Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2

Лабораторная работа 11 (часть 1)(Microsoft Word)

Автоформат, Автозамена и Автотекст

Изменения, которые делаются полностью автоматически, и не требуют никаких действий пользователя. Таковы появление прописной буквы в начале предложения и исправление орфографической ошибки.

Изменения, которые делаются по неявному "намеку" пользователя. Таковы изменение стиля абзаца при повторном нажатии клавиши и появление горизонтальной линии вместо трех введенных дефисов.

Изменения, которые выполняются по явному указанию пользователя. Таковым является замена букв "мо" на словосочетание "Microsoft Office" при нажатии клавиши .

Рис. 3.1-2. Вкладка Автозамена диалогового окна Автозамена

Автоматическое исправление опечаток при вводе текста. Исправление производится путем замены слова в левом столбце списка словом в правом столбце списка. В исходном состоянии список содержит примерно 250 элементов с русскими словами (и гораздо больше элементов с английскими словами). Для эффективного применения этой функции Автозамены нужно настроить список, включив в него опечатки, характерные для конкретного пользователя.

Автоматическая замена при вводе определенных сочетаний обычных символов специальными символами. Например, сочетание символов (r) автоматически заменяется символом ®. В исходном списке содержится чуть более дюжины таких замен.

Автоматическая замена определенных сокращений или обозначений развернутыми определениями, графикой и вообще чем угодно. Эта функция Автозамены пересекается с основной функцией Автотекста, которую мы обсудим чуть ниже.

Рис. 3.1-3. Вкладка Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена

Рис. 3.1-4. Вкладка Автотекст диалогового окна Автозамена

Автозамена выполняет подстановку автоматически, а Автотекст — при нажатии клавиши . Поэтому элементам Автотекста можно давать совершенно произвольные имена, в том числе обычные слова, без риска нежелательной подмены слов.

Автозамена выполняет подстановку во время ввода текста, а Автотекст — нет. Из этого следует, что вставленный элемент Автотекста не подвергается Автозамене. В частности, если значение элемента Автотекста начинается со строчной буквы и вставляется в начало предложения, то автоматическое преобразование первой буквы в прописную не произойдет (что не совсем удобно).

Элементы Автозамены глобальны, а элементы Автотекста хранятся в определенном шаблоне, что позволяет избежать коллизий между несколькими пользователями одного экземпляра Word.

. Кроме того, Автозавершение предлагается еще и для названий месяцев и дней недели.

Задание. Привести по два примера на автоформат, автозамену и автотекст.

Библиотека стилей

Готовый план-проспект имеется на диске в файле "План-проспект". Но этот документ уже отформатирован Поэтому мы начнем с обсуждения того, как быстро избавиться от готового форматирования. Иногда (и довольно часто) это бывает очень нужно: когда вам подсовывают на доработку "рыбу" документа, форматирование (часто неудачное) уже присутствует. Убрать форматирование проще всего так:

 Сервис  Шаблоны и надстройки...
 Автоматически обновлять стили документа
 Присоединить...
 normal.dot
 Открыть
 ОК

Теперь документ основан на общем шаблоне NORMAL.DOT, но в нем, может быть, используются различные стили. Заменим их все на стиль "Обычный":

 Правка  Выделить все
 Формат  Стиль…
Стили  Обычный
 Применить

Если "рыбу" готовил неопытный пользователь Word, то в документе могут присутствовать лишние символы табуляции, пробелы и концы абзацев, которыми часто пытаются сделать отступы и интервалы. Включите режим визуализации специальных символов, чтобы проверить, что эти символы форматирования действительно не нужны. Это можно сделать, либо нажав кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов, либо выполнив команды

 Сервис  Параметры…  Вид
Непечатаемые символы  все
 ОК

Теперь ненужные символы можно убрать с помощью глобальной замены. Например, все символы табуляции убираются следующим образом:

 Правка  Заменить…  Больше
 Специальный…  Символ табуляции
 Заменить все
 Закрыть

После того, как все эти манипуляции проделаны, мы имеем "голый" текст. Вот с ним-то мы и будем работать.

Наш второй совет состоит в том, что прежде, чем форматировать отдельные абзацы, следует определиться с общей номенклатурой стилей документа. В разных документах используются разные номенклатуры стилей, а одноименные стили в разных номенклатурах могут быть оформлены по-разному. Стили абзацев должны быть согласованы друг с другом и с типом документа. Искусство такого согласования является предметом технического редактирования, которое представляет собой один из видов дизайна. К счастью, в конструировании собственного набора стилей нет необходимости: Word содержит Библиотеку стилей. Воспользуемся этим средством (рис. 3.1-5).

 Формат  Библиотека стилей…
 Документ
Шаблон  Стандартная записка
 ОК



Рис. 3.1-5. Диалоговое окно Библиотека стилей

Мы выбрали для оформления нашего плана-проспекта набор стилей "Стандартная записка"² и стили этого набора стали доступны для форматирования абзацев нашего плана-проспекта. Всего в плане-проспекте используется шесть стилей: "Заголовок 1", "Заголовок 2", "Обычный", "Маркированный список", "Нумерованный список" и "Подпись". Теперь нужно пробежаться по абзацам документа и приписать каждому стиль, исходя из смысла абзаца. Для того чтобы облегчить этот процесс, полезно сделать видимыми стили каждого абзаца³

 Сервис  Параметры…  Вид
ширина полосы стилей := 2 см
 ОК

Совет

Если полоса стилей видна на экране, то ее ширину можно менять, просто перетаскивая мышкой границу.

Кроме того, для того чтобы назначить подходящий стиль для абзаца, совсем необязательно видеть абзац целиком, достаточно первой строки:

 Вид  Структура документа
 Показать только первую строку⁴

Мы рекомендуем назначать стили в таком режиме просмотра документа, который приведен на рис. 3.1.6. Так удобнее и быстрее.



Рис. 3.1-6. Структура текста с видимыми стилями абзацев

Поставляемые в составе Word  готовые стили придерживаются американской практики выравнивания по левому краю. Считается, что такой текст лучше читается. Но привычное нашему глазу выравнивание по обоим краям лучше смотрится. Поэтому мы выделили весь текст, кроме заголовков и подписей и, нажав кнопку По ширине на панели инструментов форматирования, получили окончательный вариант, изображенный на рис. 3.1-7.

Совет

Можно настроить стили Библиотеки стилей в соответствии с пожеланиями или требованиями пользователя. Для этого нужно открыть соответствующий шаблон (в нашем примере — это шаблон "Стандартная записка"), изменить определения стилей и сохранить шаблон под тем же или другим именем.

Последний штрих — автоматический перенос слов в документе.

 Правка  Выделить все
 Сервис  Язык  Выбрать язык…
 Русский
 ОК

 Сервис  Язык  Расстановка переносов…
 Автоматическая расстановка переносов
 ОК

Небольшое замечание по ходу дела. Рисунок 3.1-7 является не набранным текстом, а дампом экрана, тем не менее, текст в нем оказывается вполне "читабельным". Это достигнуто следующим образом:

 Сервис  Параметры…  Вид
 перенос по границе окна
 ОК

 Вид  Масштаб…
Произвольный := 150%
 ОК
 Вид  Во весь экран



Рис. 3.1-7. Отформатированный план-проспект книги

Списки

Если вы взяли на себя труд открыть документ, содержащий план-проспект, то не могли не заметить описания структуры книги. Описание структуры книги напоминает оглавление, но это еще не оглавление. Описание структуры в плане-проспекте создается до написания книги, а оглавление строится после написания по фактически написанному материалу.⁵ Описание структуры книги в плане-проспекте дает нам повод обратиться к рассмотрению простого, но важного и часто используемого средства Word — спискам. Списки Word бывают маркированные, нумерованные и многоуровневые. Фактически, список — это последовательность абзацев, отформатированных особым образом, причем в начало каждого абзаца Word автоматически добавляет маркер для маркированных списков или последовательный номер для нумерованных списков. Абзацы, входящие в список, называются элементами списка. Как правило, элементы списка имеют некоторый отступ и выступ первой строки.

Как всегда в Microsoft Office для простых и типичных операций предусмотрены наипростейшие методы использования. Чтобы создать нумерованный или маркированный список, нужно просто выделить абзацы списка и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов Формат. Можно воспользоваться командой меню. Например, для создания маркированного списка

 Формат  Список…  Маркированный список
 Образец маркеров
 ОК

Наш пример немного сложнее: элементы списка, описывающего структуру книги, должны иметь составные номера (номер части — номер главы внутри части), как показано на рис. 3.1-8.

В таком случае нужно воспользоваться многоуровневым списком. Допустим, что в текст плана-проспекта внесены названия частей и глав (безо всяких номеров).⁶ Чтобы превратить эту последовательность абзацев в многоуровневый список, показанный на рис. 3.1-8, нужно выделить будущий список и выполнить следующие действия:

 Формат  Список…  Многоуровневый список 

Появится диалоговое окно, показанное на рис. 3.1-9. Теперь нужно выделить один из вариантов оформления многоуровневых списков (в данном случае третий) и нажать кнопку ОК. Весь выделенный текст превратится в нумерованный список, где все названия перенумерованы подряд. Теперь нужно выделять названия глав (по очереди или несколько сразу) и нажимать кнопку Увеличить отступ на панели инструментов Формат. При этом названия глав будут получать составные номера в соответствии с положением в списке, а все остальные элементы будут автоматически перенумеровываться, что и является главным достоинством списков. Можно было бы поступить и по-другому. Если все названия глав начинать с символа табуляции, то при организации многоуровневого списка Word сам догадается, что абзацы, которые начинаются с табуляции, должны находиться на более низком уровне иерархии.



Рис. 3.1-8. Пример многоуровневого списка

Рис. 3.1-9. Диалоговое окно Список с раскрытой вкладкой Многоуровневый

Основной эффект с двухуровневой нумерацией получен, однако останавливаться на достигнутом рано. Во-первых, первая часть "Microsoft Office издалека" получила номер 2. Во-вторых, в некоторых элементах, например, во "Введении", номера писать не принято, хотя эти элементы входят в список.

Для решения этих проблем следует использовать диалоговое окно настройки параметров списка, свое для каждого типа списка. На рис.3.1-10 приведено диалоговое окно для нашего случая.

Рис. 3.1-10. Диалоговое окно Изменение многоуровневого списка

 весь список
 Формат  Список…  Многоуровневый  Изменить
Уровень  1
Начать с := 0
 ОК

 "Введение" и подчиненные названия
 Формат  Список…  Многоуровневый  Изменить
 Больше
Уровень  1
 Нумерация  (нет)
Формат номера := пусто
Уровень  2
 Нумерация  (нет)
Формат номера := пусто
 Применить  к выделенному тексту
 ОК

Замечание

Для каждого типа списка в диалоговом окне Список имеется выбор из 8 вариантов форматирования. Можно выбрать любой вариант и изменить его произвольным образом. Word запомнит сделанные изменения и вариант форматирования списка можно будет применять в дальнейшем. В любой момент можно вернуться к форматированию по умолчанию, нажав кнопку Удалить.

Нам хочется закончить этот параграф некоторыми советами относительно того, чего не следует делать при работе списками.

Не следует нажимать клавишу для создания отступов. Word создает отступы автоматически. Если автоматические отступы вам не нравятся, то следует их настроить с помощью диалогового окна для настройки параметров списка, которое появляется, если нажать кнопку Изменить в диалоговом окне Список (см. рис. 3.1-10).

Не следует пытаться выделить и отформатировать по своему вкусу маркер или номер элемента списка. Это невозможно.⁷ Вместо этого следует настроить формат маркера или номера с помощью соответствующего диалогового окна для настройки параметров списка.

Не следует пытаться выделить и удалить маркер или номер, чтобы исключить абзац из списка. Это также невозможно. Вместо этого следует сделать одно из двух. Если нужно исключить абзац из списка, то следует поместить курсор в абзац и отжать кнопку Нумерованный список или Маркированный список на панели инструментов Форматирование. Если же нужно оставить абзац в списке, но отменить для него нумерацию или маркирование, то следует вдобавок нажать кнопку Увеличить отступ.

Задание.

1. 
   Подготовить «план-проспект», используя различные стили.
   
2. 
   Создать свой стиль оформления абзаца, поместить его в библиотеку стилей и применить его.
   

• 
  1 В этом примере имеется некоторое забегание вперед. В шаблоне "Обычный" элемент мо раскрывается как "Мои наилучшие пожелания". Нам так часто приходится использовать словосочетание "Microsoft Office", что мы переопределили этот элемент Автотекста в шаблоне "Обычный". Чуть ниже мы покажем как определить и переопределить элемент Автотекста. Суть примера остается верной, но он может не получиться у вас до тех пор, пока вы не прочтете параграф до конца.
  

• 
  2 Если считать написание книг работой, а не баловством, то план-проспект — это служебная записка.
  

• 
  3 Это нельзя сделать в том случае, если документ отображается в виде "Разметка страницы" или "Электронный документ".
  

• 
  4 Третья справа кнопка на панели инструментов Структура, которая появится после выполнения предыдущей команды (см. рис. 3.1.6).
  

• 
  5 В примере плана-проспекта мы сохранили свой вариант видения структуры на момент начала работы (обратите внимание на дату сохранения файла). Для нас было весьма поучительно сравнить его с фактическим оглавлением.
  

• 
  6 Эту ситуацию можно получить, открыв план-проспект, выделив описание структуры книги и применив стиль "Обычный".
  

• 
  7 Если это оказывается возможным, значит вы работаете не с элементом списка, а с обычным абзацем.