют большое значение. Заметим, что в данном контексте российские компании достигли значительных успехов. Достаточно упомянуть о ежегодных отчетах финансово-промышленных групп и банков, по красочности и качеству внешнего оформления не уступающих зарубежным аналогам. Единственной проблемой в подобных публикациях, как правило, является несоответствие представляемых в них данных реальной ситуации, особенно в части, описывающей финансовые активы и результаты организации. Управленческие публикации В компании мощной прослойкой коллектива являются сотрудники, входящие в аппарат управления. Они также должны знать все, что происходит в организации. Руководству необходима их поддержка. В некоторых компаниях публикуется специальный бюллетень для менеджеров среднего звена управления, отражающий изменения в персонале, в местоположениях офисов, новые телефонные номера сотрудников, изменения в политике организации. Некоторые формальные публикации такие, как, скажем, журнал для менеджмента предприятия, обычно содержат более конфиденциальную информацию, чем стандартная газета для сотрудников. Компания может освещать свои основные, глобальные задачи в газете для сотрудников, но раскрыть формы и методы достижения намеченного уровня прибыли в журнале для менеджеров. Затраты на это не столь велики, а результаты, отдача порой просто впечатляют. Эффект конфиденциальности очень важен для сотрудников. Они нередко жалуются, что информация не содержит достаточных для них подробностей, необходимых для того, чтобы быть в курсе всех дел компании. Это зачастую соответствует действительности. Как правило, сотрудник имеет полный доступ к информации на своем уровне, к большей части информации своего прямого руководителя и к малой информации уровня топ-менеджера. Остальная информация, за исключением характеристики общих стратегических задач и политики организации, является для него закрытой. Это, бывает, приводит к тому, что некоторые из рядовых сотрудников и даже менеджеров компании знают меньше о характере ее деятельности, чем некоторые журналисты. Отсюда, хотя ограничения на доступ к информации, затрагивающей конфиденциальные вопросы, необходимы, высшее руководство должно быть максимально честно и открыто по отношению к своему персоналу. Брошюры, руководства, справочники, книги Такие печатные формы информирования персонала можно разделить на три вида:
|
Похожие:
 | 2012 г. Содержани е часть I Правительства Москвы от 2 февраля 2011 г. N 23-пп "Об утверждении перечня первоочередных государственных программ города Москвы"... | | Рабочая программа по курсу «уголовное право. Особенная часть» для... ... |
 | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Структура и ход урока Вводная часть урока, подготовительная часть урока, основная часть урока, заключительная часть урока | | Высшего профессионального образования Тфомс, их филиалов и главных бухгалтеров лпу. Учебное мероприятие будет проходить с 5 по 17 сентября 2011 г., (заочная часть – с... |
| Применение it в банковском праве (бюро кредитных историй) В состав кредитной истории, согласно закону рб входят три части: Титульная часть Основная часть Закрытая часть | | Рабочая программа дисциплины основной восточный язык. Базовый курс.... Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Вариант 10 2011 Калинова Г. С. Часть 1 Областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования | | Инструкция для учащихся. Тест состоит из 3-х частей: часть А, часть в и часть С На его выполнение отводится 45 минут. Задания рекомендуется выполнять по порядку. Если задание не удается выполнить сразу, то перейдите... |
| В помощь библиотекам и библиотечным системам Вахрушев А. А., Бурский О. В., Раутиан А. С. Окружающий мир. 1 класс. Учебник в 2 частях. Часть М.: Баласс, 2011 | | Конспект Построение отделения Развернутый строй Вахрушев А. А., Бурский О. В., Раутиан А. С. Окружающий мир. 1 класс. Учебник в 2 частях. Часть М.: Баласс, 2011 |
| «Опорные инженерно-геодезические сети» Задания к контрольным работам по курсу «Прикладная геодезия». Часть Изд. МиигаиК. Упп «Репрография», 2011 г., с. 21 | | Пояснительная записка данная рабочая программа разработана на основе Вахрушев А. А., Бурский О. В., Раутиан А. С. Окружающий мир. 1 класс. Учебник в 2 частях. Часть М.: Баласс, 2011 |
| Основная образовательная программа на 2011 2012 учебный год Учебник-хрестоматия для общеобразовательных учреждений. Часть 2, Москва, 2009. Стр. 161-162 | | Практическая часть Республики Мордовия, освоивших основные общеобразовательные программы основного и среднего (полного) общего образования в 2010-2011... |
| Тема урока: «Метагалактика- часть безграничной Вселенной» Организационно-методические указания по изучению дисциплины «Философские проблемы естествознания» /М. М. Уткина. – Красноярск: сфу,... | | Конспект занятия №18 средняя группа «Значение воздуха на Земле» Вахрушев А. А., Бурский О. В., Раутиан А. С. Окружающий мир. 1 класс. Учебник в 2 частях. Часть М.: Баласс, 2011 |
